أكثر مزالق إدارة المشاريع شيوعًا التي يجب تجنبها

يعرف كل مدير مشروع أن الأمور لن تسير دائمًا وفقًا للطريقة التي تريدها ، ومع ذلك ، هناك بعض عيوب إدارة المشروع التي يمكن للمرء أن يظل على دراية بها.

ستساعدك معرفة بعض المخاطر الشائعة في إدارة المشروع على توقعها ومراقبتها أيضًا في مشروعك التالي.

نظرًا لأن تحديد وقت ظهور المزالق في إدارة المشروع ، يسمح لك بتطوير خطتك ومعالجة خطتك لضمان عدم خروج المشروع بأكمله عن مساره وعدم تسببه في مشروع فاشل.

تتعامل إدارة المشروع مع المشاريع المعقدة ، مع عناصر مختلفة. بما في ذلك الوقت والموارد والأشخاص. تتطلب إدارة مشروع ناجح دمج هذه العناصر وإدارتها بفعالية.

نظرًا لتعقيد طبيعة إدارة المشروع ، يمكن أن تظهر أخطاء إدارة المشروع في أي منطقة أو عملية تطوير للمشروع. لذلك ، حددنا المزالق الشائعة التي تحدث والطرق التي يمكنك اتباعها لتجنبها.

ما هي المخاطر في إدارة المشاريع؟

دعنا نلقي نظرة على تعريف الخطأ كما هو مستخدم في إدارة المشروع. المعنى الحرفي للخطورة هو " خطر أو صعوبة مفاجئة خفية ". لذا ، فإن مشكلة إدارة المشروع هي المخاطر والقضايا التي يمكن أن يواجهها المديرون أثناء إدارة مشاريعهم.

يمكن أن يكون للعثرات تأثير أقل أو كبير على أداء مشروعك ونجاحه ، لذلك من الضروري لمديري المشاريع أن يظلوا حذرين من مثل هذه المواقف السيئة للمشروع ، وأن يكونوا مستعدين لمواجهة العقبة بمجرد وصولهم.

ما الذي يمكن أن يفعله مدير المشروع لتجنب هذه المزالق في إدارة المشروع؟ نشارك بعض الأمثلة المروعة للمشروع وأفضل الممارسات حول كيفية معالجتها.

ما هي عيوب إدارة المشاريع الشائعة التي يجب توخي الحذر منها؟

إليك أكثر المزالق شيوعًا والحلول السهلة للتطبيق لتتمكن من معالجتها ، مما يضمن عدم تأثيرها السلبي الدائم على مشروعك. يمكن أن يساعد مثال عيوب إدارة المشروع هذه في فهم أفضل لكيفية تجنبها في مشروعاتك:

1. عدم وجود نطاق محدد للمشروع

بدون أهداف محددة بوضوح ، سيكون من المستحيل عمليًا قيادة فريق إدارة مشروع ناجح.

علاوة على ذلك ، بدون أهداف محددة ، أو بشكل أكثر تحديدًا ، تفاصيل محددة لنطاق المشروع ، لا بد أن تؤدي المشاريع إلى الفشل.

زحف النطاق حقيقي جدا. يشير إلى وقت زيادة متطلبات المشروع خلال دورة حياة المشروع. يمكن أن يكون هذا إما من خلال زيادة متطلبات عدد الميزات أو تغيير في احتياجات العميل.

وظيفتك كمدير مشروع تحديد وإدارة النطاق. وعدم القيام بذلك هو مأزق كبير في مشروعك وقد يؤدي إلى الفشل.

يمكن أن يؤدي هذا المأزق إلى تأخير المشروع ، أو الحاجة إلى زيادة الميزانيات ، أو الفشل الشامل للمشروع.

الحلول الممكنة لمشكلة هذا المشروع:

بصفتك مدير مشروع ، فأنت بحاجة إلى التأكد من تحديد الأهداف بوضوح. بدون أهداف محددة ، سيكون من الصعب إنتاج مخرجات.

سيضمن التواصل المناسب مع أصحاب المصلحة والعملاء الاتفاق على الأهداف وتحديدها بوضوح. وهذه الأهداف تحتاج إلى تقرير والتوقيع عليها.

هذا يمتد أيضا إلى نطاق المشروع. تأكد من التحدث إلى عميلك بالتفصيل قبل أن تبدأ مشروعًا وحدد ما هو ضمن النطاق وما هو ليس ضمن النطاق.

سوف يفيدك أيضًا إجراء مناقشات حول الإجراء الذي سيكون عليه إذا كان هناك زيادة في النطاق وما هو مسموح به. تأكد أيضًا من أن العملاء على دراية بأنه إذا حدث ذلك ، فستحتاج المواعيد النهائية والميزانيات إلى المراجعة.

علاوة على ذلك ، فإن وظيفتك كمدير مشروع هي التأكد من أن الجميع في نفس الصفحة. افعل ذلك من خلال وضع خطة مفصلة يعرفها الجميع. وبالتالي ، لا يمكن أن يكون هناك اختلافات في الأهداف أو النطاق.

2. خطة المشروع غير كافية

بعد نطاق مشروع غير محدد بشكل واضح ، هناك مشكلة أخرى شائعة في إدارة المشروع تتمثل في وضع خطة مشروع سيئة.

خطة المشروع هي الخطوط العريضة للمشروع. يحدد أهداف المشروع وغاياته ومهامه. ولكن يجب أن تتضمن أيضًا كيفية تحقيق هذه الأهداف ، والموارد والميزانية اللازمة ، وكذلك الإطار الزمني.

يجب أن تحدد خطة المشروع كل تفاصيل المشروع ، وكذلك تحديد مسؤوليات المشاركين.

الحلول الممكنة لهذا:

قبل أن تبدأ أي مشروع ، اجعله نقطة لإنشاء خطة مشروع مفصلة.

يجب إعداد الخطة مسبقًا وإجابات مفصلة تتعلق بأسئلة تتعلق بكيفية ولماذا وماذا ومن ومتى.

علاوة على ذلك ، استشر أعضاء فريقك ورعاة المشروع عند صياغة الخطة ، مما يتيح لها أن تكون تصويرًا واضحًا وواقعيًا لما يجب القيام به وكيف سيتم القيام به.

بمجرد صياغتها ، تأكد من مناقشة الخطة مع أعضاء فريقك ولكن أيضًا مع العملاء وأصحاب المصلحة ، للتأكد من أن الجميع في نفس الصفحة. سيساعد هذا أيضًا في تجنب زحف النطاق كما تمت مناقشته أعلاه.

3. ضعف التواصل

إدارة المشروع ليست مشروعًا منفردًا. مطلوب تعاون الفريق من أجل أن يكون أي مشروع ناجحًا ، والتواصل الفعال هو محور هذا.

يعد ضعف التواصل عاملاً رئيسياً يمكن أن يؤثر بشكل كبير على نجاح المشروع ، مما يعرض نجاح المشروع للخطر.

يمكن أن يؤدي الافتقار إلى التواصل الفعال إلى الارتباك والتأخير ، ويؤثر على جودة العمل والمهام التي ينطوي عليها المشروع.

الحلول الممكنة لمشكلة هذا المشروع:

الأمر متروك لك كمدير للمشروع لاختيار وسيلة الاتصال المناسبة لفريقك.

بصفتك مدير مشروع ، يجب أن تقدم التوجيه في كل خطوة في تطوير المشروع.

لا يساعد التواصل الفعال فقط على الإنجاز الناجح ، ولكنه يزيد أيضًا من معنويات الفريق. حقيقة أن أعضاء الفريق يعرفون أن لديهم رأيًا ، ولكن أيضًا أن لديهم طرقًا لطلب المساعدة والتوجيه ستحسن بشكل كبير من دوافعهم ومشاركتهم.

بصفتك مديرًا للمشروع ، فإنك تحدد وتيرة ونبرة الاتصال بين فريقك ، وكذلك التواصل مع العملاء وأصحاب المصلحة.

حاول وضع جدول زمني للتغذية الراجعة وعمليات تسجيل الوصول. سوف يفيد المشروع أن يكون على اطلاع دائم بالمكان الذي يتجه إليه المشروع وما إذا كانت هناك أية مشكلات تنشأ.

علاوة على ذلك ، تأكد من أن وسيلة الاتصال منطقية لفريقك ومشروعك.

اعقد اجتماعات ولكن لديك أيضًا طرقًا أخرى لأعضاء الفريق للتواصل معك أو مع بعضهم البعض ، مما يتيح لهم الانفتاح بشأن التقدم وطلب المساعدة عندما يحتاجون إليها.

سيسمح استخدام أدوات إدارة المشروع لأعضاء فريقك بتحديث تقدمهم في الوقت الفعلي ، ونشر الاستفسارات والملاحظات ، مما سيسمح لك بتقليل عدد الاجتماعات وتكرار عقدها.

علاوة على ذلك ، خصص الوقت وحلل الوسيلة التي ستعمل بشكل أفضل فيما يتعلق بالمشروع المطروح. قد تضطر إلى تبديل طرق الاتصال الخاصة بك اعتمادًا على المشروع الذي تتعامل معه في ذلك الوقت.

على سبيل المثال ، على الرغم من سهولة كتابة رسائل البريد الإلكتروني واستلامها ، إلا أنها قد لا تكون الأنسب لك. سيؤدي استخدام رسائل البريد الإلكتروني لمناقشة المشكلات التي تظهر في الوقت الفعلي إلى حدوث تأخير في الاتصال وقد تضيع الاستفسارات في مزيج رسائل البريد الإلكتروني الأخرى.

4. عدم كفاية المساءلة

كما ذكرنا ، تتطلب إدارة المشروع العمل الجماعي. وأنت وفريقك المسؤولون عن نجاح أو فشل المشروع.

تسمح الشفافية والتواصل في المشروع بينك وبين فريقك بالمساءلة.

وجود تقدم واضح ، وردود الفعل والإبلاغ عن حالة المشروع شرط يمنح أعضاء الفريق حافزًا أكبر لمتابعة المسؤوليات.

الحلول الممكنة لمشكلة هذا المشروع:

بصفتك مدير مشروع ، تحتاج إلى التأكد من أن فريقك يفهم بوضوح أدواره ومسؤولياته في المشروع.

تأكد من أن لديك اجتماعات منتظمة مع فريق المشروع الخاص بك. استخدم التواصل الفعال لمراجعة حالة المشروع ومعالجة أي مشاكل قد تظهر.

ستساعد التغذية الراجعة والتقارير المستمرة في المشاريع المستقبلية ، وستسمح أيضًا بإحساس بالمساءلة يضمن سير المشروع بسلاسة وعلى المسار الصحيح.

5. الأدوار والمسؤوليات غير واضحة

بعد المساءلة ، يحتاج أعضاء الفريق إلى فهم أدوارهم ومسؤولياتهم بوضوح حتى يتمكنوا من المتابعة معهم.

للسماح للفرق بأن تصبح أكثر تنظيماً وإدارتها ذاتياً ، بصفتك مدير مشروع ، تحتاج إلى التأكد من توضيح المسؤوليات وتحديدها من البداية.

تعود هذه النقطة إلى وجود خطة مناسبة. لن تسمح خطة المشروع غير الكافية لأعضاء الفريق بالفهم الكامل إلى أين يسير المشروع أو ما هو متوقع منهم. غالبًا ما يؤدي هذا الالتباس إلى تأخير أو فشل في الإكمال أو عمل غير مناسب.

الحلول الممكنة لهذا:

عند بدء مشروع ووضع خطة مشروع ، تأكد من أن جميع أعضاء الفريق والأعضاء المشاركين مباشرة في المشروع مدركون لذلك.

يجب إخبار كل عضو في المشروع لديه دور يلعبه بما هو متوقع منهم. يجب تحديد أدوارهم ومسؤولياتهم بوضوح منذ البداية.

علاوة على ذلك ، إذا كانت هناك طرق معينة لإكمال المهمة أو إجراء معين يجب اتباعه ، فيجب أيضًا نقل هذا إلى أعضاء الفريق.

اسمح لأعضاء الفريق بالوصول إلى خطة المشروع أو بيان المشروع طوال المشروع حتى يتمكنوا من الرجوع إليه متى دعت الحاجة.

يوضح بيان نطاق المشروع مجمل المشروع. تم ذكر المخرجات والميزات وأصحاب المصلحة في هذا المستند. كما هي الأهداف والغايات الرئيسية للمشروع التي يجب الوفاء بها حتى يعتبر المشروع ناجحًا.

6. أهداف غير واقعية أو مواعيد نهائية

المأزق الرئيسي الذي تعاني منه إدارة المشروع هو عندما يتم تعيين أهداف غير واقعية أو مواعيد نهائية غير واقعية.

لا بد أن يتأخر المشروع أو يواجه الفشل إذا قمت بإعداده لهذا الغرض. إن بدء مشروع في نهاية ربع السنة أمر غير معقول ، فهناك العديد من المواعيد النهائية للتقارير والتسليمات المستحقة في كثير من الأحيان ، ويبدأ مشروعك ثم لا معنى له.

لا تعتبر المواعيد النهائية غير الواقعية ضارة لنجاح مشروعك فحسب ، بل إنها تقتل أيضًا الروح المعنوية وثقة أعضاء فريقك. وهذا بدوره سيؤثر على الإنتاجية.

الحلول الممكنة لهذا:

تأكد من مراعاة الوقت الذي تبدأ فيه مشروعًا ولكن أيضًا ما تتوقعه من فريقك. لا تهيئهم للفشل من خلال تحديد مواعيد نهائية بحيث يكون من المستحيل عليهم الوفاء بها.

تأكد من أنك في مرحلة التخطيط للمشروع ، تقارن الجداول الزمنية المفصلة في خطة مشروعك ، مع المواعيد النهائية التي تقترحها. إذا لم تكن متطابقة ، فسيتم إعدادك للمشكلات التي تحدث في مشروعك من البداية. علاج هذا على الفور.

اضبط مواردك أو المواعيد النهائية أو النطاق المقطوع للسماح لك إما بالوفاء بالموعد النهائي الحالي أو تعديل الموعد النهائي الخاص بك ليناسب خطة مشروعك. علاوة على ذلك ، حدد توقعات أصحاب المصلحة بشكل صحيح من البداية.

تحقق من ذلك:

أفضل 12 أداة لإدارة المشاريع للوكالات والمبدعين

7. عدم وجود إدارة المخاطر

تعد المخاطر جزءًا لا يتجزأ من أي شيء تقوم به. وتنتشر المخاطر دائمًا في إدارة المشاريع وهي من المزالق الرئيسية لإدارة المشاريع التي يجب الحذر منها.

ومع ذلك ، فإن عدم الاستعداد أو عدم التأثر بالمخاطر هو التهديد الحقيقي لمشروعك. يمكن أن يؤدي عدم وجود خطة طوارئ إلى فشل مشروعك.

الحلول الممكنة لهذا:

تأكد من أنك تعمل في حالات الطوارئ في مشروعك من البداية لتجنب التعطل في مشروعك لأنه يتعين عليك تقييم الحلول المحتملة.

حدد المخاطر الأكثر احتمالا التي ستحدث وقم بإنشاء خيارات بديلة لتجنبها ، إذا ظهرت بالفعل.

جهز أعضاء فريقك وأرشدهم إلى حسابات المخاطر التي أجريتها. هذا لا يسمح لهم فقط بالاستعداد لمثل هذه المواقف ، بل يمنحهم أيضًا فرصًا لطرح المخاطر المحتملة التي لم تضعها في اعتبارك.

8. الميزانيات غير الواقعية

غالبًا قد تجد أنه يُطلب منك إكمال مشروع ممول بشكل غير كافٍ. وهذا عامل رئيسي يمكن أن يتسبب في فشل مشروعك بين عيوب إدارة المشروع الشائعة.

الحلول الممكنة لهذا:

تحتاج إلى التأكد من أن لديك موارد كافية متاحة في متناول اليد لإكمال المشروع وإنجاح المشروع.

تأكد من تحديد ما يحتاجه مشروعك بوضوح والحصول على الموافقة على الميزانية من بداية المشروع.

اقرأ هذه المدونة:

51 أفضل أداة للشركات الصغيرة في عام 2022 (مجاني وغير مكلف)

9. عدم كفاية المشاركة من أصحاب المصلحة

أصحاب المصلحة مهمون في نجاح المشروع بقدر أهمية مدير المشروع أو فريقك.

الحلول الممكنة لهذا:

تأكد من أن أصحاب المصلحة يشاركون في المشروع. شجع التواصل والتغذية الراجعة من جميع أصحاب المصلحة المعنيين.

10. انعدام الثقة والتفويض

كما كررنا عدة مرات ، فإن إدارة المشروع هي جهد جماعي. من المآزق الرئيسية التي تواجهها العديد من المشاريع عدم قيام مديري المشاريع بتفويض المهام بشكل كافٍ إلى فرقهم ، أو عدم الثقة في فرقهم.

لكي ينجح المشروع ، تحتاج إلى التفويض ولكن التفويض بشكل فعال. تحتاج أيضًا إلى التأكد من أنك تثق في فريقك ليكون قادرًا على الوفاء بالمسؤوليات التي تمنحها لهم.

يؤدي عدم وجود تفويض إلى عدم ثقة أعضاء فريقك. وهذا بدوره يؤدي إلى انخفاض الإنتاجية والمشاركة من جانبهم كموظفين.

الحلول الممكنة لهذا:

تعرف على فريقك جيدًا. امتلك موارد كافية لإنجاز مهام مشروعك بفعالية وكفاءة.

تتيح لك معرفة أعضاء فريقك تفويض المهام إليهم التي سوف يتفوقون فيها ، وهذا لن يفيد فقط الجودة الشاملة لمشروعك ، بل سيسمح لهم أيضًا بالتحفيز وتعزيز ثقتهم.

علاوة على ذلك ، تأكد من أنك في التفويض لا تملي. كن قائدًا جيدًا واستمع إلى أعضاء فريقك ، فكر في آرائهم أيضًا. القيام بذلك سوف يفيدك أنت والمشروع.

استنتاج

أي مشروع تقوم به سيواجه مشاكل ، وهذه القضايا ليست هي التي تحدد نجاح مشروعك.

الطريقة التي تتفوق بها على المشكلات وتعالج هذه المزالق هي التي ستؤثر بشكل مباشر على نجاح المشروع.

ضع في اعتبارك هذه المخاطر الشائعة عند تنفيذ مشروعك التالي ونؤكد لك بمساعدة النصائح المذكورة أنك ستتمكن من المضي قدمًا وتسليم مشروعك بنجاح.