Rencana Manajemen Proyek: Tujuan dan Contoh

Tanpa rencana manajemen proyek, Anda pasti akan mempertaruhkan banyak hal. Terkadang, sebuah proyek melewati seluruh fase perencanaan manajemen proyek tetapi menderita karena eksekusi yang buruk.

Rencana konkret bertindak sebagai dasar untuk proyek apa pun, terlepas dari skalanya.

Kami telah menyusun panduan ini untuk menjelaskan cara membuat dan merancang rencana manajemen proyek yang efektif.

Apa itu Rencana Manajemen Proyek?

Rencana manajemen proyek menyoroti bagaimana proyek akan dilakukan, dipantau, dan dikendalikan, mulai dari fase inisiasi, dan berlanjut hingga produk akhir.

Ingatlah bahwa rencana proyek Anda bertujuan untuk menentukan metode yang akan digunakan tim Anda untuk melaksanakan kiriman terstruktur tepat waktu.

Untuk itu, rencana manajemen proyek idealnya juga mencakup proses untuk mengukur analisis kinerja dasar. Melakukannya membantu untuk tidak hanya mengidentifikasi area yang lemah selama masa proyek, tetapi juga memastikan keberhasilan jangka panjang terkait dengan proyek masa depan.

Perbedaan Antara Rencana Manajemen Proyek dan Rencana Proyek

Perbedaan antara Rencana Manajemen Proyek dan Rencana Proyek tidak sejelas yang Anda harapkan.

Perbedaan antara keduanya mungkin sepenuhnya bergantung pada organisasi tempat Anda bekerja.

Banyak perusahaan terlihat menggunakan kedua istilah tersebut secara bergantian untuk merujuk pada rencana yang sama.

Di sisi lain, perusahaan tertentu mengklasifikasikan keduanya sebagai rencana yang berbeda sama sekali.

Jika Anda melihat kedua paket tersebut, berikut adalah perbedaan tertentu yang mungkin Anda perhatikan:

• Rencana proyek menggambarkan "apa" proyek Anda sementara rencana manajemen proyek menggambarkan "bagaimana"
• Seringkali, rencana proyek adalah dokumen yang luas sedangkan rencana pengelolaan berkaitan dengan lebih detail terkait dengan proyek.
• Rencana proyek menggambarkan visi untuk menyelesaikan proyek sedangkan rencana manajemen menjelaskan metode dan sistem untuk dapat mencapai keberhasilan proyek.
• Seringkali ada perbedaan antara keduanya untuk proyek yang lebih besar tetapi istilah untuk proyek yang lebih kecil merupakan gabungan.

Tujuan Rencana Manajemen Proyek

Karena Anda akan menghabiskan cukup banyak waktu dan usaha untuk membuat rencana manajemen Anda, sangat penting untuk memahami beberapa dasar.

Ada berbagai tujuan untuk membuat rencana pengelolaan. Beberapa di antaranya terlampir di bawah ini. Lihat!

1. Perencanaan

Tujuan pertama membuat rencana manajemen cukup jelas, dan itu adalah untuk merencanakan proyek Anda. Sebagai manajer proyek, sebelum Anda masuk ke dalam pelaksanaan proyek, penting untuk merencanakan dan memahami proyek secara keseluruhan dan bagaimana kemajuannya melalui siklus hidupnya.

2. Memberikan informasi kepada sponsor proyek

Ini juga merupakan manfaat dari membuat rencana manajemen yang Anda dapat memberikan informasi dan mencerahkan sponsor proyek Anda tentang bagaimana Anda berencana untuk mengelola proyek.

Meskipun, perlu dicatat bahwa kadang-kadang sponsor proyek berada di organisasi lain selain yang bekerja pada proyek, dan oleh karena itu informasi tertentu dalam rencana manajemen Anda tidak selalu berlaku untuk mereka.

3. Bertindak sebagai panduan untuk keputusan yang harus Anda buat sebagai manajer proyek

Rencana manajemen juga sering digunakan sebagai panduan untuk mengambil bantuan ketika masalah atau masalah muncul. Setiap kali masalah muncul dalam kemajuan proyek, Anda sebagai manajer proyek harus berkonsultasi dengan rencana manajemen Anda.

Pada dasarnya Anda harus memasukkan masalah seperti itu ke dalam rencana pengelolaan Anda dan mendiskusikan cara mengatasi masalah tersebut jika masalah itu muncul.

Namun, jika bukan itu masalahnya dan rencana pengelolaan tidak menyoroti masalah khusus yang Anda hadapi, Anda harus membuat catatan dan memastikan untuk memasukkannya ke dalam rencana pengelolaan masa depan yang Anda buat.

Komponen Inti dari Rencana Manajemen Proyek

Semua rencana pengelolaan mencakup semua elemen yang menentukan pengelolaan proyek mereka.

Namun, komponen tertentu cukup standar untuk setiap rencana tersebut.

Kami akan membahas masing-masing elemen ini secara bergantian.

1. Pernyataan Lingkup

Kami telah mencantumkan pernyataan ruang lingkup sebagai elemen pertama dari daftar komponen untuk rencana pengelolaan Anda karena alasan yang sangat penting.

Ini adalah salah satu tanggung jawab inti dari seorang manajer proyek untuk memahami ruang lingkup proyek dan memastikan bahwa proyek tetap dalam batas-batas ruang lingkup itu.

Salah satu alasan paling umum untuk penundaan proyek dan peningkatan anggaran proyek adalah karena scope creep.

Anda dapat menggunakan pendekatan SMART untuk menentukan cakupan guna memastikan bahwa cakupan yang Anda tentukan untuk proyek Anda efektif dan sesuai.

SMART adalah singkatan dari Spesific, Measurable, A tainable , Realistic , dan Timely .

• Spesifik – semakin spesifik ruang lingkup, semakin kecil kemungkinan merayapi ruang lingkup
• Terukur -ruang lingkup yang dapat diukur memungkinkan Anda untuk dapat mengetahui apakah Anda telah mencapainya.
• Dapat dicapai - penting untuk memastikan bahwa ruang lingkup yang ingin Anda capai dapat dicapai untuk Anda dan tim Anda dalam hal keahlian, pengetahuan, dan sumber daya.
• Realistis -pastikan bahwa ruang lingkup menambah nilai pada tujuan klien Anda dan realistis dalam hal dapat dicapai.
• Tepat waktu -pernyataan ruang lingkup harus dibatasi oleh waktu yang memungkinkan Anda untuk mengatur jadwal, dan juga membantu dalam membuat anggaran.

2. Struktur Perincian Kerja

Struktur rincian kerja mendefinisikan aspek "apa" dari sebuah proyek.

Struktur rincian kerja menyoroti semua elemen yang harus diselesaikan proyek agar dianggap sukses dan biasanya dilakukan melalui tampilan grafis yang diatur dengan beberapa level.

3. Faktor Keberhasilan Kritis

Faktor penentu keberhasilan adalah komponen proyek Anda yang harus dicapai untuk menganggap proyek Anda selesai dan sukses.

Manajer proyek dan tim biasanya menentukan faktor keberhasilan kritis mereka sendiri.

Penelitian yang dilakukan tentang faktor-faktor apa yang dianggap secara signifikan mempengaruhi keberhasilan proyek memiliki temuan sebagai berikut:

• Dari mereka yang disurvei, orang percaya bahwa secara formal membentuk manajer proyek memiliki pengaruh 93% pada keberhasilan proyek.
• Sasaran proyek yang ditetapkan secara terukur dan memiliki 90%
• Kompetensi seorang manajer proyek memiliki 88%
• Otoritas yang tinggi dari manajer proyek memiliki 85%

Faktor lain yang sering disamakan dengan critical success factor antara lain:

• Sisa sesuai anggaran
• Menyelesaikan proyek tepat waktu
• Standar kualitas proyek yang telah selesai
• Tingkat penolakan produk minimal
• Manfaat pengguna akhir dari produk
• Kepuasan tim dan karyawan di akhir proyek

4. Rencana Sumber Daya Manusia

Dengan proyek apa pun, sumber daya yang paling berharga adalah orang-orang yang terlibat dalam proyek, dan mereka yang membentuk tim proyek Anda, dan itulah sebabnya perencanaan sumber daya dalam manajemen proyek juga penting.

Rencana sumber daya manusia penting tidak peduli apakah Anda berencana merekrut karyawan baru atau bekerja dengan orang-orang yang telah Anda lakukan sebelumnya.

Saat membuat rencana manajemen, pastikan bahwa porsi sumber daya manusia mencakup hal-hal berikut:

• Persyaratan sumber daya untuk proyek Anda
• Bagaimana Anda berencana untuk mengakuisisi tim proyek?
• Berapa banyak waktu setiap sumber daya akan mendedikasikan untuk proyek?
• Dari mana tim proyek akan berasal
• Setiap pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan tim proyek untuk dapat menyelesaikan proyek
• Persyaratan manajemen apa pun untuk tim proyek Anda.

Terkait:

5 Sertifikasi Manajemen Sumber Daya Manusia Terbaik Tahun 2022

5. Rencana Komunikasi Manajemen Proyek

Komunikasi sangat penting untuk kolaborasi dan kolaborasi adalah dasar untuk pengiriman proyek yang sukses.

Bergantung pada proyek yang Anda jalankan, dan mereka yang terlibat di dalamnya, rencana komunikasi manajemen proyek Anda mungkin berbeda.

Seringkali, komunikasi yang buruk dapat menyebabkan tenggat waktu yang terlewat, anggaran yang diperpanjang, dan ruang lingkup yang menakutkan yang terus kami sebutkan.

Rencana komunikasi tidak hanya diarahkan pada anggota tim Anda tetapi juga harus memasukkan seberapa sering Anda harus berbicara dengan klien dan pemangku kepentingan Anda, mode komunikasi apa yang Anda rencanakan untuk digunakan dan seberapa sering Anda berencana untuk berkomunikasi.

6. Hasil Kerja

Salah satu tanggung jawab paling penting dari manajer proyek adalah mengelola hasil proyek, dan oleh karena itu memasukkannya ke dalam rencana manajemen Anda juga sama pentingnya.

Hasil proyek adalah barang atau jasa yang dihasilkan sebagai hasil dari proyek Anda, yang ingin Anda berikan kepada klien atau pelanggan Anda.

Cukup menguraikan kiriman seringkali tidak cukup dan oleh karena itu Anda harus mencoba memasukkan detail tentang kiriman Anda termasuk:

• Ukuran
• Panjangnya
• Kualitas
• Standar lainnya

7. Daftar Pemangku Kepentingan

Daftar pemangku kepentingan harus dibuat dan dikembangkan untuk rencana pengelolaan tidak hanya untuk melacak siapa pemangku kepentingan Anda dan mengembangkan daftar jika mereka berubah tetapi juga memungkinkan Anda untuk melacak rencana komunikasi Anda.

8. Anggaran

Tidak ada proyek yang diberikan kendali bebas atas sumber daya moneter dan oleh karena itu membuat anggaran dan memasukkannya ke dalam rencana pengelolaan sangat penting.

Anggaran juga merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan yang dipertimbangkan oleh banyak manajer proyek untuk menyoroti keberhasilan proyek tertentu.

Proyek-proyek tertentu mengalokasikan anggaran sejak awal dan merupakan tugas Anda untuk menunjukkan bagaimana Anda akan mengalokasikan sumber daya ini, di lain waktu Anda harus memberikan rencana anggaran kepada klien atau pemangku kepentingan dan mereka akan menentukan apakah mereka akan menyediakan anggaran yang Anda miliki diuraikan.

Bergantung pada proyek dan rencana Anda, Anda juga dapat memasukkan rencana anggaran ke dalam struktur rincian pekerjaan Anda.

9. Jadwal

Seperti anggaran, tidak ada proyek yang diberikan waktu yang tidak terbatas untuk diselesaikan. Itulah mengapa penjadwalan proyek Anda sangat penting.

Seringkali, pemangku kepentingan eksternallah yang menentukan tanggal pengiriman proyek.

Sangat umum terjadi perubahan dalam jadwal proyek selama siklus hidup karena faktor-faktor tertentu, inilah mengapa jadwal memerlukan manajemen aktif.

Lihat ini:

6 Software Penjadwalan Karyawan Terbaik untuk Digunakan di 2022

10. Rencana Pengadaan

Adalah umum bahwa ketika Anda memulai sebuah proyek, Anda menemukan bahwa Anda akan membutuhkan subkontraktor, konsultan, dan pemasok.

Oleh karena itu, Anda harus memastikan bahwa rencana pengelolaan Anda menguraikan hal-hal berikut:

• Apa layanan atau produk yang dibutuhkan proyek Anda?
• Bagaimana Anda akan mendapatkan layanan atau produk ini?
• Bagaimana Anda ingin memantau kualitas produk atau layanan ini dan bagaimana Anda akan memantau kemajuannya?

Manajemen kontraktor luar menjadi tugas penting karena mereka tidak berafiliasi dengan organisasi Anda secara langsung, dan karena itu tidak memiliki dorongan yang sama atau bahkan pemahaman tentang kemajuan atau jadwal proyek Anda.

11. Daftar Risiko

Register risiko adalah dokumen-dokumen yang mengidentifikasi risiko, termasuk analisis risiko, serta rencana respons risiko.

Daftar risiko penting tidak hanya selama fase perencanaan, tetapi dokumen tersebut digunakan sepanjang siklus hidup proyek untuk memantau dan mengendalikan risiko.

Oleh karena itu, ingatlah untuk membuat rencana manajemen risiko proyek Anda mudah dipahami, memiliki kemampuan untuk diadaptasi saat dibutuhkan, dan direferensikan selama proses proyek.

Tentukan pentingnya setiap potensi risiko tentang probabilitas dan dampak pada proyek Anda.

Sebagian besar organisasi mengikuti proses sederhana untuk menyoroti dan mengidentifikasi risiko dan kemudian membuat daftar risiko.

Kriteria berikut disorot dalam register risiko:

• Deskripsi risiko
• Probabilitas risiko yang teridentifikasi
• Dampak risiko tertentu yang mungkin terjadi pada proyek
• Peristiwa yang dapat memicu terjadinya risiko
• Prioritas risiko
• Rencana respons terhadap risiko yang diidentifikasi sehingga tim Anda tahu bagaimana bereaksi terhadap risiko yang telah terwujud.

Pelajari tentang perangkat lunak manajemen risiko teratas:

17 Software Manajemen Risiko Terbaik Tahun 2022

Bagaimana Membuat Rencana Manajemen Proyek?

Rencana manajemen proyek dibuat secara bertahap, dan seperti yang telah kami uraikan, rencana tersebut terdiri dari rencana komponen yang terpisah dan oleh karena itu tidak dapat dibuat sampai masing-masing elemen dibuat.

Sebagian besar komponen rencana pengelolaan dibuat selama proses khusus dan oleh karena itu digabungkan secara berbeda.

Jika dilihat menurut Panduan PMBOK, rencana pengelolaan merupakan produk dari proses rencana pengelolaan proyek.

Gunakan apa yang sudah Anda miliki untuk memasukkan semua informasi dan materi Anda ke dalam rencana pengelolaan Anda.

Jadi, misalnya, selama fase inisiasi siklus hidup proyek, Anda seharusnya sudah membuat ringkasan ruang lingkup, rencana anggaran singkat, dan jadwal tujuan Anda.

Oleh karena itu, ketika Anda mulai mengembangkan rencana manajemen, Anda dapat menggunakan pernyataan-pernyataan ini dan merevisi komponen lebih lanjut untuk menciptakan pemahaman yang lebih rinci tentang proyek tersebut.

Anda Dapat Menggunakan nTask Untuk Proses Perencanaan Proyek Anda | Begini caranya

nTask adalah alat manajemen proyek untuk tim pintar, tetapi platform tidak hanya membantu Anda sepanjang siklus hidup proyek, tetapi Anda dapat menggunakan nTask untuk membantu Anda dalam membuat rencana manajemen Anda.

Tampilan kalender nTask memberi Anda tempat untuk perencanaan dan penjadwalan serta manajemen sumber daya.

Fitur pelacakan memungkinkan Anda untuk mengatur tanggal mulai dan akhir tugas yang direncanakan sebelum memulai operasi dan membandingkannya dengan jadwal yang direncanakan.

Fitur perencanaan memungkinkan Anda memetakan tenggat waktu proyek dan melacak semuanya.

Anda dapat Menggunakan fitur rapat nTask untuk menyampaikan rencana pengelolaan Anda kepada anggota tim, klien, atau pemangku kepentingan. Mereka kemudian dapat mencatat notulen rapat penting, atau membuat tindakan dan keputusan tindak lanjut.

nTask juga menyediakan kemampuan pelacakan bug dan masalah, yang memungkinkan Anda melacak, menetapkan, memprioritaskan, dan memperbaiki masalah apa pun dengan perangkat lunak manajemen masalah.

Bagan Gantt dapat digunakan sebagai alat visual untuk melihat kemajuan manajemen proyek Anda dan dapat digunakan untuk menguraikan struktur rincian pekerjaan Anda.

Selain itu, nTask akan segera hadir dengan fitur perencanaan anggaran yang akan membantu Anda membuat rencana dan menyelesaikannya.

Ini baru puncaknya, lihat daftar lengkap fitur yang tersedia di situs web nTask, untuk melihat betapa mudahnya perencanaan Anda nantinya.

Kesimpulan!

Di sana Anda memilikinya! Itu benar-benar inti dari hal-hal yang perlu Anda ketahui tentang memulai rencana manajemen Anda. Proses ini juga berlaku untuk program dan metodologi manajer program.

Jangan lupa pantau terus update postingan ini. Kami akan terus memberi Anda wawasan terperinci tentang semua persyaratan perencanaan manajemen proyek Anda dari awal hingga akhir.