Cómo definir el éxito del proyecto en 2021

Si ha estado conectado al campo de la gestión de proyectos por un día, entonces probablemente sepa que cada vez que planifica un proyecto, lo primero que hace es comprender el valor que desea lograr para la empresa o el resultado que desea. lograr a través del proyecto.

Quería comprender estas cosas porque en el pasado, para calcular el éxito del proyecto, necesitaba asegurarse de que el resultado fuera exactamente el que deseaba y se lograra sin la menor desviación del presupuesto y el tiempo designados.

Pero como sabemos, el mundo de la gestión de proyectos no se rige por las mismas reglas durante mucho tiempo. Le gusta condimentar las cosas.

Entonces, desde hace un tiempo, la comunidad de gestión de proyectos no mide el éxito del proyecto solo por el resultado que proporciona, sino que exige que las empresas se involucren con su clientela la mayoría de las veces y descubran cómo su producto impacta sus vidas pero también cómo impacta la imagen de la organización y la cultura de la empresa.

Hablemos de los criterios para el éxito de un proyecto en el mundo actual de la gestión de proyectos.

Los criterios de éxito

Si desea definir qué criterio de éxito es, entonces es un conjunto de reglas o estándares establecidos por la alta dirección o las partes interesadas conectadas al proyecto, que se utilizan para medir todos los resultados que el proyecto debe lograr durante su vida. ciclo y después de que se cierre.

Todos los elementos de los criterios de éxito no se basan en recursos como el tiempo y el presupuesto, sino en la forma en que la alta dirección, las partes interesadas y los clientes se ven afectados por la forma en que el proyecto tiende a operar.

Las siguientes son las preguntas que debe hacerse con respecto al proyecto que está administrando. Están:

• ¿El resultado del proyecto cumple con los objetivos que se han descrito en el caso de negocio y se cubrieron las prioridades del cliente en la estructura del proyecto?
• ¿El servicio o el producto que está tratando de desarrollar cumple con los requisitos del cliente? ¿Está funcionando exactamente como lo esperaba el cliente?
• ¿Su forma actual de desarrollar el producto hace que el equipo sea más positivo y eficiente, llevándolos a un mayor nivel de productividad?
• ¿Los procedimientos que está utilizando para desarrollar el nuevo proyecto van a afectar la cultura de la empresa en alguna etapa? ¿O cambiar la imagen de la empresa frente a la gente?
• ¿El proyecto que está desarrollando va a avanzar en el nivel de tecnología que se está utilizando en la empresa?
• ¿El proyecto, de alguna manera, va a dañar los proyectos y procesos actuales que se están llevando a cabo en la organización?
• ¿Existe un camino de aprendizaje para todos los clientes que no están familiarizados con el nuevo proyecto o producto que está tratando de desarrollar?

¿Qué es el criterio de éxito de la gestión de proyectos?

Cuando está construyendo los criterios para medir el desempeño del proyecto, analiza la calidad del proyecto que se está gestionando y no los elementos relacionados con él que discutimos anteriormente.

Realiza un seguimiento de todas las diferentes actividades que están sucediendo en el proceso de desarrollo del proyecto a través de un software de gestión de proyectos como nTask , que se asegurará de que todo vaya por buen camino y que no se esté desviando del curso original.

Los criterios de éxito del proyecto en el que está trabajando se verán así:

• Llevar a cabo reuniones de seguimiento 1 a 1 con cada líder de equipo
• Asegúrese de que todos los hitos obtengan la aprobación de las partes interesadas
• Celebrar reuniones semanales de actualización del equipo del proyecto
• Realizar una revisión detallada del presupuesto mensual

¿Cuáles son los criterios de éxito para la entrega de proyectos?

En esta sección, debe asegurarse de que el resultado que está produciendo a través del proyecto esté a la altura de los estándares de la empresa y si cumple con la necesidad y el requisito de la parte interesada relacionada con el proyecto.

Tomemos un proyecto ficticio como ejemplo en el que está desarrollando un nuevo software de atención al cliente.

Las prioridades que se destacaron en el caso comercial que se le presentó incluyen un informe detallado sobre el desempeño del departamento de atención al cliente y la educación de la organización sobre una nueva cultura centrada en el cliente.

¿Cuáles son los factores de éxito que puede extraer de ese ejemplo? Veamos algunas de las ideas que puedes analizar si estás construyendo el proyecto en mayo de 2020.

• Debe entregar un seminario de capacitación a toda la organización sobre el nuevo software antes del 30 de ^octubre .
• Debe asegurarse de que todos los planes de comunicación y gestión del cambio estén aprobados antes del 15 de ^agosto .
• Otra cosa que debe asegurarse de que todas las métricas de satisfacción del cliente aumenten en 10 puntos, dentro de los próximos tres meses; de lo contrario, el proyecto se considerará un fracaso en el primer trimestre.

¿Cómo medir y documentar el éxito que logró?

Cuando llegue a esta sección, habrá establecido con éxito un criterio de éxito impecable que debe asegurarse de realizar un seguimiento y medir. Para hacerlo, debe crear un documento que contenga todos los detalles sobre el criterio de éxito que está utilizando.

Necesita construir una hoja de cálculo que contenga todos los detalles sobre el proyecto. Puede usar su herramienta de gestión de proyectos como nTask para redondear toda esa información. Estos fragmentos informativos son los siguientes:

1. Método de medición

En este método, debe asegurarse de que los procesos que están diseñados para realizar un seguimiento de todos los procesos que tienen lugar en el proceso de desarrollo del proyecto estén debidamente documentados. Estos procesos pueden ser reuniones Scrum, reuniones presupuestarias o incluso un seminario de gestión de calidad.

Una cosa que debe recordar es que la duración de estas reuniones o interacciones también es importante para que se registre en la documentación que está construyendo. Estas duraciones pueden ser revisiones presupuestarias mensuales, semanales o diarias.

2. Nombre del criterio

En esta sección, debe aclarar el nombre de los criterios como el título formal del documento. Por ejemplo, puede ser puntuaciones de satisfacción del cliente mejoradas o niveles de productividad aumentados.

3. Responsable

Una entidad importante relacionada con el proyecto y los procesos que contiene el proyecto es la persona responsable de realizar un seguimiento de todas las diferentes tareas y procesos que ocurren dentro del ciclo de vida del proyecto.

En los proyectos del mundo de la gestión de proyectos, este rol es intercambiable según las necesidades y requerimientos del proyecto. A veces, este rol lo realiza el gerente del proyecto y, a veces, el rol va a los analistas de negocios.

Independientemente de quién desempeñe el rol, deben asegurarse de realizar un seguimiento de todas las diferentes reuniones e interacciones de Scrum, crear informes y documentar todos los resultados posibles que se pueden lograr a través del producto.

4. Problemas y Resoluciones

Otra cosa que debe realizar un seguimiento utilizando un software de gestión de proyectos como nTask o manualmente, según la seriedad con la que se tome toda la operación, es asegurarse de que todos los problemas y los cambios de alcance relacionados con el proyecto estén debidamente documentados.

Esta documentación ayudará a garantizar que el proyecto sea un éxito y no se quede corto en el objetivo para el que se diseñó originalmente.

5. Resultados deseados

También debe documentar los resultados esperados y reales que se logran al desarrollar el proyecto o el producto en el que estaba trabajando el equipo.

¿Cómo hacer que su proyecto sea un éxito definitivo?

Si desea que su proyecto sea un éxito definitivo, de modo que le ayude a aportar más valor a la empresa, debe seguir los siguientes pasos. Están:

1. Establecer una línea de base

La línea de base es una encuesta inicial de todas las diferentes áreas en las que su proyecto está tratando de impactar. Esta línea de base le dirá todo sobre esas áreas, cómo se están desempeñando, cómo se han estado desempeñando y cómo se desempeñarán cuando su producto llegue a ellas.

Para hacer esta línea de base, necesitaría comparar todos los datos de las condiciones anteriores y analizarlos para asegurarse de que está tomando la decisión correcta al hacer este producto. Vas a utilizar las mismas herramientas de medición que usaste en el método de medición mencionado anteriormente.

Por lo tanto, si desea que se cumplan todos los aspectos del producto y los requisitos del cliente, debe establecer una línea de base y averiguar exactamente lo que tiene que hacer para que eso suceda.

2. Obtenga la aprobación de las partes interesadas

Para que cualquier proyecto, producto o servicio sea un éxito, debe asegurarse de que las partes interesadas sepan todo lo relacionado con el proyecto. Esto solo puede suceder cuando te mantienes al tanto de la información, cada vez que hablas sobre el proyecto con el equipo.

Lo que hará es asegurarse de que las partes interesadas sepan todo sobre lo que está haciendo en el proceso de desarrollo del proyecto y lo que necesita para que todo el proyecto sea un éxito. No tendrá que volver a pedirles nada relacionado con el proyecto y, además, no harán demandas irrazonables que nunca se puedan completar en un período de tiempo determinado.

Cuando tenga este nivel de confianza con las partes interesadas, entonces no tendrá ningún problema al preguntar sobre la aceptación y aprobación de las partes interesadas en todas las actividades relacionadas con el proyecto.

3. Uso de medidas recurrentes

Como probablemente sepa, en un verdadero proceso de gestión de proyectos, las mejoras tardan mucho en aparecer y enconan cada pequeño proceso y tarea relacionada con el proyecto.

Cuando este proceso llevará algún tiempo para tener éxito, debe asegurarse de que sus criterios de éxito sean lo suficientemente flexibles para incorporar todos y cada uno de los cambios que surjan.

Puede establecer algunos objetivos realistas para medirlos de vez en cuando, como una mayor productividad en los últimos 3 meses o un aumento de las ventas en el último trimestre en un 30 por ciento, etc.

4. Usar el software de gestión de proyectos perfecto

Uno de los elementos más importantes en todo el proceso de desarrollo es asegurarse de que usted y su equipo estén utilizando la mejor aplicación relacionada con la gestión de proyectos o el desarrollo de proyectos. Esto lo ayudará a asegurarse de que todas sus tareas y procesos se atiendan adecuadamente y logre el éxito.

Hoy en día, hay muchas opciones diferentes en el mercado que lo ayudarán a lograr todos los objetivos e hitos que se proponga, pero si desea una recomendación probada y verificada, entonces debe optar por nTask.

Esta aplicación es una solución increíble para todos sus problemas relacionados con la gestión de proyectos y el desarrollo de proyectos en general. Tiene un arsenal interminable de funciones que le permite rastrear cada elemento relacionado con su proyecto, convirtiéndolo en un éxito definitivo.

Echemos un vistazo a algunas de las características de nTask que puede usar para que su proyecto sea exitoso.

• Gestión de problemas
• Seguimiento de porcentaje completo
• Priorización
• Gestión de requerimientos
• seguimiento del estado
• Soporta Scrum
• Pruebas / Gestión de control de calidad
• Tablero
• Programación de problemas
• Problemas recurrentes
• Administración de tareas
• Gestión de calendario
• Gestión de documentos
• Seguimiento de problemas
• Seguimiento de elementos de acción
• Gestión de invitaciones
• Herramientas posteriores a la reunión
• Administración de presupuesto
• Herramientas de colaboración
• Administracion de recursos
• Administracion de recursos
• Soporta Agile
• Administración de tareas
• Seguimiento de tiempo y gastos
• Gestión de escalamiento
• Gestión de proyectos
• Planificación
• Lluvia de ideas
• Gestión de riesgos
• Chat/Mensajería

¡A ti!

En este artículo, hemos explicado cómo puede definir el éxito de su proyecto. Use los consejos anteriores para concretar su próximo proyecto y hacer más en menos tiempo.