كيف تحدد نجاح المشروع في عام 2021

إذا كنت متصلاً بمجال إدارة المشروع حتى ليوم واحد الآن ، فمن المحتمل أنك تعلم أنه عندما تخطط لمشروع ما ، فإن أول شيء تفعله هو فهم القيمة للشركة التي تريد تحقيقها أو الناتج الذي تريده لإنجازه من خلال المشروع.

لقد أردت أن تفهم هذه الأشياء لأنه في الماضي ، لحساب نجاح المشروع ، كنت بحاجة للتأكد من أن الناتج هو بالضبط كما تريد ، وقد تم تحقيقه دون أدنى انحراف عن الميزانية والوقت المخصصين.

ولكن كما نعلم ، فإن عالم إدارة المشاريع لا يعيش بنفس القواعد لفترة أطول. إنه يحب إضفاء البهارات على الأشياء.

لذلك ، لفترة من الوقت الآن ، لا يقيس مجتمع إدارة المشروع نجاح المشروع على أساس المخرجات التي يوفرها فقط ، بل يطلب من الشركات التعامل مع عملائها في كثير من الأحيان ومعرفة كيف يؤثر منتجهم على حياتهم ولكن أيضًا كيف تؤثر على صورة المنظمة وثقافة الشركة.

لنتحدث عن معايير نجاح المشروع في عالم إدارة المشاريع اليوم.

معايير النجاح

إذا كنت ترغب في تحديد معيار النجاح ، فهو عبارة عن مجموعة من القواعد أو المعايير التي وضعتها الإدارة العليا أو أصحاب المصلحة المرتبطون بالمشروع ، والتي تُستخدم لقياس جميع المخرجات التي تم تعيين المشروع لتحقيقها خلال حياته- دورة وبعد أن تغلق.

لا تستند جميع عناصر معايير النجاح إلى موارد مثل الوقت والميزانية ، بل تعتمد على الطريقة التي تتأثر بها الإدارة العليا وأصحاب المصلحة والعملاء بالطريقة التي يميل بها المشروع إلى العمل.

فيما يلي الأسئلة التي يجب أن تطرحها على نفسك فيما يتعلق بالمشروع الذي تديره. هم انهم:

• هل يفي ناتج المشروع بالأهداف التي تم وصفها في دراسة الجدوى وهل تم تغطية أولويات العميل في هيكل المشروع؟
• هل الخدمة أو المنتج الذي تحاول تطويره يلبي متطلبات العميل؟ هل تعمل بالطريقة الدقيقة كما هو متوقع من قبل العميل؟
• هل طريقتك الحالية في تطوير المنتج تجعل الفريق أكثر إيجابية وكفاءة ، مما يؤدي بهم إلى مستوى أعلى من الإنتاجية؟
• هل الإجراءات التي تستخدمها لتطوير المشروع الجديد ستؤثر على ثقافة الشركة في أي مرحلة؟ أم تغير صورة الشركة أمام الناس؟
• هل المشروع الذي تقوم بتطويره سوف يرتقي بمستوى التكنولوجيا المستخدمة في الشركة؟
• هل المشروع ، بأي شكل من الأشكال ، سيضر بالمشاريع والعمليات الحالية التي تجري في المنظمة؟
• هل هناك مسار تعليمي لجميع العملاء الذين ليسوا على دراية بالمشروع أو المنتج الجديد الذي تحاول تطويره؟

ما هو معيار نجاح إدارة المشروع؟

عندما تقوم ببناء معايير قياس أداء المشروع ، فإنك تقوم بتحليل جودة المشروع الذي تتم إدارته بحد ذاته وليس العناصر المتعلقة به التي ناقشناها سابقًا.

يمكنك تتبع جميع الأنشطة المختلفة التي تحدث في عملية تطوير المشروع من خلال برنامج إدارة المشروع مثل nTask ، والذي سيتأكد من أن كل شيء على المسار الصحيح وأنك لا تحيد عن المسار الأصلي.

ستبدو معايير نجاح المشروع الذي تعمل عليه كما يلي:

• قم بإجراء اجتماعات تتبع فردية مع كل قائد فريق
• تأكد من أن جميع المراحل الرئيسية تحصل على موافقة أصحاب المصلحة
• عقد اجتماعات تحديث فريق المشروع الأسبوعية
• إجراء مراجعة شهرية مفصلة للميزانية

ما هي معايير النجاح لتسليم المشروع؟

في هذا القسم ، تحتاج إلى التأكد من أن المخرجات التي تنتجها من خلال المشروع مطابقة لمعايير الشركة وما إذا كانت تلبي احتياجات ومتطلبات أصحاب المصلحة المتصلين بالمشروع.

لنأخذ مشروعًا وهميًا كمثال حيث تقوم بتطوير برنامج دعم عملاء جديد.

تتضمن الأولويات التي تم إبرازها في دراسة الجدوى التي تم تقديمها إليك تقريرًا مفصلاً حول أداء قسم دعم العملاء وتثقيف المؤسسة حول ثقافة جديدة تتمحور حول العملاء.

ما هي عوامل النجاح التي يمكنك استخلاصها من هذا المثال؟ دعنا نلقي نظرة على بعض الأفكار التي يمكنك تحليلها إذا كنت تقوم ببناء المشروع في مايو 2020.

• تحتاج إلى تقديم ندوة تدريبية للمؤسسة بأكملها حول البرنامج الجديد بحلول 30 ^أكتوبر
• تحتاج إلى التأكد من الموافقة على جميع خطط إدارة الاتصالات والتغيير بحلول 15 ^أغسطس
• هناك شيء آخر تحتاجه للتأكد من زيادة جميع مقاييس رضا العملاء بمقدار 10 نقاط ، في غضون الأشهر الثلاثة المقبلة وإلا سيتم اعتبار المشروع عديم الفائدة في الربع الأول

كيف تقيس وتوثق النجاح الذي حققته؟

عندما تصل إلى هذا القسم ، تكون قد نجحت في إنشاء معيار نجاح لا تشوبه شائبة تحتاج إلى التأكد من تتبعه وقياسه. للقيام بذلك ، تحتاج إلى إنشاء مستند يحتوي على جميع التفاصيل المتعلقة بمعيار النجاح الذي تستخدمه.

تحتاج إلى إنشاء جدول بيانات يحتوي على جميع التفاصيل حول المشروع. يمكنك استخدام أداة إدارة المشروع الخاصة بك مثل nTask لتقريب كل تلك المعلومات. هذه الأجزاء المعلوماتية هي كما يلي:

1. طريقة القياس

في هذه الطريقة ، تحتاج إلى التأكد من أن العمليات المصممة لتتبع جميع العمليات التي تجري في عملية تطوير المشروع يتم توثيقها بشكل صحيح. يمكن أن تكون هذه العمليات اجتماعات سكروم أو اجتماعات الميزانية أو حتى ندوة إدارة الجودة.

شيء واحد يجب أن تتذكره هو أن مدة هذه الاجتماعات أو التفاعلات مهمة أيضًا ليتم تسجيلها في الوثائق التي تقوم بإنشائها. يمكن أن تكون هذه المدد مراجعات شهرية أو أسبوعية أو يومية للميزانية.

2. اسم المعايير

في هذا القسم ، يجب عليك توضيح اسم المعايير كعنوان رسمي للمستند. على سبيل المثال ، يمكن تحسين درجات رضا العملاء أو زيادة مستويات الإنتاجية.

3. الجهة المسؤولة

كيان مهم متعلق بالمشروع والعمليات التي يحتويها المشروع هو الشخص المسؤول عن تتبع جميع المهام والعمليات المختلفة التي تحدث خلال دورة حياة المشروع.

في مشاريع عالم إدارة المشاريع ، يكون هذا الدور قابلاً للتبادل وفقًا لاحتياجات ومتطلبات المشروع. في بعض الأحيان يتم تنفيذ هذا الدور من قبل مدير المشروع وأحيانًا يذهب الدور إلى محللي الأعمال.

بغض النظر عمن يقوم بالدور ، يجب عليهم التأكد من أنهم يتتبعون جميع اجتماعات وتفاعلات سكروم المختلفة ، وإنشاء تقارير ، وتوثيق جميع النتائج المحتملة التي يمكن تحقيقها عبر المنتج.

4. القضايا والقرارات

هناك شيء آخر يجب عليك تتبعه باستخدام برنامج إدارة مشروع مثل nTask أو يدويًا اعتمادًا على مدى جدية العملية بأكملها ، وهو التأكد من أن جميع المشكلات وتسلل النطاق المرتبطة بالمشروع موثقة بشكل صحيح.

ستساعد هذه الوثائق على التأكد من نجاح المشروع وأنه لا يقصر عن الهدف الذي تم تصميمه لتحقيقه في الأصل.

5. النتائج المرجوة

تحتاج أيضًا إلى توثيق النتائج المتوقعة والفعلية التي تم تحقيقها من خلال تطوير المشروع أو المنتج الذي كان الفريق يعمل عليه.

كيف تجعل مشروعك نجاحًا واضحًا؟

إذا كنت ترغب في جعل مشروعك نجاحًا واضحًا ، بحيث يساعدك على تحقيق المزيد من القيمة للشركة ، فأنت بحاجة إلى اتباع الخطوات التالية. هم انهم:

1. إنشاء خط الأساس

خط الأساس هو مسح أولي لجميع المجالات المختلفة التي يحاول مشروعك التأثير عليها. سيخبرك هذا الخط الأساسي بكل شيء عن تلك المناطق ، وكيف يتم أدائها ، وكيف كان أدائها وكيف سيكون أدائها عندما يصل منتجك إليها.

لجعل هذا الأساس ، ستحتاج إلى مقارنة كل تلك البيانات من الشروط المذكورة أعلاه وتحليلها للتأكد من أنك تتخذ القرار الصحيح من خلال اتخاذ هذا المنتج. ستستخدم نفس أدوات القياس التي استخدمتها في طريقة القياس المذكورة أعلاه.

لذلك ، إذا كنت تريد تلبية كل جانب من جوانب المنتج وتلبية متطلبات العميل ، فأنت بحاجة إلى إنشاء خط أساس ومعرفة بالضبط ما عليك القيام به لتحقيق ذلك.

2. الحصول على موافقة أصحاب المصلحة

لإنجاح أي مشروع أو منتج أو خدمة ، تحتاج إلى التأكد من أن أصحاب المصلحة يعرفون أي شيء وكل ما يتعلق بالمشروع. يمكن أن يحدث هذا فقط عندما تبقى في حلقة من المعلومات ، في كل مرة تتحدث فيها عن المشروع مع الفريق.

ما سيفعله ذلك هو أنه سيتأكد من أن أصحاب المصلحة يعرفون كل شيء عن ما تفعله في عملية تطوير المشروع وما تحتاجه لإنجاح المشروع بأكمله. لن تضطر إلى طلب أي مشروع مرتبط بهم مرة أخرى وأيضًا ، لن يقدموا أي مطالب غير معقولة لا يمكن إكمالها في أي إطار زمني معين.

عندما يكون لديك هذا المستوى من الثقة مع أصحاب المصلحة ، فلن تواجه مشكلة أثناء السؤال عن اشتراك أصحاب المصلحة وتوقيعهم على جميع الأنشطة المتعلقة بالمشروع.

3. استخدام القياسات المتكررة

كما تعلم على الأرجح ، في عملية إدارة المشروع الحقيقية ، تستغرق التحسينات الكثير من الوقت لتظهر وتتفاقم كل عملية ومهمة صغيرة متعلقة بالمشروع.

عندما لا بد أن تستغرق هذه العملية بعض الوقت لتكون ناجحة ، فأنت بحاجة إلى التأكد من أن معايير نجاحك مرنة بما يكفي لدمج أي تغيير يأتي.

يمكنك وضع بعض الأهداف الواقعية ليتم قياسها من وقت لآخر ، مثل زيادة الإنتاجية خلال الأشهر الثلاثة الماضية أو زيادة المبيعات في الربع الأخير بنسبة 30 بالمائة ، إلخ.

4. استخدام برنامج إدارة المشروع المثالي

أحد أهم العناصر في عملية التطوير بأكملها هو التأكد من أنك وفريقك تستخدمان أفضل تطبيق متعلق بإدارة المشروع أو تطوير المشروع. سيساعدك هذا على التأكد من أن جميع مهامك وعملياتك يتم الاعتناء بها بشكل صحيح وأنك تحقق النجاح.

هناك الكثير من الخيارات المختلفة المتاحة في السوق في الوقت الحاضر والتي ستساعدك على تحقيق جميع أهدافك ومعالمك التي حددتها لنفسك ، ولكن إذا كنت تريد توصية مجربة ومختبرة ، فعليك الذهاب إلى nTask.

هذا التطبيق هو حل رائع لجميع مشاكلك المتعلقة بإدارة المشاريع وتطوير المشاريع بشكل عام. يحتوي على ترسانة لا تنتهي من الميزات التي تتيح لك تتبع كل عنصر متعلق بمشروعك ، مما يجعله ناجحًا بالتأكيد.

دعنا نلقي نظرة على بعض ميزات nTask التي يمكنك استخدامها لإنجاح مشروعك.

• إدارة القضايا
• تتبع نسبة كاملة
• تحديد الأولويات
• إدارة متطلبات
• تتبع الحالة
• يدعم سكرم
• اختبار / إدارة ضمان الجودة
• لوحة القيادة
• جدولة المشكلة
• مشاكل متكررة
• ادارة المهام
• إدارة التقويم
• إدارة الوثائق
• تتبع القضية
• تتبع عنصر العمل
• إدارة الدعوة
• أدوات ما بعد الاجتماع
• إدارة الميزانية
• أدوات التعاون
• إدارة الموارد
• إدارة الموارد
• يدعم Agile
• ادارة المهام
• الوقت وتتبع النفقات
• إدارة التصعيد
• ادارة مشروع
• الجدولة
• العصف الذهني
• إدارة المخاطر
• الدردشة / المراسلة

انتهى اليك!

في هذه المقالة ، أوضحنا كيف يمكنك تحديد نجاح مشروعك. استخدم النصائح المذكورة أعلاه لإبراز مشروعك التالي وإنجاز المزيد في وقت أقل.