Planul de management al proiectului: scop și exemple

Fără un plan de management de proiect, ești obligat să pui multe lucruri în pericol. Uneori, un proiect trece prin întreaga fază de planificare a managementului proiectului, dar suferă din cauza execuției proaste.

Un plan concret acționează ca fundație pentru orice proiect, indiferent de amploarea acestuia.

Am pregătit acest ghid pentru a explica cum să creați și să proiectați un plan eficient de management de proiect .

Ce este un plan de management de proiect?

Un plan de management al proiectului evidențiază modul în care proiectul va fi realizat, monitorizat și controlat, începând din faza de inițiere și mergând până la produsul final.

Rețineți că planul dvs. de proiect își propune să definească metoda pe care echipa dumneavoastră o va folosi pentru a executa livrabilele structurate la timp.

În acest scop, planul de management al proiectului ar trebui să includă, de asemenea, în mod ideal, un proces de măsurare a analizei performanței de bază. Acest lucru ajută nu numai la identificarea zonelor slabe pe durata de viață a unui proiect, dar asigură și succesul pe termen lung legat de proiectele viitoare.

Diferența dintre un plan de management de proiect și un plan de proiect

Diferența dintre un plan de management de proiect și un plan de proiect nu este atât de clară pe cât ați putea spera.

Diferența dintre cele două poate depinde complet de organizația cu care lucrați.

S-a văzut că multe companii folosesc cei doi termeni în mod interschimbabil pentru a se referi la același plan.

Pe de altă parte, anumite companii le clasifică pe acestea două drept planuri complet diferite.

Dacă te uiți la cele două planuri, iată anumite diferențe pe care le poți observa:

• Planul de proiect descrie „ce” al proiectului dumneavoastră, în timp ce planul de management al proiectului descrie „cum”
• Adesea, planul de proiect este un document larg, în timp ce planul de management tratează mai multe detalii legate de proiect.
• Planul de proiect descrie viziunea de a finaliza proiectul, în timp ce planul de management explică metoda și sistemul pentru a putea atinge succesul proiectului.
• Există adesea o divizare între cele două pentru proiectele mai mari, dar o combinare a termenilor pentru proiectele mai mici.

Scopul unui plan de management de proiect

Deoarece veți petrece o cantitate destul de mare de timp și efort pentru a vă crea planul de management, este imperativ să înțelegeți câteva elemente de bază.

Există diferite scopuri pentru crearea unui plan de management. Unele dintre ele sunt atașate mai jos. Uită-te!

1. Planificare

Primul scop al creării unui plan de management este destul de evident și acesta este să vă planificați proiectul. În calitate de manager de proiect, înainte de a intra în execuția unui proiect, este important să planificați și să înțelegeți proiectul în întregime și cum va progresa pe parcursul ciclului său de viață.

2. Furnizarea de informații către sponsorul proiectului

Este, de asemenea, un avantaj al creării unui plan de management pe care să-l oferiți informații și să vă informați sponsorul proiectului despre modul în care intenționați să gestionați proiectul.

Deși, trebuie menționat că uneori sponsorul proiectului se află într-o altă organizație decât cea care lucrează la proiect și, prin urmare, anumite informații din planul dumneavoastră de management nu sunt întotdeauna aplicabile pentru ei.

3. Acționează ca un ghid pentru deciziile pe care trebuie să le iei ca manager de proiect

Planurile de management sunt adesea folosite ca ghid pentru a primi ajutor atunci când apar probleme sau probleme. Ori de câte ori apare o problemă în progresul proiectului, dumneavoastră, în calitate de manager de proiect, ar trebui să vă consultați planul de management.

În esență, ar fi trebuit să includeți orice astfel de problemă în planul dvs. de management și să discutați cum să abordați problema dacă ar apărea.

Dacă, totuși, nu este cazul și planul de management nu evidențiază problema specială cu care vă confruntați, ar trebui să luați o notă și să vă asigurați că o includeți în orice plan de management viitor pe care îl creați.

Componentele de bază ale unui plan de management de proiect

Toate planurile de management includ toate elementele care definesc managementul proiectului lor.

Cu toate acestea, anumite componente sunt destul de standard pentru fiecare astfel de plan.

Vom discuta pe rând fiecare dintre aceste elemente.

1. Declarație privind domeniul de aplicare

Am enumerat declarația de aplicare ca primul element al listei de componente pentru planul dumneavoastră de management dintr-un motiv foarte important.

Este una dintre responsabilitățile de bază ale unui manager de proiect să înțeleagă domeniul de aplicare al proiectului și să se asigure că proiectul rămâne în limitele acestui domeniu.

Unul dintre cele mai comune motive pentru întârzierile proiectelor și bugetele crescute ale proiectelor este din cauza variației de aplicare.

Puteți utiliza abordarea SMART pentru a defini domeniul de aplicare pentru a vă asigura că domeniul de aplicare pe care îl definiți pentru proiectul dvs. este atât eficient, cât și adecvat.

SMART înseamnă S pecific, M easurable , A ttainable , Realistic, and Timely.

• Specific – cu cât scopul este mai specific, cu atât sunt mai mici șansele de apariție a domeniului de aplicare
• Măsurabil - un domeniu care poate fi măsurat vă permite să puteți ști dacă ați atins-o.
• Atins - este important să vă asigurați că scopul pe care încercați să îl atingeți este atins pentru dvs. și echipa dvs. în ceea ce privește expertiza, cunoștințele și resursele.
• Realist - asigurați-vă că domeniul de aplicare adaugă valoare obiectivelor clientului dvs. și este realist în ceea ce privește a fi realizabil.
• În timp util - o declarație de domeniu ar trebui să fie limitată de timp, permițându-vă să stabiliți un program și, de asemenea, ajută la crearea unui buget.

2. Structura de defalcare a muncii

O structură de defalcare a muncii definește aspectul „ce” al unui proiect.

Structura de defalcare a lucrării evidențiază toate elementele pe care trebuie să le realizeze un proiect pentru a fi considerat un succes și se realizează de obicei printr-o afișare grafică organizată pe mai multe niveluri.

3. Factorul critic de succes

Factorii critici de succes sunt acele componente ale proiectului dumneavoastră care trebuie realizate pentru a considera proiectul finalizat și un succes.

Managerii de proiect și echipele își definesc de obicei propriii factori critici de succes.

Cercetările efectuate asupra factorilor considerați a influența în mod semnificativ succesul unui proiect au avut următoarele constatări:

• Dintre cei chestionați, oamenii au considerat că stabilirea oficială a unui manager de proiect a avut o influență de 93% asupra succesului unui proiect.
• Obiective ale proiectului care au fost stabilite în mod măsurabil și au avut 90%
• Competențele unui manager de proiect aveau 88%
• Înalta autoritate a managerului de proiect avea 85%

Alți factori care sunt adesea echivalați ca factori critici de succes includ:

• Rămânând în buget
• Finalizarea proiectului la timp
• Standardele de calitate ale proiectului finalizat
• O rată minimă de respingere a produsului
• Beneficiile produsului pentru utilizatorul final
• Satisfacția echipei și a angajaților la finalul proiectului

4. Planul resurselor umane

Cu orice proiect, cea mai valoroasă resursă sunt oamenii implicați în proiect și cei care alcătuiesc echipa ta de proiect, și de aceea planificarea resurselor în managementul proiectelor este de asemenea esențială.

Planul de resurse umane este important, indiferent dacă intenționați să angajați noi angajați sau să lucrați cu oameni pe care i-ați făcut înainte.

Când creați planul de management, asigurați-vă că partea de resurse umane include următoarele:

• Cerințe de resurse pentru proiectul dvs
• Cum intenționați să achiziționați echipa de proiect
• Cât timp va dedica fiecare resursă proiectului
• De unde va veni echipa de proiect
• Orice formare și dezvoltare pe care echipa de proiect o va avea nevoie pentru a putea finaliza proiectul
• Orice cerințe de management pentru echipa de proiect.

Legate de:

Cele mai bune 5 certificări de management al resurselor umane în 2022

5. Planul de comunicare pentru managementul proiectului

Comunicarea este esențială pentru colaborare, iar colaborarea este fundamentul pentru realizarea cu succes a proiectelor.

În funcție de proiectul pe care îl derulați și de cei implicați în acesta, planul dumneavoastră de comunicare pentru managementul proiectului poate varia.

Adesea, comunicarea defectuoasă poate duce la nerespectarea termenelor limită, la bugete extinse și la temutul strop de aplicare pe care îl menționăm în continuare.

Un plan de comunicare nu se adresează doar membrilor echipei dvs., ci ar trebui să includă și cât de des trebuie să vorbiți cu clientul și părțile interesate, ce mod de comunicare intenționați să utilizați și cât de des plănuiți să comunicați.

6. Produse livrate

Una dintre cele mai imperative responsabilități ale unui manager de proiect este de a gestiona livrabilele proiectului și, prin urmare, includerea acestora în planul dvs. de management este la fel de crucială.

Livrabilele proiectului sunt acele bunuri sau servicii produse ca rezultat al proiectului dumneavoastră, pe care intenționați să le livrați clientului sau clientului dumneavoastră.

Simpla conturare a livrabilului este adesea insuficientă și, prin urmare, ar trebui să încercați să includeți detalii despre livrabile, inclusiv:

• mărimea
• Lungime
• Calitate
• Alte standarde

7. Lista părților interesate

Ar trebui creată și dezvoltată o listă de părți interesate pentru planul de management nu numai pentru a ține evidența părților interesate și pentru a dezvolta lista în cazul în care se schimbă, dar vă permite și să urmăriți planul de comunicare.

8. Buget

Niciun proiect nu i se dă frâu liber al resurselor bănești și, prin urmare, crearea unui buget și includerea acestuia în planul de management este esențială.

Bugetul este, de asemenea, unul dintre factorii critici de succes pe care mulți manageri de proiect îi consideră pentru a evidenția succesul unui anumit proiect.

Anumite proiecte li se alocă un buget de la început și este treaba ta să arăți cum vei aloca această resursă, alteori trebuie să oferi un plan de buget clienților sau părților interesate și ei vor stabili dacă vor oferi bugetul pe care îl ai. conturate.

În funcție de proiectul și planul dvs., puteți include și planul bugetar în structura de defalcare a activității.

9. Program

La fel ca bugetul, niciun proiect nu i se acordă un timp nelimitat pentru a fi livrat. De aceea, programarea proiectului este foarte esențială.

Adesea, părțile interesate externe sunt cele care determină datele de livrare a proiectului.

Este destul de obișnuit să existe modificări în programul unui proiect pe parcursul ciclului de viață din cauza anumitor factori, de aceea programul necesită un management activ.

Verificați asta:

6 Cel mai bun software de programare a angajaților de folosit în 2022

10. Planul de achiziții

Este obișnuit ca atunci când inițiezi un proiect să descoperi că vei avea nevoie de subcontractanți, consultanți și furnizori.

Prin urmare, ar trebui să vă asigurați că planul dvs. de management prezintă următoarele:

• Care sunt serviciile sau produsele de care va avea nevoie proiectul dumneavoastră?
• Cum veți procura aceste servicii sau produse?
• Cum intenționați să monitorizați calitatea acestor produse sau servicii și cum veți monitoriza progresul lor?

Managementul contractanților externi devine o sarcină importantă, deoarece aceștia nu sunt afiliați direct cu organizația dvs. și, prin urmare, nu au aceeași unitate sau chiar înțelegerea progresului sau a programului proiectului dumneavoastră.

11. Registrul de risc

Registrele de risc sunt acele documente care identifică riscurile, includ analiza riscurilor, precum și planuri de răspuns la risc.

Registrul de risc este important nu doar în faza de planificare, ci documentul este utilizat pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului pentru a monitoriza și controla riscurile.

Prin urmare, nu uitați să faceți planul dvs. de management al riscului de proiect ușor de înțeles, să aveți capacitatea de a fi adaptat atunci când este necesar și de a face referire pe tot parcursul procesului de proiect.

Definiți importanța oricărui risc potențial cu privire la probabilitate și impactul asupra proiectului dvs.

Majoritatea organizațiilor urmează un proces simplu de evidențiere și identificare a riscurilor și apoi de a realiza un registru de risc.

Următoarele criterii sunt evidențiate în registrele de risc:

• O descriere a riscului
• Probabilitatea unui risc identificat
• Impactul pe care un anumit risc îl poate avea asupra proiectului
• Evenimentele care pot declanșa apariția unui risc
• Prioritatea riscului
• Un plan de răspuns la riscurile care sunt identificate, astfel încât echipa dumneavoastră să știe cum să reacționeze la un risc care s-a materializat.

Aflați despre software-ul de management al riscului de top:

Cel mai bun 17 software de management al riscului din 2022

Cum se creează un plan de management de proiect?

Planul de management al proiectului este creat treptat și, așa cum am subliniat, planul constă din planuri componente separate și, prin urmare, nu poate fi creat până când fiecare dintre elementele individuale este realizat.

Majoritatea componentelor planului de management sunt create în timpul proceselor distinctive și, prin urmare, sunt încorporate diferit.

Dacă ne uităm la el conform Ghidului PMBOK, planul de management este un produs al procesului planului de management al proiectului.

Folosiți ceea ce aveți deja pentru a încorpora toate informațiile și materialele dvs. în planul dvs. de management.

Deci, de exemplu, în timpul fazei de inițiere a ciclului de viață al unui proiect, ar fi trebuit să fi venit deja cu un rezumat al domeniului de aplicare, un plan bugetar scurt și programul obiectivelor dvs.

Prin urmare, atunci când începeți să dezvoltați planul de management, puteți utiliza aceste declarații și puteți revizui în continuare componentele pentru a crea o înțelegere mai detaliată a proiectului.

Puteți utiliza nTask pentru procesul dvs. de planificare a proiectului | Iată cum

nTask este un instrument de management de proiect pentru echipe inteligente, dar nu numai că platforma vă ajută pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului, dar puteți utiliza nTask pentru a vă ajuta să vă creați planul de management.

Vizualizarea calendarului nTask vă oferă un loc pentru planificare și planificare și gestionarea resurselor.

Caracteristica de urmărire vă permite să setați o dată planificată de începere și de sfârșit a unei sarcini înainte de a iniția operațiuni și să le comparați cu programul planificat.

Funcțiile de planificare vă permit să stabiliți termenele limită ale proiectului și să urmăriți totul.

Puteți utiliza funcțiile de întâlnire ale nTask pentru a transmite planul de management către membrii echipei, clienții sau părțile interesate. Apoi, aceștia pot nota procesele-verbale cheie ale întâlnirilor sau pot crea acțiuni și decizii ulterioare.

nTask oferă, de asemenea, capacitatea de urmărire a erorilor și a problemelor, care vă permite să urmăriți, să atribuiți, să stabiliți priorități și să remediați orice probleme cu software-ul de gestionare a problemelor.

Diagramele Gantt pot fi folosite ca instrument vizual pentru a vedea progresul managementului proiectului și pot fi folosite pentru a elabora structura de defalcare a activității.

De asemenea, nTask va lansa în curând o funcție pentru planificarea bugetului, care vă va ajuta să vă creați planurile și să le finalizați.

Acesta este doar vârful muntelui, consultați lista completă de funcții disponibile pe site-ul web nTask, pentru a vedea cât de simplă va deveni planificarea dvs.

Concluzie!

Iată-l! Acesta este, literalmente, cheia lucrurilor pe care trebuie să le știți despre începerea planului dvs. de management. Procesul este aplicabil și programelor și metodologiilor managerilor de programe.

Nu uitați să urmăriți actualizările acestei postări. Vom continua să vă oferim o perspectivă detaliată asupra tuturor cerințelor dumneavoastră de planificare a managementului de proiect de la început până la sfârșit.