Kaçınılması Gereken En Yaygın Proje Yönetimi Tuzakları

Her proje yöneticisi, işlerin her zaman istediğiniz gibi gitmeyeceğini bilir, ancak kişinin farkında olması gereken bazı proje yönetimi tuzakları vardır.

Bazı yaygın proje yönetimi tuzaklarının neler olduğunu bilmek, bir sonraki projenizde bunları önceden tahmin etmenize ve bunlara dikkat etmenize yardımcı olacaktır.

Proje yönetimi tuzaklarının ne zaman ortaya çıktığını belirlemek, planınızı geliştirmenize ve tüm projenin raydan çıkmamasını ve başarısız bir projeyle sonuçlanmamasını sağlamak için planınızı ele almanıza olanak tanır.

Proje yönetimi, çeşitli unsurlar içeren karmaşık projelerle ilgilenir. Zaman, kaynaklar ve insanlar dahil. Başarılı bir projeyi yönetmek, bu unsurların etkin bir şekilde dahil edilmesini ve yönetilmesini gerektirir.

Proje yönetiminin doğasının karmaşıklığı nedeniyle, projenin herhangi bir alanında veya geliştirme sürecinde proje yönetimi tuzakları ortaya çıkabilir. Bu nedenle, ortaya çıkan yaygın tuzakları ve bunlardan kaçınmanın yollarını belirledik.

Proje yönetimindeki tuzaklar nelerdir?

Proje yönetiminde kullanılan tuzak tanımına bir göz atalım. Tuzağın gerçek anlamı “ ani, gizli bir tehlike veya zorluk ”tur. Bu nedenle, proje yönetimi tuzak anlamı, yöneticilerin projelerini yürütürken karşılaşabilecekleri tehlikeler ve sorunlar olacaktır.

Tuzaklar, proje performansınız ve başarınız üzerinde daha az veya büyük bir etkiye sahip olabilir, bu nedenle proje yöneticilerinin bu tür proje tuzak durumlarına karşı dikkatli olmaları ve engeller gelir gelmez üstesinden gelmeye hazır olmaları zorunludur.

Bir proje yöneticisi, proje yönetimindeki bu tuzaklardan kaçınmak için ne yapabilir? Bazı proje tuzak örneklerini ve bunlarla nasıl başa çıkılacağına dair en iyi uygulamaları paylaşıyoruz.

Dikkatli olunması gereken yaygın proje yönetimi tuzakları nelerdir?

İşte en yaygın tuzaklar ve bunları ele alabilmek için uygulanması gereken kolay çözümler, projeniz üzerinde kalıcı bir olumsuz etki yaratmamalarını sağlar. Bu proje yönetimi tuzakları örneği, projeleriniz için bunlardan nasıl kaçınılacağının daha iyi anlaşılmasına yardımcı olabilir:

1. Tanımlanmış bir proje kapsamının olmaması

Açıkça tanımlanmış hedefler olmadan başarılı bir proje yönetim ekibine liderlik etmek neredeyse imkansız olacaktır.

Ayrıca, tanımlanmış hedefler veya daha spesifik olarak, projenin kapsamının tanımlanmış detayları olmadan, projeler başarısızlığa yol açacaktır.

Kapsam kayması çok gerçektir. Bir projenin gereksinimlerinin bir projenin yaşam döngüsü boyunca ne zaman arttığını ifade eder. Bu, özellik sayısının artan gereksinimi veya müşterinin gereksinimlerindeki bir değişiklik yoluyla olabilir.

Kapsamı tanımlamak ve yönetmek bir proje yöneticisi olarak sizin işinizdir. Ve bunu yapmamak projenizde büyük bir tuzaktır ve başarısızlığa yol açabilir.

Bu tuzak, proje gecikmelerine, artan bütçe ihtiyacına veya projenin genel olarak başarısız olmasına neden olabilir.

Bu proje tuzağına olası çözümler:

Bir proje yöneticisi olarak, hedefleri açıkça tanımladığınızdan emin olmanız gerekir. Belirlenmiş hedefler olmadan, çıktılar üretmek zor olacaktır.

Paydaşlarınız ve müşterilerinizle yeterli iletişim, hedeflerin üzerinde anlaşmaya varılmasını ve açıkça tanımlanmasını sağlayacaktır. Ve bu hedeflere karar verilmeli ve imzalanmalıdır.

Bu aynı zamanda projenin kapsamını da genişletir. Bir projeye başlamadan önce müşterinizle ayrıntılı olarak konuştuğunuzdan emin olun ve neyin kapsam dahilinde olup olmadığını belirleyin.

Kapsamda bir artış olursa prosedürün ne olacağı ve nelere izin verildiği konusunda da tartışmalar yapmanız size fayda sağlayacaktır. Ayrıca, müşterilerin, bu gerçekleşirse son teslim tarihlerinin ve bütçelerin revize edilmesi gerekeceğinin farkında olduğundan emin olun.

Ayrıca, herkesin aynı sayfada olmasını sağlamak bir proje yöneticisi olarak sizin görevinizdir. Bunu herkesin bildiği detaylı bir plan yaparak yapın. Bu nedenle, hedeflerde veya kapsamda herhangi bir tutarsızlık olamaz.

2. Yetersiz proje planı

Belirsiz bir şekilde tanımlanmış proje kapsamından sonra, proje yönetimindeki diğer bir yaygın tuzak, kötü oluşturulmuş bir proje planıdır.

Bir proje planı, projenin bir taslağıdır. Projenin amaçlarını, hedeflerini ve görevlerini tanımlar. Ancak bu hedeflere nasıl ulaşılacağını, ihtiyaç duyulan kaynakları ve bütçeyi ve ayrıca bir zaman çerçevesini de içermelidir.

Proje planı, projenin her detayını düzenlemeli ve ayrıca ilgililerin sorumluluklarını tanımlamalıdır.

Bunun olası çözümleri:

Herhangi bir projeye başlamadan önce, ayrıntılı bir proje planı oluşturmaya özen gösterin.

Nasıl, neden, ne, kim ve ne zaman sorularına ilişkin ayrıntılı cevaplar önceden planlanmalıdır.

Ayrıca, planı formüle ederken ekip üyelerinize ve proje sponsorlarına danışın, bunun ne yapılması gerektiğinin ve nasıl yapılacağının açık ve gerçekçi bir tasviri olmasını sağlayın.

Bir kez formüle edildikten sonra, herkesin aynı sayfada olmasını sağlamak için planın ekip üyelerinizle, aynı zamanda müşteriler ve paydaşlarla tartışıldığından emin olun. Bu ayrıca yukarıda tartışıldığı gibi kapsam kaymasını önlemeye yardımcı olacaktır.

3. Zayıf iletişim

Proje yönetimi tek başına bir girişim değildir. Herhangi bir projenin başarılı olması için ekip işbirliği gereklidir ve bunun merkezinde etkili iletişim vardır.

Kötü iletişim, bir projenin başarısını büyük ölçüde etkileyebilecek ve projenin başarısını riske atabilecek önemli bir faktördür.

Etkili iletişim eksikliği, kafa karışıklığına ve gecikmelere yol açabilir ve projede yer alan işin ve görevlerin kalitesini etkileyebilir.

Bu proje tuzağına olası çözümler:

Ekibiniz için doğru iletişim ortamını seçmek proje yöneticisi olarak size kalmıştır.

Bir proje yöneticisi olarak, projenin geliştirilmesinin her aşamasında yön vermelisiniz.

Etkili iletişim yalnızca başarılı tamamlamaya yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda takımın moralini de artırır. Ekip üyelerinin söz sahibi olduklarını bilmeleri, aynı zamanda yardım ve rehberlik arama yollarına sahip olmaları, motivasyonlarını ve katılımlarını büyük ölçüde artıracaktır.

Bir proje yöneticisi olarak, ekibiniz arasındaki iletişimin yanı sıra müşteriler ve paydaşlarla iletişimin sıklığını ve tonunu siz belirlersiniz.

Geri bildirim ve check-in için bir program oluşturmaya çalışın. Projenin nereye gittiği ve herhangi bir sorun olup olmadığı konusunda sürekli güncel olması projeye fayda sağlayacaktır.

Ayrıca, iletişim ortamının ekibiniz ve projeniz için anlamlı olmasını sağlayın.

Toplantılar düzenleyin, ancak ekip üyelerinin sizinle veya birbirleriyle iletişim kurmaları için başka yollar da bulunarak ilerleme konusunda açık olmalarını ve ihtiyaç duyduklarında yardım aramalarını sağlayın.

Proje yönetimi araçlarını kullanmak, ekip üyelerinizin ilerlemelerini gerçek zamanlı olarak güncellemelerine, sorgular ve gözlemler göndermelerine olanak tanır, bu da toplantıların sayısını ve toplantıları düzenleme sıklığını azaltmanıza olanak tanır.

Ayrıca, elinizdeki projeyle ilgili olarak zaman ayırın ve hangi ortamın en iyi sonucu vereceğini analiz edin. O sırada yürüttüğünüz projeye bağlı olarak iletişim yöntemlerinizi değiştirmeniz gerekebilir.

Örneğin, e-postaların yazılması ve alınması kolay olsa da, en uygun olmayabilirler. Gerçek zamanlı olarak ortaya çıkan sorunları tartışmak için e-postaları kullanmak, iletişimde bir gecikmeye neden olur ve diğer e-postaların karmaşasında sorgular kaybolabilir.

4. Yetersiz hesap verebilirlik

Belirtildiği gibi, proje yönetimi ekip çalışması gerektirir. Ve projenin başarısından veya başarısızlığından siz ve ekibiniz sorumlusunuz.

Siz ve ekibiniz arasındaki projede hem şeffaflık hem de iletişim hesap verebilirliğe izin verir.

İlerlemenin görünür olması ve projenin durumuna ilişkin geri bildirim ve raporlamanın bir gereklilik olması, ekip üyelerine sorumluluklarını yerine getirme konusunda daha fazla teşvik verir.

Bu proje tuzağına olası çözümler:

Bir proje yöneticisi olarak, ekibinizin projedeki rollerini ve sorumluluklarını açıkça anladığından emin olmanız gerekir.

Proje ekibinizle düzenli toplantılar yaptığınızdan emin olun. Proje durumunu gözden geçirmek ve ortaya çıkan sorunları ele almak için etkili iletişimi kullanın.

Sürekli geri bildirim ve raporlama, gelecekteki projelerde yardımcı olacak ve ayrıca projenin sorunsuz ve yolunda gitmesini sağlayacak bir sorumluluk duygusuna izin verecektir.

5. Belirsiz roller ve sorumluluklar

Hesap verebilirlikten sonra, ekip üyelerinin kendileriyle birlikte takip edebilmek için rollerini ve sorumluluklarını açıkça anlamaları gerekir.

Bir proje yöneticisi olarak ekiplerin daha organize olmasını ve kendi kendini yönetmesini sağlamak için, sorumlulukların en baştan netleştirildiğinden ve tanımlandığından emin olmanız gerekir.

Bu nokta, uygun bir plana sahip olmaya geri döner. Yetersiz bir proje planı, ekip üyelerinin projenin nereye gittiğini veya onlardan ne beklendiğini tam olarak anlamalarına izin vermeyecektir. Bu karışıklık genellikle gecikmelere, tamamlama başarısızlıklarına veya yetersiz çalışmaya yol açacaktır.

Bunun olası çözümleri:

Bir projeye başlarken ve bir proje planı yaparken, projeye doğrudan dahil olan tüm ekip üyelerinin ve üyelerin bilgi sahibi olduğundan emin olun.

Projede oynayacak bir rolü olan her üye, kendilerinden ne beklendiği konusunda bilgilendirilmelidir. Rolleri ve sorumlulukları baştan açıkça belirtilmelidir.

Ayrıca, bir görevin tamamlanması için belirli yollar veya izlenmesi gereken belirli bir prosedür varsa, bu da ekip üyelerine iletilmelidir.

Ekip üyelerinin proje boyunca proje planına veya proje beyanına erişmelerine izin verin, böylece gerektiğinde tekrar başvurabilirler.

Bir proje kapsam bildirimi, projenin tamamını özetlemektedir. Çıktılar, özellikler ve paydaşların tümü bu belgede belirtilmiştir. Projenin başarılı sayılması için karşılanması gereken projenin ana amaç ve hedefleri gibi.

6. Gerçekçi olmayan hedefler veya son tarihler

Proje yönetiminin maruz kaldığı büyük bir tuzak, gerçekçi olmayan hedefler veya gerçekçi olmayan son tarihler belirlendiğinde ortaya çıkar.

Böyle bir projeyi ayarlarsanız, bir proje ertelenecek veya başarısızlıkla karşılaşacaktır. Bir çeyreğin sonunda bir projeye başlamak mantıksızdır, genellikle birden fazla başka raporlama son tarihi ve teslimatı vardır ve projeniz başlatıldıktan sonra hiçbir anlam ifade etmez.

Gerçekçi olmayan teslim tarihleri ​​projenizin başarısına zarar vermekle kalmaz, aynı zamanda ekip üyelerinizin moralini ve güvenini de öldürür. Bu da verimliliği etkileyecektir.

Bunun olası çözümleri:

Bir projeye başladığınız zamanı ve aynı zamanda ekibinizden ne beklediğinizi de göz önünde bulundurduğunuzdan emin olun. Bir araya gelmeleri imkansız olacak şekilde son tarihler belirleyerek onları başarısızlığa uğratmayın.

Projenin planlama aşamasında, proje planınızda detaylandırılan zaman çizelgelerini, önerdiğiniz son tarihlerle karşılaştırdığınızdan emin olun. Eşleşmiyorlarsa, bu, projenizde en baştan ortaya çıkabilecek sorunlara sizi hazırlıyor. Bunu hemen giderin.

Kaynaklarınızı, son tarihlerinizi ayarlayın veya mevcut son tarihinizi karşılamanıza veya son tarihinizi proje planınıza uyacak şekilde değiştirmenize izin verecek şekilde kapsamı daraltın. Ayrıca paydaşlarınızın beklentilerini en baştan doğru belirleyin.

Buna bir bak:

Ajanslar ve Yaratıcılar için En İyi 12 Proje Yönetim Aracı

7. Risk yönetimi eksikliği

Riskler, üstlendiğiniz her şeyin bir parçasıdır. Ve riskler proje yönetiminde her zaman yaygındır ve dikkatli olunması gereken büyük proje yönetimi tuzaklarıdır.

Bununla birlikte, risklere hazırlıksız olmak veya kör olmak projeniz için gerçek bir tehdittir. Acil durum planının olmaması projenizin başarısız olmasına neden olabilir.

Bunun olası çözümleri:

Potansiyel çözümleri değerlendirmeniz gerektiğinden, projenizde aksamalardan kaçınmak için projenizde en baştan beklenmedik durumlarla çalıştığınızdan emin olun.

Meydana gelebilecek en olası riskleri belirleyin ve ortaya çıkarlarsa bunlardan kaçınmak için alternatif seçenekler oluşturun.

Ekip üyelerinizi hazırlayın ve yaptığınız risk hesaplamaları hakkında onlara ipucu verin. Bu, yalnızca bu tür durumlara karşı hazırlıklı olmalarını sağlamakla kalmaz, aynı zamanda düşünmediğiniz olası riskleri gündeme getirme fırsatı da verir.

8. Gerçekçi olmayan bütçeler

Yetersiz finanse edilmiş bir projeyi tamamlamanız istenebilir. Ve bu, projenizin yaygın proje yönetimi tuzakları arasında başarısız olmasına neden olabilecek önemli bir faktördür.

Bunun olası çözümleri:

Projeyi tamamlamak ve projeyi başarılı kılmak için elinizde yeterli kaynağa sahip olduğunuzdan emin olmanız gerekir.

Projenizin neye ihtiyacı olduğunu net bir şekilde tanımladığınızdan ve projenin başlangıcından itibaren bütçe onayı aldığınızdan emin olun.

Bu blogu okuyun:

2022'de Küçük İşletmeler için En İyi 51 Araç (Ücretsiz ve Ucuz)

9. Paydaşların yetersiz katılımı

Paydaşlar, bir projenin başarısında sizin kadar proje yöneticisi veya ekibiniz kadar önemlidir.

Bunun olası çözümleri:

Paydaşların projeye dahil olduğundan emin olun. İlgili tüm paydaşlardan iletişimi ve geri bildirimi teşvik edin.

10. Güven ve yetki eksikliği

Birçok kez tekrarladığımız gibi, proje yönetimi bir ekip işidir. Birçok projenin karşılaştığı büyük bir tuzak, proje yöneticilerinin görevleri ekiplerine yeterince devretmemeleri veya ekiplerine güvenmemeleridir.

Bir projenin başarılı olması için delege etmeniz, ancak etkili bir şekilde delege etmeniz gerekir. Ayrıca ekibinize verdiğiniz sorumlulukları yerine getirebileceklerine güvendiğinizden de emin olmanız gerekir.

Yetki eksikliği, ekip üyelerinize bir güven eksikliği gösterir. Bu da daha düşük üretkenlik ve çalışan olarak onlardan katılım ile sonuçlanır.

Bunun olası çözümleri:

Takımınızı iyi tanıyın. Projenizin görevlerini etkin ve verimli bir şekilde yapmak için yeterli kaynağa sahip olun.

Ekip üyelerinizi tanımak, onlara mükemmel olacakları görevler vermenizi sağlar, bu yalnızca projenizin genel kalitesine fayda sağlamakla kalmaz, aynı zamanda motive olmalarına ve güvenlerini artırmalarına da olanak tanır.

Ayrıca, yetki verirken dikte etmediğinizden emin olun. İyi bir lider olun ve ekip üyelerinizi dinleyin, onların fikirlerini de dikkate alın. Bunu yapmak hem size hem de projeye fayda sağlayacaktır.

Çözüm

Üstlendiğiniz herhangi bir projenin sorunları olacaktır ve bu sorunlar projenizin başarısını belirleyen şeyler değildir.

Sorunların önüne geçme ve bu tuzaklarla başa çıkma yönteminiz, bir projenin başarısını doğrudan etkileyecektir.

Bir sonraki projenizi yürütürken bu yaygın tuzakları aklınızda bulundurun ve belirtilen ipuçlarının yardımıyla öne çıkıp projenizi başarıyla teslim edebileceğinizi garanti ediyoruz.