Bagaimana Mendefinisikan Keberhasilan Proyek pada tahun 2021

Jika Anda telah terhubung ke bidang manajemen proyek bahkan untuk satu hari sekarang, maka Anda mungkin tahu bahwa setiap kali Anda merencanakan sebuah proyek, hal pertama yang Anda lakukan adalah memahami nilai perusahaan yang ingin Anda capai atau output yang Anda inginkan. untuk dicapai melalui proyek.

Anda ingin memahami hal-hal ini karena di masa lalu, untuk menghitung keberhasilan proyek, Anda perlu memastikan bahwa outputnya persis seperti yang Anda inginkan dan tercapai tanpa sedikit pun penyimpangan dari anggaran dan waktu yang ditentukan.

Tapi seperti yang kita tahu, dunia manajemen proyek tidak hidup dengan aturan yang sama untuk waktu yang lebih lama. Ia suka membumbui sesuatu.

Jadi, untuk sementara sekarang, komunitas manajemen proyek tidak mengukur keberhasilan proyek hanya pada output yang diberikannya, melainkan menuntut perusahaan untuk lebih sering terlibat dengan klien mereka dan mencari tahu bagaimana produk mereka berdampak pada kehidupan mereka, tetapi juga bagaimana hal itu berdampak pada citra organisasi dan budaya perusahaan.

Mari kita bicara tentang kriteria keberhasilan proyek di dunia manajemen proyek saat ini.

Kriteria Sukses

Jika Anda ingin menentukan apa kriteria keberhasilan maka itu adalah seperangkat aturan atau standar yang ditetapkan oleh manajemen atas atau pemangku kepentingan yang terhubung ke proyek, yang digunakan untuk mengukur semua output yang ditetapkan untuk dicapai oleh proyek selama masa hidupnya. siklus dan setelah itu ditutup.

Semua elemen kriteria keberhasilan tidak didasarkan pada sumber daya seperti waktu dan anggaran, melainkan didasarkan pada cara manajemen tingkat atas, pemangku kepentingan, dan pelanggan dipengaruhi oleh cara, proyek cenderung beroperasi.

Berikut ini adalah pertanyaan yang harus Anda tanyakan pada diri sendiri, mengenai proyek yang Anda kelola. Mereka:

• Apakah Output proyek memenuhi tujuan yang telah dijelaskan dalam kasus bisnis dan apakah prioritas pelanggan tercakup dalam struktur proyek?
• Apakah layanan atau produk yang Anda coba kembangkan, memenuhi persyaratan pelanggan? Apakah itu melakukan cara yang tepat seperti yang diharapkan oleh klien?
• Apakah cara Anda saat ini mengembangkan produk membuat tim lebih positif dan efisien, membawa mereka ke tingkat produktivitas yang lebih tinggi?
• Apakah prosedur yang Anda gunakan untuk mengembangkan proyek baru akan memengaruhi budaya perusahaan pada tahap apa pun? Atau mengubah citra perusahaan di depan orang-orang?
• Apakah proyek yang Anda kembangkan, akan memajukan tingkat teknologi yang digunakan di perusahaan?
• Apakah proyek, dengan cara apa pun, akan merusak proyek dan proses saat ini yang sedang berlangsung di organisasi?
• Apakah ada jalur pembelajaran untuk semua pelanggan yang tidak terbiasa dengan proyek atau produk baru yang Anda coba kembangkan?

Apa Kriteria Sukses Manajemen Proyek?

Ketika Anda menyusun kriteria untuk mengukur kinerja proyek, Anda menganalisis kualitas proyek yang dikelola itu sendiri dan bukan elemen yang terkait dengannya yang telah kita bahas sebelumnya.

Anda melacak semua aktivitas berbeda yang terjadi dalam proses pengembangan proyek melalui perangkat lunak manajemen proyek seperti nTask , yang akan memastikan bahwa semuanya berjalan sesuai rencana dan Anda tidak menyimpang dari jalur aslinya.

Kriteria keberhasilan proyek yang sedang Anda kerjakan akan terlihat seperti ini:

• Lakukan pertemuan pelacakan 1-on-1 dengan masing-masing pemimpin tim
• Pastikan semua pencapaian mencapai persetujuan pemangku kepentingan
• Adakan rapat pembaruan tim proyek mingguan
• Lakukan tinjauan anggaran terperinci bulanan

Apa Kriteria Sukses untuk Pengiriman Proyek?

Di bagian ini, Anda perlu memastikan bahwa output yang Anda hasilkan melalui proyek sesuai dengan standar perusahaan dan apakah memenuhi kebutuhan dan persyaratan pemangku kepentingan yang terkait dengan proyek.

Mari kita ambil proyek dummy sebagai contoh di mana Anda mengembangkan perangkat lunak dukungan pelanggan baru.

Prioritas yang disorot dalam kasus bisnis yang disajikan kepada Anda, termasuk laporan terperinci tentang kinerja departemen dukungan pelanggan dan mendidik organisasi tentang budaya baru yang berpusat pada pelanggan.

Apa faktor keberhasilan yang dapat Anda ambil dari contoh tersebut? Mari kita lihat beberapa ide yang dapat Anda analisis jika Anda membangun proyek pada Mei 2020.

• Anda perlu menyampaikan seminar pelatihan kepada seluruh organisasi tentang perangkat lunak baru paling lambat 30 ^Oktober
• Anda perlu memastikan bahwa semua rencana komunikasi dan manajemen perubahan disetujui paling lambat tanggal 15 ^Agustus
• Satu hal lagi yang Anda butuhkan untuk memastikan bahwa semua metrik kepuasan pelanggan meningkat 10 poin, dalam tiga bulan ke depan jika tidak, proyek akan dianggap tidak berguna pada kuartal pertama

Bagaimana Mengukur dan Mendokumentasikan Keberhasilan yang Anda Raih?

Ketika Anda mencapai bagian ini, Anda telah berhasil menetapkan kriteria keberhasilan sempurna yang perlu Anda pastikan untuk melacak dan mengukur. Untuk melakukan itu, Anda perlu membuat dokumen yang akan memiliki semua detail mengenai kriteria keberhasilan yang Anda gunakan.

Anda perlu membuat spreadsheet yang berisi semua detail tentang proyek. Anda dapat menggunakan alat manajemen proyek seperti nTask untuk mengumpulkan semua informasi itu. Potongan informasi ini adalah sebagai berikut:

1. Metode Pengukuran

Dalam metode ini, Anda perlu memastikan bahwa proses yang dirancang untuk melacak semua proses yang terjadi dalam proses pengembangan proyek didokumentasikan dengan benar. Proses ini dapat berupa rapat scrum, rapat anggaran, atau bahkan seminar manajemen mutu.

Satu hal yang perlu Anda ingat adalah bahwa durasi pertemuan atau interaksi ini juga penting untuk dicatat dalam dokumentasi yang Anda buat. Durasi ini dapat berupa tinjauan anggaran bulanan, mingguan, atau harian.

2. Nama Kriteria

Di bagian ini, Anda harus mengklarifikasi nama kriteria sebagai judul formal dokumen. Misalnya, dapat berupa Peningkatan Skor Kepuasan Pelanggan atau Peningkatan Tingkat Produktivitas.

3. Pihak yang Bertanggung Jawab

Entitas penting yang terkait dengan proyek dan proses yang berisi proyek adalah orang yang bertanggung jawab untuk melacak semua tugas dan proses berbeda yang terjadi dalam siklus hidup proyek.

Dalam proyek-proyek dunia manajemen proyek, peran ini dapat dipertukarkan sesuai dengan kebutuhan dan persyaratan proyek. Terkadang peran ini dilakukan oleh manajer proyek dan terkadang peran tersebut diberikan kepada analis bisnis.

Terlepas dari siapa yang melakukan peran tersebut, mereka perlu memastikan bahwa mereka melacak semua pertemuan dan interaksi scrum yang berbeda, membuat laporan, dan mendokumentasikan semua kemungkinan hasil yang dapat dicapai melalui produk.

4. Masalah dan Resolusi

Hal lain yang harus Anda lacak menggunakan perangkat lunak manajemen proyek seperti nTask atau secara manual tergantung pada seberapa serius Anda tentang keseluruhan operasi, adalah memastikan bahwa semua masalah dan ruang lingkup merayap yang terhubung ke proyek didokumentasikan dengan benar.

Dokumentasi ini akan membantu memastikan proyek tersebut sukses dan tidak gagal mencapai target yang awalnya dirancang untuk dicapai.

5. Hasil yang Diinginkan

Anda juga perlu mendokumentasikan hasil yang diharapkan dan hasil aktual yang dicapai dengan mengembangkan proyek atau produk yang sedang dikerjakan tim.

Bagaimana Membuat Proyek Anda Sukses Pasti?

Jika Anda ingin membuat proyek Anda sukses, sehingga akan membantu Anda membawa nilai lebih bagi perusahaan, maka Anda perlu mengikuti langkah-langkah berikut ini. Mereka:

1. Tetapkan Garis Dasar

Baseline adalah survei awal dari semua area berbeda yang coba dipengaruhi oleh proyek Anda. Garis dasar ini akan memberi tahu Anda semua tentang area tersebut, bagaimana kinerjanya, bagaimana kinerjanya, dan bagaimana kinerjanya saat produk Anda mencapainya.

Untuk membuat baseline ini, Anda perlu membandingkan semua data dari kondisi di atas dan menganalisisnya untuk memastikan bahwa Anda membuat keputusan yang tepat dengan membuat produk ini. Anda akan menggunakan alat pengukuran yang sama yang Anda gunakan dalam metode pengukuran yang disebutkan di atas.

Jadi, jika Anda ingin setiap aspek produk dan persyaratan pelanggan terpenuhi, Anda perlu menetapkan garis dasar dan mencari tahu apa yang harus Anda lakukan untuk mewujudkannya.

2. Dapatkan Persetujuan Pemangku Kepentingan

Untuk menyukseskan proyek, produk, atau layanan apa pun, Anda perlu memastikan bahwa para pemangku kepentingan tahu tentang apa saja dan segala sesuatu yang terkait dengan proyek tersebut. Ini hanya dapat terjadi jika Anda tetap mengikuti informasi, setiap kali Anda membicarakan proyek dengan tim.

Apa yang akan dilakukan adalah memastikan bahwa para pemangku kepentingan mengetahui segalanya tentang apa yang Anda lakukan dalam proses pengembangan proyek dan apa yang Anda butuhkan untuk membuat keseluruhan proyek sukses. Anda tidak perlu meminta proyek apa pun yang terkait dari mereka lagi dan juga, mereka tidak akan membuat tuntutan yang tidak masuk akal yang tidak akan pernah dapat diselesaikan dalam jangka waktu tertentu.

Ketika Anda akan memiliki tingkat kepercayaan ini dengan para pemangku kepentingan, maka Anda tidak akan memiliki masalah saat menanyakan tentang persetujuan dan persetujuan pemangku kepentingan pada semua kegiatan terkait proyek.

3. Menggunakan Pengukuran Berulang

Seperti yang mungkin Anda ketahui bahwa dalam proses manajemen proyek yang sebenarnya, peningkatan membutuhkan banyak waktu untuk muncul dan merusak setiap proses dan tugas kecil yang terkait dengan proyek.

Ketika proses ini pasti membutuhkan waktu untuk menjadi sukses, Anda perlu memastikan bahwa kriteria kesuksesan Anda cukup fleksibel untuk memasukkan setiap dan setiap perubahan yang muncul.

Anda dapat menetapkan beberapa target realistis untuk diukur dari waktu ke waktu, seperti peningkatan produktivitas selama 3 bulan terakhir atau peningkatan penjualan pada kuartal terakhir sebesar 30 persen, dll.

4. Menggunakan Perangkat Lunak Manajemen Proyek yang Sempurna

Salah satu elemen terpenting dalam keseluruhan proses pengembangan adalah memastikan bahwa Anda dan tim Anda menggunakan manajemen proyek atau aplikasi terkait pengembangan proyek terbaik. Ini akan membantu Anda memastikan bahwa semua tugas dan proses Anda dijaga dengan baik dan Anda mencapai kesuksesan.

Ada banyak pilihan berbeda di luar sana di pasar saat ini yang akan membantu Anda mencapai semua tujuan dan pencapaian yang Anda tetapkan untuk diri sendiri, tetapi jika Anda menginginkan rekomendasi yang telah dicoba dan diuji, maka Anda harus menggunakan nTask.

Aplikasi ini adalah solusi luar biasa untuk semua masalah Anda terkait manajemen proyek dan pengembangan proyek secara umum. Ini memiliki gudang fitur yang tidak pernah berakhir yang memungkinkan Anda melacak setiap elemen yang terkait dengan proyek Anda, menjadikannya kesuksesan yang pasti.

Mari kita lihat beberapa fitur nTask yang dapat Anda gunakan untuk membuat proyek Anda sukses.

• Manajemen Masalah
• Pelacakan Persen-Lengkap
• Prioritas
• Manajemen Persyaratan
• pelacakan status
• Mendukung Scrum
• Pengujian / Manajemen QA
• Dasbor
• Penjadwalan Masalah
• Masalah Berulang
• Manajemen tugas
• Manajemen Kalender
• Manajemen Dokumen
• Pelacakan Masalah
• Pelacakan Item Tindakan
• Manajemen Undangan
• Alat Pasca-Pertemuan
• Manajemen Anggaran
• Alat Kolaborasi
• Pengelolaan sumber daya
• Pengelolaan sumber daya
• Mendukung Agile
• Manajemen tugas
• Pelacakan Waktu & Pengeluaran
• Manajemen Eskalasi
• Manajemen proyek
• Penjadwalan
• Brainstorming
• Manajemen risiko
• Obrolan/Pesan

Ke Anda!

Dalam artikel ini, kami telah menjelaskan bagaimana Anda dapat menentukan kesuksesan proyek Anda. Gunakan tip di atas untuk menyelesaikan proyek Anda berikutnya dan menyelesaikan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat.