Le insidie ​​di Project Management più comuni da evitare

Ogni project manager sa che le cose non andranno sempre come desideri, tuttavia, ci sono alcune insidie ​​​​di project management di cui potresti essere consapevole.

Sapere quali sono alcune insidie ​​comuni nella gestione dei progetti ti aiuterà ad anticiparle e anche a tenerne conto nel tuo prossimo progetto.

Poiché, identificare quando sorgono insidie ​​nella gestione del progetto, ti consente di sviluppare il tuo piano e affrontare il tuo piano per garantire che l'intero progetto non deraglia e non si traduca in un progetto fallito.

Il project management si occupa di progetti complessi, con elementi variabili. Compresi quelli di tempo, risorse e persone. La gestione di un progetto di successo richiede l'incorporazione e la gestione efficace di questi elementi.

A causa della complessità della natura della gestione del progetto, le insidie ​​​​della gestione del progetto possono sorgere in qualsiasi area o processo di sviluppo del progetto. Pertanto, abbiamo esposto le insidie ​​comuni che si verificano e i modi in cui puoi evitarle.

Quali sono le insidie ​​nella gestione dei progetti?

Diamo un'occhiata alla definizione di trappola utilizzata nella gestione dei progetti. Il significato letterale di trabocchetto è un " pericolo o difficoltà improvviso e nascosto ". Quindi, il significato del trabocchetto della gestione del progetto sarebbero i pericoli e i problemi che i manager possono affrontare durante l'esecuzione dei loro progetti.

Le insidie ​​possono avere un effetto minore o grande sulle prestazioni e sul successo del tuo progetto, quindi è obbligatorio che i project manager rimangano cauti nei confronti di tali situazioni di insidie ​​​​del progetto ed siano pronti ad affrontare l'ostacolo non appena arrivano.

Cosa può fare un project manager per evitare queste insidie ​​nella gestione dei progetti? Condividiamo alcuni esempi di trabocchetti del progetto e le migliori pratiche su come affrontarli.

Quali sono le insidie ​​comuni della gestione dei progetti di cui diffidare?

Ecco le insidie ​​più comuni e le soluzioni facili da applicare per essere in grado di affrontarle, assicurandoti che non abbiano un effetto negativo duraturo sul tuo progetto. Questi esempi di insidie ​​nella gestione dei progetti possono aiutare a capire meglio come evitarli per i tuoi progetti:

1. Mancanza di un ambito di progetto definito

Senza obiettivi chiaramente definiti, guidare un team di project management di successo sarà praticamente impossibile.

Inoltre, senza obiettivi definiti, o più specificamente, dettagli definiti sull'ambito del progetto, i progetti sono destinati a portare al fallimento.

Lo scope creep è molto reale. Si riferisce a quando i requisiti di un progetto aumentano durante il ciclo di vita di un progetto. Ciò potrebbe essere dovuto a una maggiore richiesta del numero di funzionalità o a un cambiamento nelle esigenze del cliente.

È tuo compito di project manager definire e gestire l'ambito. E non farlo è una grave trappola nel tuo progetto e potrebbe portare al fallimento.

Questa trappola potrebbe comportare ritardi nel progetto, la necessità di aumentare i budget o il fallimento generale del progetto.

Possibili soluzioni a questa trappola del progetto:

In qualità di project manager, devi assicurarti di definire chiaramente gli obiettivi. Senza obiettivi prefissati, sarà difficile produrre risultati.

Una comunicazione adeguata con le parti interessate e i clienti assicurerà che gli obiettivi siano concordati e chiaramente definiti. E questi obiettivi devono essere decisi e approvati.

Ciò si estende anche all'ambito del progetto. Assicurati di parlare con il tuo cliente in dettaglio prima di iniziare un progetto e stabilisci cosa è e cosa non rientra nell'ambito di applicazione.

Ti gioverà anche discutere su quale sarà la procedura in caso di aumento dell'ambito e su cosa è consentito. Inoltre, assicurati che i clienti siano consapevoli che, in tal caso, le scadenze e i budget dovranno essere rivisti.

Inoltre, è tuo compito di project manager assicurarti che tutti siano sulla stessa pagina. Fallo creando un piano dettagliato di cui tutti siano a conoscenza. Pertanto, non possono esserci discrepanze negli obiettivi o nell'ambito.

2. Piano di progetto inadeguato

A seguito dell'ambito del progetto non chiaramente definito, un'altra trappola comune nella gestione del progetto è un piano di progetto mal creato.

Un piano di progetto è uno schema del progetto. Definisce gli obiettivi, gli obiettivi e le attività del progetto. Ma dovrebbe anche includere il modo in cui questi obiettivi saranno raggiunti, le risorse e il budget necessari e anche un lasso di tempo.

Il piano del progetto dovrebbe definire ogni dettaglio del progetto e definire anche le responsabilità delle persone coinvolte.

Possibili soluzioni a questo:

Prima di iniziare qualsiasi progetto, assicurati di creare un piano di progetto dettagliato.

Il piano dovrebbe essere preparato in anticipo e fornire risposte dettagliate alle domande su come, perché, cosa, chi e quando.

Inoltre, consulta i membri del tuo team e gli sponsor del progetto durante la formulazione del piano, in modo che sia una rappresentazione chiara e realistica di ciò che deve essere fatto e di come sarà fatto.

Una volta formulato, assicurati che il piano venga discusso con i membri del tuo team ma anche con i clienti e le parti interessate, per garantire che tutti siano d'accordo. Ciò aiuterà anche a evitare lo scope creep come discusso sopra.

3. Scarsa comunicazione

La gestione del progetto non è un'impresa da soli. La collaborazione del team è necessaria affinché qualsiasi progetto abbia successo e una comunicazione efficace è al centro di questo.

Una cattiva comunicazione è un fattore importante che può influenzare notevolmente il successo di un progetto, mettendo a rischio il successo del progetto.

La mancanza di una comunicazione efficace può creare confusione e ritardi e influire sulla qualità del lavoro e delle attività coinvolte nel progetto.

Possibili soluzioni a questa trappola del progetto:

Sta a te come project manager scegliere il giusto mezzo di comunicazione per il tuo team.

In qualità di project manager, dovresti offrire indicazioni in ogni fase dello sviluppo del progetto.

Non solo una comunicazione efficace aiuta il completamento con successo, ma aumenta anche il morale della squadra. Il fatto che i membri del team sappiano di avere voce in capitolo, ma anche che abbiano strade per cercare aiuto e guida migliorerà drasticamente la loro motivazione e il loro coinvolgimento.

In qualità di project manager, stabilisci la frequenza e il tono per la comunicazione tra il tuo team, nonché la comunicazione con i clienti e le parti interessate.

Prova a elaborare un programma per feedback e check-in. Sarà vantaggioso per il progetto essere costantemente aggiornato su dove si sta dirigendo il progetto e se stanno sorgendo problemi.

Inoltre, assicurati che il mezzo di comunicazione abbia senso per il tuo team e il tuo progetto.

Organizza riunioni, ma disponi anche di altre vie per consentire ai membri del team di comunicare con te o tra di loro, consentendo loro di essere aperti sui progressi e cercare aiuto quando ne hanno bisogno.

L'utilizzo degli strumenti di gestione dei progetti consentirà ai membri del tuo team di aggiornare i propri progressi in tempo reale, inviare domande e osservazioni, questo ti consentirà di ridurre il numero di riunioni e la frequenza con cui dovrai tenerle.

Inoltre, dedica del tempo e analizza quale mezzo funzionerà meglio, per quanto riguarda il progetto in questione. Potrebbe essere necessario cambiare i metodi di comunicazione a seconda del progetto che stai gestendo in quel momento.

Ad esempio, sebbene le e-mail siano facili da scrivere e ricevere, potrebbero non essere la soluzione migliore. L'uso delle e-mail per discutere di problemi che sorgono in tempo reale comporterà un ritardo nella comunicazione e le domande potrebbero perdersi nel miscuglio di altre e-mail.

4. Responsabilità inadeguata

Come accennato, la gestione del progetto richiede il lavoro di squadra. E siete voi e il vostro team ad essere responsabili del successo o del fallimento del progetto.

Sia la trasparenza che la comunicazione nel progetto tra te e il tuo team consentono la responsabilità.

Avere i progressi visibili e il feedback e la segnalazione dello stato del progetto sono un requisito per dare ai membri del team un maggiore incentivo a portare a termine le responsabilità.

Possibili soluzioni a questa trappola del progetto:

In qualità di project manager, devi assicurarti che il tuo team comprenda chiaramente i propri ruoli e responsabilità nel progetto.

Assicurati di avere riunioni regolari con il tuo team di progetto. Utilizzare una comunicazione efficace per rivedere lo stato del progetto e affrontare eventuali problemi che si presentano.

Feedback e report costanti aiuteranno nei progetti futuri e consentiranno anche un senso di responsabilità che garantirà che il progetto funzioni senza intoppi e sulla buona strada.

5. Ruoli e responsabilità poco chiari

A seguito della responsabilità, i membri del team devono comprendere chiaramente i loro ruoli e responsabilità per essere in grado di portarli a termine.

Per consentire ai team di organizzarsi maggiormente ed essere autogestiti, in qualità di project manager, è necessario assicurarsi che le responsabilità siano chiarite e definite sin dall'inizio.

Questo punto torna ad avere un piano adeguato. Un piano di progetto insufficiente non consentirà ai membri del team di comprendere appieno dove sta andando il progetto o cosa ci si aspetta da loro. Questa confusione porta spesso a ritardi, errori di completamento o lavoro inadeguato.

Possibili soluzioni a questo:

Quando si avvia un progetto e si fa un piano di progetto, assicurarsi che tutti i membri del team e i membri direttamente coinvolti nel progetto siano informati.

Ogni membro del progetto che ha un ruolo da svolgere dovrebbe essere informato di ciò che ci si aspetta da loro. I loro ruoli e responsabilità dovrebbero essere chiaramente delineati fin dall'inizio.

Inoltre, se ci sono determinati modi in cui un compito deve essere completato o una procedura specifica che deve essere seguita, anche questo dovrebbe essere trasmesso ai membri del team.

Consenti ai membri del team di avere accesso al piano del progetto o alla dichiarazione del progetto durante tutto il progetto in modo che possano farvi riferimento ogni volta che è necessario.

Una dichiarazione sull'ambito del progetto delinea l'intero progetto. I risultati finali, le funzionalità e le parti interessate sono tutti menzionati in questo documento. Così come i principali obiettivi e traguardi del progetto che devono essere raggiunti affinché il progetto possa essere considerato un successo.

6. Obiettivi o scadenze non realistici

Una delle principali insidie ​​che subisce la gestione del progetto è quando vengono fissati obiettivi non realistici o scadenze non realistiche.

Un progetto è destinato a subire ritardi o fallire se lo hai impostato per tale. Avviare un progetto alla fine di un trimestre è irragionevole, ci sono molte altre scadenze di rendicontazione e risultati finali spesso dovuti e il tuo progetto è iniziato, quindi non ha senso.

Le scadenze non realistiche non solo sono dannose per il successo del tuo progetto, ma uccidono anche il morale e la fiducia dei membri del tuo team. Questo a sua volta avrà un impatto sulla produttività.

Possibili soluzioni a questo:

Assicurati di considerare il tempo in cui stai iniziando un progetto, ma anche ciò che ti aspetti dal tuo team. Non prepararli al fallimento stabilendo scadenze tali che sarà impossibile per loro essere in grado di rispettare.

Assicurati, nella fase di pianificazione del progetto, di confrontare le tempistiche dettagliate nel tuo piano di progetto, con le scadenze che stai proponendo. Se non corrispondono, questo ti sta preparando affinché si verifichino problemi nel tuo progetto dall'inizio. Risolvi subito questo problema.

Modifica le risorse, le scadenze o taglia l'ambito per consentirti di rispettare la scadenza attuale o modificare la scadenza per adattarla al tuo piano di progetto. Inoltre, imposta correttamente le aspettative dei tuoi stakeholder fin dall'inizio.

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7. Mancanza di gestione del rischio

I rischi sono parte integrante di tutto ciò che ti assumi. E i rischi sono sempre prevalenti nella gestione dei progetti e sono le principali insidie ​​​​della gestione dei progetti di cui diffidare.

Tuttavia, essere impreparati o presi alla sprovvista dai rischi è la vera minaccia per il tuo progetto. La mancanza di un piano di emergenza può portare il tuo progetto al fallimento.

Possibili soluzioni a questo:

assicurati di lavorare sulle contingenze nel tuo progetto fin dall'inizio per evitare ostacoli nel tuo progetto perché devi valutare potenziali soluzioni.

Identificare i rischi più probabili che si verificheranno e creare opzioni alternative per evitarli, se si presentano.

Prepara i membri del tuo team e mettili al corrente dei calcoli del rischio che hai effettuato. Ciò non solo consente loro di essere preparati nel caso in cui tali situazioni si dovessero verificare, ma offre loro anche l'opportunità di sollevare possibili rischi che non hai considerato.

8. Budget non realistici

Spesso potresti scoprire che ti viene chiesto di completare un progetto non sufficientemente finanziato. E questo è un fattore importante che può causare il fallimento del tuo progetto tra le comuni insidie ​​​​della gestione dei progetti.

Possibili soluzioni a questo:

Devi assicurarti di avere a disposizione risorse sufficienti per completare il progetto e renderlo un successo.

Assicurati di definire chiaramente ciò di cui il tuo progetto ha bisogno e di ottenere l'approvazione del budget dall'inizio del progetto.

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9. Impegno inadeguato da parte delle parti interessate

Gli stakeholder sono importanti per il successo di un progetto tanto quanto te, come il project manager o il tuo team.

Possibili soluzioni a questo:

Assicurarsi che le parti interessate siano coinvolte nel progetto. Incoraggiare la comunicazione e il feedback di tutte le parti interessate coinvolte.

10. Mancanza di fiducia e delega

Come abbiamo ribadito più volte, la gestione del progetto è un lavoro di squadra. Uno dei principali trabocchetti che devono affrontare molti progetti è che i project manager non delegano adeguatamente i compiti ai loro team o non hanno fiducia nei loro team.

Affinché un progetto abbia successo, è necessario delegare ma delegare in modo efficace. Devi anche assicurarti di fidarti del tuo team per essere in grado di adempiere alle responsabilità che gli dai.

La mancanza di delega rappresenta per i membri del tuo team una mancanza di fiducia. Ciò a sua volta si traduce in una minore produttività e coinvolgimento da parte loro come dipendenti.

Possibili soluzioni a questo:

Conosci bene la tua squadra. Avere risorse sufficienti per portare a termine le attività del tuo progetto in modo efficace ed efficiente.

Conoscere i membri del tuo team ti consente di delegare loro compiti in cui eccelleranno, questo non solo andrà a vantaggio della qualità complessiva del tuo progetto, ma consentirà loro anche di essere motivati ​​e aumentare la loro fiducia.

Inoltre, assicurati che nel delegare non stai dettando. Sii un buon leader e ascolta i membri del tuo team, considera anche le loro opinioni. In questo modo gioverai sia a te che al progetto.

Conclusione

Qualsiasi progetto che intraprendi avrà problemi e questi problemi non sono ciò che determina il successo del tuo progetto.

Il modo in cui affronti i problemi e gestisci queste insidie ​​è ciò che avrà un impatto diretto sul successo di un progetto.

Tieni a mente queste insidie ​​comuni quando conduci il tuo prossimo progetto e ti assicuriamo che con l'aiuto dei suggerimenti menzionati sarai in grado di farti avanti e consegnare il tuo progetto con successo.