Cele mai frecvente capcane de management de proiect de evitat

Fiecare manager de proiect știe că lucrurile nu vor merge întotdeauna după cum doriți, cu toate acestea, există anumite capcane de management de proiect de care ar putea fi conștient.

Cunoașterea care sunt unele capcane comune ale managementului de proiect vă va ajuta să anticipați și, de asemenea, să aveți grijă de ele în următorul proiect.

Deoarece, identificarea când apar capcanele managementului de proiect, vă permite să vă dezvoltați planul și să vă abordați planul pentru a vă asigura că întregul proiect nu deraiează și nu duce la un proiect eșuat.

Managementul proiectelor se ocupa de proiecte complexe, cu elemente variate. Inclusiv cele de timp, resurse și oameni. Gestionarea unui proiect de succes necesită încorporarea și gestionarea eficientă a acestor elemente.

Datorită complexității naturii managementului de proiect, capcanele managementului de proiect pot apărea în orice domeniu sau proces de dezvoltare a proiectului. Prin urmare, am prezentat capcanele comune care apar și modalitățile prin care puteți să le evitați.

Care sunt capcanele în managementul proiectelor?

Să aruncăm o privire la definiția capcanei așa cum este utilizată în managementul de proiect. Sensul literal al capcanei este „ pericol sau dificultate brusc, ascuns ”. Deci, capcana managementului de proiect ar fi pericolele și problemele cu care se confruntă managerii în timp ce își desfășoară proiectele.

Capcanele pot avea un efect mai mic sau mare asupra performanței și succesului proiectului dvs., așa că este obligatoriu ca managerii de proiect să rămână atenți la astfel de situații de capcane ale proiectului și să fie gata să abordeze obstacolul de îndată ce sosesc.

Ce poate face un manager de proiect pentru a evita aceste capcane în managementul de proiect? Împărtășim câteva exemple de capcane ale proiectelor și cele mai bune practici despre cum să le rezolvăm.

Care sunt capcanele comune ale managementului de proiect de care trebuie să fiți atenți?

Iată cele mai comune capcane și soluții ușor de aplicat pentru a le putea aborda, asigurându-vă că nu au un efect negativ de durată asupra proiectului dumneavoastră. Aceste exemple de capcane de management de proiect vă pot ajuta să înțelegeți mai bine cum să le evitați pentru proiectele dvs.:

1. Lipsa unui domeniu definit de proiect

Fără obiective clar definite, conducerea unei echipe de management de proiect de succes va fi practic imposibil.

În plus, fără obiective definite, sau mai precis, detalii definite ale domeniului de aplicare al proiectului, proiectele sunt obligate să ducă la eșec.

Scope creep este foarte real. Se referă la momentul în care cerințele unui proiect cresc pe parcursul ciclului de viață al unui proiect. Acest lucru ar putea fi fie printr-o cerință crescută a numărului de caracteristici, fie printr-o schimbare a nevoilor clientului.

Este treaba ta ca manager de proiect să definești și să gestionezi domeniul de aplicare. Și a nu face acest lucru este o capcană majoră în proiectul dvs. și ar putea duce la eșec.

Această capcană ar putea duce la întârzieri ale proiectului, necesitatea unor bugete sporite sau eșecul general al proiectului.

Soluții posibile la această capcană a proiectului:

În calitate de manager de proiect, trebuie să vă asigurați că definiți clar obiectivele. Fără obiective stabilite, va fi dificil să se producă livrabile.

Comunicarea adecvată cu părțile interesate și clienții dvs. va asigura că obiectivele sunt convenite și clar definite. Și aceste obiective trebuie să fie decise și aprobate.

Acest lucru se extinde și la sfera de aplicare a proiectului. Asigurați-vă că vorbiți cu clientul în detaliu înainte de a începe un proiect și stabiliți ce este și ce nu este în domeniul de aplicare.

De asemenea, vă va avantaja să aveți discuții despre care va fi procedura dacă există o creștere a domeniului de aplicare și ce este permis. De asemenea, asigurați-vă că clienții sunt conștienți de faptul că, dacă se întâmplă acest lucru, termenele și bugetele vor trebui revizuite.

În plus, este treaba ta ca manager de proiect să te asiguri că toată lumea este pe aceeași pagină. Faceți acest lucru făcând un plan detaliat de care toată lumea este conștientă. Astfel, nu pot exista discrepanțe în scopuri sau în domeniul de aplicare.

2. Plan de proiect inadecvat

Ca urmare a domeniului de aplicare a proiectului neclar definit, o altă capcană comună în managementul proiectelor este un plan de proiect prost creat.

Un plan de proiect este o schiță a proiectului. Acesta definește scopurile, obiectivele și sarcinile proiectului. Dar ar trebui să includă și modul în care vor fi îndeplinite aceste obiective, resursele și bugetul necesar, precum și un interval de timp.

Planul de proiect ar trebui să prezinte fiecare detaliu al proiectului și, de asemenea, să definească responsabilitățile celor implicați.

Soluții posibile la aceasta:

Înainte de a începe orice proiect, faceți un punct pentru a crea un plan de proiect detaliat.

Planul ar trebui făcut în avans și răspunsuri detaliate privind întrebările cum, de ce, ce, cine și când.

Mai mult, consultați membrii echipei și sponsorii proiectului atunci când formulați planul, permițându-i să fie o descriere clară și realistă a ceea ce trebuie făcut și a modului în care va fi realizat.

Odată formulat, asigurați-vă că planul este discutat cu membrii echipei, dar și cu clienții și părțile interesate, pentru a vă asigura că toată lumea este pe aceeași pagină. Acest lucru va ajuta, de asemenea, la evitarea scăderii domeniului de aplicare, așa cum sa discutat mai sus.

3. Comunicare slabă

Managementul proiectelor nu este o afacere individuală. Colaborarea în echipă este necesară pentru ca orice proiect să aibă succes, iar comunicarea eficientă este în centrul acestui lucru.

Comunicarea deficitară este un factor major care poate afecta foarte mult succesul unui proiect, punând în pericol succesul proiectului.

Lipsa unei comunicări eficiente poate duce la confuzie și întârzieri și poate afecta calitatea muncii și a sarcinilor implicate în proiect.

Soluții posibile la această capcană a proiectului:

Depinde de tine, ca manager de proiect, să alegi mijlocul de comunicare potrivit pentru echipa ta.

Ca manager de proiect, ar trebui să oferi direcție la fiecare pas în dezvoltarea proiectului.

Nu numai că comunicarea eficientă ajută la finalizarea cu succes, dar crește și moralul echipei. Faptul că membrii echipei știu că au un cuvânt de spus, dar și că au căi de a căuta ajutor și îndrumare le va îmbunătăți drastic motivația și implicarea.

În calitate de manager de proiect, stabilești frecvența și tonul pentru comunicarea dintre echipa ta, precum și comunicarea cu clienții și părțile interesate.

Încercați să creați un program pentru feedback și check-in. Proiectul va fi de folos să fie constant la curent cu privire la direcția proiectului și dacă apar probleme.

Mai mult, asigurați-vă că mijlocul de comunicare are sens pentru echipa și proiectul dvs.

Țineți întâlniri, dar aveți și alte căi prin care membrii echipei pot comunica cu dvs. sau între ei, permițându-le să fie deschiși cu privire la progres și să caute ajutor atunci când au nevoie.

Utilizarea instrumentelor de management de proiect va permite membrilor echipei dvs. să-și actualizeze progresul în timp real, să posteze interogări și observații, acest lucru vă va permite să reduceți numărul de întâlniri și frecvența pe care va trebui să le țineți.

Mai mult, acordă-ți timp și analizează care mediu va funcționa cel mai bine, în ceea ce privește proiectul la îndemână. Este posibil să trebuiască să schimbați metodele de comunicare în funcție de proiectul pe care îl gestionați la momentul respectiv.

De exemplu, deși e-mailurile sunt ușor de scris și primit, este posibil să nu fie cel mai potrivit. Folosirea e-mailurilor pentru a discuta problemele apărute în timp real va aduce o întârziere în comunicare, iar interogările se pot pierde în amestecul altor e-mailuri.

4. Responsabilitate inadecvată

După cum am menționat, managementul de proiect necesită muncă în echipă. Și tu și echipa ta sunteți responsabili fie pentru succesul, fie pentru eșecul proiectului.

Atât transparența, cât și comunicarea în proiect între dvs. și echipa dvs. permit responsabilitatea.

Având în vedere progresul, iar feedback-ul și raportarea stării proiectului sunt o cerință, le oferă membrilor echipei mai mult stimulent pentru a-și îndeplini responsabilitățile.

Soluții posibile la această capcană a proiectului:

În calitate de manager de proiect, trebuie să vă asigurați că echipa dumneavoastră înțelege clar rolurile și responsabilitățile în cadrul proiectului.

Asigurați-vă că aveți întâlniri regulate cu echipa de proiect. Utilizați comunicarea eficientă pentru a revizui starea proiectului și pentru a aborda orice probleme care apar.

Feedback-ul și raportarea constantă vor ajuta în proiectele viitoare și vor permite, de asemenea, un sentiment de responsabilitate care va asigura că proiectul se desfășoară fără probleme și pe drumul cel bun.

5. Roluri și responsabilități neclare

Ca urmare a responsabilității, membrii echipei trebuie să își înțeleagă clar rolurile și responsabilitățile pentru a le putea îndeplini.

Pentru a permite echipelor să se organizeze mai mult și să fie autogestionate, în calitate de manager de proiect, trebuie să vă asigurați că responsabilitățile sunt clarificate și definite încă de la început.

Acest punct se întoarce la a avea un plan adecvat. Un plan de proiect insuficient nu va permite membrilor echipei să înțeleagă pe deplin încotro merge proiectul sau ce se așteaptă de la ei. Această confuzie va duce adesea la întârzieri, eșecuri de finalizare sau muncă inadecvată.

Soluții posibile la aceasta:

Când începeți un proiect și faceți un plan de proiect, asigurați-vă că toți membrii echipei și membrii direct implicați în proiect sunt informați.

Fiecare membru al proiectului care are un rol de jucat ar trebui să i se spună ce se așteaptă de la el. Rolurile și responsabilitățile lor ar trebui să fie clar conturate de la început.

În plus, dacă există anumite modalități de a finaliza o sarcină sau o procedură specifică care trebuie urmată, aceasta ar trebui transmisă și membrilor echipei.

Permiteți membrilor echipei să aibă acces la planul de proiect sau la declarația proiectului pe tot parcursul proiectului, astfel încât să se poată referi la el oricând este necesar.

O declarație privind domeniul de aplicare al proiectului conturează întregul proiect. Produsele livrabile, caracteristicile și părțile interesate sunt toate menționate în acest document. La fel și obiectivele și scopurile majore ale proiectului care trebuie îndeplinite pentru ca proiectul să fie considerat un succes.

6. Țintele sau termenele limită nerealiste

O capcană majoră de care suferă managementul de proiect este atunci când sunt stabilite ținte nerealiste sau termene limită nerealiste.

Un proiect trebuie să fie întârziat sau să întâmpine eșec dacă îl configurați pentru acest lucru. Începerea unui proiect la sfârșitul unui trimestru este nerezonabilă, există mai multe alte termene limită de raportare și livrabile adesea datorate, iar proiectul dvs. este început atunci pur și simplu nu are sens.

Nu numai că termenele limită nerealiste sunt dăunătoare pentru succesul proiectului, dar distrug și moralul și încrederea membrilor echipei. Acest lucru, la rândul său, va afecta productivitatea.

Soluții posibile la aceasta:

Asigurați-vă că luați în considerare momentul în care începeți un proiect, dar și ceea ce așteptați de la echipa dvs. Nu le pregătiți pentru eșec, stabilind termene astfel încât să fie imposibil pentru ei să le poată respecta.

Asigurați-vă că, în faza de planificare a proiectului, comparați termenele detaliate în planul dvs. de proiect, cu termenele pe care le propuneți. Dacă nu se potrivesc, acest lucru vă pregătește pentru probleme care să apară în proiectul dvs. de la început. Remediați acest lucru imediat.

Ajustați-vă resursele, termenele limită sau reduceți domeniul pentru a vă permite fie să vă respectați termenul limită actual, fie să vă modificați termenul limită pentru a se potrivi cu planul de proiect. Mai mult, setați corect așteptările părților interesate de la început.

Verifică:

Top 12 instrumente de management de proiect pentru agenții și reclame

7. Lipsa managementului riscului

Riscurile fac parte integrantă din orice vă asumați. Și riscurile sunt mereu predominante în managementul proiectelor și sunt capcane majore ale managementului de proiect de care trebuie să ne ferim.

Cu toate acestea, a fi nepregătit sau orbit de riscuri este adevărata amenințare pentru proiectul tău. Lipsa unui plan de urgență vă poate duce proiectul la eșec.

Soluții posibile la aceasta:

asigurați-vă că lucrați pentru neprevăzute în proiectul dvs. încă de la început pentru a evita blocajele în proiect, deoarece trebuie să evaluați potențialele soluții.

Identificați cele mai probabile riscuri care urmează să apară și creați opțiuni alternative pentru a le evita, dacă apar.

Pregătește-ți membrii echipei și indică-i cu privire la calculele de risc pe care le-ai făcut. Acest lucru nu numai că le permite să fie pregătiți pentru astfel de situații, dar le oferă și oportunități de a aduce în discuție posibile riscuri pe care nu le-ați luat în considerare.

8. Bugete nerealiste

Adesea s-ar putea să descoperiți că vi se cere să finalizați un proiect insuficient finanțat. Și acesta este un factor major care poate face ca proiectul dvs. să eșueze printre capcanele comune ale managementului de proiect.

Soluții posibile la aceasta:

Trebuie să vă asigurați că aveți suficiente resurse la îndemână pentru a finaliza proiectul și pentru a face proiectul un succes.

Asigurați-vă că definiți clar de ce are nevoie proiectul dvs. și obțineți aprobarea bugetului de la începutul proiectului.

Citiți acest blog:

Cele mai bune 51 de instrumente pentru întreprinderile mici în 2022 (gratuite și ieftine)

9. Implicarea inadecvată din partea părților interesate

Părțile interesate sunt la fel de importanți în succesul unui proiect ca și dumneavoastră, ca managerul de proiect sau echipa dumneavoastră.

Soluții posibile la aceasta:

Asigurați-vă că părțile interesate sunt implicate în proiect. Încurajează comunicarea și feedback-ul din partea tuturor părților interesate implicate.

10. Lipsa de încredere și de delegare

După cum am reiterat de mai multe ori, managementul de proiect este un efort de echipă. O capcană majoră cu care se confruntă multe proiecte este că managerii de proiect nu deleg în mod adecvat sarcinile echipelor lor sau nu au încredere în echipele lor.

Pentru ca un proiect să aibă succes, trebuie să delegi, dar să delegi eficient. De asemenea, trebuie să te asiguri că ai încredere în echipa ta pentru a-și putea îndeplini responsabilitățile pe care le aduci.

Lipsa delegării arată pentru membrii echipei tale o lipsă de încredere. Acest lucru are ca rezultat, la rândul său, o productivitate și un angajament mai scăzut din partea lor ca angajați.

Soluții posibile la aceasta:

Cunoaște-ți bine echipa. Aveți suficiente resurse pentru a realiza sarcinile proiectului în mod eficient și eficient.

Cunoașterea membrilor echipei vă permite să le delegați sarcini în care vor excela, acest lucru nu numai că va beneficia de calitatea generală a proiectului dvs., ci le va permite și să fie motivați și să le sporească încrederea.

Mai mult, asigurați-vă că în delegare nu dictați. Fii un lider bun și ascultă-ți membrii echipei, ia în considerare și părerile lor. Dacă faceți acest lucru, vă veți beneficia atât de cât și de proiect.

Concluzie

Orice proiect pe care îl întreprindeți va avea probleme, iar aceste probleme nu sunt cele care determină succesul proiectului dumneavoastră.

Modul în care treceți înaintea problemelor și gestionați aceste capcane este ceea ce va afecta direct succesul unui proiect.

Țineți cont de aceste capcane obișnuite atunci când vă desfășurați următorul proiect și vă asigurăm că, cu ajutorul sfaturilor menționate, veți putea să vă duceți mai departe și să vă livrați proiectul cu succes.