วิธีกำหนดความสำเร็จของโครงการในปี 2564

หากคุณเคยเชื่อมต่อกับสาขาการจัดการโครงการมาเป็นเวลาหนึ่งวันแล้ว คุณอาจรู้ว่าเมื่อใดก็ตามที่คุณวางแผนโครงการ สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือเข้าใจคุณค่าของบริษัทที่คุณต้องการบรรลุหรือผลลัพธ์ที่คุณต้องการ ให้สำเร็จผ่านโครงการ

คุณต้องการเข้าใจสิ่งเหล่านี้เพราะในสมัยก่อน ในการคำนวณความสำเร็จของโครงการ คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าผลลัพธ์เป็นไปตามที่คุณต้องการและบรรลุผลสำเร็จโดยไม่เบี่ยงเบนไปจากงบประมาณและเวลาที่กำหนดเลยแม้แต่น้อย

แต่อย่างที่เราทราบ โลกของการจัดการโครงการไม่ได้อยู่ตามกฎเดียวกันเป็นเวลานาน มันชอบที่จะทำให้สิ่งต่าง ๆ มีชีวิตชีวาขึ้น

ดังนั้น ในขณะนี้ ชุมชนการจัดการโครงการไม่ได้วัดความสำเร็จของโครงการด้วยผลลัพธ์ที่จัดหาให้ แต่ต้องการให้บริษัทต่างๆ มีส่วนร่วมกับลูกค้าของตนบ่อยกว่าไม่ และค้นหาว่าผลิตภัณฑ์ของตนส่งผลกระทบต่อชีวิตอย่างไร แต่ยังรวมถึง ส่งผลต่อภาพลักษณ์ขององค์กรและวัฒนธรรมของบริษัทอย่างไร

มาพูดถึงเกณฑ์ความสำเร็จของโครงการในโลกการจัดการโครงการในปัจจุบันกัน

เกณฑ์ความสำเร็จ

หากคุณต้องการกำหนดเกณฑ์ความสำเร็จ มันคือชุดของกฎเกณฑ์หรือมาตรฐานที่กำหนดโดยผู้บริหารระดับสูงหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องกับโครงการ ซึ่งใช้เพื่อวัดผลลัพธ์ทั้งหมดที่โครงการกำหนดไว้เพื่อให้บรรลุตลอดอายุ รอบและหลังจากที่มันปิด

องค์ประกอบทั้งหมดของเกณฑ์ความสำเร็จไม่ได้ขึ้นอยู่กับทรัพยากรเช่นเวลาและงบประมาณ แต่ขึ้นอยู่กับวิธีที่ผู้บริหารระดับสูง ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และลูกค้าได้รับผลกระทบจากวิธีการที่โครงการมีแนวโน้มที่จะดำเนินการ

ต่อไปนี้เป็นคำถามที่คุณควรถามตัวเองเกี่ยวกับโครงการที่คุณกำลังจัดการ พวกเขาคือ:

• ผลลัพธ์ของโครงการเป็นไปตามเป้าหมายที่อธิบายไว้ในกรณีธุรกิจและลำดับความสำคัญของลูกค้าครอบคลุมอยู่ในโครงสร้างโครงการหรือไม่
• บริการหรือสินค้าที่คุณกำลังพยายามพัฒนา ตรงตามความต้องการของลูกค้าหรือไม่? เป็นไปตามที่ลูกค้าคาดหวังหรือไม่?
• วิธีในการพัฒนาผลิตภัณฑ์ในปัจจุบันของคุณทำให้ทีมคิดบวกและมีประสิทธิภาพมากขึ้น นำพวกเขาไปสู่ระดับการผลิตที่สูงขึ้นหรือไม่?
• ขั้นตอนที่คุณใช้ในการพัฒนาโครงการใหม่จะส่งผลกระทบต่อวัฒนธรรมของบริษัทในทุกขั้นตอนหรือไม่? หรือเปลี่ยนภาพลักษณ์ของบริษัทต่อหน้าคน?
• โครงการที่คุณกำลังพัฒนากำลังจะก้าวไปสู่ระดับของเทคโนโลยีที่ใช้ในบริษัทหรือไม่?
• โครงการในทางใดทางหนึ่งจะสร้างความเสียหายให้กับโครงการและกระบวนการปัจจุบันที่เกิดขึ้นในองค์กรหรือไม่?
• มีเส้นทางการเรียนรู้สำหรับลูกค้าทั้งหมดที่ไม่คุ้นเคยกับโครงการหรือผลิตภัณฑ์ใหม่ที่คุณกำลังพยายามพัฒนาหรือไม่?

เกณฑ์ความสำเร็จของการบริหารโครงการคืออะไร?

เมื่อคุณกำลังสร้างเกณฑ์สำหรับการวัดประสิทธิภาพของโครงการ คุณจะต้องวิเคราะห์คุณภาพของโครงการซึ่งกำลังได้รับการจัดการเอง ไม่ใช่องค์ประกอบที่เกี่ยวข้องซึ่งเราได้กล่าวถึงก่อนหน้านี้

คุณติดตามกิจกรรมต่าง ๆ ทั้งหมดที่เกิดขึ้นในกระบวนการพัฒนาโครงการผ่านซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เช่น nTask ซึ่งจะทำให้แน่ใจได้ว่าทุกอย่างเป็นไปตามแผน และคุณไม่ได้เบี่ยงเบนไปจากหลักสูตรเดิม

เกณฑ์ความสำเร็จของโครงการที่คุณกำลังดำเนินการอยู่จะมีลักษณะดังนี้:

• ดำเนินการติดตามการประชุมแบบตัวต่อตัวกับผู้นำแต่ละทีม
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเหตุการณ์สำคัญทั้งหมดบรรลุการลงชื่อออกจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• จัดการประชุมอัพเดททีมโครงการรายสัปดาห์
• ดำเนินการตรวจสอบงบประมาณโดยละเอียดรายเดือน

เกณฑ์ความสำเร็จในการส่งมอบโครงการคืออะไร?

ในส่วนนี้ คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าผลงานที่คุณผลิตผ่านโครงการนั้นเป็นไปตามมาตรฐานของบริษัท และหากเป็นไปตามความต้องการและข้อกำหนดของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องกับโครงการ

ลองใช้โปรเจ็กต์จำลองเป็นตัวอย่างที่คุณกำลังพัฒนาซอฟต์แวร์สนับสนุนลูกค้าใหม่

ลำดับความสำคัญที่เน้นในกรณีธุรกิจที่นำเสนอให้คุณ รวมถึงรายงานโดยละเอียดเกี่ยวกับประสิทธิภาพของแผนกสนับสนุนลูกค้าและให้ความรู้องค์กรเกี่ยวกับวัฒนธรรมใหม่ที่เน้นลูกค้าเป็นศูนย์กลาง

อะไรคือปัจจัยความสำเร็จที่คุณสามารถดึงออกมาจากตัวอย่างนั้น? มาดูแนวคิดบางอย่างที่คุณสามารถวิเคราะห์ได้ว่าคุณกำลังสร้างโครงการในเดือนพฤษภาคม 2020 หรือไม่

• คุณต้องจัดสัมมนาฝึกอบรมให้กับทั้งองค์กรเกี่ยวกับซอฟต์แวร์ใหม่ภายในวันที่ 30 ^{ตุลาคม}
• คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผนการสื่อสารและการจัดการการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดได้รับการอนุมัติภายในวันที่ 15 ^{สิงหาคม}
• อีกสิ่งหนึ่งที่คุณต้องแน่ใจว่าเมตริกความพึงพอใจของลูกค้าทั้งหมดจะเพิ่มขึ้น 10 คะแนน ภายในสามเดือนข้างหน้า มิฉะนั้น โครงการจะถือว่าโง่ในไตรมาสแรก

จะวัดผลและบันทึกความสำเร็จที่คุณได้รับได้อย่างไร

เมื่อคุณมาถึงส่วนนี้ คุณได้สร้างเกณฑ์ความสำเร็จที่ไร้ที่ติเรียบร้อยแล้ว ซึ่งคุณต้องแน่ใจว่าได้ติดตามและวัดผล ในการทำเช่นนั้น คุณต้องสร้างเอกสารที่จะมีรายละเอียดทั้งหมดเกี่ยวกับเกณฑ์ความสำเร็จที่คุณใช้อยู่

คุณต้องสร้างสเปรดชีตที่จะมีรายละเอียดทั้งหมดเกี่ยวกับโครงการ คุณสามารถใช้เครื่องมือการจัดการโครงการ เช่น nTask เพื่อปัดเศษข้อมูลทั้งหมดนั้น ส่วนข้อมูลเหล่านี้มีดังนี้:

1. วิธีการวัด

ในวิธีนี้ คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการที่ออกแบบมาเพื่อติดตามกระบวนการทั้งหมดที่เกิดขึ้นในกระบวนการพัฒนาของโครงการได้รับการจัดทำเป็นเอกสารอย่างเหมาะสม กระบวนการเหล่านี้อาจเป็นการประชุม scrum การประชุมงบประมาณ หรือแม้แต่การสัมมนาการจัดการคุณภาพ

สิ่งหนึ่งที่คุณต้องจำไว้คือระยะเวลาของการประชุมหรือการโต้ตอบเหล่านี้ก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกันที่จะต้องบันทึกไว้ในเอกสารที่คุณกำลังสร้าง ระยะเวลาเหล่านี้อาจเป็นการตรวจสอบงบประมาณรายเดือน รายสัปดาห์ หรือรายวัน

2. ชื่อเกณฑ์

ในส่วนนี้ คุณจะต้องชี้แจงชื่อของเกณฑ์ว่าเป็นชื่อทางการของเอกสาร ตัวอย่างเช่น สามารถปรับปรุงคะแนนความพึงพอใจของลูกค้าหรือระดับผลผลิตที่เพิ่มขึ้น

3. ฝ่ายที่รับผิดชอบ

เอนทิตีที่สำคัญที่เกี่ยวข้องกับโครงการและกระบวนการที่โครงการมีอยู่คือบุคคลที่รับผิดชอบในการติดตามงานและกระบวนการต่าง ๆ ทั้งหมดที่เกิดขึ้นภายในวงจรชีวิตของโครงการ

ในโครงการต่างๆ ในโลกของการจัดการโครงการ บทบาทนี้ใช้แทนกันได้ตามความต้องการและข้อกำหนดของโครงการ บางครั้งบทบาทนี้ดำเนินการโดยผู้จัดการโครงการและบางครั้งบทบาทไปที่นักวิเคราะห์ธุรกิจ

ไม่ว่าใครจะทำหน้าที่นี้ พวกเขาต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาติดตามการประชุมและการโต้ตอบแบบ scrum ที่แตกต่างกันทั้งหมด สร้างรายงาน และจัดทำเอกสารผลลัพธ์ที่เป็นไปได้ทั้งหมดที่สามารถทำได้ผ่านผลิตภัณฑ์

4. ประเด็นและแนวทางแก้ไข

อีกสิ่งหนึ่งที่คุณต้องติดตามโดยใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เช่น nTask หรือด้วยตนเองขึ้นอยู่กับว่าคุณจริงจังกับการดำเนินการทั้งหมดมากเพียงใด คือการตรวจสอบให้แน่ใจว่าปัญหาและขอบเขตทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการได้รับการบันทึกอย่างถูกต้อง

เอกสารนี้จะช่วยให้แน่ใจว่าโครงการจะประสบความสำเร็จ และไม่ขาดเป้าหมายที่ตั้งใจไว้แต่แรกเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย

5. ผลลัพธ์ที่ต้องการ

คุณต้องบันทึกสิ่งที่คาดหวังและผลลัพธ์จริงที่ทำได้โดยการพัฒนาโครงการหรือผลิตภัณฑ์ที่ทีมกำลังทำงานอยู่

จะทำให้โครงการของคุณประสบความสำเร็จได้อย่างไร

หากคุณต้องการทำให้โครงการของคุณประสบความสำเร็จอย่างแน่นอน ซึ่งจะช่วยให้คุณสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับบริษัทมากขึ้น คุณต้องทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ พวกเขาคือ:

1. สร้างเส้นฐาน

ข้อมูลพื้นฐานคือการสำรวจเบื้องต้นเกี่ยวกับพื้นที่ต่างๆ ทั้งหมดที่โครงการของคุณพยายามสร้างผลกระทบ ข้อมูลพื้นฐานนี้จะบอกคุณทั้งหมดเกี่ยวกับพื้นที่เหล่านั้น มีประสิทธิภาพอย่างไร มีประสิทธิภาพอย่างไร และทำงานอย่างไรเมื่อผลิตภัณฑ์ของคุณไปถึงพื้นที่เหล่านั้น

เพื่อให้เป็นพื้นฐานนี้ คุณจะต้องเปรียบเทียบข้อมูลทั้งหมดจากเงื่อนไขข้างต้นและวิเคราะห์เพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังตัดสินใจถูกต้องด้วยการทำผลิตภัณฑ์นี้ คุณจะใช้เครื่องมือวัดแบบเดียวกับที่คุณใช้ในวิธีการวัดที่กล่าวถึงด้านบน

ดังนั้น ถ้าคุณต้องการให้ผลิตภัณฑ์ทุกด้านและตรงตามความต้องการของลูกค้า คุณต้องสร้างพื้นฐานและค้นหาสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อให้สิ่งนั้นเกิดขึ้น

2. รับการอนุมัติของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

เพื่อให้โครงการ ผลิตภัณฑ์ หรือบริการประสบความสำเร็จ คุณต้องแน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทราบเกี่ยวกับทุกสิ่งที่เกี่ยวข้องกับโครงการ สิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้เมื่อคุณอยู่ในวงของข้อมูล ทุกครั้งที่คุณพูดคุยเกี่ยวกับโครงการกับทีม

สิ่งที่จะทำคือจะทำให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรู้ทุกอย่างเกี่ยวกับสิ่งที่คุณกำลังทำในกระบวนการพัฒนาโครงการและสิ่งที่คุณต้องการเพื่อให้โครงการทั้งหมดประสบความสำเร็จ คุณไม่จำเป็นต้องขอโครงการใดๆ ที่เกี่ยวข้องจากพวกเขาอีกเลย และพวกเขาจะไม่เรียกร้องที่ไม่สมเหตุผลใดๆ ที่ไม่สามารถดำเนินการให้แล้วเสร็จภายในระยะเวลาที่กำหนด

เมื่อคุณจะมีความไว้วางใจระดับนี้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย คุณจะไม่มีปัญหาในขณะที่ถามเกี่ยวกับการซื้อและลงนามของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในกิจกรรมทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการ

3. การใช้การวัดแบบเกิดซ้ำ

อย่างที่คุณคงทราบดีอยู่แล้วว่าในกระบวนการจัดการโครงการที่แท้จริง การปรับปรุงต้องใช้เวลามากในการค้นหาและทำให้กระบวนการและงานเล็กๆ น้อยๆ ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการแย่ลง

เมื่อกระบวนการนี้ต้องใช้เวลาพอสมควรกว่าจะประสบความสำเร็จ คุณต้องแน่ใจว่าเกณฑ์ความสำเร็จของคุณมีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะรวมการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่เกิดขึ้น

คุณสามารถกำหนดเป้าหมายที่เป็นจริงเพื่อวัดได้เป็นครั้งคราว เช่น ประสิทธิภาพการทำงานที่เพิ่มขึ้นในช่วง 3 เดือนที่ผ่านมา หรือยอดขายที่เพิ่มขึ้นในไตรมาสที่แล้ว 30 เปอร์เซ็นต์ เป็นต้น

4. การใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่สมบูรณ์แบบ

องค์ประกอบที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งในกระบวนการพัฒนาทั้งหมดคือต้องแน่ใจว่าคุณและทีมของคุณใช้การจัดการโครงการที่ดีที่สุดหรือแอปพลิเคชันที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาโครงการ วิธีนี้จะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่างานและกระบวนการทั้งหมดของคุณได้รับการดูแลอย่างเหมาะสมและคุณจะประสบความสำเร็จ

มีตัวเลือกมากมายในตลาดในปัจจุบันซึ่งจะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายและเหตุการณ์สำคัญทั้งหมดที่คุณตั้งไว้สำหรับตัวคุณเอง แต่ถ้าคุณต้องการคำแนะนำที่ผ่านการทดลองและทดสอบแล้ว คุณควรเลือก nTask

แอปพลิเคชั่นนี้เป็นทางออกที่ยอดเยี่ยมสำหรับปัญหาทั้งหมดของคุณเกี่ยวกับการจัดการโครงการและการพัฒนาโครงการโดยทั่วไป มีคลังแสงที่ไม่มีที่สิ้นสุดของคุณสมบัติที่ช่วยให้คุณติดตามทุกองค์ประกอบที่เกี่ยวข้องกับโครงการของคุณ ทำให้ประสบความสำเร็จอย่างแน่นอน

มาดูคุณสมบัติบางอย่างของ nTask ที่คุณสามารถใช้เพื่อทำให้โครงการของคุณประสบความสำเร็จ

• การจัดการปัญหา
• เปอร์เซ็นต์การติดตามที่สมบูรณ์
• จัดลำดับความสำคัญ
• การจัดการความต้องการ
• การติดตามสถานะ
• รองรับ Scrum
• การทดสอบ / การจัดการ QA
• แผงควบคุม
• การออกกำหนดการ
• ปัญหาที่เกิดซ้ำ
• การจัดการงาน
• การจัดการปฏิทิน
• การจัดการเอกสาร
• การติดตามปัญหา
• การติดตามรายการแอ็คชัน
• การจัดการคำเชิญ
• เครื่องมือหลังการประชุม
• การจัดการงบประมาณ
• เครื่องมือการทำงานร่วมกัน
• การจัดการทรัพยากร
• การจัดการทรัพยากร
• รองรับ Agile
• การจัดการงาน
• การติดตามเวลาและค่าใช้จ่าย
• การจัดการการยกระดับ
• การบริหารโครงการ
• การจัดตารางเวลา
• ระดมสมอง
• การบริหารความเสี่ยง
• แชท/ส่งข้อความ

ไปยังคุณ!

ในบทความนี้ เราได้อธิบายว่าคุณสามารถกำหนดความสำเร็จของโครงการได้อย่างไร ใช้เคล็ดลับข้างต้นเพื่อตอกย้ำโปรเจ็กต์ถัดไปของคุณและทำงานให้เสร็จลุล่วงในเวลาน้อยลง