Comment définir le succès d'un projet en 2021

Si vous êtes connecté au domaine de la gestion de projet depuis ne serait-ce qu'un jour maintenant, vous savez probablement que chaque fois que vous planifiez un projet, la première chose que vous faites est de comprendre la valeur que vous souhaitez atteindre pour l'entreprise ou le résultat que vous souhaitez. à accomplir à travers le projet.

Vous vouliez comprendre ces choses parce qu'à l'époque, pour calculer le succès du projet, vous deviez vous assurer que le résultat est exactement comme vous le souhaitiez et qu'il a été réalisé sans le moindre écart par rapport au budget et au temps désignés.

Mais comme nous le savons, le monde de la gestion de projet ne vit pas selon les mêmes règles pendant une période plus longue. Il aime pimenter les choses.

Ainsi, depuis un certain temps maintenant, la communauté de la gestion de projet ne mesure pas le succès d'un projet uniquement sur le résultat qu'il fournit, mais exige plutôt que les entreprises s'engagent plus souvent avec leur clientèle et découvrent comment leur produit affecte leur vie, mais aussi son impact sur l'image de l'organisation et la culture de l'entreprise.

Parlons des critères de réussite d'un projet dans le monde de la gestion de projet d'aujourd'hui.

Les critères de réussite

Si vous souhaitez définir ce qu'est un critère de succès, il s'agit d'un ensemble de règles ou de normes établies par la direction ou les parties prenantes liées au projet, qui sont utilisées pour mesurer tous les résultats que le projet est censé atteindre au cours de sa vie. cycle et après sa fermeture.

Tous les éléments des critères de succès ne sont pas basés sur des ressources comme le temps et le budget, mais plutôt sur la manière dont la haute direction, les parties prenantes et les clients sont impactés par la façon dont le projet a tendance à fonctionner.

Voici les questions que vous devriez vous poser concernant le projet que vous gérez. Elles sont:

• Le résultat du projet atteint-il les objectifs qui ont été décrits dans l'analyse de rentabilisation et les priorités du client ont-elles été couvertes dans la structure du projet ?
• Le service ou le produit que vous essayez de développer répond-il aux exigences du client ? Est-ce qu'il fonctionne exactement comme prévu par le client ?
• Votre façon actuelle de développer le produit rend-elle l'équipe plus positive et efficace, la conduisant à un niveau de productivité plus élevé ?
• Les procédures que vous utilisez pour développer le nouveau projet vont-elles affecter la culture de l'entreprise à un moment donné ? Ou changer l'image de l'entreprise devant les gens ?
• Le projet que vous développez va-t-il faire progresser le niveau de technologie utilisé dans l'entreprise ?
• Le projet va-t-il, d'une manière ou d'une autre, endommager les projets et processus en cours dans l'organisation ?
• Existe-t-il un parcours d'apprentissage pour tous les clients qui ne connaissent pas le nouveau projet ou produit que vous essayez de développer ?

Qu'est-ce que le critère de succès de la gestion de projet ?

Lorsque vous construisez les critères de mesure de la performance du projet, vous analysez la qualité du projet qui est lui-même géré et non les éléments qui s'y rapportent dont nous avons parlé plus haut.

Vous suivez toutes les différentes activités qui se déroulent dans le processus de développement du projet grâce à un logiciel de gestion de projet comme nTask , qui s'assurera que tout est sur la bonne voie et que vous ne vous écartez pas du cours initial.

Les critères de réussite du projet sur lequel vous travaillez ressembleront à ceci :

• Organiser des réunions de suivi individuelles avec chaque chef d'équipe
• Assurez-vous que tous les jalons obtiennent l'approbation des parties prenantes
• Tenir des réunions hebdomadaires de mise à jour de l'équipe de projet
• Réaliser une revue budgétaire détaillée mensuelle

Quels sont les critères de réussite pour la livraison de projet ?

Dans cette section, vous devez vous assurer que le résultat que vous produisez dans le cadre du projet est conforme aux normes de l'entreprise et s'il répond aux besoins et aux exigences de la partie prenante liée au projet.

Prenons un projet fictif comme exemple où vous développez un nouveau logiciel de support client.

Les priorités qui ont été mises en évidence dans l'analyse de rentabilisation qui vous a été présentée comprennent un rapport détaillé sur les performances du service d'assistance à la clientèle et la sensibilisation de l'organisation à une nouvelle culture centrée sur le client.

Quels sont les facteurs de succès que vous pouvez extraire de cet exemple ? Jetons un coup d'œil à certaines des idées que vous pouvez analyser si vous construisez le projet en mai 2020.

• Vous devez offrir un séminaire de formation à l'ensemble de l'organisation sur le nouveau logiciel d'ici le 30 ^octobre .
• Vous devez vous assurer que tous les plans de communication et de gestion du changement sont approuvés avant le 15 ^août .
• Une autre chose dont vous avez besoin pour vous assurer que toutes les mesures de satisfaction client sont augmentées de 10 points, dans les trois prochains mois, sinon le projet sera considéré comme un raté au premier trimestre

Comment mesurer et documenter le succès que vous avez obtenu ?

Lorsque vous atteignez cette section, vous avez réussi à établir un critère de réussite impeccable que vous devez vous assurer de suivre et de mesurer. Pour ce faire, vous devez créer un document contenant tous les détails concernant le critère de succès que vous utilisez.

Vous devez créer une feuille de calcul qui contiendra tous les détails du projet. Vous pouvez utiliser votre outil de gestion de projet comme nTask pour rassembler toutes ces informations. Ces blocs d'informations sont les suivants :

1. Méthode de mesure

Dans cette méthode, vous devez vous assurer que les processus conçus pour suivre tous les processus qui se déroulent dans le processus de développement du projet sont correctement documentés. Ces processus peuvent être des réunions Scrum, des réunions budgétaires ou même un séminaire de gestion de la qualité.

Une chose dont vous devez vous souvenir est que la durée de ces réunions ou interactions est également importante pour être enregistrée dans la documentation que vous construisez. Ces durées peuvent être des revues de budget mensuelles, hebdomadaires ou quotidiennes.

2. Nom du critère

Dans cette section, vous devez clarifier le nom des critères comme titre officiel du document. Par exemple, il peut s'agir d'une amélioration des scores de satisfaction client ou d'une augmentation des niveaux de productivité.

3. Partie responsable

Une entité importante liée au projet et aux processus qu'il contient est la personne responsable du suivi de toutes les différentes tâches et processus qui se déroulent dans le cycle de vie du projet.

Dans les projets du monde de la gestion de projet, ce rôle est interchangeable selon les besoins et les exigences du projet. Parfois, ce rôle est joué par le chef de projet et parfois le rôle revient aux analystes commerciaux.

Quelle que soit la personne qui joue le rôle, ils doivent s'assurer qu'ils suivent toutes les différentes réunions et interactions Scrum, créent des rapports et documentent tous les résultats possibles qui peuvent être obtenus via le produit.

4. Problèmes et résolutions

Une autre chose que vous devez suivre à l'aide d'un logiciel de gestion de projet comme nTask ou manuellement en fonction de votre sérieux à propos de l'ensemble de l'opération, est de vous assurer que tous les problèmes et les glissements de portée liés au projet sont correctement documentés.

Cette documentation aidera à s'assurer que le projet est un succès et qu'il n'est pas en deçà de l'objectif pour lequel il a été conçu à l'origine.

5. Résultats souhaités

Vous devez également documenter les résultats attendus et réels obtenus en développant le projet ou le produit sur lequel l'équipe travaillait.

Comment faire de votre projet une réussite certaine ?

Si vous souhaitez faire de votre projet un succès certain, afin qu'il vous aide à apporter plus de valeur à l'entreprise, vous devez suivre les étapes suivantes. Elles sont:

1. Établir une ligne de base

La ligne de base est une enquête initiale de tous les différents domaines sur lesquels votre projet essaie d'avoir un impact. Cette ligne de base vous dira tout sur ces domaines, leurs performances, leurs performances et leurs performances lorsque votre produit les atteindra.

Pour établir cette ligne de base, vous devez comparer toutes ces données des conditions ci-dessus et les analyser pour vous assurer que vous prenez la bonne décision en fabriquant ce produit. Vous allez utiliser les mêmes outils de mesure que vous avez utilisés dans la méthode de mesure mentionnée ci-dessus.

Donc, si vous voulez que chaque aspect du produit et les exigences du client soient satisfaits, vous devez établir une base de référence et découvrir exactement ce que vous devez faire pour y parvenir.

2. Obtenez l'approbation des parties prenantes

Pour faire de tout projet, produit ou service un succès, vous devez vous assurer que les parties prenantes connaissent tout et n'importe quoi lié au projet. Cela ne peut se produire que lorsque vous restez au courant des informations, chaque fois que vous parlez du projet avec l'équipe.

Ce que cela fera, c'est que cela garantira que les parties prenantes savent tout de ce que vous faites dans le processus de développement du projet et de ce dont vous avez besoin pour faire de l'ensemble du projet un succès. Vous n'aurez plus jamais à leur demander quoi que ce soit concernant un projet et ils ne feront aucune demande déraisonnable qui ne pourra jamais être satisfaite dans un délai donné.

Lorsque vous aurez ce niveau de confiance avec les parties prenantes, vous n'aurez aucun problème à vous renseigner sur l'adhésion et l'approbation des parties prenantes sur toutes les activités concernant le projet.

3. Utilisation de mesures récurrentes

Comme vous le savez probablement, dans un véritable processus de gestion de projet, les améliorations prennent beaucoup de temps à faire surface et à envenimer chaque petit processus et tâche liés au projet.

Lorsque ce processus est appelé à prendre du temps pour réussir, vous devez vous assurer que vos critères de réussite sont suffisamment flexibles pour intégrer tous les changements qui surviennent.

Vous pouvez définir des objectifs réalistes à mesurer de temps en temps, comme une augmentation de la productivité au cours des 3 derniers mois ou une augmentation des ventes au cours du dernier trimestre de 30 %, etc.

4. Utilisation du logiciel de gestion de projet parfait

L'un des éléments les plus importants de l'ensemble du processus de développement est de s'assurer que vous et votre équipe utilisez la meilleure application de gestion de projet ou de développement de projet. Cela vous aidera à vous assurer que toutes vos tâches et processus sont correctement pris en charge et que vous réussissez.

De nos jours, il existe de nombreuses options différentes sur le marché qui vous aideront à atteindre tous vos objectifs et étapes que vous vous êtes fixés, mais si vous voulez une recommandation éprouvée, vous devriez opter pour nTask.

Cette application est une solution étonnante pour tous vos problèmes concernant la gestion de projet et le développement de projet en général. Il dispose d'un arsenal sans fin de fonctionnalités qui vous permet de suivre chaque élément lié à votre projet, ce qui en fait un succès certain.

Jetons un coup d'œil à certaines des fonctionnalités de nTask que vous pouvez utiliser pour réussir votre projet.

• Gestion des problèmes
• Suivi du pourcentage d'achèvement
• Priorisation
• Gestion des exigences
• Suivi du statut
• Prend en charge Scrum
• Tests / Gestion de l'assurance qualité
• Tableau de bord
• Planification des problèmes
• Problèmes récurrents
• La gestion des tâches
• Gestion du calendrier
• Gestion de documents
• Suivi des problèmes
• Suivi des éléments d'action
• Gestion des invitations
• Outils post-réunion
• Gestion budgétaire
• Outils de collaboration
• La gestion des ressources
• La gestion des ressources
• Prise en charge agile
• La gestion des tâches
• Suivi du temps et des dépenses
• Gestion des escalades
• Gestion de projet
• Planification
• Réflexion
• Gestion des risques
• Chat/Messagerie

À vous !

Dans cet article, nous avons expliqué comment vous pouvez définir le succès de votre projet. Utilisez les conseils ci-dessus pour réussir votre prochain projet et en faire plus en moins de temps.