2021'de Proje Başarısı Nasıl Tanımlanır?

Bir günden beri proje yönetimi alanına bağlıysanız, muhtemelen bir proje planladığınızda, yaptığınız ilk şeyin, elde etmek istediğiniz şirket için değerini veya istediğiniz çıktıyı anlamak olduğunu biliyorsunuzdur. proje aracılığıyla gerçekleştirmek.

Bunları anlamak istediniz çünkü o zamanlar proje başarısını hesaplamak için çıktının tam istediğiniz gibi olduğundan ve belirlenen bütçe ve zamandan en ufak bir sapma olmadan elde edildiğinden emin olmanız gerekiyordu.

Ancak bildiğimiz gibi, proje yönetimi dünyası daha uzun süre aynı kurallarla yaşamıyor. Bir şeyleri renklendirmeyi sever.

Bu nedenle, bir süredir proje yönetimi topluluğu, proje başarısını yalnızca sağladığı çıktıyla ölçmüyor, bunun yerine şirketlerin müşterileriyle daha sık ilişki kurmasını ve ürünlerinin hayatlarını nasıl etkilediğini bulmasını istiyor. kuruluşun imajını ve şirket kültürünü nasıl etkilediği.

Bugünün proje yönetimi dünyasında proje başarısının kriterlerinden bahsedelim.

Başarı Kriterleri

Başarı kriterinin ne olduğunu tanımlamak istiyorsanız, üst yönetim veya projeye bağlı paydaşlar tarafından belirlenen ve projenin ömrü boyunca elde etmeyi belirlediği tüm çıktıları ölçmek için kullanılan bir dizi kural veya standarttır. döngüsü ve kapandıktan sonra.

Başarı kriterlerinin tüm unsurları zaman ve bütçe gibi kaynaklara dayanmaz, bunun yerine üst yönetimin, paydaşların ve müşterilerin bu yoldan etkilenme şekline, projenin çalışma eğilimine dayanır.

Yönettiğiniz proje ile ilgili kendinize sormanız gereken sorular aşağıdadır. Bunlar:

• Projenin Çıktısı, iş gerekçesinde açıklanan ve müşterinin öncelikleri proje yapısında kapsanan hedeflerle buluşuyor mu?
• Geliştirmeye çalıştığınız hizmet veya ürün müşterinin gereksinimlerini karşılıyor mu? Müşteri tarafından beklendiği gibi tam olarak performans gösteriyor mu?
• Mevcut ürün geliştirme yönteminiz ekibi daha olumlu ve verimli hale getirerek onları daha yüksek bir üretkenlik düzeyine mi ulaştırıyor?
• Yeni projeyi geliştirmek için kullandığınız prosedürler herhangi bir aşamada şirket kültürünü etkileyecek mi? Ya da insanların gözünde şirketin imajını değiştirmek mi?
• Geliştirmekte olduğunuz proje, şirkette kullanılan teknoloji seviyesini ilerletecek mi?
• Proje, organizasyonda devam eden mevcut projelere ve süreçlere herhangi bir şekilde zarar verecek mi?
• Geliştirmeye çalıştığınız yeni proje veya ürüne aşina olmayan tüm müşteriler için bir öğrenme yolu var mı?

Proje Yönetimi Başarı Kriteri nedir?

Projenin performansını ölçmek için kriterleri oluştururken, daha önce tartıştığımız unsurları değil, yönetilen projenin kalitesini analiz edersiniz.

nTask gibi proje yönetimi yazılımları aracılığıyla projenin geliştirme sürecinde gerçekleşen tüm farklı aktiviteleri takip edersiniz, bu da her şeyin yolunda olduğundan ve orijinal rotadan sapmadığınızdan emin olmanızı sağlar.

Üzerinde çalıştığınız projenin başarı kriterleri şu şekilde olacaktır:

• Her ekip lideriyle bire bir izleme toplantıları yapın
• Tüm kilometre taşlarının paydaş imzasını almasını sağlayın
• Haftalık proje ekibi güncelleme toplantıları yapın
• Aylık ayrıntılı bir bütçe incelemesi yapın

Proje Tesliminde Başarı Kriterleri Nelerdir?

Bu bölümde proje üzerinden ürettiğiniz çıktının şirket standartlarına uygun olduğundan ve projeye bağlı paydaşın ihtiyaç ve gereksinimlerini karşılayıp karşılamadığından emin olmanız gerekir.

Örnek olarak yeni bir müşteri destek yazılımı geliştirdiğiniz bir kukla projeyi ele alalım.

Size sunulan iş vakasında vurgulanan öncelikler, müşteri destek departmanının performansı hakkında ayrıntılı bir raporu ve organizasyonu yeni bir müşteri odaklı kültür hakkında eğitmeyi içerir.

Bu örnekten çıkarabileceğiniz başarı faktörleri nelerdir? Projeyi Mayıs 2020'de inşa ediyorsanız analiz edebileceğiniz bazı fikirlere bir göz atalım.

• 30 ^Ekim'e kadar tüm kuruluşa yeni yazılım hakkında bir eğitim semineri vermeniz gerekiyor.
• Tüm iletişim ve değişiklik yönetimi planlarının 15 ^Ağustos'a kadar onaylandığından emin olmalısınız.
• Tüm müşteri memnuniyeti metriklerinin 10 puan artırıldığından emin olmanız gereken bir diğer şey, önümüzdeki üç ay içinde aksi takdirde proje ilk çeyrekte bir dud olarak kabul edilecektir.

Elde Ettiğiniz Başarıyı Nasıl Ölçer ve Belgelersiniz?

Bu bölüme geldiğinizde mutlaka takip etmeniz ve ölçmeniz gereken kusursuz bir başarı kriteri oluşturmuşsunuzdur. Bunu yapmak için, kullandığınız başarı kriteriyle ilgili tüm detayları içeren bir belge oluşturmanız gerekir.

Projeyle ilgili tüm ayrıntıları içerecek bir elektronik tablo oluşturmanız gerekir. Tüm bu bilgileri bir araya getirmek için nTask gibi proje yönetimi aracınızı kullanabilirsiniz. Bu bilgi parçaları aşağıdaki gibidir:

1. Ölçüm Yöntemi

Bu yöntemde, projenin geliştirme sürecinde yer alan tüm süreçlerin takibi için tasarlanan süreçlerin doğru bir şekilde belgelendiğinden emin olmanız gerekir. Bu süreçler scrum toplantıları, bütçe toplantıları ve hatta bir kalite yönetimi semineri olabilir.

Hatırlamanız gereken bir şey, bu toplantıların veya etkileşimlerin süresinin de oluşturduğunuz belgelere kaydedilmesinin önemli olduğudur. Bu süreler aylık, haftalık veya günlük bütçe incelemeleri olabilir.

2. Kriter Adı

Bu bölümde, belgenin resmi başlığı olarak kriterlerin adını netleştireceksiniz. Örneğin, İyileştirilmiş Müşteri Memnuniyeti Puanları veya Artan Verimlilik Düzeyleri olabilir.

3. Sorumlu Taraf

Proje ve projenin içerdiği süreçlerle ilgili önemli bir varlık, proje yaşam döngüsü içinde meydana gelen tüm farklı görev ve süreçleri izlemekten sorumlu kişidir.

Proje yönetimi dünyasının projelerinde bu rol, projenin ihtiyaç ve gereksinimlerine göre değiştirilebilir. Bazen bu rol proje yöneticisi tarafından yerine getirilir ve bazen de rol iş analistlerine geçer.

Rolü kimin üstlendiğine bakılmaksızın, tüm farklı scrum toplantılarını ve etkileşimlerini izlediklerinden, raporlar oluşturduklarından ve ürün aracılığıyla elde edilebilecek tüm olası sonuçları belgelediklerinden emin olmaları gerekir.

4. Sorunlar ve Çözümler

nTask gibi bir proje yönetim yazılımı kullanarak veya tüm operasyon konusunda ne kadar ciddi olduğunuza bağlı olarak manuel olarak izlemeniz gereken bir diğer şey, projeye bağlı tüm sorunların ve kapsam kaymalarının doğru şekilde belgelendiğinden emin olmaktır.

Bu dokümantasyon, projenin başarılı olduğundan ve başlangıçta ulaşmak için tasarlandığı hedefin gerisinde kalmadığından emin olmanıza yardımcı olacaktır.

5. İstenen Sonuçlar

Ayrıca, ekibin üzerinde çalıştığı projeyi veya ürünü geliştirerek elde edilen beklenen ve gerçek sonuçları belgelemeniz gerekir.

Projenizi Kesin Bir Başarı Nasıl Hale Getirirsiniz?

Şirkete daha fazla değer katmanıza yardımcı olacak projenizi kesin bir başarıya dönüştürmek istiyorsanız, aşağıdaki adımları izlemeniz gerekir. Bunlar:

1. Bir Temel Oluşturun

Temel, projenizin etkilemeye çalıştığı tüm farklı alanların ilk araştırmasıdır. Bu temel size bu alanlar, nasıl performans gösterdiği, nasıl performans gösterdiği ve ürününüz onlara ulaştığında nasıl performans gösterecekleri hakkında her şeyi anlatacaktır.

Bu temel çizgiyi oluşturmak için, yukarıdaki koşullardan elde edilen tüm verileri karşılaştırmanız ve bu ürünü yaparak doğru kararı verdiğinizden emin olmak için analiz etmeniz gerekir. Yukarıda belirtilen ölçüm yönteminde kullandığınız ölçüm araçlarının aynısını kullanacaksınız.

Bu nedenle, ürünün her yönünün ve müşteri gereksinimlerinin karşılanmasını istiyorsanız, bir temel oluşturmanız ve bunun gerçekleşmesi için tam olarak ne yapmanız gerektiğini bulmanız gerekir.

2. Paydaşların Onayını Alın

Herhangi bir projeyi, ürünü veya hizmeti başarılı kılmak için, paydaşların projeyle ilgili her şeyi ve her şeyi bildiğinden emin olmanız gerekir. Bu, ancak ekiple proje hakkında her konuştuğunuzda bilgi döngüsüne bağlı kaldığınızda olabilir.

Bunun yapacağı şey, paydaşların proje geliştirme sürecinde ne yaptığınız ve tüm projeyi başarılı kılmak için neye ihtiyacınız olduğu hakkında her şeyi bilmelerini sağlamaktır. Onlardan bir daha proje ile ilgili herhangi bir şey istemenize gerek kalmayacak, ayrıca herhangi bir zaman diliminde asla tamamlanamayacak makul olmayan taleplerde bulunmayacaklar.

Paydaşlarla bu düzeyde bir güvene sahip olduğunuzda, proje ile ilgili tüm faaliyetlerde paydaşın katılımını ve imzasını sorarken sorun yaşamayacaksınız.

3. Yinelenen Ölçümleri Kullanma

Muhtemelen bildiğiniz gibi, gerçek bir proje yönetimi sürecinde, iyileştirmelerin yüzeye çıkması ve projeyle ilgili her küçük süreci ve görevi iltihaplanması çok zaman alır.

Bu sürecin başarılı olması biraz zaman alacaksa, başarı kriterlerinizin ortaya çıkan her değişikliği içerecek kadar esnek olduğundan emin olmanız gerekir.

Son 3 ayda artan verimlilik veya son çeyrekte yüzde 30 artan satışlar gibi zaman zaman ölçülecek gerçekçi hedefler belirleyebilirsiniz.

4. Mükemmel Proje Yönetim Yazılımını Kullanma

Tüm geliştirme sürecindeki en önemli unsurlardan biri, sizin ve ekibinizin en iyi proje yönetimini veya proje geliştirme ile ilgili uygulamayı kullandığınızdan emin olmaktır. Bu, tüm görev ve süreçlerinizin düzgün bir şekilde yapıldığından ve başarıya ulaştığınızdan emin olmanıza yardımcı olacaktır.

Bugünlerde piyasada, kendiniz için belirlediğiniz tüm hedeflerinize ve kilometre taşlarınıza ulaşmanıza yardımcı olacak birçok farklı seçenek var, ancak denenmiş ve test edilmiş bir öneri istiyorsanız, o zaman nTask'a gitmelisiniz.

Bu uygulama, genel olarak proje yönetimi ve proje geliştirme ile ilgili tüm sorunlarınız için harika bir çözümdür. Projenizle ilgili her öğeyi izlemenize olanak tanıyan ve onu kesin bir başarı haline getiren, hiç bitmeyen bir özellik cephanesine sahiptir.

Projenizi başarılı kılmak için kullanabileceğiniz nTask'ın bazı özelliklerine bir göz atalım.

• Sorun Yönetimi
• Yüzde-Tam İzleme
• önceliklendirme
• İhtiyaç Yönetimi
• Durum İzleme
• Scrum'ı Destekler
• Test / KG Yönetimi
• Gösterge Paneli
• Sorun Planlama
• Tekrarlayan Sorunlar
• Görev yönetimi
• Takvim Yönetimi
• Doküman yönetimi
• Sorun takibi
• Eylem Öğesi Takibi
• Davetiye Yönetimi
• Toplantı Sonrası Araçlar
• Bütçe yönetimi
• Işbirliği araçları
• Kaynak yönetimi
• Kaynak yönetimi
• Çevikliği destekler
• Görev yönetimi
• Zaman ve Gider Takibi
• Eskalasyon Yönetimi
• Proje Yönetimi
• zamanlama
• beyin fırtınası
• Risk yönetimi
• Sohbet/Mesajlaşma

Sana doğru!

Bu yazımızda proje başarınızı nasıl tanımlayabileceğinizi anlattık. Bir sonraki projenizi tamamlamak ve daha kısa sürede daha fazlasını yapmak için yukarıdaki ipuçlarını kullanın.