Plano de Gerenciamento do Projeto: Propósito e Exemplos

Sem um plano de gerenciamento de projetos, você está fadado a colocar muitas coisas em risco. Às vezes, um projeto passa por toda a fase de planejamento do gerenciamento do projeto, mas sofre devido à má execução.

Um plano concreto atua como base para qualquer projeto, independentemente de sua escala.

Selecionamos este guia para explicar como criar e projetar um plano de gerenciamento de projeto eficaz.

O que é um Plano de Gerenciamento de Projetos?

Um plano de gerenciamento de projeto destaca como o projeto será executado, monitorado e controlado, desde a fase de iniciação até o produto final.

Tenha em mente que seu plano de projeto visa definir o método que sua equipe usará para executar as entregas estruturadas no prazo.

Para esse fim, o plano de gerenciamento do projeto também deve incluir, idealmente, um processo para medir a análise de desempenho da linha de base. Fazer isso ajuda não apenas a identificar as áreas fracas durante a vida útil de um projeto, mas também garante o sucesso a longo prazo relacionado a projetos futuros.

Diferença entre um plano de gerenciamento de projeto e um plano de projeto

A diferença entre um Plano de Gerenciamento de Projeto e um Plano de Projeto não é tão clara quanto você poderia esperar.

A diferença entre os dois pode depender completamente da organização com a qual você está trabalhando.

Muitas empresas têm usado os dois termos de forma intercambiável para se referir ao mesmo plano.

Por outro lado, algumas empresas classificam esses dois como planos completamente diferentes.

Se você observar os dois planos, aqui estão algumas diferenças que você pode notar:

• O plano do projeto descreve o “o quê” do seu projeto, enquanto o plano de gerenciamento do projeto descreve o “como”
• Muitas vezes, o plano do projeto é um documento amplo, enquanto o plano de gerenciamento lida com mais detalhes relacionados ao projeto.
• O plano do projeto descreve a visão para completar o projeto enquanto o plano de gerenciamento explica o método e o sistema para alcançar o sucesso do projeto.
• Muitas vezes há uma divisão entre os dois para projetos maiores, mas uma fusão de termos para projetos menores.

O Propósito de um Plano de Gerenciamento de Projeto

Como você gastará bastante tempo e esforço criando seu plano de gerenciamento, é imperativo entender alguns conceitos básicos.

Existem diferentes propósitos para a criação de um plano de gerenciamento. Alguns deles estão anexados abaixo. Dar uma olhada!

1. Planejamento

O primeiro propósito de criar um plano de gerenciamento é bastante óbvio, e é planejar seu projeto. Como gerente de projeto, antes de entrar na execução de um projeto, é importante planejar e entender o projeto em sua totalidade e como ele progredirá em seu ciclo de vida.

2. Fornecimento de informações ao patrocinador do projeto

Também é um benefício criar um plano de gerenciamento que você pode fornecer informações e esclarecer seu patrocinador do projeto sobre como você planeja gerenciar o projeto.

No entanto, deve-se notar que, às vezes, o patrocinador do projeto está em outra organização que não a que está trabalhando no projeto e, portanto, certas informações em seu plano de gerenciamento nem sempre são aplicáveis ​​a eles.

3. Aja como um guia para as decisões que você precisa tomar como gerente de projeto

Os planos de gerenciamento também são frequentemente usados ​​como um guia para obter ajuda quando surgem problemas ou problemas. Sempre que surgir um problema no andamento do projeto, você, como gerente de projeto, deve consultar seu plano de gerenciamento.

Essencialmente, você deve ter incluído qualquer problema desse tipo em seu plano de gerenciamento e discutido como lidar com o problema se ele surgir.

Se, no entanto, não for esse o caso e o plano de manejo não destacar o problema específico que você está enfrentando, você deve fazer uma anotação e garantir a inclusão em qualquer plano de manejo futuro que você criar.

Componentes principais de um plano de gerenciamento de projetos

Todos os planos de gestão incluem todos os elementos que definem a gestão do seu projeto.

No entanto, certos componentes são bastante padrão para cada plano desse tipo.

Discutiremos cada um desses elementos separadamente.

1. Declaração de Escopo

Listamos a declaração de escopo como o primeiro elemento da lista de componentes do seu plano de gerenciamento por um motivo muito importante.

É uma das principais responsabilidades de um gerente de projeto entender o escopo do projeto e garantir que o projeto permaneça dentro dos limites desse escopo.

Um dos motivos mais comuns para atrasos em projetos e aumento de orçamentos de projetos é devido ao aumento do escopo.

Você pode usar a abordagem SMART para definir o escopo para garantir que o escopo definido para seu projeto seja eficaz e adequado.

SMART significa S pecific, M esurable, A ttainable, R ealistic e Timely.

• Específico – quanto mais específico o escopo, menor a chance de fluência do escopo
• Mensurável - um escopo que pode ser medido permite que você saiba se você o alcançou.
• Atingível - é importante certificar-se de que o escopo que você está tentando alcançar é alcançável para você e sua equipe em relação à experiência, conhecimento e recursos.
• Realista - certifique-se de que o escopo agregue valor aos objetivos do seu cliente e seja realista em termos de ser alcançável.
• Oportuna - uma declaração de escopo deve ser limitada pelo tempo, permitindo que você defina um cronograma e também ajude na criação de um orçamento.

2. Estrutura de detalhamento do trabalho

Uma estrutura analítica do projeto define o aspecto “o quê” de um projeto.

A estrutura analítica do projeto destaca todos os elementos que um projeto deve cumprir para ser considerado um sucesso e geralmente é feito por meio de uma exibição gráfica organizada em vários níveis.

3. Fator Crítico de Sucesso

Os fatores críticos de sucesso são os componentes do seu projeto que precisam ser alcançados para considerar seu projeto concluído e um sucesso.

Os gerentes de projeto e as equipes geralmente definem seus próprios fatores críticos de sucesso.

A pesquisa realizada sobre quais fatores são considerados como influenciando significativamente o sucesso de um projeto teve as seguintes conclusões:

• Dos entrevistados, as pessoas acreditavam que estabelecer formalmente um gerente de projeto tinha uma influência de 93% no sucesso de um projeto.
• Objetivos do projeto que foram definidos de forma mensurável e tiveram 90%
• As competências de um gerente de projetos tinham 88%
• A alta autoridade do gerente de projeto tinha 85%

Outros fatores que são frequentemente equiparados como fatores críticos de sucesso incluem:

• Permanecendo dentro do orçamento
• Concluindo o projeto no prazo
• Padrões de qualidade do projeto concluído
• Uma taxa mínima de rejeição do produto
• Os benefícios do produto para o usuário final
• Satisfação da equipe e dos funcionários ao final do projeto

4. Plano de Recursos Humanos

Em qualquer projeto, o recurso mais valioso são as pessoas envolvidas no projeto e aquelas que compõem sua equipe de projeto, e é por isso que o planejamento de recursos no gerenciamento de projetos também é essencial.

O plano de recursos humanos é importante, não importa se você planeja contratar novos funcionários ou trabalhar com pessoas que já fez antes.

Ao criar seu plano de gerenciamento, certifique-se de que a parte de recursos humanos inclua o seguinte:

• Requisitos de recursos para seu projeto
• Como você planeja adquirir a equipe do projeto
• Quanto tempo cada recurso dedicará ao projeto
• De onde virá a equipe do projeto
• Qualquer treinamento e desenvolvimento que a equipe do projeto exigirá para poder concluir o projeto
• Quaisquer requisitos de gerenciamento para sua equipe de projeto.

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5. Plano de Comunicação de Gerenciamento de Projetos

A comunicação é essencial para a colaboração e a colaboração é a base para a entrega bem-sucedida do projeto.

Dependendo do projeto que você está executando e dos envolvidos nele, seu plano de comunicação de gerenciamento de projetos pode variar.

Muitas vezes, a má comunicação pode levar a prazos perdidos, orçamentos estendidos e o temido aumento de escopo que continuamos mencionando.

Um plano de comunicação não é simplesmente direcionado aos membros de sua equipe, mas também deve incorporar com que frequência você deve conversar com seu cliente e partes interessadas, qual modo de comunicação você planeja usar e com que frequência planeja se comunicar.

6. Entregáveis

Uma das responsabilidades mais imperativas de um gerente de projeto é gerenciar as entregas do projeto e, portanto, incluí-las em seu plano de gerenciamento também é crucial.

As entregas do projeto são aqueles bens ou serviços produzidos como resultado de seu projeto, que você pretende entregar ao seu cliente ou cliente.

Simplesmente delinear a entrega geralmente é insuficiente e, portanto, você deve tentar incluir detalhes sobre suas entregas, incluindo:

• Tamanho
• Comprimento
• Qualidade
• Outros padrões

7. Lista de Partes Interessadas

Uma lista de partes interessadas deve ser criada e desenvolvida para o plano de gerenciamento, não apenas para acompanhar quem são suas partes interessadas e desenvolver a lista se elas mudarem, mas também permitir que você acompanhe seu plano de comunicação.

8. Orçamento

Nenhum projeto tem rédea solta de recursos monetários e, portanto, criar um orçamento e incluí-lo no plano de gestão é essencial.

O orçamento também é um dos fatores críticos de sucesso que muitos gerentes de projeto consideram para destacar o sucesso de um projeto específico.

Certos projetos recebem um orçamento desde o início e é seu trabalho mostrar como você alocará esse recurso, outras vezes você precisa fornecer um plano de orçamento para clientes ou partes interessadas e eles determinarão se fornecerão o orçamento que você possui delineado.

Dependendo do seu projeto e do seu plano, você também pode incluir seu plano de orçamento em sua estrutura analítica do projeto.

9. Cronograma

Assim como o orçamento, nenhum projeto tem prazo ilimitado para ser entregue. É por isso que agendar seu projeto é muito essencial.

Muitas vezes, são as partes interessadas externas que determinam as datas de entrega do projeto.

É bastante comum que haja mudanças no cronograma de um projeto durante o ciclo de vida devido a alguns fatores, por isso o cronograma requer uma gestão ativa.

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10. Plano de Aquisições

É comum que, ao iniciar um projeto, você descubra que precisará de subcontratados, consultores e fornecedores.

Portanto, você deve garantir que seu plano de gerenciamento descreva:

• Quais são os serviços ou produtos que seu projeto exigirá?
• Como você adquirirá esses serviços ou produtos?
• Como você pretende monitorar a qualidade desses produtos ou serviços e como você monitorará seu progresso?

A gestão de empreiteiros externos torna-se uma tarefa importante, pois eles não são afiliados diretamente à sua organização e, portanto, não têm a mesma motivação ou mesmo o entendimento do andamento ou cronograma do seu projeto.

11. Registro de Riscos

Os registros de riscos são os documentos que identificam os riscos, incluem a análise de riscos, bem como os planos de resposta aos riscos.

O registro de riscos é importante não apenas durante a fase de planejamento, mas o documento é usado durante todo o ciclo de vida do projeto para monitorar e controlar os riscos.

Portanto, lembre-se de tornar o plano de gerenciamento de riscos do projeto fácil de entender, ter a capacidade de ser adaptado quando necessário e referenciado durante todo o processo do projeto.

Defina a importância de qualquer risco potencial sobre probabilidade e impacto em seu projeto.

A maioria das organizações segue um processo simples para destacar e identificar os riscos e, em seguida, fazer um registro de riscos.

Os seguintes critérios são destacados nos registros de risco:

• Uma descrição do risco
• A probabilidade de um risco identificado
• O impacto que um determinado risco pode ter no projeto
• Os eventos que podem desencadear um risco ocorrendo
• A prioridade do risco
• Um plano de resposta aos riscos identificados para que sua equipe saiba como reagir a um risco que se materializou.

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Como criar um plano de gerenciamento de projetos?

O plano de gerenciamento do projeto é criado gradualmente e, como descrevemos, o plano consiste em planos de componentes separados e, portanto, não pode ser criado até que cada um dos elementos individuais seja feito.

A maioria dos componentes do plano de gestão são criados durante processos distintos e, portanto, são incorporados de forma diferente.

Se olharmos de acordo com o Guia PMBOK, o plano de gerenciamento é um produto do processo do plano de gerenciamento do projeto.

Use o que você já tem para incorporar todas as suas informações e materiais em seu plano de gestão.

Assim, por exemplo, durante a fase de iniciação do ciclo de vida de um projeto, você já deve ter apresentado um resumo do escopo, um breve plano de orçamento e seu cronograma de metas.

Portanto, quando você começar a desenvolver o plano de gerenciamento, poderá usar essas declarações e revisar ainda mais os componentes para criar uma compreensão mais detalhada do projeto.

Você pode usar nTask para seu processo de planejamento de projeto | Aqui está como

O nTask é uma ferramenta de gerenciamento de projetos para equipes inteligentes, mas a plataforma não apenas o ajuda durante todo o ciclo de vida do projeto, mas você pode usar o nTask para ajudá-lo a criar seu plano de gerenciamento.

A visualização de calendário do nTask fornece um local para planejamento e agendamento e gerenciamento de recursos.

O recurso de rastreamento permite definir uma data planejada de início e término de uma tarefa antes de iniciar as operações e compará-las com o cronograma planejado.

Os recursos de planejamento permitem mapear os prazos do projeto e acompanhar tudo.

Você pode usar os recursos de reunião do nTask para transmitir seu plano de gerenciamento aos membros da equipe, clientes ou partes interessadas. Eles podem então anotar as principais atas da reunião ou criar ações e decisões de acompanhamento.

O nTask também fornece capacidade de rastreamento de bugs e problemas, que permite rastrear, atribuir, priorizar e corrigir quaisquer problemas com o software de gerenciamento de problemas.

Os gráficos de Gantt podem ser usados ​​como uma ferramenta visual para ver o progresso do seu gerenciamento de projetos e podem ser usados ​​para elaborar sua estrutura analítica do projeto.

Além disso, o nTask lançará em breve um recurso para planejamento de orçamento que o ajudará a criar seus planos e a executá-los.

Esta é apenas a ponta da montanha, confira a lista completa de recursos disponíveis no site nTask, para ver como seu planejamento se tornará fácil.

Conclusão!

Aí está! Esse é literalmente o cerne das coisas que você precisa saber para começar seu plano de gerenciamento. O processo também é aplicável a programas e metodologias de gerentes de programas.

Não se esqueça de ficar de olho nas atualizações deste post. Continuaremos a fornecer uma visão detalhada de todos os seus requisitos de planejamento de gerenciamento de projetos do início ao fim.