Como definir o sucesso do projeto em 2021

Se você está conectado à área de gerenciamento de projetos há um dia, provavelmente sabe que sempre que planeja um projeto, a primeira coisa a fazer é entender o valor para a empresa que deseja alcançar ou o resultado que deseja realizar através do projeto.

Você queria entender essas coisas porque antigamente, para calcular o sucesso do projeto, você precisava ter certeza de que a saída é exatamente como você queria e foi alcançada sem o menor desvio do orçamento e do tempo designados.

Mas, como sabemos, o mundo do gerenciamento de projetos não vive pelas mesmas regras por um período mais longo. Ele gosta de apimentar as coisas.

Então, há algum tempo, a comunidade de gerenciamento de projetos não mede o sucesso do projeto apenas com base na saída que ele fornece, mas exige que as empresas se envolvam com sua clientela com mais frequência e descubram como seu produto afeta suas vidas, mas também como isso impacta a imagem da organização e a cultura da empresa.

Vamos falar sobre os critérios para o sucesso do projeto no mundo atual do gerenciamento de projetos.

Os Critérios de Sucesso

Se você deseja definir qual é o critério de sucesso, então é um conjunto de regras ou padrões estabelecidos pela alta administração ou pelas partes interessadas conectadas ao projeto, que são usadas para medir todas as saídas que o projeto deve alcançar durante sua vida. ciclo e depois que ele fecha.

Todos os elementos dos critérios de sucesso não são baseados em recursos como tempo e orçamento, em vez disso, eles são baseados na forma como a alta administração, as partes interessadas e os clientes são impactados pela maneira como o projeto tende a operar.

A seguir estão as perguntas que você deve fazer a si mesmo, em relação ao projeto que você está gerenciando. Eles são:

• A Saída do projeto atende aos objetivos descritos no business case e as prioridades do cliente foram contempladas na estrutura do projeto?
• O serviço ou o produto que você está tentando desenvolver atende aos requisitos do cliente? Está funcionando da maneira exata como esperado pelo cliente?
• A sua forma atual de desenvolver o produto está tornando a equipe mais positiva e eficiente, levando-os a um maior nível de produtividade?
• Os procedimentos que você está usando para desenvolver o novo projeto vão afetar a cultura da empresa em algum estágio? Ou mudar a imagem da empresa diante das pessoas?
• O projeto que você está desenvolvendo vai avançar o nível de tecnologia que está sendo usada na empresa?
• O projeto, de alguma forma, vai prejudicar os projetos e processos atuais que estão acontecendo na organização?
• Existe um caminho de aprendizado para todos os clientes que não estão familiarizados com o novo projeto ou produto que você está tentando desenvolver?

Qual é o Critério de Sucesso do Gerenciamento de Projetos?

Quando você está construindo os critérios para medir o desempenho do projeto, você analisa a qualidade do projeto que está sendo gerenciado e não os elementos relacionados a ele que discutimos anteriormente.

Você acompanha todas as diferentes atividades que estão acontecendo no processo de desenvolvimento do projeto por meio de um software de gerenciamento de projetos como o nTask , que garantirá que tudo esteja no caminho certo e que você não esteja se desviando do curso original.

Os critérios de sucesso do projeto em que você está trabalhando serão assim:

• Conduzir reuniões de acompanhamento individuais com cada líder de equipe
• Garantir que todos os marcos atinjam a aprovação das partes interessadas
• Realizar reuniões semanais de atualização da equipe do projeto
• Faça uma revisão mensal detalhada do orçamento

Qual é o Critério de Sucesso para a Entrega do Projeto?

Nesta seção, você precisa ter certeza de que a saída que está produzindo por meio do projeto está de acordo com os padrões da empresa e se está atendendo à necessidade e exigência da parte interessada ligada ao projeto.

Vamos pegar um projeto fictício como exemplo em que você está desenvolvendo um novo software de suporte ao cliente.

As prioridades que foram destacadas no caso de negócios que foi apresentado a você incluem um relatório detalhado sobre o desempenho do departamento de suporte ao cliente e a educação da organização sobre uma nova cultura centrada no cliente.

Quais são os fatores de sucesso que você pode extrair desse exemplo? Vamos dar uma olhada em algumas das ideias que você pode analisar se estiver construindo o projeto em maio de 2020.

• Você precisa entregar um seminário de treinamento para toda a organização sobre o novo software até 30 ^de outubro
• Você precisa garantir que todos os planos de comunicação e gerenciamento de mudanças sejam aprovados até 15 ^{de agosto}
• Outra coisa que você precisa para garantir que todas as métricas de satisfação do cliente sejam aumentadas em 10 pontos, nos próximos três meses, caso contrário, o projeto será considerado um fracasso no primeiro trimestre

Como medir e documentar o sucesso alcançado?

Ao chegar a esta seção, você estabeleceu com sucesso um critério de sucesso impecável que você precisa acompanhar e medir. Para isso, você precisa construir um documento que contenha todos os detalhes sobre o critério de sucesso que está usando.

Você precisa construir uma planilha que conterá todos os detalhes sobre o projeto. Você pode usar sua ferramenta de gerenciamento de projetos como o nTask para reunir todas essas informações. Esses blocos informativos são os seguintes:

1. Método de medição

Nesse método, você precisa ter certeza de que os processos projetados para acompanhar todos os processos que ocorrem no processo de desenvolvimento do projeto estão sendo devidamente documentados. Esses processos podem ser reuniões de scrum, reuniões de orçamento ou até mesmo um seminário de gestão da qualidade.

Uma coisa que você precisa lembrar é que a duração dessas reuniões ou interações também é importante para ser registrada na documentação que você está construindo. Essas durações podem ser revisões de orçamento mensais, semanais ou diárias.

2. Nome do critério

Nesta seção, você deve esclarecer o nome dos critérios como título formal do documento. Por exemplo, podem ser Pontuações de Satisfação do Cliente Melhoradas ou Níveis de Produtividade Aumentados.

3. Parte Responsável

Uma entidade importante relacionada ao projeto e aos processos que o projeto contém é a pessoa responsável por rastrear todas as diferentes tarefas e processos que estão acontecendo no ciclo de vida do projeto.

Nos projetos do mundo do gerenciamento de projetos, esse papel é intercambiável de acordo com as necessidades e requisitos do projeto. Às vezes esse papel é desempenhado pelo gerente de projeto e às vezes o papel vai para os analistas de negócios.

Independentemente de quem está desempenhando a função, eles precisam garantir que acompanhem todas as diferentes reuniões e interações do scrum, criem relatórios e documentem todos os resultados possíveis que podem ser alcançados por meio do produto.

4. Problemas e Resoluções

Outra coisa que você precisa acompanhar usando um software de gerenciamento de projetos como o nTask ou manualmente, dependendo de quão sério você é sobre toda a operação, é certificar-se de que todos os problemas e desvios de escopo conectados ao projeto estejam devidamente documentados.

Esta documentação ajudará a garantir que o projeto seja um sucesso e não fique aquém da meta para a qual foi originalmente projetado.

5. Resultados Desejados

Você também precisa documentar os resultados esperados e reais que são alcançados pelo desenvolvimento do projeto ou do produto em que a equipe estava trabalhando.

Como fazer do seu projeto um sucesso definitivo?

Se você deseja tornar seu projeto um sucesso definitivo, para que ele o ajude a trazer mais valor para a empresa, você precisa seguir estas etapas. Eles são:

1. Estabeleça uma linha de base

A linha de base é uma pesquisa inicial de todas as diferentes áreas que seu projeto está tentando impactar. Essa linha de base informará tudo sobre essas áreas, como elas estão se saindo, como elas estão se saindo e como elas se comportarão quando seu produto as alcançar.

Para fazer essa linha de base, você precisaria comparar todos os dados das condições acima e analisá-los para ter certeza de que está tomando a decisão certa ao fazer este produto. Você usará as mesmas ferramentas de medição que usou no método de medição mencionado acima.

Portanto, se você deseja que todos os aspectos do produto e os requisitos do cliente sejam atendidos, é necessário estabelecer uma linha de base e descobrir exatamente o que você precisa fazer para que isso aconteça.

2. Obtenha a aprovação das partes interessadas

Para tornar qualquer projeto, produto ou serviço um sucesso, você precisa garantir que as partes interessadas saibam sobre tudo e qualquer coisa relacionada ao projeto. Isso só pode acontecer quando você mantém o ciclo de informações, toda vez que você fala sobre o projeto com a equipe.

O que isso fará é garantir que as partes interessadas saibam tudo sobre o que você está fazendo no processo de desenvolvimento do projeto e o que você precisa para tornar todo o projeto um sucesso. Você não terá que pedir nada relacionado ao projeto deles nunca mais e também, eles não farão exigências irracionais que nunca poderão ser concluídas em um determinado período de tempo.

Quando você tiver esse nível de confiança com as partes interessadas, não terá problemas ao perguntar sobre a adesão e aprovação das partes interessadas em todas as atividades relacionadas ao projeto.

3. Usando medições recorrentes

Como você provavelmente sabe que em um verdadeiro processo de gerenciamento de projetos, as melhorias levam muito tempo para aparecer e apodrecer cada pequeno processo e tarefa relacionados ao projeto.

Quando esse processo deve levar algum tempo para ser bem-sucedido, você precisa garantir que seus critérios de sucesso sejam flexíveis o suficiente para incorporar toda e qualquer mudança que surja.

Você pode definir algumas metas realistas a serem medidas de tempos em tempos, como aumento de produtividade nos últimos 3 meses ou aumento de vendas no último trimestre em 30%, etc.

4. Usando o software de gerenciamento de projetos perfeito

Um dos elementos mais importantes em todo o processo de desenvolvimento é garantir que você e sua equipe estejam usando o melhor aplicativo relacionado ao gerenciamento de projetos ou ao desenvolvimento de projetos. Isso ajudará você a garantir que todas as suas tarefas e processos sejam adequadamente cuidados e você alcance o sucesso.

Existem muitas opções diferentes no mercado hoje em dia que o ajudarão a atingir todos os seus objetivos e marcos que você definiu para si mesmo, mas se você deseja uma recomendação testada e comprovada, deve optar pelo nTask.

Este aplicativo é uma solução incrível para todos os seus problemas relacionados ao gerenciamento de projetos e desenvolvimento de projetos em geral. Possui um arsenal interminável de recursos que permite rastrear todos os elementos relacionados ao seu projeto, tornando-o um sucesso definitivo.

Vamos dar uma olhada em alguns dos recursos do nTask que você pode usar para tornar seu projeto bem-sucedido.

• Gerenciamento de problemas
• Rastreamento Percentual Concluído
• Priorização
• Gerenciamento de Requisitos
• Controle do Status
• Suporta Scrum
• Testes/Gerenciamento de QA
• Painel
• Agendamento de problemas
• Problemas recorrentes
• Gerenciamento de tarefas
• Gerenciamento de calendário
• Gerenciamento de documento
• Acompanhamento de problemas
• Rastreamento de itens de ação
• Gerenciamento de convites
• Ferramentas pós-reunião
• Administração de orçamento
• Ferramentas de colaboração
• Gestão de recursos
• Gestão de recursos
• Suporta Ágil
• Gerenciamento de tarefas
• Acompanhamento de tempo e despesas
• Gerenciamento de escalonamento
• Gerenciamento de projetos
• Agendamento
• Debate
• Gerenciamento de riscos
• Bate-papo/mensagens

Para você!

Neste artigo, explicamos como você pode definir o sucesso do seu projeto. Use as dicas acima para acertar seu próximo projeto e fazer mais em menos tempo.