Come definire il successo del progetto nel 2021

Se sei collegato al campo del project management anche solo da un giorno, allora probabilmente sai che ogni volta che pianifichi un progetto, la prima cosa che fai è capire il valore per l'azienda che vuoi ottenere o l'output che desideri realizzare attraverso il progetto.

Volevi capire queste cose perché una volta, per calcolare il successo del progetto, dovevi assicurarti che l'output fosse esattamente come volevi e che fosse raggiunto senza la minima deviazione dal budget e dal tempo designati.

Ma come sappiamo, il mondo del project management non vive le stesse regole per un periodo più lungo. Gli piace ravvivare le cose.

Quindi, da un po' di tempo, la comunità di project management non misura il successo del progetto solo in base all'output che fornisce, ma richiede alle aziende di interagire con la propria clientela il più delle volte e scoprire come il loro prodotto influisca sulle loro vite, ma anche come influisce sull'immagine dell'organizzazione e sulla cultura dell'azienda.

Parliamo dei criteri per il successo del progetto nel mondo del project management di oggi.

I criteri di successo

Se vuoi definire quale sia il criterio di successo, allora è un insieme di regole o standard stabiliti dal top management o dagli stakeholder collegati al progetto, che vengono utilizzati per misurare tutti i risultati che il progetto è destinato a raggiungere durante la sua vita- ciclo e dopo che si chiude.

Tutti gli elementi dei criteri di successo non si basano su risorse come il tempo e il budget, ma si basano sul modo in cui il top management, gli stakeholder e i clienti sono influenzati dal modo in cui il progetto tende a funzionare.

Di seguito sono riportate le domande che dovresti porti a te stesso, riguardo al progetto che stai gestendo. Sono:

• L'output del progetto soddisfa gli obiettivi descritti nel business case e le priorità del cliente sono state coperte nella struttura del progetto?
• Il servizio o il prodotto che stai cercando di sviluppare soddisfa i requisiti del cliente? Sta funzionando esattamente come previsto dal cliente?
• Il tuo attuale modo di sviluppare il prodotto sta rendendo il team più positivo ed efficiente, portandolo a un livello di produttività più elevato?
• Le procedure che stai utilizzando per sviluppare il nuovo progetto influenzeranno la cultura dell'azienda in qualsiasi fase? O cambiare l'immagine dell'azienda di fronte alle persone?
• Il progetto che state sviluppando farà avanzare il livello della tecnologia utilizzata nell'azienda?
• Il progetto, in qualche modo, danneggerà i progetti ei processi in corso nell'organizzazione?
• Esiste un percorso di apprendimento per tutti i clienti che non hanno familiarità con il nuovo progetto o prodotto che si sta cercando di sviluppare?

Qual è il criterio di successo della gestione del progetto?

Quando si costruiscono i criteri per misurare la performance del progetto, si analizza la qualità del progetto stesso che viene gestito e non gli elementi ad esso correlati di cui abbiamo discusso in precedenza.

Tieni traccia di tutte le diverse attività che stanno accadendo nel processo di sviluppo del progetto attraverso un software di gestione del progetto come nTask , che si assicurerà che tutto sia sulla buona strada e non devi deviare dal corso originale.

I criteri di successo del progetto su cui stai lavorando saranno simili a questo:

• Conduci incontri di monitoraggio 1 contro 1 con ciascun capo del team
• Garantire che tutte le pietre miliari raggiungano l'approvazione degli stakeholder
• Tenere riunioni settimanali di aggiornamento del team di progetto
• Effettuare una revisione mensile dettagliata del budget

Quali sono i criteri di successo per la consegna del progetto?

In questa sezione, devi assicurarti che l'output che stai producendo attraverso il progetto sia all'altezza degli standard dell'azienda e se soddisfi le esigenze e i requisiti degli stakeholder collegati al progetto.

Prendiamo un progetto fittizio come esempio in cui stai sviluppando un nuovo software di assistenza clienti.

Le priorità che sono state evidenziate nel business case che ti è stato presentato includono un rapporto dettagliato sulle prestazioni del dipartimento di assistenza clienti e l'educazione dell'organizzazione su una nuova cultura incentrata sul cliente.

Quali sono i fattori di successo che puoi estrarre da quell'esempio? Diamo un'occhiata ad alcune delle idee che puoi analizzare se stai costruendo il progetto a maggio 2020.

• È necessario consegnare un seminario di formazione all'intera organizzazione sul nuovo software entro il 30 ^ottobre
• È necessario assicurarsi che tutti i piani di comunicazione e gestione del cambiamento siano approvati entro il 15 ^agosto
• Un'altra cosa di cui hai bisogno per assicurarti che tutte le metriche di soddisfazione del cliente vengano aumentate di 10 punti, entro i prossimi tre mesi altrimenti il ​​progetto sarà considerato un disastro nel primo trimestre

Come misurare e documentare il successo ottenuto?

Quando raggiungi questa sezione, hai stabilito con successo un criterio di successo impeccabile che devi assicurarti di tenere traccia e misurare. Per farlo devi costruire un documento che contenga tutti i dettagli relativi al criterio di successo che stai utilizzando.

Devi costruire un foglio di calcolo che conterrà tutti i dettagli sul progetto. Puoi utilizzare il tuo strumento di gestione dei progetti come nTask per arrotondare tutte queste informazioni. Questi blocchi informativi sono i seguenti:

1. Metodo di misurazione

In questo metodo, è necessario assicurarsi che i processi progettati per tenere traccia di tutti i processi in corso nel processo di sviluppo del progetto siano adeguatamente documentati. Questi processi possono essere riunioni di mischia, riunioni di budget o persino un seminario sulla gestione della qualità.

Una cosa che devi ricordare è che anche la durata di questi incontri o interazioni è importante da registrare nella documentazione che stai costruendo. Queste durate possono essere revisioni del budget mensili, settimanali o giornaliere.

2. Nome criteri

In questa sezione devi chiarire il nome dei criteri come titolo formale del documento. Ad esempio, può essere Punteggi di soddisfazione del cliente migliorati o Livelli di produttività aumentati.

3. Parte responsabile

Un'entità importante correlata al progetto e ai processi in esso contenuti è la persona responsabile del monitoraggio di tutte le diverse attività e processi che si verificano all'interno del ciclo di vita del progetto.

Nei progetti del mondo del project management, questo ruolo è intercambiabile a seconda delle esigenze e dei requisiti del progetto. A volte questo ruolo viene svolto dal project manager e talvolta il ruolo va agli analisti aziendali.

Indipendentemente da chi sta svolgendo il ruolo, devono assicurarsi di tenere traccia di tutte le diverse riunioni e interazioni di Scrum, creare report e documentare tutti i possibili risultati che possono essere raggiunti tramite il prodotto.

4. Problemi e risoluzioni

Un'altra cosa che devi tenere traccia utilizzando un software di gestione dei progetti come nTask o manualmente, a seconda di quanto sei serio riguardo all'intera operazione, è assicurarti che tutti i problemi e le insidie ​​​​di portata collegati al progetto siano adeguatamente documentati.

Questa documentazione aiuterà a garantire che il progetto abbia successo e non sia inferiore all'obiettivo per cui era stato originariamente progettato.

5. Risultati desiderati

È inoltre necessario documentare i risultati attesi ed effettivi che si ottengono sviluppando il progetto o il prodotto su cui il team stava lavorando.

Come rendere il tuo progetto un successo definitivo?

Se vuoi rendere il tuo progetto un successo definitivo, in modo che ti aiuti a portare più valore verso l'azienda, allora devi seguire questi passaggi. Sono:

1. Stabilire una linea di base

La linea di base è un'indagine iniziale di tutte le diverse aree su cui il tuo progetto sta cercando di avere un impatto. Questa linea di base ti dirà tutto su queste aree, come si comportano, come si sono comportate e come si esibiranno quando il tuo prodotto le raggiunge.

Per fare questa linea di base, dovresti confrontare tutti i dati dalle condizioni di cui sopra e analizzarli per assicurarti di prendere la decisione giusta realizzando questo prodotto. Utilizzerai gli stessi strumenti di misurazione che hai utilizzato nel metodo di misurazione menzionato in alto.

Quindi, se vuoi che ogni singolo aspetto del prodotto e le esigenze del cliente soddisfino, devi stabilire una linea di base e scoprire esattamente cosa devi fare per realizzarlo.

2. Ottenere l'approvazione delle parti interessate

Per fare in modo che qualsiasi progetto, prodotto o servizio abbia successo, devi assicurarti che le parti interessate conoscano qualsiasi cosa e tutto ciò che riguarda il progetto. Questo può accadere solo quando ti tieni nel ciclo delle informazioni, ogni volta che parli del progetto con il team.

Ciò che farà è assicurarsi che le parti interessate sappiano tutto su ciò che stai facendo nel processo di sviluppo del progetto e ciò di cui hai bisogno per rendere l'intero progetto un successo. Non dovrai mai più chiedere loro nulla di progetto correlato e inoltre, non faranno richieste irragionevoli che non potranno mai essere completate in un dato periodo di tempo.

Quando avrai questo livello di fiducia con gli stakeholder, non avrai problemi a chiedere informazioni sull'adesione e l'approvazione degli stakeholder su tutte le attività relative al progetto.

3. Utilizzo di misurazioni ricorrenti

Come probabilmente saprai, in un vero processo di gestione del progetto, i miglioramenti richiedono molto tempo per emergere e peggiorare ogni piccolo processo e attività relativi al progetto.

Quando questo processo è destinato a richiedere del tempo per avere successo, devi assicurarti che i tuoi criteri di successo siano sufficientemente flessibili da incorporare qualsiasi cambiamento che si presenta.

Puoi impostare alcuni obiettivi realistici da misurare di volta in volta, come l'aumento della produttività negli ultimi 3 mesi o l'aumento delle vendite nell'ultimo trimestre del 30 percento, ecc.

4. Utilizzo del software Perfect Project Management

Uno degli elementi più importanti nell'intero processo di sviluppo è assicurarsi che tu e il tuo team stiate utilizzando la migliore gestione dei progetti o l'applicazione correlata allo sviluppo dei progetti. Questo ti aiuterà ad assicurarti che tutte le tue attività e processi siano adeguatamente seguiti e che tu abbia successo.

Ci sono molte opzioni diverse là fuori nel mercato al giorno d'oggi che ti aiuteranno a raggiungere tutti i tuoi obiettivi e traguardi che ti sei prefissato, ma se vuoi una raccomandazione collaudata, allora dovresti scegliere nTask.

Questa applicazione è una soluzione straordinaria per tutti i tuoi problemi relativi alla gestione dei progetti e allo sviluppo dei progetti in generale. Ha un arsenale infinito di funzionalità che ti consente di tracciare ogni elemento relativo al tuo progetto, rendendolo un sicuro successo.

Diamo un'occhiata ad alcune delle funzionalità di nTask che puoi utilizzare per rendere il tuo progetto di successo.

• Gestione dei problemi
• Tracciamento di completamento percentuale
• Priorità
• Gestione dei requisiti
• Monitoraggio dello stato
• Supporta Scrum
• Test/Gestione della qualità
• Pannello di controllo
• Programmazione dei problemi
• Problemi ricorrenti
• Gestione dei compiti
• Gestione del calendario
• Gestione documenti
• Monitoraggio del problema
• Tracciamento dell'oggetto d'azione
• Gestione degli inviti
• Strumenti post-riunione
• Gestione del bilancio
• Strumenti di collaborazione
• Gestione delle risorse
• Gestione delle risorse
• Supporta Agile
• Gestione dei compiti
• Monitoraggio del tempo e delle spese
• Gestione dell'escalation
• Gestione di progetto
• Programmazione
• Brainstorming
• Gestione del rischio
• Chat/Messaggistica

A voi!

In questo articolo, abbiamo spiegato come puoi definire il successo del tuo progetto. Usa i suggerimenti di cui sopra per inchiodare il tuo prossimo progetto e ottenere di più in meno tempo.