Los errores más comunes de gestión de proyectos que se deben evitar

Todos los gerentes de proyectos saben que las cosas no siempre saldrán de acuerdo con sus deseos, sin embargo, existen ciertas trampas en la gestión de proyectos de las que uno podría estar al tanto.

Saber cuáles son algunos de los escollos comunes de la gestión de proyectos te ayudará a anticiparte y también a estar atento a ellos en tu próximo proyecto.

Como, identificar cuándo surgen las trampas de la gestión de proyectos, le permite desarrollar su plan y abordar su plan para garantizar que todo el proyecto no se descarrile y no resulte en un proyecto fallido.

La gestión de proyectos se ocupa de proyectos complejos, con elementos variables. Incluyendo los de tiempo, recursos y personas. Gestionar un proyecto exitoso requiere incorporar y gestionar estos elementos de manera efectiva.

Debido a la complejidad de la naturaleza de la gestión de proyectos, las trampas de la gestión de proyectos pueden surgir en cualquier área o proceso de desarrollo del proyecto. Por lo tanto, hemos presentado las trampas comunes que ocurren y las formas en que puede evitarlas.

¿Cuáles son las trampas en la gestión de proyectos?

Echemos un vistazo a la definición de peligro tal como se utiliza en la gestión de proyectos. El significado literal de trampa es un " peligro o dificultad repentino y oculto ". Por lo tanto, el significado de la trampa de la gestión de proyectos serían los peligros y los problemas que los gerentes pueden enfrentar mientras ejecutan sus proyectos.

Los escollos pueden tener un efecto mayor o menor en el rendimiento y el éxito de su proyecto, por lo que es obligatorio que los gerentes de proyectos se mantengan cautelosos ante tales situaciones de escollos del proyecto y estén listos para enfrentar el obstáculo tan pronto como lleguen.

¿Qué puede hacer un director de proyecto para evitar estas trampas en la gestión de proyectos? Compartimos algunos ejemplos de dificultades de proyectos y las mejores prácticas sobre cómo abordarlas.

¿Cuáles son los peligros comunes de la gestión de proyectos que hay que tener en cuenta?

Estas son las trampas más comunes y las soluciones fáciles de aplicar para poder abordarlas, asegurándose de que no tengan un efecto negativo duradero en su proyecto. Estos ejemplos de trampas de gestión de proyectos pueden ayudar a comprender mejor cómo evitarlas en sus proyectos:

1. Falta de un alcance de proyecto definido

Sin objetivos claramente definidos, liderar un equipo de gestión de proyectos exitoso será prácticamente imposible.

Además, sin objetivos definidos, o más específicamente, detalles definidos del alcance del proyecto, los proyectos están destinados a fracasar.

La fluencia del alcance es muy real. Se refiere a cuando los requisitos de un proyecto aumentan durante el ciclo de vida de un proyecto. Esto podría ser a través de un mayor requisito de la cantidad de funciones o un cambio en las necesidades del cliente.

Es su trabajo como gerente de proyecto definir y administrar el alcance. Y no hacer esto es una trampa importante en su proyecto y podría conducir al fracaso.

Este escollo podría provocar retrasos en el proyecto, la necesidad de aumentar los presupuestos o el fracaso general del proyecto.

Posibles soluciones a este escollo del proyecto:

Como gerente de proyecto, debe asegurarse de definir claramente los objetivos. Sin objetivos establecidos, será difícil producir entregables.

La comunicación adecuada con las partes interesadas y los clientes garantizará que los objetivos se acuerden y se definan claramente. Y estos objetivos deben decidirse y aprobarse.

Esto también se extiende al alcance del proyecto. Asegúrese de hablar con su cliente en detalle antes de comenzar un proyecto y establezca qué está y qué no está dentro del alcance.

También lo beneficiará tener discusiones sobre cuál será el procedimiento si hay un aumento en el alcance y qué está permitido. Además, asegúrese de que los clientes sepan que, si esto sucede, será necesario revisar los plazos y los presupuestos.

Además, es su trabajo como gerente de proyecto asegurarse de que todos estén en la misma página. Haga esto haciendo un plan detallado que todos conozcan. Por lo tanto, no puede haber discrepancias en los objetivos o el alcance.

2. Plan de proyecto inadecuado

A raíz de un alcance del proyecto poco definido, otro escollo común en la gestión de proyectos es un plan de proyecto mal creado.

Un plan de proyecto es un esquema del proyecto. Define las metas, los objetivos y las tareas del proyecto. Pero también debe incluir cómo se cumplirán estos objetivos, los recursos y el presupuesto necesarios, y también un marco de tiempo.

El plan del proyecto debe diseñar cada detalle del proyecto y también definir las responsabilidades de los involucrados.

Posibles soluciones a esto:

Antes de comenzar cualquier proyecto, asegúrese de crear un plan de proyecto detallado.

El plan debe hacerse con anticipación y respuestas detalladas sobre preguntas de cómo, por qué, qué, quién y cuándo.

Además, consulte a los miembros de su equipo y a los patrocinadores del proyecto al formular el plan, lo que permitirá que sea una descripción clara y realista de lo que se debe hacer y cómo se hará.

Una vez formulado, asegúrese de que el plan se discuta con los miembros de su equipo, pero también con los clientes y las partes interesadas, para asegurarse de que todos estén en sintonía. Esto también ayudará a evitar el desplazamiento del alcance como se discutió anteriormente.

3. Mala comunicación

La gestión de proyectos no es una empresa individual. Se requiere la colaboración del equipo para que cualquier proyecto tenga éxito, y la comunicación efectiva es el centro de esto.

La mala comunicación es un factor importante que puede afectar en gran medida el éxito de un proyecto, poniendo en riesgo el éxito del proyecto.

La falta de comunicación efectiva puede generar confusión y demoras, y afectar la calidad del trabajo y las tareas involucradas en el proyecto.

Posibles soluciones a este escollo del proyecto:

Depende de usted, como gerente de proyecto, elegir el medio de comunicación adecuado para su equipo.

Como gerente de proyecto, debe ofrecer orientación en cada paso del desarrollo del proyecto.

La comunicación efectiva no solo ayuda a la finalización exitosa, sino que también aumenta la moral del equipo. El hecho de que los miembros del equipo sepan que tienen algo que decir, pero también que tienen vías para buscar ayuda y orientación, mejorará drásticamente su motivación y participación.

Como gerente de proyecto, usted establece la frecuencia y el tono de la comunicación entre su equipo, así como la comunicación con los clientes y las partes interesadas.

Trate de diseñar un cronograma para comentarios y registros. Será beneficioso para el proyecto estar constantemente actualizado sobre hacia dónde se dirige el proyecto y si surge algún problema.

Además, asegúrese de que el medio de comunicación tenga sentido para su equipo y su proyecto.

Celebre reuniones, pero también tenga otras vías para que los miembros del equipo se comuniquen con usted o entre ellos, permitiéndoles ser abiertos sobre el progreso y buscar ayuda cuando la necesiten.

El uso de herramientas de gestión de proyectos permitirá a los miembros de su equipo actualizar su progreso en tiempo real, publicar consultas y observaciones, lo que le permitirá reducir la cantidad de reuniones y la frecuencia con la que tendrá que realizarlas.

Además, dedique tiempo y analice qué medio funcionará mejor, según el proyecto en cuestión. Es posible que deba cambiar sus métodos de comunicación según el proyecto que esté manejando en ese momento.

Por ejemplo, aunque los correos electrónicos son fáciles de escribir y recibir, es posible que no sean los más adecuados. El uso de correos electrónicos para discutir problemas que surgen en tiempo real provocará un retraso en la comunicación y las consultas pueden perderse en la confusión de otros correos electrónicos.

4. Rendición de cuentas inadecuada

Como se mencionó, la gestión de proyectos requiere trabajo en equipo. Y eres tú y tu equipo los responsables del éxito o el fracaso del proyecto.

Tanto la transparencia como la comunicación en el proyecto entre usted y su equipo permiten la rendición de cuentas.

Tener el progreso visible, y la retroalimentación y el informe del estado del proyecto como requisito les brinda a los miembros del equipo más incentivos para cumplir con sus responsabilidades.

Posibles soluciones a este escollo del proyecto:

Como gerente de proyecto, debe asegurarse de que su equipo comprenda claramente sus roles y responsabilidades en el proyecto.

Asegúrese de tener reuniones periódicas con su equipo de proyecto. Use una comunicación efectiva para revisar el estado del proyecto y abordar cualquier problema que surja.

La retroalimentación y los informes constantes ayudarán en proyectos futuros y también permitirán un sentido de responsabilidad que garantizará que el proyecto se desarrolle sin problemas y por buen camino.

5. Funciones y responsabilidades poco claras

A raíz de la rendición de cuentas, los miembros del equipo deben comprender claramente sus roles y responsabilidades para poder cumplir con ellos.

Para permitir que los equipos se organicen más y se autogestionen, como gerente de proyecto, debe asegurarse de que las responsabilidades se aclaren y definan desde el principio.

Este punto se remonta a tener un plan adecuado. Un plan de proyecto insuficiente no permitirá que los miembros del equipo entiendan completamente hacia dónde se dirige el proyecto o qué se espera de ellos. Esta confusión a menudo conducirá a retrasos, fallas en la finalización o trabajo inadecuado.

Posibles soluciones a esto:

Al iniciar un proyecto y hacer un plan de proyecto, asegúrese de que todos los miembros del equipo y los miembros directamente involucrados en el proyecto estén informados.

A todos los miembros del proyecto que tengan algún papel que desempeñar se les debe decir lo que se espera de ellos. Sus funciones y responsabilidades deben describirse claramente desde el principio.

Además, si hay ciertas formas de completar una tarea o un procedimiento específico que debe seguirse, esto también debe transmitirse a los miembros del equipo.

Permita que los miembros del equipo tengan acceso al plan del proyecto o la declaración del proyecto a lo largo del proyecto para que puedan consultarlo cuando sea necesario.

Una declaración del alcance del proyecto describe la totalidad del proyecto. En este documento se mencionan los entregables, las funciones y las partes interesadas. Al igual que los principales objetivos y metas del proyecto que deben cumplirse para que el proyecto se considere un éxito.

6. Objetivos o plazos poco realistas

Una trampa importante que sufre la gestión de proyectos es cuando se establecen objetivos o plazos poco realistas.

Un proyecto está obligado a retrasarse o fallar si lo configura para tal. Comenzar un proyecto al final de un trimestre no es razonable, hay muchos otros plazos de presentación de informes y entregables a menudo vencidos, y su proyecto se inicia en ese momento simplemente no tiene sentido.

Los plazos poco realistas no solo son perjudiciales para el éxito de su proyecto, sino que también matan la moral y la confianza de los miembros de su equipo. Esto a su vez afectará la productividad.

Posibles soluciones a esto:

Asegúrate de considerar el momento en que estás iniciando un proyecto, pero también lo que esperas de tu equipo. No los prepare para el fracaso estableciendo plazos que les resulten imposibles de cumplir.

En la fase de planificación del proyecto, asegúrese de comparar los plazos detallados en su plan de proyecto con los plazos que está proponiendo. Si no coinciden, esto lo está preparando para que ocurran problemas en su proyecto desde el principio. Remedia esto de inmediato.

Ajuste sus recursos, fechas límite o reduzca el alcance para permitirle cumplir con su fecha límite actual o modificar su fecha límite para que se ajuste a su plan de proyecto. Además, establezca correctamente las expectativas de sus partes interesadas desde el principio.

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7. Falta de gestión de riesgos

Los riesgos son parte integral de cualquier cosa que asuma. Y los riesgos siempre prevalecen en la gestión de proyectos y son los principales escollos de la gestión de proyectos de los que hay que tener cuidado.

Sin embargo, no estar preparado o ser sorprendido por los riesgos es la verdadera amenaza para su proyecto. La falta de un plan de contingencia puede llevar su proyecto al fracaso.

Posibles soluciones a esto:

asegúrese de trabajar con contingencias en su proyecto desde el principio para evitar retrasos en su proyecto porque tiene que evaluar posibles soluciones.

Identificar los riesgos más probables que van a ocurrir y crear opciones alternativas para evitarlos, en caso de que se presenten.

Prepare a los miembros de su equipo y bríndeles información sobre los cálculos de riesgo que ha realizado. Esto no solo les permite estar preparados en caso de que ocurran tales situaciones, sino que también les brinda la oportunidad de mencionar posibles riesgos que usted no consideró.

8. Presupuestos poco realistas

A menudo, es posible que se le pida que complete un proyecto con fondos insuficientes. Y este es un factor importante que puede hacer que su proyecto fracase entre las trampas comunes de la gestión de proyectos.

Posibles soluciones a esto:

Debe asegurarse de tener suficientes recursos disponibles para completar el proyecto y hacer que el proyecto sea un éxito.

Asegúrese de definir claramente lo que su proyecto necesita y obtenga la aprobación del presupuesto desde el inicio del proyecto.

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9. Inadecuada participación de las partes interesadas

Las partes interesadas son tan importantes en el éxito de un proyecto como usted, como el director del proyecto o su equipo.

Posibles soluciones a esto:

Asegúrese de que las partes interesadas participen en el proyecto. Fomentar la comunicación y la retroalimentación de todas las partes interesadas involucradas.

10. Falta de confianza y delegación

Como hemos reiterado varias veces, la gestión de proyectos es un esfuerzo de equipo. Un escollo importante que enfrentan muchos proyectos es que los gerentes de proyecto no delegan adecuadamente las tareas a sus equipos o no confían en sus equipos.

Para que un proyecto tenga éxito, es necesario delegar, pero delegar con eficacia. También debe asegurarse de que confía en su equipo para poder cumplir con las responsabilidades que les asigna.

La falta de delegación retrata a los miembros de su equipo una falta de confianza. Esto a su vez resulta en una menor productividad y compromiso de ellos como empleados.

Posibles soluciones a esto:

Conoce bien a tu equipo. Tenga suficientes recursos para realizar las tareas de su proyecto de manera efectiva y eficiente.

Conocer a los miembros de su equipo le permite delegarles tareas en las que se destacarán, esto no solo beneficiará la calidad general de su proyecto, sino que también les permitirá estar motivados y aumentar su confianza.

Además, asegúrese de que al delegar no esté dictando. Sea un buen líder y escuche a los miembros de su equipo, considere sus opiniones también. Si lo hace, le beneficiará tanto a usted como al proyecto.

Conclusión

Cualquier proyecto que emprenda tendrá problemas, y estos problemas no son los que determinan el éxito de su proyecto.

La forma en que se adelanta a los problemas y maneja estos escollos es lo que impactará directamente en el éxito de un proyecto.

Tenga en cuenta estos errores comunes cuando realice su próximo proyecto y le aseguramos que, con la ayuda de los consejos mencionados, podrá salir adelante y entregar su proyecto con éxito.