Jak zdefiniować sukces projektu w 2021 roku?

Jeśli jesteś związany z dziedziną zarządzania projektami choćby jeden dzień, to prawdopodobnie wiesz, że kiedy planujesz projekt, pierwszą rzeczą, którą robisz, jest zrozumienie wartości dla firmy, którą chcesz osiągnąć lub jaki efekt chcesz osiągnąć do zrealizowania w ramach projektu.

Chciałeś to zrozumieć, ponieważ kiedyś, aby obliczyć sukces projektu, musiałeś upewnić się, że wynik jest dokładnie taki, jak chciałeś i został osiągnięty bez najmniejszego odchylenia od wyznaczonego budżetu i czasu.

Ale jak wiemy, świat zarządzania projektami nie żyje przez dłuższy czas według tych samych zasad. Lubi podkręcać.

Tak więc, od jakiegoś czasu, społeczność zarządzająca projektami nie mierzy sukcesu projektu tylko na podstawie wyników, które zapewnia, ale raczej wymaga, aby firmy częściej niż nie angażowały się w kontakt ze swoją klientelą i dowiadywały się, jak ich produkt wpływa na ich życie, ale także jak wpływa na wizerunek organizacji i kulturę firmy.

Porozmawiajmy o kryteriach sukcesu projektu w dzisiejszym świecie zarządzania projektami.

Kryteria sukcesu

Jeśli chcesz zdefiniować, czym jest kryterium sukcesu, to jest to zestaw zasad lub standardów ustalonych przez wyższe kierownictwo lub interesariuszy związanych z projektem, które są używane do pomiaru wszystkich produktów, które projekt ma osiągnąć w trakcie jego życia- cyklu i po jego zamknięciu.

Wszystkie elementy kryteriów sukcesu nie są oparte na zasobach, takich jak czas i budżet, zamiast tego są oparte na sposobie, w jaki kierownictwo wyższego szczebla, interesariusze i klienci są pod wpływem sposobu, w jaki projekt ma tendencję do działania.

Poniżej znajdują się pytania, które powinieneś sobie zadać, dotyczące projektu, którym zarządzasz. Oni są:

• Czy wynik projektu spełnia cele, które zostały opisane w uzasadnieniu biznesowym i czy priorytety klienta zostały uwzględnione w strukturze projektu?
• Czy usługa lub produkt, który próbujesz opracować, spełnia wymagania klienta? Czy działa dokładnie tak, jak oczekiwał klient?
• Czy Twój obecny sposób rozwijania produktu sprawia, że ​​zespół jest bardziej pozytywny i wydajny, prowadząc go do wyższego poziomu produktywności?
• Czy procedury, z których korzystasz przy opracowywaniu nowego projektu, na którymkolwiek etapie wpłyną na kulturę firmy? A może zmienić wizerunek firmy na oczach ludzi?
• Czy projekt, który rozwijasz, podniesie poziom technologii wykorzystywanej w firmie?
• Czy projekt w jakikolwiek sposób zaszkodzi bieżącym projektom i procesom zachodzącym w organizacji?
• Czy istnieje ścieżka szkoleniowa dla wszystkich klientów, którzy nie są zaznajomieni z nowym projektem lub produktem, który próbujesz opracować?

Co to jest kryterium sukcesu zarządzania projektami?

Konstruując kryteria pomiaru wydajności projektu, analizujesz jakość samego projektu, który jest zarządzany, a nie elementy z nim związane, o których mówiliśmy wcześniej.

Śledzisz wszystkie różne działania, które mają miejsce w procesie rozwoju projektu za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami, takiego jak nTask , które upewni się, że wszystko jest na dobrej drodze i nie odbiegasz od oryginalnego kursu.

Kryteria sukcesu projektu, nad którym pracujesz, będą wyglądać tak:

• Przeprowadzaj spotkania śledzące 1 na 1 z każdym liderem zespołu
• Upewnij się, że wszystkie kamienie milowe osiągną akceptację interesariuszy
• Organizuj cotygodniowe spotkania aktualizacyjne zespołu projektowego
• Przeprowadzaj comiesięczny szczegółowy przegląd budżetu

Jakie są kryteria sukcesu realizacji projektu?

W tej sekcji musisz upewnić się, że wyniki, które wytwarzasz w ramach projektu, są zgodne ze standardami firmy i czy spełniają potrzeby i wymagania interesariuszy związanych z projektem.

Weźmy jako przykład fikcyjny projekt, w którym tworzysz nowe oprogramowanie do obsługi klienta.

Priorytety, które zostały podkreślone w przedstawionym Państwu uzasadnieniu biznesowym, obejmują szczegółowy raport na temat wydajności działu obsługi klienta oraz edukację organizacji o nowej kulturze zorientowanej na klienta.

Jakie czynniki sukcesu możesz wydobyć z tego przykładu? Rzućmy okiem na niektóre pomysły, które możesz przeanalizować, tworząc projekt w maju 2020 r.

• Do 30 października należy przeprowadzić seminarium szkoleniowe dla całej organizacji na temat nowego ^{oprogramowania}
• Musisz upewnić się, że wszystkie plany komunikacji i zarządzania zmianami zostaną zatwierdzone do 15 ^sierpnia
• Jeszcze jedna rzecz, którą musisz upewnić się, że wszystkie mierniki satysfakcji klienta zostaną zwiększone o 10 punktów, w ciągu najbliższych trzech miesięcy, w przeciwnym razie projekt zostanie uznany za niewypał w pierwszym kwartale

Jak zmierzyć i udokumentować osiągnięty sukces?

Po dotarciu do tej sekcji z powodzeniem ustanowiłeś nienaganne kryterium sukcesu, które musisz śledzić i mierzyć. Aby to zrobić, musisz stworzyć dokument, który będzie zawierał wszystkie szczegóły dotyczące kryterium sukcesu, którego używasz.

Musisz skonstruować arkusz kalkulacyjny, który będzie zawierał wszystkie szczegóły dotyczące projektu. Możesz użyć swojego narzędzia do zarządzania projektami, takiego jak nTask , aby zaokrąglić wszystkie te informacje. Te fragmenty informacji są następujące:

1. Metoda pomiaru

W tej metodzie musisz upewnić się, że procesy, które mają na celu śledzenie wszystkich procesów zachodzących w procesie rozwoju projektu, są odpowiednio udokumentowane. Procesami tymi mogą być spotkania scrum, spotkania budżetowe, a nawet seminarium zarządzania jakością.

Jedną rzeczą, o której musisz pamiętać, jest to, że czas trwania tych spotkań lub interakcji jest również ważny, aby był rejestrowany w tworzonej dokumentacji. Mogą to być przeglądy budżetu miesięcznego, tygodniowego lub dziennego.

2. Kryteria Nazwa

W tej sekcji należy doprecyzować nazwę kryteriów jako formalny tytuł dokumentu. Na przykład mogą to być Ulepszone Wyniki Satysfakcji Klienta lub Zwiększone Poziomy Produktywności.

3. Strona odpowiedzialna

Ważną jednostką związaną z projektem i procesami, które projekt zawiera, jest osoba odpowiedzialna za śledzenie wszystkich różnych zadań i procesów zachodzących w cyklu życia projektu.

W projektach świata zarządzania projektami rola ta jest wymienna w zależności od potrzeb i wymagań projektu. Czasami rolę tę pełni kierownik projektu, a czasami rola analityków biznesowych.

Niezależnie od tego, kto pełni tę rolę, muszą upewnić się, że śledzą wszystkie różne spotkania i interakcje scrum, tworzą raporty i dokumentują wszystkie możliwe wyniki, które można osiągnąć za pomocą produktu.

4. Problemy i rozwiązania

Kolejną rzeczą, którą musisz śledzić za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami, takiego jak nTask lub ręcznie, w zależności od tego, jak poważnie traktujesz całą operację, jest upewnienie się, że wszystkie problemy i pełzający zakres, które są związane z projektem, są odpowiednio udokumentowane.

Ta dokumentacja pomoże upewnić się, że projekt odniesie sukces i nie odbiega od celu, który został pierwotnie zaprojektowany.

5. Pożądane rezultaty

Musisz również udokumentować oczekiwane i rzeczywiste wyniki, które są osiągane dzięki opracowaniu projektu lub produktu, nad którym pracował zespół.

Jak sprawić, by Twój projekt zakończył się sukcesem?

Jeśli chcesz, aby Twój projekt odniósł zdecydowany sukces, aby pomógł Ci wnieść większą wartość do firmy, musisz wykonać następujące kroki. Oni są:

1. Ustal linię bazową

Punktem odniesienia jest wstępny przegląd wszystkich różnych obszarów, na które próbuje się wpłynąć Twój projekt. Ta linia bazowa powie Ci wszystko o tych obszarach, o tym, jak sobie radzą, jak sobie radziły i jak będą działać, gdy Twój produkt do nich dotrze.

Aby ustalić ten punkt odniesienia, musisz porównać wszystkie te dane z powyższych warunków i przeanalizować je, aby upewnić się, że podejmujesz właściwą decyzję, podejmując ten produkt. Będziesz używać tych samych narzędzi pomiarowych, których użyłeś w wyżej wymienionej metodzie pomiaru.

Tak więc, jeśli chcesz, aby każdy aspekt produktu i wymagania klienta zostały spełnione, musisz ustalić punkt odniesienia i dowiedzieć się dokładnie, co musisz zrobić, aby tak się stało.

2. Uzyskaj zgodę interesariuszy

Aby każdy projekt, produkt lub usługa zakończyły się sukcesem, musisz upewnić się, że interesariusze wiedzą o wszystkim i o wszystkim, co jest związane z projektem. Może się to zdarzyć tylko wtedy, gdy będziesz w pętli informacji, za każdym razem, gdy rozmawiasz o projekcie z zespołem.

Dzięki temu interesariusze będą wiedzieć wszystko o tym, co robisz w procesie rozwoju projektu i czego potrzebujesz, aby cały projekt zakończył się sukcesem. Nie będziesz musiał już nigdy prosić o nic związanego z projektem związanym z nimi, a także nie będą wysuwać żadnych nierozsądnych żądań, których nigdy nie można zrealizować w określonym czasie.

Kiedy będziesz mieć taki poziom zaufania do interesariuszy, nie będziesz miał problemu z pytaniem o akceptację interesariuszy i podpisanie wszystkich działań związanych z projektem.

3. Korzystanie z pomiarów cyklicznych

Jak zapewne wiecie, w prawdziwym procesie zarządzania projektami ulepszenia zabierają dużo czasu, aby wydobyć się na powierzchnię i zaognić każdy najmniejszy proces i zadanie związane z projektem.

Kiedy ten proces musi zająć trochę czasu, aby zakończyć się sukcesem, musisz upewnić się, że twoje kryteria sukcesu są wystarczająco elastyczne, aby uwzględnić wszelkie pojawiające się zmiany.

Możesz określić realistyczne cele, które będą mierzone od czasu do czasu, takie jak wzrost wydajności w ciągu ostatnich 3 miesięcy lub wzrost sprzedaży w ostatnim kwartale o 30 procent itd.

4. Korzystanie z doskonałego oprogramowania do zarządzania projektami

Jednym z najważniejszych elementów w całym procesie rozwoju jest upewnienie się, że Ty i Twój zespół korzystacie z najlepszej aplikacji do zarządzania projektami lub tworzenia projektów. Pomoże Ci to upewnić się, że wszystkie Twoje zadania i procesy są odpowiednio obsługiwane i osiągasz sukces.

Obecnie na rynku dostępnych jest wiele różnych opcji, które pomogą Ci osiągnąć wszystkie cele i kamienie milowe, które sobie wyznaczyłeś, ale jeśli chcesz wypróbowanej i przetestowanej rekomendacji, powinieneś wybrać nTask.

Ta aplikacja jest niesamowitym rozwiązaniem wszystkich problemów związanych z zarządzaniem projektami i ogólnie rozwojem projektu. Ma niekończący się arsenał funkcji, który pozwala śledzić każdy element związany z Twoim projektem, co czyni go zdecydowanym sukcesem.

Przyjrzyjmy się niektórym funkcjom nTask, których możesz użyć, aby Twój projekt odniósł sukces.

• Zarządzanie problemami
• Procent kompletnego śledzenia
• Priorytetyzacja
• Zarządzanie wymaganiami
• śledzenie statusu
• Obsługuje Scrum
• Testowanie / Zarządzanie jakością
• Panel
• Planowanie wydania
• Powtarzające się problemy
• Zarządzanie zadaniami
• Zarządzanie kalendarzem
• Zarządzanie dokumentami
• Śledzenie problemów
• Śledzenie pozycji akcji
• Zarządzanie zaproszeniami
• Narzędzia po spotkaniu
• Zarządzanie budżetem
• Narzędzia współpracy
• Zarządzanie zasobami
• Zarządzanie zasobami
• Obsługuje Agile
• Zarządzanie zadaniami
• Śledzenie czasu i wydatków
• Zarządzanie eskalacją
• Zarządzanie projektami
• Planowanie
• Burza mózgów
• Zarządzanie ryzykiem
• Czat/Wiadomości

Do Ciebie!

W tym artykule wyjaśniliśmy, jak możesz zdefiniować sukces swojego projektu. Skorzystaj z powyższych wskazówek, aby zrealizować kolejny projekt i zrobić więcej w krótszym czasie.