2021 年のプロジェクトの成功を定義する方法

プロジェクト管理の分野に 1 日でも携わっているなら、プロジェクトを計画するときはいつでも、最初に行うことは、達成したい会社への価値または必要なアウトプットを理解することであることをおそらく知っているでしょう。プロジェクトを通じて実現する。

これらのことを理解したいと思ったのは、プロジェクトの成功を計算するために、指定された予算と時間から少しでも逸脱することなく成果が達成されたことを確認する必要があったからです。

しかし、私たちが知っているように、プロジェクト管理の世界は同じルールで長期間生きているわけではありません。 物事にスパイスを加えるのが好きです。

そのため、しばらくの間、プロジェクト マネジメント コミュニティは、提供するアウトプットだけでプロジェクトの成功を測定するのではなく、企業に対して、顧客とより頻繁に関わり、自社の製品が自分たちの生活にどのように影響するかを知ることを要求しています。組織のイメージと企業文化にどのような影響を与えるか。

今日のプロジェクト管理の世界におけるプロジェクト成功の基準について話しましょう。

成功基準

成功基準とは何かを定義したい場合、それは、プロジェクトがその期間中に達成するように設定されているすべてのアウトプットを測定するために使用される、プロジェクトに関連する上級管理職または利害関係者によって設定された一連のルールまたは基準です。サイクルとそれが閉じた後。

成功基準のすべての要素は、時間や予算などのリソースに基づいているのではなく、上層部、利害関係者、および顧客が影響を受ける方法に基づいています。つまり、プロジェクトが運営される傾向があります。

以下は、あなたが管理しているプロジェクトに関して、自問すべき質問です。 彼らです：

• プロジェクトのアウトプットは、ビジネス ケースに記載されている目標を満たしていますか?また、顧客の優先事項はプロジェクト構造でカバーされていますか?
• あなたが開発しようとしているサービスまたは製品は、顧客の要件を満たしていますか? クライアントの期待どおりに機能しているか?
• あなたの現在の製品開発方法は、チームをより積極的かつ効率的にし、より高いレベルの生産性に導いていますか?
• 新しいプロジェクトを開発するために使用している手順は、どの段階でも会社の文化に影響を与えますか? それとも、人々の前で会社のイメージを変えますか?
• あなたが開発しているプロジェクトは、社内で使用されているテクノロジーのレベルを向上させるものですか?
• そのプロジェクトは、何らかの形で、組織内で進行中の現在のプロジェクトやプロセスに損害を与えることになるでしょうか?
• あなたが開発しようとしている新しいプロジェクトや製品に慣れていないすべての顧客向けのラーニング パスはありますか?

プロジェクト管理の成功基準とは?

プロジェクトのパフォーマンスを測定するための基準を作成するときは、前に説明したプロジェクトに関連する要素ではなく、管理されているプロジェクト自体の品質を分析します。

nTaskなどのプロジェクト管理ソフトウェアを使用して、プロジェクトの開発プロセスで発生しているさまざまなアクティビティをすべて追跡します。これにより、すべてが順調に進み、元のコースから逸脱していないことが確認されます。

取り組んでいるプロジェクトの成功基準は次のようになります。

• 各チーム リーダーと 1 対 1 の追跡会議を実施する
• すべてのマイルストーンが関係者の承認を得ていることを確認する
• 毎週のプロジェクト チームの更新会議を開催する
• 毎月の詳細な予算レビューを実施する

プロジェクト配信の成功基準は何ですか?

このセクションでは、プロジェクトを通じて生成しているアウトプットが会社の基準に達しているかどうか、およびプロジェクトに関連する利害関係者のニーズと要件を満たしているかどうかを確認する必要があります。

新しいカスタマー サポート ソフトウェアを開発している例として、ダミー プロジェクトを考えてみましょう。

提示されたビジネスケースで強調された優先事項には、顧客サポート部門のパフォーマンスに関する詳細なレポートと、新しい顧客中心の文化について組織を教育することが含まれます。

その例から抽出できる成功要因は何ですか? 2020 年 5 月にプロジェクトを構築する場合に分析できるいくつかのアイデアを見てみましょう。

• 10 月 30^日までに、新しいソフトウェアに関するトレーニング セミナーを組織全体に提供する必要があります。
• すべてのコミュニケーションおよび変更管理計画が 8 月 15^日までに承認されていることを確認する必要があります。
• 次の 3 か月以内に、すべての顧客満足度指標が 10 ポイント増加することを確認する必要があるもう 1 つのこと。そうしないと、プロジェクトは第 1 四半期に失敗したと見なされます。

達成した成功を測定して文書化する方法は?

このセクションに到達すると、追跡と測定を確実に行う必要がある非の打ちどころのない成功基準が確立されたことになります。 そのためには、使用している成功基準に関するすべての詳細を含む文書を作成する必要があります。

プロジェクトに関するすべての詳細を含むスプレッドシートを作成する必要があります。 nTaskなどのプロジェクト管理ツールを使用して、そのすべての情報をまとめることができます。 これらの情報チャンクは次のとおりです。

1. 測定方法

この方法では、プロジェクトの開発プロセスで発生するすべてのプロセスを追跡するように設計されたプロセスが適切に文書化されていることを確認する必要があります。 これらのプロセスは、スクラム ミーティング、予算会議、さらには品質管理セミナーである場合もあります。

覚えておく必要があることの 1 つは、これらの会議ややり取りの期間も、作成中のドキュメントに記録することが重要だということです。 これらの期間は、月次、週次、または日次の予算レビューにすることができます。

2. 基準名

このセクションでは、ドキュメントの正式なタイトルとして基準の名前を明確にします。 たとえば、顧客満足度スコアの向上や生産性レベルの向上などです。

3. 責任者

プロジェクトとプロジェクトに含まれるプロセスに関連する重要なエンティティは、プロジェクトのライフサイクル内で発生するさまざまなタスクとプロセスのすべてを追跡する責任者です。

プロジェクト管理の世界のプロジェクトでは、この役割はプロジェクトのニーズと要件に応じて交換可能です。 この役割は、プロジェクト マネージャーが担当する場合もあれば、ビジネス アナリストが担当する場合もあります。

誰が役割を実行しているかに関係なく、さまざまなスクラム ミーティングとやり取りをすべて追跡し、レポートを作成し、製品によって達成できる可能性のあるすべての結果を文書化する必要があります。

4. 問題と解決策

nTask などのプロジェクト管理ソフトウェアを使用して追跡する必要があるもう 1 つのこと、または操作全体に対する真剣度に応じて手動で追跡する必要があるのは、プロジェクトに関連するすべての問題とスコープ クリープが適切に文書化されていることを確認することです。

このドキュメントは、プロジェクトが成功し、当初の目標を達成するために設計された目標を下回っていないことを確認するのに役立ちます。

5. 望ましい結果

また、チームが取り組んでいたプロジェクトまたは製品を開発することによって達成される、期待される結果と実際の結果を文書化する必要もあります。

プロジェクトを確実に成功させるには?

プロジェクトを確実に成功させ、会社により多くの価値をもたらしたい場合は、次の手順に従う必要があります。 彼らです：

1. ベースラインを確立する

ベースラインは、プロジェクトが影響を与えようとしているさまざまな領域すべての最初の調査です。 このベースラインは、これらの領域のすべて、パフォーマンスの状況、これまでのパフォーマンス、および製品が到達したときにどのようにパフォーマンスするかを示します。

このベースラインを作成するには、上記の条件からのすべてのデータを比較して分析し、この製品を作成することによって正しい決定を下していることを確認する必要があります. 上記の測定方法で使用したものと同じ測定ツールを使用します。

したがって、製品のすべての側面が必要であり、顧客の要件が満たされている場合は、ベースラインを確立し、それを実現するために何をしなければならないかを正確に把握する必要があります.

2. 利害関係者の承認を得る

プロジェクト、製品、またはサービスを成功させるには、利害関係者がプロジェクトに関連するあらゆることを知っていることを確認する必要があります。 これは、チームとプロジェクトについて話すたびに、情報のループを維持している場合にのみ発生します。

これにより、プロジェクト開発プロセスで行っていることと、プロジェクト全体を成功させるために必要なことについて、利害関係者がすべてを確実に知ることができます。 プロジェクトに関連するものを二度と要求する必要はありません。また、特定の時間枠内で完了することができないような不当な要求をすることもありません。

利害関係者とこのレベルの信頼関係があれば、プロジェクトに関するすべての活動について利害関係者の賛同と承認について尋ねても問題はありません。

3. 反復測定の使用

おそらくご存じのとおり、実際のプロジェクト管理プロセスでは、プロジェクトに関連するすべての小さなプロセスとタスクが改善されて悪化するまでに多くの時間がかかります。

このプロセスが成功するまでにある程度の時間がかかる場合は、発生するすべての変更を組み込むことができるように、成功基準が十分に柔軟であることを確認する必要があります。

過去 3 か月間の生産性の向上や前四半期の売上の 30% 増加など、時々測定される現実的な目標を設定できます。

4. 完璧なプロジェクト管理ソフトウェアの使用

開発プロセス全体で最も重要な要素の 1 つは、あなたとあなたのチームが最高のプロジェクト管理またはプロジェクト開発関連アプリケーションを使用していることを確認することです。 これにより、すべてのタスクとプロセスが適切に処理され、成功を収めることができます。

現在、市場にはさまざまなオプションがあり、自分で設定したすべての目標とマイルストーンを達成するのに役立ちますが、試行錯誤された推奨事項が必要な場合は、nTask を使用する必要があります.

このアプリケーションは、プロジェクト管理とプロジェクト開発全般に関するすべての問題に対する素晴らしいソリューションです。 プロジェクトに関連するすべての要素を追跡できる無限の機能を備えているため、プロジェクトは確実に成功します。

プロジェクトを成功させるために使用できる nTask の機能のいくつかを見てみましょう。

• 問題管理
• 完了率追跡
• 優先順位付け
• 要件管理
• ステータス追跡
• スクラムをサポート
• テスト/QA管理
• ダッシュボード
• 問題のスケジューリング
• 繰り返し発生する問題
• タスク管理
• カレンダー管理
• 文書管理
• 問題追跡
• アクションアイテムの追跡
• 招待管理
• 会議後のツール
• 予算管理
• コラボレーション ツール
• 資源管理
• 資源管理
• アジャイルをサポート
• タスク管理
• 時間と経費の追跡
• エスカレーション管理
• プロジェクト管理
• スケジューリング
• ブレーンストーミング
• 危機管理
• チャット/メッセージ

あなたに！

この記事では、プロジェクトの成功を定義する方法について説明しました。 上記のヒントを使用して、次のプロジェクトを成功させ、より短い時間でより多くのことを成し遂げてください。