Наиболее распространенные ошибки управления проектами, которых следует избегать

Каждый руководитель проекта знает, что не всегда все будет идти так, как вы хотите, однако существуют определенные подводные камни управления проектами , о которых следует помнить.

Знание некоторых распространенных ошибок в управлении проектами поможет вам предвидеть их и следить за ними в своем следующем проекте.

Поскольку определение того, когда возникают подводные камни управления проектом, позволяет вам разработать свой план и реализовать его, чтобы гарантировать, что весь проект не пойдет под откос и не приведет к провалу проекта.

Управление проектами имеет дело со сложными проектами с различными элементами. Включая время, ресурсы и людей. Управление успешным проектом требует эффективного включения этих элементов и управления ими.

Из-за сложности характера управления проектами подводные камни управления проектами могут возникнуть в любой области или процессе разработки проекта. Поэтому мы изложили распространенные ошибки, которые могут возникнуть, и способы их избежать.

Какие есть подводные камни в управлении проектами?

Давайте взглянем на определение ловушек, используемое в управлении проектами. Буквальное значение слова «ловушка» — « внезапная, скрытая опасность или трудность ». Таким образом, ловушка управления проектами означает опасности и проблемы, с которыми менеджеры могут столкнуться при выполнении своих проектов.

Ловушки могут иметь меньшее или большое влияние на эффективность и успех вашего проекта, поэтому менеджеры проектов обязаны сохранять осторожность в таких подводных камнях проекта и быть готовыми устранить препятствие, как только оно возникнет.

Что может сделать менеджер проекта, чтобы избежать этих ловушек в управлении проектами? Мы поделимся некоторыми примерами подводных камней проекта и рекомендациями по их устранению.

Каких распространенных ошибок в управлении проектами следует опасаться?

Вот наиболее распространенные ловушки и простые решения, которые можно применить, чтобы иметь возможность их устранить, гарантируя, что они не окажут длительного негативного влияния на ваш проект. Эти примеры ловушек управления проектами могут помочь лучше понять, как их избежать для ваших проектов:

1. Отсутствие определенного объема проекта

Без четко определенных целей возглавить успешную команду управления проектом будет практически невозможно.

Более того, без определенных целей или, точнее, определенных деталей масштаба проекта проекты обречены на провал.

Ползучесть масштаба вполне реальна. Это относится к тому, когда требования проекта увеличиваются в течение жизненного цикла проекта. Это может быть связано либо с увеличением требований к количеству функций, либо с изменением потребностей клиента.

Ваша работа как менеджера проекта состоит в том, чтобы определять масштаб и управлять им. И если вы этого не сделаете, это станет серьезной ошибкой в ​​вашем проекте и может привести к провалу.

Эта ловушка может привести к задержкам проекта, необходимости увеличения бюджета или полному провалу проекта.

Возможные решения этой ловушки проекта:

Как руководитель проекта, вы должны четко определить цели. Без поставленных целей будет сложно добиться результатов.

Адекватная коммуникация с вашими заинтересованными сторонами и клиентами обеспечит согласование и четкое определение целей. И эти цели должны быть определены и утверждены.

Это также распространяется на масштаб проекта. Убедитесь, что вы подробно поговорили со своим клиентом, прежде чем начинать проект, и изложите, что входит в его обязанности, а что нет.

Вам также будет полезно обсудить, какой будет процедура в случае увеличения масштабов и что разрешено. Кроме того, убедитесь, что клиенты знают, что в этом случае сроки и бюджеты необходимо будет пересмотреть.

Более того, ваша работа как руководителя проекта заключается в том, чтобы убедиться, что все находятся на одной волне. Сделайте это, составив подробный план, о котором все знают. Таким образом, не может быть расхождений в целях или масштабах.

2. Неправильный план проекта

Следуя нечетко определенному объему проекта, еще одной распространенной ошибкой в ​​​​управлении проектами является плохо составленный план проекта.

План проекта – это набросок проекта. Он определяет цели, задачи и задачи проекта. Но также следует указать, как эти цели будут достигнуты, необходимые ресурсы и бюджет, а также временные рамки.

План проекта должен содержать каждую деталь проекта, а также определять обязанности всех участников.

Возможные решения этого:

Прежде чем приступить к любому проекту, обязательно создайте подробный план проекта.

Заранее должен быть составлен план и развернутые ответы на вопросы как, почему, что, кто и когда.

Кроме того, консультируйтесь с членами вашей команды и спонсорами проекта при составлении плана, чтобы он был четким и реалистичным описанием того, что необходимо сделать и как это будет сделано.

После формулировки убедитесь, что план обсуждается с членами вашей команды, а также с клиентами и заинтересованными сторонами, чтобы все были на одной волне. Это также поможет избежать расползания области действия, как обсуждалось выше.

3. Плохая коммуникация

Управление проектами — это не индивидуальное предприятие. Командное сотрудничество необходимо для успеха любого проекта, и эффективное общение находится в центре этого.

Плохая коммуникация является основным фактором, который может сильно повлиять на успех проекта, ставя успех проекта под угрозу.

Отсутствие эффективной коммуникации может привести к путанице и задержкам, а также повлиять на качество работы и задач, связанных с проектом.

Возможные решения этой ловушки проекта:

Вы, как менеджер проекта, должны выбрать правильное средство коммуникации для своей команды.

Как менеджер проекта, вы должны давать указания на каждом этапе разработки проекта.

Эффективное общение не только способствует успешному завершению, но и повышает моральный дух команды. Тот факт, что члены команды знают, что у них есть право голоса, а также то, что у них есть возможность обратиться за помощью и советом, значительно повысит их мотивацию и вовлеченность.

Как менеджер проекта вы устанавливаете частоту и тон общения между вашей командой, а также общение с клиентами и заинтересованными сторонами.

Попробуйте разработать график обратной связи и проверок. Проекту будет полезно постоянно быть в курсе того, куда движется проект и возникают ли какие-либо проблемы.

Кроме того, убедитесь, что средство коммуникации имеет смысл для вашей команды и вашего проекта.

Проводите встречи, но также предоставьте членам команды другие возможности для общения с вами или друг с другом, что позволит им быть открытыми в отношении прогресса и обращаться за помощью, когда они в ней нуждаются.

Использование инструментов управления проектами позволит членам вашей команды обновлять свой прогресс в режиме реального времени, публиковать запросы и наблюдения, что позволит вам сократить количество встреч и частоту их проведения.

Кроме того, потратьте время и проанализируйте, какое средство будет работать лучше всего в отношении текущего проекта. Возможно, вам придется изменить методы связи в зависимости от проекта, которым вы занимаетесь в данный момент.

Например, хотя электронные письма легко писать и получать, они могут быть не самыми лучшими. Использование электронной почты для обсуждения вопросов, возникающих в режиме реального времени, приведет к задержке в общении, и запросы могут потеряться в куче других электронных писем.

4. Неадекватная подотчетность

Как уже упоминалось, управление проектами требует командной работы. И именно вы и ваша команда несете ответственность либо за успех, либо за провал проекта.

Как прозрачность, так и общение в проекте между вами и вашей командой обеспечивают подотчетность.

Наличие видимого прогресса, обратная связь и отчетность о статусе проекта в качестве требования дают членам команды больше стимулов для выполнения своих обязанностей.

Возможные решения этой ловушки проекта:

Как руководитель проекта, вы должны убедиться, что ваша команда четко понимает свои роли и обязанности в проекте.

Убедитесь, что у вас есть регулярные встречи с вашей проектной командой. Используйте эффективную коммуникацию для проверки статуса проекта и решения любых возникающих проблем.

Постоянная обратная связь и отчеты помогут в будущих проектах, а также дадут чувство ответственности, которое обеспечит бесперебойную работу проекта и его выполнение.

5. Неясные роли и обязанности

Исходя из подотчетности, члены команды должны четко понимать свои роли и обязанности, чтобы иметь возможность выполнять их.

Чтобы позволить командам стать более организованными и самоуправляемыми, вам как руководителю проекта необходимо убедиться, что обязанности прояснены и определены с самого начала.

Этот момент восходит к правильному плану. Недостаточный план проекта не позволит членам команды полностью понять, куда движется проект и что от них ожидается. Эта путаница часто приводит к задержкам, сбоям в завершении или неадекватной работе.

Возможные решения этого:

При запуске проекта и составлении плана проекта убедитесь, что все члены команды и члены, непосредственно участвующие в проекте, осведомлены.

Каждому участнику проекта, который должен сыграть какую-то роль, следует сообщить, что от него ожидается. Их роли и обязанности должны быть четко определены с самого начала.

Кроме того, если есть определенные способы выполнения задачи или определенная процедура, которой необходимо следовать, об этом также следует сообщить членам команды.

Предоставьте членам команды доступ к плану проекта или заявлению о проекте на протяжении всего проекта, чтобы они могли обращаться к нему в любое время.

Описание содержания проекта описывает весь проект. В этом документе упоминаются результаты, функции и заинтересованные стороны. Как и основные цели и задачи проекта, которые необходимо выполнить, чтобы проект считался успешным.

6. Нереалистичные цели или сроки

Основная ошибка, от которой страдает управление проектами, — это установление нереалистичных целей или нереалистичных сроков.

Проект обязательно будет отложен или потерпит неудачу, если вы настроите его на это. Начинать проект в конце квартала неразумно, существует множество других крайних сроков отчетности и результатов, и ваш проект начинается тогда, когда это просто не имеет смысла.

Мало того, что нереалистичные сроки наносят ущерб успеху вашего проекта, они также убивают моральный дух и уверенность членов вашей команды. Это, в свою очередь, повлияет на производительность.

Возможные решения этого:

Убедитесь, что вы учитываете время, когда вы начинаете проект, а также то, что вы ожидаете от своей команды. Не настраивайте их на неудачу, устанавливая сроки таким образом, что они не смогут уложиться в них.

Убедитесь, что на этапе планирования проекта вы сравниваете сроки, указанные в плане проекта, с предложенными вами сроками. Если они не совпадают, это настраивает вас на возникновение проблем в вашем проекте с самого начала. Исправьте это немедленно.

Отрегулируйте свои ресурсы, сроки или уменьшите объем, чтобы вы могли либо уложиться в текущий срок, либо изменить его в соответствии с планом проекта. Более того, с самого начала правильно определите ожидания ваших стейкхолдеров.

Проверьте это:

12 лучших инструментов управления проектами для агентств и креативщиков

7. Отсутствие управления рисками

Риски — неотъемлемая часть всего, за что вы беретесь. И риски всегда преобладают в управлении проектами и являются основными ловушками управления проектами, которых следует опасаться.

Однако реальная угроза вашему проекту — быть неподготовленным или ослепленным рисками. Отсутствие плана на случай непредвиденных обстоятельств может привести к провалу вашего проекта.

Возможные решения этого:

убедитесь, что вы учитываете непредвиденные обстоятельства в своем проекте с самого начала, чтобы избежать задержек в вашем проекте, потому что вам нужно оценить потенциальные решения.

Определите наиболее вероятные риски, которые могут возникнуть, и создайте альтернативные варианты, чтобы избежать их, если они все же возникнут.

Подготовьте членов вашей команды и расскажите им о сделанных вами расчетах рисков. Это не только позволяет им быть готовыми к таким ситуациям, но и дает им возможность рассказать о возможных рисках, которые вы не учли.

8. Нереальные бюджеты

Часто вы можете обнаружить, что вас просят завершить проект с недостаточным финансированием. И это основной фактор, который может привести к провалу вашего проекта среди распространенных ошибок управления проектами.

Возможные решения этого:

Вы должны убедиться, что у вас достаточно ресурсов, чтобы завершить проект и сделать его успешным.

Убедитесь, что вы четко определили, что нужно вашему проекту, и получите утверждение бюджета с самого начала проекта.

Прочтите этот блог:

51 лучший инструмент для малого бизнеса в 2022 году (бесплатно и недорого)

9. Недостаточное участие заинтересованных сторон

Заинтересованные стороны так же важны для успеха проекта, как и вы, руководитель проекта или ваша команда.

Возможные решения этого:

Убедитесь, что заинтересованные стороны вовлечены в проект. Поощряйте общение и обратную связь со всеми заинтересованными сторонами.

10. Отсутствие доверия и делегирования

Как мы неоднократно повторяли, управление проектами — это командная работа. Основная ловушка, с которой сталкиваются многие проекты, заключается в том, что менеджеры проектов неадекватно делегируют задачи своим командам или не доверяют своим командам.

Чтобы проект был успешным, вам нужно делегировать, но делегировать эффективно. Вы также должны убедиться, что доверяете своей команде, чтобы она могла выполнять возложенные на нее обязанности.

Отсутствие делегирования демонстрирует членам вашей команды отсутствие доверия. Это, в свою очередь, приводит к снижению производительности и вовлеченности их как сотрудников.

Возможные решения этого:

Хорошо знай свою команду. Иметь достаточно ресурсов для эффективного и результативного выполнения задач вашего проекта.

Знание членов вашей команды позволяет вам делегировать им задачи, в которых они будут преуспевать, это не только улучшит общее качество вашего проекта, но также позволит им быть мотивированными и повысить их уверенность.

Более того, убедитесь, что, делегируя полномочия, вы не диктуете. Будьте хорошим лидером и слушайте членов своей команды, учитывайте их мнение. Это принесет пользу вам обоим и проекту.

Вывод

Любой проект, за который вы беретесь, будет иметь проблемы, и не эти проблемы определяют успех вашего проекта.

То, как вы предугадываете проблемы и справляетесь с этими ловушками, напрямую влияет на успех проекта.

Помните об этих распространенных ловушках при выполнении вашего следующего проекта, и мы заверяем вас, что с помощью упомянутых советов вы сможете выйти вперед и успешно реализовать свой проект.