Kesalahan Manajemen Proyek yang Paling Umum untuk Dihindari

Setiap manajer proyek tahu bahwa segala sesuatunya tidak akan selalu berjalan sesuai keinginan Anda, namun, ada jebakan manajemen proyek tertentu yang dapat diwaspadai.

Mengetahui beberapa jebakan manajemen proyek yang umum akan membantu Anda mengantisipasi dan juga memperhatikannya di proyek Anda berikutnya.

Karena, mengidentifikasi kapan jebakan manajemen proyek muncul, memungkinkan Anda untuk mengembangkan rencana Anda dan menangani rencana Anda untuk memastikan keseluruhan proyek tidak tergelincir dan tidak mengakibatkan proyek yang gagal.

Manajemen proyek berurusan dengan proyek yang kompleks, dengan berbagai elemen. Termasuk waktu, sumber daya, dan orang. Mengelola proyek yang sukses membutuhkan penggabungan dan pengelolaan elemen-elemen ini secara efektif.

Karena kompleksitas sifat manajemen proyek, perangkap manajemen proyek dapat muncul di area atau proses pengembangan proyek mana pun. Oleh karena itu, kami telah memaparkan perangkap umum yang terjadi dan cara-cara yang dapat Anda lakukan untuk menghindarinya.

Apa jebakan dalam manajemen proyek?

Mari kita lihat definisi perangkap seperti yang digunakan dalam manajemen proyek. Arti harfiah dari jebakan adalah " bahaya atau kesulitan yang tiba-tiba dan tersembunyi ". Jadi, arti jebakan manajemen proyek adalah bahaya dan masalah yang dapat dihadapi manajer saat menjalankan proyek mereka.

Jebakan dapat berdampak kecil atau besar pada kinerja dan kesuksesan proyek Anda, jadi manajer proyek wajib untuk tetap berhati-hati terhadap situasi jebakan proyek seperti itu, dan siap untuk mengatasi rintangan segera setelah mereka tiba.

Apa yang dapat dilakukan manajer proyek untuk menghindari jebakan ini dalam manajemen proyek? Kami membagikan beberapa contoh perangkap proyek dan praktik terbaik tentang cara mengatasinya.

Apa jebakan manajemen proyek umum yang harus diwaspadai?

Berikut adalah jebakan yang paling umum, dan solusi mudah untuk diterapkan agar dapat mengatasinya, memastikan mereka tidak memiliki efek negatif yang bertahan lama pada proyek Anda. Contoh jebakan manajemen proyek ini dapat membantu membuat pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana menghindarinya untuk proyek Anda:

1. Kurangnya cakupan proyek yang ditentukan

Tanpa tujuan yang jelas, memimpin tim manajemen proyek yang sukses hampir tidak mungkin.

Selain itu, tanpa tujuan yang ditentukan, atau lebih spesifik, detail yang ditentukan dari ruang lingkup proyek, proyek pasti akan mengarah pada kegagalan.

Scope creep sangat nyata. Ini mengacu pada saat persyaratan proyek meningkat selama siklus hidup proyek. Ini bisa melalui peningkatan kebutuhan jumlah fitur atau perubahan kebutuhan klien.

Adalah tugas Anda sebagai manajer proyek untuk mendefinisikan dan mengelola ruang lingkup. Dan tidak melakukan ini adalah perangkap utama dalam proyek Anda dan dapat menyebabkan kegagalan.

Jebakan ini dapat mengakibatkan penundaan proyek, kebutuhan anggaran yang meningkat, atau kegagalan proyek secara keseluruhan.

Kemungkinan solusi untuk perangkap proyek ini:

Sebagai manajer proyek, Anda perlu memastikan bahwa Anda mendefinisikan tujuan dengan jelas. Tanpa tujuan yang ditetapkan, akan sulit untuk menghasilkan kiriman.

Komunikasi yang memadai dengan pemangku kepentingan dan klien Anda akan memastikan bahwa tujuan disepakati dan didefinisikan dengan jelas. Dan tujuan-tujuan ini perlu diputuskan dan ditandatangani.

Ini juga meluas ke ruang lingkup proyek. Pastikan Anda berbicara dengan klien Anda secara mendetail sebelum Anda memulai sebuah proyek dan menjelaskan apa yang bisa dan apa yang tidak dalam ruang lingkup.

Ini juga akan menguntungkan Anda untuk berdiskusi tentang apa prosedurnya jika ada peningkatan ruang lingkup, dan apa yang diizinkan. Juga, pastikan klien menyadari bahwa jika ini terjadi, tenggat waktu dan anggaran perlu direvisi.

Selain itu, adalah tugas Anda sebagai manajer proyek untuk memastikan bahwa semua orang berada di halaman yang sama. Lakukan ini dengan membuat rencana terperinci yang diketahui semua orang. Dengan demikian, tidak akan ada perbedaan dalam tujuan atau ruang lingkup.

2. Rencana proyek yang tidak memadai

Mengikuti dari lingkup proyek yang tidak jelas, perangkap umum lainnya dalam manajemen proyek adalah rencana proyek yang dibuat dengan buruk.

Rencana proyek adalah garis besar proyek. Ini mendefinisikan tujuan, sasaran, dan tugas proyek. Tetapi juga harus mencakup bagaimana tujuan ini akan dicapai, sumber daya dan anggaran yang dibutuhkan, dan juga kerangka waktu.

Rencana proyek harus mengatur setiap detail proyek, dan juga menentukan tanggung jawab mereka yang terlibat.

Kemungkinan solusi untuk ini:

Sebelum Anda memulai proyek apa pun, pastikan untuk membuat rencana proyek yang terperinci.

Rencana harus dibuat terlebih dahulu dan jawaban rinci mengenai pertanyaan bagaimana, mengapa, apa, siapa, dan kapan.

Selain itu, konsultasikan dengan anggota tim dan sponsor proyek Anda ketika merumuskan rencana, sehingga menjadi gambaran yang jelas dan realistis tentang apa yang perlu dilakukan, dan bagaimana hal itu akan dilakukan.

Setelah dirumuskan, pastikan bahwa rencana tersebut didiskusikan dengan anggota tim Anda tetapi juga klien dan pemangku kepentingan, untuk memastikan semua orang berada di halaman yang sama. Ini juga akan membantu menghindari scope creep seperti yang dibahas di atas.

3. Komunikasi yang buruk

Manajemen proyek bukanlah usaha tunggal. Kolaborasi tim diperlukan agar proyek apa pun berhasil, dan komunikasi yang efektif adalah pusatnya.

Komunikasi yang buruk merupakan faktor utama yang dapat sangat mempengaruhi keberhasilan proyek, menempatkan keberhasilan proyek pada risiko.

Kurangnya komunikasi yang efektif dapat menyebabkan kebingungan, dan penundaan, dan mempengaruhi kualitas pekerjaan dan tugas yang terlibat dalam proyek.

Kemungkinan solusi untuk perangkap proyek ini:

Terserah Anda sebagai manajer proyek untuk memilih media komunikasi yang tepat untuk tim Anda.

Sebagai manajer proyek, Anda harus menawarkan arahan pada setiap langkah dalam pengembangan proyek.

Komunikasi yang efektif tidak hanya membantu penyelesaian yang berhasil, tetapi juga meningkatkan moral tim. Fakta bahwa anggota tim tahu mereka memiliki suara, tetapi juga bahwa mereka memiliki jalan untuk mencari bantuan dan bimbingan akan secara drastis meningkatkan motivasi dan keterlibatan mereka.

Sebagai manajer proyek, Anda mengatur frekuensi dan nada untuk komunikasi antara tim Anda, serta komunikasi dengan klien dan pemangku kepentingan.

Coba dan susun jadwal untuk umpan balik dan check-in. Ini akan menguntungkan proyek untuk selalu mengetahui ke mana arah proyek dan apakah ada masalah yang muncul.

Selain itu, pastikan media komunikasi masuk akal untuk tim dan proyek Anda.

Mengadakan rapat tetapi juga memiliki cara lain bagi anggota tim untuk berkomunikasi dengan Anda atau satu sama lain, memungkinkan mereka untuk terbuka tentang kemajuan dan mencari bantuan saat mereka membutuhkannya.

Memanfaatkan alat manajemen proyek akan memungkinkan anggota tim Anda untuk memperbarui kemajuan mereka secara real-time, memposting pertanyaan dan pengamatan, ini akan memungkinkan Anda untuk mengurangi jumlah pertemuan dan frekuensi Anda harus mengadakannya.

Selain itu, luangkan waktu dan analisis media mana yang paling cocok untuk proyek yang sedang dikerjakan. Anda mungkin harus mengganti metode komunikasi Anda tergantung pada proyek yang Anda tangani saat itu.

Misalnya, meskipun email mudah untuk ditulis dan diterima, mereka mungkin bukan yang terbaik. Menggunakan email untuk mendiskusikan masalah yang muncul secara real-time akan membawa kelambatan dalam komunikasi dan pertanyaan mungkin hilang dalam tumpukan email lainnya.

4. Akuntabilitas yang tidak memadai

Seperti disebutkan, manajemen proyek membutuhkan kerja tim. Dan Anda dan tim Anda yang bertanggung jawab atas keberhasilan atau kegagalan proyek.

Transparansi dan komunikasi dalam proyek antara Anda dan tim memungkinkan akuntabilitas.

Memiliki kemajuan yang terlihat, dan umpan balik serta pelaporan status proyek sebagai persyaratan memberi anggota tim lebih banyak insentif untuk menindaklanjuti dengan tanggung jawab.

Kemungkinan solusi untuk perangkap proyek ini:

Sebagai manajer proyek, Anda perlu memastikan bahwa tim Anda memahami dengan jelas peran dan tanggung jawab mereka dalam proyek.

Pastikan Anda mengadakan pertemuan rutin dengan tim proyek Anda. Gunakan komunikasi yang efektif untuk meninjau status proyek dan mengatasi masalah apa pun yang muncul.

Umpan balik dan pelaporan yang konstan akan membantu dalam proyek-proyek masa depan, dan juga akan memungkinkan rasa akuntabilitas yang akan memastikan proyek berjalan dengan lancar dan sesuai rencana.

5. Peran dan tanggung jawab yang tidak jelas

Sebagai tindak lanjut dari akuntabilitas, anggota tim perlu memahami dengan jelas peran dan tanggung jawab mereka untuk dapat menindaklanjutinya.

Untuk memungkinkan tim menjadi lebih terorganisir dan dikelola sendiri, sebagai manajer proyek, Anda perlu memastikan bahwa tanggung jawab diklarifikasi dan ditentukan sejak awal.

Poin ini kembali ke memiliki rencana yang tepat. Rencana proyek yang tidak memadai tidak akan memungkinkan anggota tim untuk sepenuhnya memahami ke mana arah proyek atau apa yang diharapkan dari mereka. Kebingungan ini akan sering menyebabkan penundaan, kegagalan penyelesaian, atau pekerjaan yang tidak memadai.

Kemungkinan solusi untuk ini:

Saat memulai sebuah proyek dan membuat rencana proyek, pastikan bahwa semua anggota tim dan anggota yang terlibat langsung dalam proyek telah diberi petunjuk.

Setiap anggota proyek yang memiliki beberapa bagian untuk dimainkan harus diberitahu tentang apa yang diharapkan dari mereka. Peran dan tanggung jawab mereka harus digariskan dengan jelas sejak awal.

Selain itu, jika ada cara-cara tertentu suatu tugas harus diselesaikan atau prosedur khusus yang perlu diikuti, hal ini juga harus disampaikan kepada anggota tim.

Izinkan anggota tim untuk memiliki akses ke rencana proyek atau pernyataan proyek di seluruh proyek sehingga mereka dapat merujuk kembali kapan pun diperlukan.

Sebuah pernyataan lingkup proyek menguraikan keseluruhan proyek. Hasil kerja, fitur, dan pemangku kepentingan semuanya disebutkan dalam dokumen ini. Seperti tujuan dan sasaran utama proyek yang perlu dipenuhi agar proyek dianggap sukses.

6. Target atau tenggat waktu yang tidak realistis

Jebakan utama yang dialami manajemen proyek adalah ketika target yang tidak realistis atau tenggat waktu yang tidak realistis ditetapkan.

Sebuah proyek pasti akan tertunda atau menemui kegagalan jika Anda mengaturnya untuk itu. Memulai proyek pada akhir kuartal tidak masuk akal, ada beberapa tenggat waktu pelaporan dan hasil yang sering jatuh tempo, dan proyek Anda dimulai saat itu tidak masuk akal.

Tenggat waktu yang tidak realistis tidak hanya merugikan keberhasilan proyek Anda, tetapi juga membunuh moral dan kepercayaan diri anggota tim Anda. Hal ini pada gilirannya akan berdampak pada produktivitas.

Kemungkinan solusi untuk ini:

Pastikan Anda mempertimbangkan waktu Anda memulai sebuah proyek tetapi juga apa yang Anda harapkan dari tim Anda. Jangan membuat mereka gagal dengan membuat tenggat waktu sedemikian rupa sehingga mereka tidak mungkin dapat memenuhinya.

Pastikan dalam tahap perencanaan proyek, Anda membandingkan jadwal yang dirinci dalam rencana proyek Anda, dengan tenggat waktu yang Anda usulkan. Jika mereka tidak cocok, ini membuat Anda menyiapkan masalah untuk terjadi di proyek Anda sejak awal. Obati ini segera.

Sesuaikan sumber daya, tenggat waktu, atau potong ruang lingkup untuk memungkinkan Anda memenuhi tenggat waktu saat ini atau mengubah tenggat waktu agar sesuai dengan rencana proyek Anda. Selain itu, tetapkan harapan pemangku kepentingan Anda dengan benar sejak awal.

Saksikan berikut ini:

12 Alat Manajemen Proyek Teratas untuk Agensi dan Materi Iklan

7. Kurangnya manajemen risiko

Risiko adalah bagian tak terpisahkan dari apa pun yang Anda ambil. Dan risiko sering terjadi dalam manajemen proyek dan merupakan jebakan manajemen proyek utama yang harus diwaspadai.

Namun, tidak siap atau dibutakan oleh risiko adalah ancaman nyata bagi proyek Anda. Kurangnya rencana darurat dapat menyebabkan proyek Anda gagal.

Kemungkinan solusi untuk ini:

memastikan bahwa Anda mengerjakan kontinjensi ke dalam proyek Anda dari awal untuk menghindari penundaan dalam proyek Anda karena Anda harus mengevaluasi solusi potensial.

Identifikasi risiko yang paling mungkin terjadi dan buat opsi alternatif untuk menghindarinya, jika memang muncul.

Persiapkan anggota tim Anda dan beri tahu mereka tentang perhitungan risiko yang telah Anda buat. Ini tidak hanya memungkinkan mereka untuk bersiap jika situasi seperti itu terjadi, tetapi juga memberi mereka peluang untuk memunculkan kemungkinan risiko yang tidak Anda pertimbangkan.

8. Anggaran yang tidak realistis

Seringkali Anda mungkin menemukan bahwa Anda diminta untuk menyelesaikan proyek dengan dana yang tidak mencukupi. Dan ini adalah faktor utama yang dapat menyebabkan proyek Anda gagal di antara jebakan manajemen proyek yang umum.

Kemungkinan solusi untuk ini:

Anda perlu memastikan Anda memiliki sumber daya yang cukup tersedia untuk menyelesaikan proyek dan membuat proyek sukses.

Pastikan Anda mendefinisikan dengan jelas apa yang dibutuhkan proyek Anda dan mendapatkan persetujuan anggaran sejak awal proyek.

Baca blog ini:

51 Alat Terbaik untuk Usaha Kecil Tahun 2022 (Gratis dan Murah)

9. Keterlibatan yang tidak memadai dari para pemangku kepentingan

Pemangku kepentingan sama pentingnya dalam keberhasilan proyek seperti Anda, sebagai manajer proyek, atau tim Anda.

Kemungkinan solusi untuk ini:

Pastikan bahwa pemangku kepentingan terlibat dalam proyek. Mendorong komunikasi dan umpan balik dari semua pemangku kepentingan yang terlibat.

10. Kurangnya kepercayaan dan delegasi

Seperti yang telah kami tegaskan berulang kali, manajemen proyek adalah upaya tim. Jebakan utama yang dihadapi banyak proyek adalah manajer proyek tidak mendelegasikan tugas secara memadai kepada tim mereka, atau kurang percaya pada tim mereka.

Agar sebuah proyek berhasil, Anda perlu mendelegasikan tetapi mendelegasikan secara efektif. Anda juga perlu memastikan bahwa Anda memercayai tim Anda untuk dapat memenuhi tanggung jawab yang Anda berikan kepada mereka.

Kurangnya delegasi menggambarkan kepada anggota tim Anda kurangnya kepercayaan. Hal ini pada gilirannya menghasilkan produktivitas dan keterlibatan yang lebih rendah dari mereka sebagai karyawan.

Kemungkinan solusi untuk ini:

Kenali tim Anda dengan baik. Memiliki sumber daya yang cukup untuk menyelesaikan tugas proyek Anda secara efektif dan efisien.

Mengetahui anggota tim Anda memungkinkan Anda untuk mendelegasikan tugas kepada mereka yang akan mereka kuasai, ini tidak hanya akan menguntungkan kualitas keseluruhan proyek Anda tetapi juga akan memungkinkan mereka untuk termotivasi dan meningkatkan kepercayaan diri mereka.

Selain itu, pastikan dalam mendelegasikan Anda tidak mendikte. Jadilah pemimpin yang baik dan dengarkan anggota tim Anda, pertimbangkan juga pendapat mereka. Melakukan hal itu akan menguntungkan Anda berdua dan proyek.

Kesimpulan

Setiap proyek yang Anda lakukan akan memiliki masalah, dan masalah ini bukanlah yang menentukan keberhasilan proyek Anda.

Cara Anda mengatasi masalah dan menangani jebakan ini akan berdampak langsung pada keberhasilan proyek.

Ingatlah perangkap umum ini ketika melakukan proyek Anda berikutnya dan kami meyakinkan Anda dengan bantuan tip yang disebutkan bahwa Anda akan dapat maju dan menyelesaikan proyek Anda dengan sukses.