避けるべき最も一般的なプロジェクト管理の落とし穴
公開: 2020-07-27すべてのプロジェクト マネージャーは、物事が常に思いどおりに進むとは限らないことを知っていますが、プロジェクト管理には注意すべき落とし穴があります。
プロジェクト管理の一般的な落とし穴が何であるかを知ることは、次のプロジェクトでそれらを予測し、注意するのに役立ちます。
プロジェクト管理の落とし穴がいつ発生するかを特定することで、計画を作成し、計画に対処して、プロジェクト全体が脱線したり、プロジェクトが失敗したりしないようにすることができます。
プロジェクト管理は、さまざまな要素を含む複雑なプロジェクトを扱います。 時間、リソース、および人を含みます。 プロジェクトを成功させるには、これらの要素を効果的に取り入れて管理する必要があります。
プロジェクト管理の性質は複雑であるため、プロジェクト管理の落とし穴は、プロジェクトの開発のあらゆる領域またはプロセスで発生する可能性があります。 したがって、発生する一般的な落とし穴と、それらを回避する方法を説明しました。
プロジェクト管理の落とし穴とは？
プロジェクト管理で使用される落とし穴の定義を見てみましょう。 落とし穴の文字通りの意味は、「突然の、隠れた危険または困難」です。 したがって、プロジェクト管理の落とし穴の意味は、マネージャーがプロジェクトの実行中に直面する可能性のある危険と問題になります。
落とし穴は、プロジェクトのパフォーマンスと成功に大きな影響を与える可能性があります。そのため、プロジェクト マネージャーは、そのようなプロジェクトの落とし穴の状況に注意を払い、障害が発生したらすぐに対処できるようにしておく必要があります。
プロジェクト管理におけるこれらの落とし穴を回避するために、プロジェクト マネージャーは何ができるでしょうか? プロジェクトの落とし穴の例と、それらに対処するためのベスト プラクティスを紹介します。
注意すべき一般的なプロジェクト管理の落とし穴は何ですか?
ここでは、最も一般的な落とし穴と、プロジェクトに永続的な悪影響を及ぼさないように対処するための簡単な解決策を示します。 これらのプロジェクト管理の落とし穴の例は、プロジェクトでそれらを回避する方法をよりよく理解するのに役立ちます。
1. 定義されたプロジェクト スコープの欠如
明確に定義された目標がなければ、成功するプロジェクト管理チームを率いることは事実上不可能になります。
さらに、定義された目標、より具体的には、プロジェクトの範囲の定義された詳細がなければ、プロジェクトは必ず失敗につながります。
スコープクリープは非常に現実的です。 これは、プロジェクトの要件がプロジェクトのライフサイクルにわたっていつ増加するかを指します。 これは、機能数の要件の増加、またはクライアントのニーズの変化によるものです。
スコープを定義して管理するのは、プロジェクト マネージャーとしてのあなたの仕事です。 これを行わないことは、プロジェクトの大きな落とし穴であり、失敗につながる可能性があります。
この落とし穴は、プロジェクトの遅延、予算の増加、またはプロジェクト全体の失敗につながる可能性があります。
このプロジェクトの落とし穴に対する可能な解決策:
プロジェクト マネージャーとして、目標を明確に定義する必要があります。 目標が設定されていないと、成果物を作成することは困難です。
利害関係者やクライアントとの適切なコミュニケーションにより、目標が合意され、明確に定義されるようになります。 そして、これらの目標を決定し、承認する必要があります。
これはプロジェクトの範囲にも及びます。 プロジェクトを開始する前にクライアントと詳細に話し、何が範囲内で何が範囲外かを明確にしてください。
また、範囲が拡大した場合の手順と、何が許可されるかについて話し合うことも有益です。 また、これが発生した場合、締め切りと予算を修正する必要があることをクライアントが認識していることを確認してください。
さらに、全員が同じページにいることを確認するのは、プロジェクト マネージャーとしてのあなたの仕事です。 これを行うには、誰もが知っている詳細な計画を立てます。 したがって、目標または範囲に矛盾があってはなりません。
2. 不十分なプロジェクト計画
プロジェクト スコープが不明確に定義されていることに続いて、プロジェクト管理におけるもう 1 つの一般的な落とし穴は、不十分なプロジェクト計画の作成です。
プロジェクト計画は、プロジェクトの概要です。 プロジェクトの目標、目的、およびタスクを定義します。 ただし、これらの目標を達成する方法、必要なリソースと予算、および時間枠も含める必要があります。
プロジェクト計画では、プロジェクトの各詳細をレイアウトし、関係者の責任も定義する必要があります。
これに対する可能な解決策:
プロジェクトを開始する前に、詳細なプロジェクト計画を作成するようにしてください。
計画は事前に作成し、どのように、なぜ、何を、誰が、いつ、という質問に対する詳細な回答を作成する必要があります。
さらに、計画を策定する際にチーム メンバーやプロジェクト スポンサーに相談して、何を行う必要があるか、どのように行うかを明確かつ現実的に描写できるようにします。
計画が策定されたら、チームメンバーだけでなくクライアントや利害関係者とも計画について話し合って、全員が同じページにいることを確認してください。 これは、前述のようにスコープ クリープを回避するのにも役立ちます。
3.コミュニケーション不足
プロジェクト管理は単独のベンチャーではありません。 プロジェクトを成功させるにはチームのコラボレーションが必要であり、効果的なコミュニケーションはその中心にあります。
コミュニケーション不足は、プロジェクトの成功に大きな影響を与え、プロジェクトの成功を危険にさらす主要な要因です。
効果的なコミュニケーションの欠如は、混乱や遅延につながり、プロジェクトに含まれる作業やタスクの質に影響を与える可能性があります。
このプロジェクトの落とし穴に対する可能な解決策:
チームにとって適切なコミュニケーション手段を選択するのは、プロジェクト マネージャーであるあなた次第です。
プロジェクト マネージャーとして、プロジェクトの開発のあらゆる段階で方向性を示す必要があります。
効果的なコミュニケーションは、成功に役立つだけでなく、チームの士気も高めます。 チームメンバーが発言権があることを知っているだけでなく、助けや指導を求める手段があることを知っているという事実は、彼らのモチベーションと関与を大幅に改善します.
プロジェクト マネージャーとして、チーム間のコミュニケーションの頻度とトーン、およびクライアントや利害関係者とのコミュニケーションを設定します。
フィードバックとチェックインのスケジュールを考えてみてください。 プロジェクトがどこに向かっているのか、問題が発生しているかどうかを常に最新の状態に保つことは、プロジェクトにとって有益です。
さらに、コミュニケーションの媒体がチームとプロジェクトにとって意味のあるものであることを確認してください。
会議を開催するだけでなく、チーム メンバーがあなたや他のメンバーとコミュニケーションをとるための他の手段を用意して、進捗状況についてオープンにし、必要なときに助けを求めることができるようにします。
プロジェクト管理ツールを利用すると、チーム メンバーは進捗状況をリアルタイムで更新し、質問や意見を投稿できるようになります。これにより、会議の回数と開催頻度を減らすことができます。
さらに、当面のプロジェクトに関して、どのメディアが最も効果的かを時間をかけて分析します。 担当するプロジェクトによっては、コミュニケーション手段を切り替える必要があるかもしれません。
たとえば、電子メールは簡単に作成および受信できますが、最適ではない場合があります。 メールを使用してリアルタイムで発生する問題について話し合うと、コミュニケーションに遅れが生じ、他のメールの寄せ集めでクエリが失われる可能性があります。
4. 不十分な説明責任
前述のとおり、プロジェクト管理にはチームワークが必要です。 そして、プロジェクトの成功または失敗の責任を負うのは、あなたとあなたのチームです。
あなたとあなたのチームの間のプロジェクトにおける透明性とコミュニケーションの両方が、説明責任を可能にします。
進捗状況を可視化し、プロジェクトのステータスのフィードバックとレポートを要件に含めることで、チーム メンバーは責任を果たすためのより多くのインセンティブを得ることができます。
このプロジェクトの落とし穴に対する可能な解決策:
プロジェクト マネージャーとして、チームがプロジェクトでの役割と責任を明確に理解していることを確認する必要があります。
プロジェクト チームと定期的にミーティングを行うようにしてください。 効果的なコミュニケーションを使用して、プロジェクトのステータスを確認し、発生した問題に対処します。
絶え間ないフィードバックと報告は、将来のプロジェクトに役立ちます。また、プロジェクトが円滑に順調に進むことを保証する責任感を与えることにもなります。
5. 役割と責任が不明確
説明責任に続いて、チームメンバーは自分の役割と責任を明確に理解して、最後までやり遂げることができる必要があります。
チームがより組織化され、自己管理できるようにするには、プロジェクト マネージャーとして、責任が最初から明確に定義されていることを確認する必要があります。
この点は、適切な計画を持つことに戻ります。 不十分なプロジェクト計画では、チーム メンバーがプロジェクトの方向性や期待されることを完全に理解することはできません。 この混乱は、多くの場合、遅延、完了の失敗、または不適切な作業につながります。
これに対する可能な解決策:
プロジェクトを開始してプロジェクト計画を立てるときは、プロジェクトに直接関与するすべてのチームメンバーとメンバーが手がかりを得ていることを確認してください.
何らかの役割を果たすプロジェクトのすべてのメンバーは、彼らに期待されていることを伝えられるべきです。 彼らの役割と責任は、最初から明確に概説されるべきです。
さらに、タスクを完了するための特定の方法や従う必要のある特定の手順がある場合は、これもチーム メンバーに伝える必要があります。
チーム メンバーがプロジェクト全体を通してプロジェクト計画またはプロジェクト ステートメントにアクセスできるようにして、必要なときにいつでも参照できるようにします。
プロジェクト スコープ ステートメントは、プロジェクト全体の概要を示します。 成果物、機能、関係者はすべて、このドキュメントに記載されています。 プロジェクトが成功したと見なされるために満たす必要があるプロジェクトの主要な目的と目標も同様です。
6. 非現実的な目標や締め切り
プロジェクト管理が陥る主な落とし穴は、非現実的な目標または非現実的な締め切りが設定されている場合です。
プロジェクトをそのように設定した場合、プロジェクトは遅れたり、失敗したりすることは避けられません。 四半期の終わりにプロジェクトを開始するのは合理的ではありません。他にも複数の報告期限や成果物の期限があり、プロジェクトを開始してからでは意味がありません。
非現実的な締め切りは、プロジェクトの成功に有害であるだけでなく、チーム メンバーの士気と自信を損ないます。 これは、生産性に影響を与えます。
これに対する可能な解決策:
プロジェクトを開始する時期だけでなく、チームに期待することも考慮してください。 彼らが間に合わせることが不可能になるような締め切りを作って、彼らが失敗するように設定しないでください。
プロジェクトの計画段階で、プロジェクト計画に詳述されているタイムラインと、提案している期限を必ず比較してください。 それらが一致しない場合、これは最初からプロジェクトで問題が発生するように設定しています。 すぐにこれを修正してください。
リソース、締め切りを調整するか、範囲を縮小して、現在の締め切りに間に合わせるか、プロジェクト計画に合わせて締め切りを変更できるようにします。 さらに、利害関係者の期待を最初から正しく設定してください。
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7. リスク管理の欠如
リスクは、あなたが引き受けるものの一部です。 また、リスクは常にプロジェクト管理に蔓延しており、注意が必要なプロジェクト管理の主要な落とし穴です。
ただし、準備ができていなかったり、リスクに不意を突かれたりすることは、プロジェクトにとって本当の脅威です。 コンティンジェンシー プランの欠如は、プロジェクトの失敗につながる可能性があります。
これに対する可能な解決策:
潜在的な解決策を評価する必要があるため、プロジェクトが停滞するのを避けるために、最初から不測の事態をプロジェクトに取り込んでください。
発生する可能性が最も高いリスクを特定し、発生した場合に回避するための代替オプションを作成します。
チーム メンバーを準備し、作成したリスク計算について手がかりを与えます。 これにより、そのような状況が発生した場合に備えられるだけでなく、考慮していなかった可能性のあるリスクを提起する機会も与えられます。
8. 非現実的な予算
多くの場合、資金不足のプロジェクトを完了するよう求められることがあります。 これは、プロジェクト管理のよくある落とし穴の中で、プロジェクトが失敗する主な要因です。
これに対する可能な解決策:
プロジェクトを完了し、プロジェクトを成功させるために、手元に十分なリソースがあることを確認する必要があります。
プロジェクトに必要なものを明確に定義し、プロジェクトの開始時から予算の承認を得るようにしてください。
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9. 利害関係者からの不十分な関与
利害関係者は、プロジェクト マネージャーやチームと同様に、プロジェクトの成功において重要です。
これに対する可能な解決策:
利害関係者がプロジェクトに関与していることを確認してください。 関係するすべての利害関係者からのコミュニケーションとフィードバックを奨励します。
10. 信頼と委任の欠如
何度も繰り返してきたように、プロジェクト管理はチームの努力です。 多くのプロジェクトが直面する大きな落とし穴は、プロジェクト マネージャーがタスクをチームに適切に委任していないか、チームへの信頼を欠いていることです。
プロジェクトを成功させるには、委任する必要がありますが、効果的に委任します。 また、チームが与えられた責任を果たすことができると信頼していることを確認する必要があります。
委任の欠如は、チーム メンバーへの信頼の欠如を表しています。 これにより、従業員としての生産性とエンゲージメントが低下します。
これに対する可能な解決策:
あなたのチームをよく知ってください。 プロジェクトのタスクを効果的かつ効率的に完了するのに十分なリソースを用意してください。
チームメンバーを知ることで、彼らが得意とするタスクを彼らに委任することができます。これは、プロジェクトの全体的な品質に利益をもたらすだけでなく、彼らのやる気を高め、自信を高めることができます.
さらに、委任する際に口述しないことを確認してください。 優れたリーダーになり、チーム メンバーの意見に耳を傾け、彼らの意見も考慮してください。 そうすることで、あなたとプロジェクトの両方に利益がもたらされます。
結論
どんなプロジェクトにも問題はありますが、これらの問題がプロジェクトの成功を決定するものではありません。
問題を先取りし、これらの落とし穴に対処する方法は、プロジェクトの成功に直接影響します。
次のプロジェクトを実施するときは、これらのよくある落とし穴を念頭に置いてください。ここで説明したヒントを参考にして、プロジェクトを成功に導くことができると確信しています。