Cum să definiți succesul proiectului în 2021

Dacă sunteți conectat chiar și de o zi la domeniul managementului de proiect, atunci probabil știți că ori de câte ori planificați un proiect, primul lucru pe care îl faceți este să înțelegeți valoarea pentru companie pe care doriți să o obțineți sau rezultatul pe care îl doriți. de realizat prin proiect.

Ai vrut să înțelegi aceste lucruri pentru că pe vremuri, pentru a calcula succesul proiectului, trebuia să te asiguri că rezultatul este exact așa cum ți-ai dorit și a fost realizat fără nici cea mai mică abatere de la bugetul și timpul desemnat.

Dar, după cum știm, lumea managementului de proiect nu trăiește după aceleași reguli pentru o perioadă mai lungă. Îi place să condimenteze lucrurile.

Deci, de o vreme, comunitatea de management de proiect nu măsoară succesul proiectului doar pe rezultatul pe care îl oferă, mai degrabă cere ca companiile să se angajeze mai des decât nu cu clientela lor și să afle modul în care produsul lor le afectează viața, dar și modul în care influențează imaginea organizației și cultura companiei.

Să vorbim despre criteriile pentru succesul proiectului în lumea actuală a managementului de proiect.

Criteriile de succes

Dacă doriți să definiți ce criteriu de succes, atunci este un set de reguli sau standarde stabilite de conducerea superioară sau de părțile interesate conectate la proiect, care sunt utilizate pentru a măsura toate rezultatele pe care proiectul este setat să le obțină pe parcursul vieții sale. ciclu și după ce se închide.

Toate elementele criteriilor de succes nu se bazează pe resurse precum timpul și bugetul, ci se bazează pe modul în care managementul superior, părțile interesate și clienții sunt afectați de modul în care proiectul tinde să funcționeze.

Următoarele sunt întrebările pe care ar trebui să vi le puneți, referitor la proiectul pe care îl gestionați. Sunt:

• Rezultatul proiectului corespunde obiectivelor care au fost descrise în cazul de afaceri și prioritățile clientului au fost acoperite în structura proiectului?
• Serviciul sau produsul pe care încercați să-l dezvoltați îndeplinește cerințele clientului? Funcționează exact în modul așteptat de client?
• Modul actual de dezvoltare a produsului face echipa mai pozitivă și mai eficientă, conducând-o la un nivel mai ridicat de productivitate?
• Procedurile pe care le utilizați pentru a dezvolta noul proiect vor afecta cultura companiei în orice stadiu? Sau schimba imaginea companiei in fata oamenilor?
• Proiectul pe care îl dezvoltați va avansa la nivelul tehnologiei care este utilizată în companie?
• Proiectul, în vreun fel, va deteriora proiectele și procesele actuale care se desfășoară în organizație?
• Există o cale de învățare pentru toți clienții care nu sunt familiarizați cu noul proiect sau produs pe care încercați să îl dezvoltați?

Care este criteriul de succes al managementului de proiect?

Când construiți criteriile de măsurare a performanței proiectului, analizați calitatea proiectului care este însuși gestionat și nu elementele legate de acesta despre care am discutat mai devreme.

Urmăriți toate activitățile diferite care au loc în procesul de dezvoltare a proiectului prin intermediul software-ului de management al proiectelor, cum ar fi nTask , care se va asigura că totul este pe drumul cel bun și că nu vă abateți de la cursul inițial.

Criteriile de succes ale proiectului la care lucrați vor arăta astfel:

• Conduceți întâlniri de urmărire individuală cu fiecare lider de echipă
• Asigurați-vă că toate etapele de referință ating semnarea părților interesate
• Țineți întâlniri săptămânale de actualizare a echipei de proiect
• Efectuați o revizuire lunară detaliată a bugetului

Care sunt criteriile de succes pentru livrarea proiectului?

În această secțiune, trebuie să vă asigurați că rezultatul pe care îl produceți prin proiect este la standardele companiei și dacă îndeplinește nevoia și cerințele părților interesate conectate la proiect.

Să luăm ca exemplu un proiect inactiv în care dezvoltați un nou software de asistență pentru clienți.

Prioritățile care au fost evidențiate în cazul de afaceri care v-a fost prezentat includ un raport detaliat despre performanța departamentului de asistență pentru clienți și educarea organizației despre o nouă cultură centrată pe client.

Care sunt factorii de succes pe care îi puteți extrage din acel exemplu? Să aruncăm o privire la câteva dintre ideile pe care le puteți analiza dacă construiți proiectul în mai 2020.

• Trebuie să organizați un seminar de instruire întregii organizații despre noul software până pe 30 ^octombrie
• Trebuie să vă asigurați că toate planurile ^de comunicare și management al schimbării sunt aprobate până pe 15 august
• Încă un lucru de care trebuie să te asiguri că toate valorile de satisfacție a clienților sunt mărite cu 10 puncte, în următoarele trei luni, altfel proiectul va fi considerat un eșec în primul trimestru

Cum să măsurați și să documentați succesul pe care l-ați obținut?

Când ajungeți la această secțiune, ați stabilit cu succes un criteriu de succes impecabil pe care trebuie să vă asigurați că îl țineți evidența și îl măsurați. Pentru a face asta, trebuie să construiți un document care va conține toate detaliile privind criteriul de succes pe care îl utilizați.

Trebuie să construiți o foaie de calcul care să conțină toate detaliile despre proiect. Puteți folosi instrumentul de management al proiectelor, cum ar fi nTask , pentru a rotunji toate aceste informații. Aceste bucăți informaționale sunt după cum urmează:

1. Metoda de măsurare

În această metodă, trebuie să vă asigurați că procesele care sunt concepute pentru a ține evidența tuturor proceselor care au loc în procesul de dezvoltare a proiectului sunt documentate corespunzător. Aceste procese pot fi întâlniri scrum, întâlniri bugetare sau chiar un seminar de management al calității.

Un lucru pe care trebuie să-l rețineți este că durata acestor întâlniri sau interacțiuni este, de asemenea, importantă pentru a fi înregistrată în documentația pe care o construiți. Aceste durate pot fi revizuiri lunare, săptămânale sau zilnice ale bugetului.

2. Criterii Nume

În această secțiune, trebuie să clarificați numele criteriilor ca titlu formal al documentului. De exemplu, poate fi scoruri îmbunătățite de satisfacție a clienților sau niveluri de productivitate crescute.

3. Partea responsabilă

O entitate importantă legată de proiect și de procesele pe care le conține proiectul este persoana responsabilă pentru urmărirea tuturor sarcinilor și proceselor diferite care se petrec în timpul ciclului de viață al proiectului.

În proiectele din lumea managementului de proiect, acest rol este interschimbabil în funcție de nevoile și cerințele proiectului. Uneori, acest rol este îndeplinit de managerul de proiect, iar uneori rolul revine analiștilor de afaceri.

Indiferent de cine îndeplinește rolul, aceștia trebuie să se asigure că urmăresc toate întâlnirile și interacțiunile Scrum diferite, creează rapoarte și documentează toate rezultatele posibile care pot fi obținute prin intermediul produsului.

4. Probleme și rezoluții

Un alt lucru pe care trebuie să-l urmăriți folosind un software de management de proiect, cum ar fi nTask sau manual, în funcție de cât de serios sunteți cu privire la întreaga operațiune, este să vă asigurați că toate problemele și problemele de aplicare care sunt conectate la proiect sunt documentate corespunzător.

Această documentație vă va ajuta să vă asigurați că proiectul este un succes și că nu atinge obiectivul pentru care a fost conceput inițial.

5. Rezultatele dorite

De asemenea, trebuie să documentați rezultatele așteptate și reale care sunt obținute prin dezvoltarea proiectului sau a produsului la care a lucrat echipa.

Cum să faci proiectul tău un succes cert?

Dacă vrei să faci din proiectul tău un succes cert, astfel încât să te ajute să aduci mai multă valoare companiei, atunci trebuie să urmezi acești pași următori. Sunt:

1. Stabiliți o linie de referință

Linia de referință este un studiu inițial al tuturor zonelor diferite pe care proiectul dvs. încearcă să le afecteze. Această linie de bază vă va spune totul despre acele domenii, cum funcționează, cum au funcționat și cum vor funcționa când produsul dvs. ajunge la ele.

Pentru a face această linie de bază, ar trebui să comparați toate acele date din condițiile de mai sus și să le analizați pentru a vă asigura că luați decizia corectă prin luarea acestui produs. Veți folosi aceleași instrumente de măsurare pe care le-ați folosit în metoda de măsurare menționată mai sus.

Așadar, dacă doriți ca fiecare aspect al produsului și cerințele clientului să îndeplinească, trebuie să stabiliți o linie de bază și să aflați exact ce trebuie să faceți pentru ca acest lucru să se întâmple.

2. Obțineți aprobarea părților interesate

Pentru ca orice proiect, produs sau serviciu să fie un succes, trebuie să vă asigurați că părțile interesate știu despre orice și tot ce are legătură cu proiectul. Acest lucru se poate întâmpla doar atunci când ții în bucla de informații, de fiecare dată când vorbești despre proiect cu echipa.

Ceea ce va face este că se va asigura că părțile interesate știu totul despre ceea ce faceți în procesul de dezvoltare a proiectului și despre ce aveți nevoie pentru ca întregul proiect să devină un succes. Nu va trebui să le mai cereți vreodată niciun proiect legat de ei și, de asemenea, nu vor face cereri nerezonabile care nu vor putea fi niciodată finalizate într-un anumit interval de timp.

Când veți avea acest nivel de încredere cu părțile interesate, atunci nu veți avea nicio problemă când întrebați despre acceptarea și semnarea părților interesate pentru toate activitățile legate de proiect.

3. Utilizarea măsurătorilor recurente

După cum probabil știți că într-un adevărat proces de management de proiect, îmbunătățirile necesită mult timp pentru a ieși la suprafață și înfloresc fiecare mic proces și sarcină legată de proiect.

Când acest proces va dura ceva timp pentru a avea succes, trebuie să vă asigurați că criteriile dvs. de succes sunt suficient de flexibile pentru a include orice schimbare care apare.

Puteți stabili niște obiective realiste care să fie măsurate din când în când, cum ar fi creșterea productivității în ultimele 3 luni sau creșterea vânzărilor în ultimul trimestru cu 30 la sută etc.

4. Utilizarea software-ului Perfect Project Management

Unul dintre cele mai importante elemente în întregul proces de dezvoltare este să vă asigurați că dvs. și echipa dvs. utilizați cea mai bună aplicație de management de proiect sau de dezvoltare a proiectului. Acest lucru vă va ajuta să vă asigurați că toate sarcinile și procesele dvs. sunt îngrijite în mod corespunzător și că obțineți succes.

Există o mulțime de opțiuni diferite pe piață în prezent, care vă vor ajuta să vă atingeți toate obiectivele și etapele pe care le-ați stabilit pentru dvs., dar dacă doriți o recomandare încercată și testată, atunci ar trebui să alegeți nTask.

Această aplicație este o soluție uimitoare pentru toate problemele dvs. referitoare la managementul proiectelor și dezvoltarea proiectelor în general. Are un arsenal nesfârșit de funcții care vă permit să urmăriți fiecare element legat de proiectul dvs., făcându-l un succes sigur.

Să aruncăm o privire la câteva dintre caracteristicile nTask pe care le puteți folosi pentru a vă face proiectul de succes.

• Managementul problemelor
• Urmărire procentuală completă
• Prioritizare
• Managementul Cerintelor
• Urmărirea stării
• Suporta Scrum
• Testare / Managementul QA
• Bord
• Programarea problemelor
• Probleme recurente
• Managementul sarcinilor
• Managementul calendarului
• Managementul documentelor
• Urmărirea problemelor
• Urmărirea elementelor de acțiune
• Managementul invitațiilor
• Instrumente post-întâlnire
• Managementul bugetului
• Instrumente de colaborare
• Managementul resurselor
• Managementul resurselor
• Sprijină Agile
• Managementul sarcinilor
• Urmărirea timpului și cheltuielilor
• Managementul escaladei
• Management de proiect
• Programare
• Brainstorming
• Managementul riscurilor
• Chat/Mesaj

Este randul tau!

În acest articol, am explicat cum vă puteți defini succesul proiectului. Folosiți sfaturile de mai sus pentru a vă finaliza următorul proiect și pentru a realiza mai multe în mai puțin timp.