要避免的最常見的項目管理陷阱
已發表: 2020-07-27每個項目經理都知道事情並不總是按照您的意願進行，但是，有些項目管理陷阱可以保持警惕。
了解一些常見的項目管理陷阱將幫助您預測並在下一個項目中註意它們。
因為，識別何時出現項目管理陷阱，可以讓您制定計劃並解決您的計劃，以確保整個項目不會脫軌並且不會導致項目失敗。
項目管理處理具有不同元素的複雜項目。 包括時間、資源和人員。 管理一個成功的項目需要有效地整合和管理這些元素。
由於項目管理性質的複雜性，項目管理的缺陷可能出現在項目開發的任何領域或過程中。 因此，我們列出了常見的陷阱以及避免它們的方法。
項目管理中的陷阱有哪些？
讓我們看一下項目管理中使用的陷阱定義。 陷阱的字面意思是“突然的、隱藏的危險或困難”。 因此，項目管理陷阱的含義是經理在運行項目時可能面臨的危險和問題。
陷阱可能對您的項目績效和成功產生或大或小的影響，因此項目經理必須對此類項目陷阱情況保持謹慎，並在遇到障礙時做好準備。
項目經理可以做些什麼來避免項目管理中的這些陷阱？ 我們分享了一些項目陷阱示例和如何解決它們的最佳實踐。
需要警惕哪些常見的項目管理陷阱？
以下是最常見的陷阱，以及用於解決它們的簡單解決方案，確保它們不會對您的項目產生持久的負面影響。 這些項目管理陷阱示例可以幫助您更好地理解如何在您的項目中避免它們：
1. 缺乏明確的項目範圍
如果沒有明確定義的目標，領導一個成功的項目管理團隊幾乎是不可能的。
此外，如果沒有明確的目標，或者更具體地說，沒有明確的項目範圍細節，項目必然會導致失敗。
範圍蔓延是非常真實的。 它指的是項目的需求在項目的生命週期中何時增加。 這可能是通過增加功能數量的要求或客戶需求的變化來實現的。
作為項目經理，您的工作是定義和管理範圍。 不這樣做是您項目中的一個主要缺陷，並可能導致失敗。
這一陷阱可能導致項目延誤、需要增加預算或項目整體失敗。
此項目陷阱的可能解決方案：
作為項目經理，您需要確保明確定義目標。 沒有設定的目標，就很難產生可交付成果。
與利益相關者和客戶的充分溝通將確保目標達成一致並明確定義。 這些目標需要決定並簽署。
這也延伸到項目的範圍。 確保在開始項目之前與客戶詳細交談，並確定範圍內的內容和範圍之外的內容。
如果範圍擴大，討論什麼程序以及允許什麼，這也將使您受益。 此外，確保客戶知道，如果發生這種情況，需要修改最後期限和預算。
此外，作為項目經理，您的工作是確保每個人都在同一個頁面上。 通過制定每個人都知道的詳細計劃來做到這一點。 因此，目標或範圍不能有任何差異。
2.項目計劃不充分
在項目範圍定義不明確之後，項目管理中的另一個常見缺陷是項目計劃創建不當。
項目計劃是項目的大綱。 它定義了項目的目標、目的和任務。 但還應包括如何實現這些目標、所需的資源和預算，以及時間框架。
項目計劃應佈局項目的每個細節，並明確相關人員的職責。
可能的解決方案：
在開始任何項目之前，請務必制定詳細的項目計劃。
計劃應提前製定，並詳細回答如何、為什麼、什麼、誰和何時等問題。
此外，在製定計劃時，請諮詢您的團隊成員和項目發起人，使其清晰而現實地描述需要做什麼以及如何完成。
制定後，請確保與您的團隊成員以及客戶和利益相關者討論該計劃，以確保每個人都在同一頁面上。 這也將有助於避免如上所述的範圍蔓延。
3、溝通不暢
項目管理不是一個單獨的冒險。 任何項目的成功都需要團隊協作，而有效的溝通是其中的核心。
溝通不暢是一個主要因素，會極大地影響項目的成功，使項目的成功面臨風險。
缺乏有效的溝通會導致混亂和延誤，並影響項目所涉及的工作和任務的質量。
此項目陷阱的可能解決方案：
作為項目經理，您有責任為您的團隊選擇正確的溝通媒介。
作為項目經理，您應該為項目開發的每一步提供指導。
有效的溝通不僅有助於成功完成任務，還能提高團隊士氣。 團隊成員知道他們有發言權，而且他們有尋求幫助和指導的途徑這一事實將大大提高他們的積極性和參與度。
作為項目經理，您為團隊之間以及與客戶和利益相關者的溝通設定了頻率和基調。
嘗試制定反饋和簽到時間表。 不斷了解項目的發展方向以及是否出現任何問題將有利於項目。
此外，確保溝通媒介對您的團隊和項目有意義。
召開會議，但也有其他途徑讓團隊成員與您或彼此溝通，讓他們對進展持開放態度，並在需要時尋求幫助。
使用項目管理工具將允許您的團隊成員實時更新他們的進度、發布查詢和觀察，這將允許您減少會議的數量和您必須舉行會議的頻率。
此外，根據手頭的項目，投入時間並分析哪種媒介效果最好。 您可能需要根據您當時正在處理的項目切換您的溝通方式。
例如，雖然電子郵件很容易編寫和接收，但它們可能不是最合適的。 使用電子郵件實時討論問題會帶來溝通滯後，並且查詢可能會在其他電子郵件的混亂中丟失。
4. 問責不足
如前所述，項目管理需要團隊合作。 是您和您的團隊負責項目的成功或失敗。
您和您的團隊之間項目的透明度和溝通都允許問責制。
進度可見，項目狀態的反饋和報告要求給團隊成員更多的動力去履行職責。
此項目陷阱的可能解決方案：
作為項目經理，您需要確保您的團隊清楚地了解他們在項目中的角色和職責。
確保您與項目團隊定期會面。 使用有效的溝通來審查項目狀態並解決出現的任何問題。
持續的反饋和報告將有助於未來的項目，也會產生責任感，確保項目順利進行並按計劃進行。
5. 角色和職責不明確
在問責制之後，團隊成員需要清楚地了解他們的角色和責任，以便能夠貫徹執行。
為了讓團隊更有條理和自我管理，作為項目經理，您需要確保從一開始就明確和定義職責。
這一點可以追溯到有一個適當的計劃。 不充分的項目計劃將無法讓團隊成員充分了解項目的發展方向或對他們的期望。 這種混亂通常會導致延誤、完成失敗或工作不足。
可能的解決方案：
在開始一個項目並製定項目計劃時，請確保所有直接參與該項目的團隊成員和成員都被告知。
項目的每個成員都應該參與其中，他們應該被告知對他們的期望。 從一開始就應該清楚地概述他們的角色和職責。
此外，如果有特定的方式來完成任務或需要遵循的特定程序，則也應將其轉發給團隊成員。
允許團隊成員在整個項目過程中訪問項目計劃或項目聲明，以便他們可以在需要時回顧它。
項目範圍說明書概述了整個項目。 本文檔中提到了可交付成果、功能和利益相關者。 項目的主要目標和目標也需要滿足才能被視為成功。
6. 不切實際的目標或期限
項目管理面臨的一個主要缺陷是設定了不切實際的目標或不切實際的截止日期。
如果您為此設置項目，則必然會延遲或遇到失敗。 在一個季度末開始一個項目是不合理的，通常還有多個其他報告截止日期和可交付成果，然後你的項目開始就沒有意義了。
不切實際的最後期限不僅不利於項目的成功，而且還會扼殺團隊成員的士氣和信心。 這反過來又會影響生產力。
可能的解決方案：
確保您考慮開始項目的時間以及您對團隊的期望。 不要通過設定最後期限來讓他們失敗，這樣他們就不可能完成任務。
確保在項目的規劃階段，將項目計劃中詳述的時間表與您提議的截止日期進行比較。 如果它們不匹配，這會讓您從一開始就在項目中出現問題。 馬上解決這個問題。
調整您的資源、截止日期或縮小範圍，以使您能夠滿足當前的截止日期或更改截止日期以適應您的項目計劃。 此外，從一開始就正確設定利益相關者的期望。
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7. 缺乏風險管理
風險是您所承擔的任何事情的一部分。 風險在項目管理中一直很普遍，是需要警惕的主要項目管理陷阱。
然而，對風險毫無準備或措手不及才是對您項目的真正威脅。 缺乏應急計劃可能會導致您的項目失敗。
可能的解決方案：
確保您從一開始就將意外事件納入您的項目，以避免因為您必須評估潛在的解決方案而導致項目停滯。
確定最有可能發生的風險，並創建替代選項來避免它們（如果確實出現）。
讓您的團隊成員做好準備，並讓他們了解您所做的風險計算。 這不僅可以讓他們為這種情況的發生做好準備，還可以讓他們有機會提出您沒有考慮到的可能風險。
8. 不切實際的預算
通常你會發現你被要求完成一個資金不足的項目。 這是導致您的項目在常見的項目管理陷阱中失敗的主要因素。
可能的解決方案：
您需要確保手頭有足夠的可用資源來完成項目並使項目取得成功。
確保您從項目開始就明確定義項目需求並獲得預算批准。
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9. 利益相關者參與不足
利益相關者對於項目的成功與您、項目經理或您的團隊一樣重要。
可能的解決方案：
確保利益相關者參與項目。 鼓勵所有相關利益相關者的溝通和反饋。
10. 缺乏信任和授權
正如我們多次重申的那樣，項目管理是團隊的努力。 許多項目面臨的一個主要缺陷是項目經理沒有將任務充分委派給他們的團隊，或者對他們的團隊缺乏信任。
要使項目成功，您需要委派但要有效委派。 您還需要確保您相信您的團隊能夠履行您賦予他們的職責。
缺乏授權向您的團隊成員描繪了缺乏信任。 這反過來又導致他們作為員工的生產力和敬業度降低。
可能的解決方案：
了解你的團隊。 有足夠的資源來有效和高效地完成項目的任務。
了解您的團隊成員可以讓您將他們擅長的任務委派給他們，這不僅有利於您項目的整體質量，還可以激勵他們並增強他們的信心。
此外，請確保在委派時您不是在發號施令。 做一個好的領導者，傾聽你的團隊成員的意見，也要考慮他們的意見。 這樣做將使您和項目受益。
結論
你承擔的任何項目都會有問題，而這些問題並不是決定你項目成功的因素。
您提前解決問題並處理這些陷阱的方式將直接影響項目的成功。
在進行下一個項目時，請記住這些常見的陷阱，我們向您保證，在提到的提示的幫助下，您將能夠提前並成功交付您的項目。