So definieren Sie Projekterfolg im Jahr 2021

Wenn Sie jetzt auch nur einen Tag mit dem Bereich Projektmanagement verbunden sind, wissen Sie wahrscheinlich, dass Sie bei der Planung eines Projekts als Erstes den Wert für das Unternehmen, den Sie erreichen möchten, oder den gewünschten Output verstehen durch das Projekt zu erreichen.

Sie wollten diese Dinge verstehen, weil Sie früher zur Berechnung des Projekterfolgs sicherstellen mussten, dass das Ergebnis genau so ist, wie Sie es wollten, und dass es ohne die geringste Abweichung vom festgelegten Budget und der festgelegten Zeit erreicht wurde.

Aber wie wir wissen, lebt die Welt des Projektmanagements nicht über längere Zeit nach denselben Regeln. Es peppt die Dinge gerne auf.

Seit einiger Zeit misst die Projektmanagement-Community den Projekterfolg nicht mehr nur an der erbrachten Leistung, sondern fordert Unternehmen auf, sich häufiger mit ihrer Kundschaft auseinanderzusetzen und herauszufinden, wie sich ihr Produkt auf ihr Leben auswirkt, aber auch wie es das Image der Organisation und die Kultur des Unternehmens beeinflusst.

Lassen Sie uns über die Kriterien für den Projekterfolg in der heutigen Welt des Projektmanagements sprechen.

Die Erfolgskriterien

Wenn Sie definieren möchten, was ein Erfolgskriterium ist, dann handelt es sich um eine Reihe von Regeln oder Standards, die vom oberen Management oder den mit dem Projekt verbundenen Stakeholdern festgelegt wurden und zur Messung aller Ergebnisse dienen, die das Projekt während seiner Lebensdauer erreichen soll. Zyklus und nach dem Schließen.

Alle Elemente der Erfolgskriterien basieren nicht auf Ressourcen wie Zeit und Budget, sondern darauf, wie das obere Management, die Stakeholder und die Kunden von der Art und Weise beeinflusst werden, wie das Projekt tendenziell funktioniert.

Im Folgenden finden Sie die Fragen, die Sie sich in Bezug auf das von Ihnen verwaltete Projekt stellen sollten. Sie sind:

• Entspricht der Output des Projekts den im Business Case beschriebenen Zielen und wurden die Prioritäten des Kunden in der Projektstruktur berücksichtigt?
• Entspricht die Dienstleistung oder das Produkt, das Sie zu entwickeln versuchen, den Anforderungen des Kunden? Funktioniert es genau so, wie es vom Kunden erwartet wird?
• Macht Ihre aktuelle Art der Produktentwicklung das Team positiver und effizienter und führt es zu einem höheren Produktivitätsniveau?
• Werden die Verfahren, die Sie zur Entwicklung des neuen Projekts verwenden, die Kultur des Unternehmens in irgendeiner Phase beeinflussen? Oder das Image des Unternehmens vor den Leuten verändern?
• Wird das Projekt, das Sie entwickeln, das technologische Niveau, das im Unternehmen verwendet wird, voranbringen?
• Wird das Projekt in irgendeiner Weise den aktuellen Projekten und Prozessen in der Organisation schaden?
• Gibt es einen Lernpfad für alle Kunden, die mit dem neuen Projekt oder Produkt, das Sie zu entwickeln versuchen, nicht vertraut sind?

Was ist das Erfolgskriterium des Projektmanagements?

Wenn Sie die Kriterien zur Messung der Leistung des Projekts erstellen, analysieren Sie die Qualität des Projekts, das selbst verwaltet wird, und nicht die damit verbundenen Elemente, die wir zuvor besprochen haben.

Sie verfolgen alle verschiedenen Aktivitäten, die im Entwicklungsprozess des Projekts stattfinden, mit einer Projektmanagementsoftware wie nTask , die sicherstellt, dass alles auf dem richtigen Weg ist und Sie nicht vom ursprünglichen Kurs abweichen.

Die Erfolgskriterien des Projekts, an dem Sie arbeiten, sehen wie folgt aus:

• Führen Sie 1-zu-1-Tracking-Meetings mit jedem Teamleiter durch
• Stellen Sie sicher, dass alle Meilensteine ​​von den Stakeholdern genehmigt werden
• Halten Sie wöchentliche Projektteam-Update-Meetings ab
• Führen Sie monatlich eine detaillierte Budgetüberprüfung durch

Was sind die Erfolgskriterien für die Projektabwicklung?

In diesem Abschnitt müssen Sie sicherstellen, dass die Ergebnisse, die Sie im Rahmen des Projekts produzieren, den Standards des Unternehmens entsprechen und die Bedürfnisse und Anforderungen der mit dem Projekt verbundenen Stakeholder erfüllen.

Nehmen wir als Beispiel ein Dummy-Projekt, bei dem Sie eine neue Kundensupport-Software entwickeln.

Zu den Prioritäten, die in dem Ihnen vorgelegten Business Case hervorgehoben wurden, gehören ein detaillierter Bericht über die Leistung der Kundendienstabteilung und die Aufklärung der Organisation über eine neue kundenorientierte Kultur.

Welche Erfolgsfaktoren können Sie diesem Beispiel entnehmen? Werfen wir einen Blick auf einige der Ideen, die Sie analysieren können, wenn Sie das Projekt im Mai 2020 erstellen.

• Sie müssen der gesamten Organisation bis zum 30. Oktober ein Schulungsseminar über die neue Software ^anbieten
• Sie müssen sicherstellen, dass alle Kommunikations- und Änderungsmanagementpläne bis zum 15. August ^genehmigt sind
• Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass alle Kundenzufriedenheitskennzahlen innerhalb der nächsten drei Monate um 10 Punkte gesteigert werden, sonst wird das Projekt im ersten Quartal als Blindgänger gewertet

Wie können Sie den erzielten Erfolg messen und dokumentieren?

Wenn Sie diesen Abschnitt erreichen, haben Sie erfolgreich ein tadelloses Erfolgskriterium festgelegt, das Sie unbedingt verfolgen und messen müssen. Dazu müssen Sie ein Dokument erstellen, das alle Details zu dem von Ihnen verwendeten Erfolgskriterium enthält.

Sie müssen eine Tabelle erstellen, die alle Details über das Projekt enthält. Sie können Ihr Projektmanagement-Tool wie nTask verwenden , um all diese Informationen zusammenzufassen. Diese Informationsblöcke sind wie folgt:

1. Messmethode

Bei dieser Methode müssen Sie sicherstellen, dass die Prozesse, die darauf ausgelegt sind, alle im Entwicklungsprozess des Projekts stattfindenden Prozesse nachzuverfolgen, ordnungsgemäß dokumentiert werden. Diese Prozesse können Scrum-Meetings, Budget-Meetings oder sogar ein Qualitätsmanagement-Seminar sein.

Eine Sache, die Sie bedenken müssen, ist, dass die Dauer dieser Besprechungen oder Interaktionen auch wichtig ist, um in der Dokumentation, die Sie erstellen, aufgezeichnet zu werden. Diese Zeiträume können monatliche, wöchentliche oder tägliche Budgetüberprüfungen sein.

2. Kriterienname

In diesem Abschnitt müssen Sie den Namen des Kriteriums als formalen Titel des Dokuments klären. Dies können beispielsweise verbesserte Kundenzufriedenheitswerte oder erhöhte Produktivitätsniveaus sein.

3. Verantwortliche Partei

Eine wichtige Einheit im Zusammenhang mit dem Projekt und den darin enthaltenen Prozessen ist die Person, die für die Verfolgung aller verschiedenen Aufgaben und Prozesse verantwortlich ist, die innerhalb des Projektlebenszyklus stattfinden.

In den Projekten der Projektmanagementwelt ist diese Rolle je nach Bedarf und Anforderungen des Projekts austauschbar. Manchmal wird diese Rolle vom Projektmanager übernommen und manchmal geht die Rolle an die Business Analysten.

Unabhängig davon, wer die Rolle ausführt, müssen sie sicherstellen, dass sie alle verschiedenen Scrum-Meetings und -Interaktionen verfolgen, Berichte erstellen und alle möglichen Ergebnisse dokumentieren, die mit dem Produkt erreicht werden können.

4. Probleme und Lösungen

Eine andere Sache, die Sie mit einer Projektmanagement-Software wie nTask oder manuell verfolgen müssen, je nachdem, wie ernst Sie den gesamten Vorgang nehmen, ist sicherzustellen, dass alle Probleme und Umfangskriechen, die mit dem Projekt verbunden sind, ordnungsgemäß dokumentiert werden.

Diese Dokumentation hilft sicherzustellen, dass das Projekt ein Erfolg wird und nicht hinter dem Ziel zurückbleibt, das es ursprünglich erreichen sollte.

5. Gewünschte Ergebnisse

Sie müssen auch die erwarteten und tatsächlichen Ergebnisse dokumentieren, die durch die Entwicklung des Projekts oder des Produkts erzielt werden, an dem das Team gearbeitet hat.

Wie wird Ihr Projekt zu einem definitiven Erfolg?

Wenn Sie Ihr Projekt zu einem definitiven Erfolg machen möchten, damit es Ihnen hilft, mehr Wert für das Unternehmen zu schaffen, müssen Sie die folgenden Schritte befolgen. Sie sind:

1. Legen Sie eine Baseline fest

Die Baseline ist eine anfängliche Übersicht über all die verschiedenen Bereiche, die Ihr Projekt zu beeinflussen versucht. Diese Baseline wird Ihnen alles über diese Bereiche erzählen, wie sie sich verhalten, wie sie sich verhalten haben und wie sie sich verhalten werden, wenn Ihr Produkt sie erreicht.

Um diese Basislinie zu erstellen, müssten Sie alle diese Daten aus den oben genannten Bedingungen vergleichen und analysieren, um sicherzustellen, dass Sie mit diesem Produkt die richtige Entscheidung treffen. Sie werden die gleichen Messwerkzeuge verwenden, die Sie bei der oben genannten Messmethode verwendet haben.

Wenn Sie also wollen, dass jeder einzelne Aspekt des Produkts und die Kundenanforderungen erfüllt werden, müssen Sie eine Baseline festlegen und genau herausfinden, was Sie tun müssen, um dies zu erreichen.

2. Holen Sie sich die Zustimmung des Stakeholders

Um ein Projekt, ein Produkt oder eine Dienstleistung zum Erfolg zu führen, müssen Sie sicherstellen, dass die Beteiligten über alles und jeden im Zusammenhang mit dem Projekt Bescheid wissen. Dies kann nur geschehen, wenn Sie jedes Mal, wenn Sie mit dem Team über das Projekt sprechen, auf dem Laufenden bleiben.

Dadurch wird sichergestellt, dass die Beteiligten alles darüber wissen, was Sie im Projektentwicklungsprozess tun und was Sie brauchen, um das gesamte Projekt zum Erfolg zu führen. Sie müssen sie nie wieder um etwas Projektbezogenes bitten, und sie werden auch keine unangemessenen Forderungen stellen, die in einem bestimmten Zeitrahmen niemals abgeschlossen werden können.

Wenn Sie dieses Maß an Vertrauen zu den Stakeholdern haben, werden Sie kein Problem damit haben, nach der Zustimmung der Stakeholder zu fragen und alle Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Projekt abzuzeichnen.

3. Verwendung wiederkehrender Messungen

Wie Sie wahrscheinlich wissen, brauchen Verbesserungen in einem echten Projektmanagementprozess viel Zeit, um jeden kleinen Prozess und jede kleine Aufgabe im Zusammenhang mit dem Projekt an die Oberfläche zu bringen und zu verfestigen.

Wenn dieser Prozess zwangsläufig einige Zeit in Anspruch nimmt, um erfolgreich zu sein, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Erfolgskriterien flexibel genug sind, um alle auftretenden Änderungen zu berücksichtigen.

Sie können sich einige realistische Ziele setzen, die von Zeit zu Zeit gemessen werden, wie z. B. Produktivitätssteigerung in den letzten 3 Monaten oder Umsatzsteigerung im letzten Quartal um 30 Prozent usw.

4. Verwenden der perfekten Projektmanagement-Software

Eines der wichtigsten Elemente im gesamten Entwicklungsprozess ist sicherzustellen, dass Sie und Ihr Team die beste Projektmanagement- oder Projektentwicklungsanwendung verwenden. So stellen Sie sicher, dass alle Ihre Aufgaben und Prozesse optimal betreut werden und Sie erfolgreich sind.

Heutzutage gibt es auf dem Markt viele verschiedene Optionen, die Ihnen helfen, alle Ihre Ziele und Meilensteine ​​zu erreichen, die Sie sich selbst gesetzt haben, aber wenn Sie eine bewährte Empfehlung wünschen, dann sollten Sie sich für nTask entscheiden.

Diese Anwendung ist eine erstaunliche Lösung für alle Ihre Probleme in Bezug auf Projektmanagement und Projektentwicklung im Allgemeinen. Es verfügt über ein unendliches Arsenal an Funktionen, mit denen Sie jedes Element im Zusammenhang mit Ihrem Projekt verfolgen können, was es zu einem definitiven Erfolg macht.

Werfen wir einen Blick auf einige der Funktionen von nTask, mit denen Sie Ihr Projekt zum Erfolg führen können.

• Issue-Management
• Percent-Complete-Tracking
• Priorisierung
• Anforderungsmanagement
• Status-Verfolgung
• Unterstützt Scrum
• Testen / QA-Management
• Armaturenbrett
• Ausgabeplanung
• Wiederkehrende Probleme
• Aufgabenmanagement
• Kalenderverwaltung
• Dokumenten-Management
• Fehlersuche
• Verfolgung von Aktionselementen
• Einladungsverwaltung
• Post-Meeting-Tools
• Finanzmanagement
• Werkzeuge zur Zusammenarbeit
• Resourcenmanagement
• Resourcenmanagement
• Unterstützt Agilität
• Aufgabenmanagement
• Zeit- und Kostenerfassung
• Eskalationsmanagement
• Projektmanagement
• Planung
• Brainstorming
• Risikomanagement
• Chat/Messaging

Zu dir hinüber!

In diesem Artikel haben wir erklärt, wie Sie Ihren Projekterfolg definieren können. Verwenden Sie die oben genannten Tipps, um Ihr nächstes Projekt auf den Punkt zu bringen und in kürzerer Zeit mehr zu erledigen.