แผนการจัดการโครงการ: วัตถุประสงค์และตัวอย่าง

หากไม่มีแผนการจัดการโครงการ คุณจะต้องเสี่ยงกับสิ่งต่างๆ มากมาย บางครั้ง โครงการต้องผ่านขั้นตอนการวางแผนการจัดการโครงการทั้งหมด แต่จะประสบปัญหาเนื่องจากการดำเนินการที่ไม่ดี

แผนเป็นรูปธรรมทำหน้าที่เป็นรากฐานสำหรับโครงการใดๆ โดยไม่คำนึงถึงขนาด

เราได้จัดทำคู่มือนี้เพื่ออธิบายวิธีสร้างและออกแบบ แผนการจัดการโครงการ ที่มีประสิทธิภาพ

แผนการจัดการโครงการคืออะไร?

แผนการจัดการโครงการเน้นถึงวิธีการดำเนินการ ตรวจสอบ และควบคุมโครงการ โดยเริ่มจากขั้นตอนการเริ่มต้นและไปจนถึงผลิตภัณฑ์สุดท้าย

โปรดทราบว่าแผนโครงการของคุณมีจุดมุ่งหมายเพื่อกำหนดวิธีการที่ทีมของคุณจะใช้เพื่อดำเนินการส่งมอบที่มีโครงสร้างตรงเวลา

ด้วยเหตุนี้ แผนการจัดการโครงการจึงควรรวมกระบวนการในการวัดผลการวิเคราะห์ประสิทธิภาพพื้นฐานด้วย การทำเช่นนี้ไม่เพียงช่วยระบุจุดอ่อนในช่วงอายุของโครงการเท่านั้น แต่ยังช่วยรับประกันความสำเร็จในระยะยาวที่เกี่ยวข้องกับโครงการในอนาคตอีกด้วย

ความแตกต่างระหว่างแผนการจัดการโครงการและแผนโครงการ

ความแตกต่างระหว่างแผนการจัดการโครงการและแผนโครงการไม่ชัดเจนอย่างที่คุณคาดหวัง

ความแตกต่างระหว่างสองสิ่งนี้อาจขึ้นอยู่กับองค์กรที่คุณทำงานด้วย

หลายบริษัทเห็นว่าใช้คำสองคำนี้แทนกันเพื่ออ้างถึงแผนเดียวกัน

ในทางกลับกัน บางบริษัทจัดประเภททั้งสองนี้เป็นแผนที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง

หากคุณดูแผนทั้งสอง ต่อไปนี้คือความแตกต่างบางประการที่คุณอาจสังเกตเห็น:

• แผนโครงการอธิบายถึง "อะไร" ของโครงการของคุณในขณะที่แผนการจัดการโครงการอธิบายถึง "อย่างไร"
• บ่อยครั้ง แผนโครงการเป็นเอกสารกว้างๆ ในขณะที่แผนการจัดการเกี่ยวข้องกับรายละเอียดเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้องกับโครงการ
• แผนโครงการอธิบายวิสัยทัศน์ในการทำโครงการให้เสร็จสิ้นในขณะที่แผนการจัดการอธิบายวิธีการและระบบเพื่อให้สามารถบรรลุความสำเร็จของโครงการ
• มักจะมีการแบ่งระหว่างสองโครงการขนาดใหญ่ แต่มีการรวมเงื่อนไขสำหรับโครงการขนาดเล็ก

วัตถุประสงค์ของแผนการจัดการโครงการ

เนื่องจากคุณจะต้องใช้เวลาและความพยายามในการสร้างแผนการจัดการของคุณ จึงจำเป็นต้องเข้าใจพื้นฐานบางประการ

มีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันสำหรับการสร้างแผนการจัดการ บางส่วนของพวกเขาจะต่อท้ายด้านล่าง ลองดูสิ!

1. การวางแผน

จุดประสงค์แรกในการสร้างแผนการจัดการนั้นค่อนข้างชัดเจน และนั่นคือการวางแผนโครงการของคุณ ในฐานะผู้จัดการโครงการ ก่อนที่คุณจะเริ่มดำเนินโครงการ สิ่งสำคัญคือต้องวางแผนและทำความเข้าใจโครงการอย่างครบถ้วน และวิธีที่โครงการจะดำเนินไปตลอดวงจรชีวิต

2. การให้ข้อมูลแก่ผู้สนับสนุนโครงการ

นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์ในการสร้างแผนการจัดการที่คุณสามารถให้ข้อมูลและให้ความกระจ่างแก่ผู้สนับสนุนโครงการของคุณเกี่ยวกับวิธีที่คุณวางแผนจะจัดการโครงการ

แม้ว่าควรสังเกตว่าในบางครั้งผู้สนับสนุนโครงการอยู่ในองค์กรอื่นที่ไม่ใช่องค์กรที่ทำงานในโครงการ ดังนั้นข้อมูลบางอย่างในแผนการจัดการของคุณจึงไม่สามารถใช้ได้กับพวกเขาเสมอไป

3. ทำหน้าที่เป็นแนวทางในการตัดสินใจที่คุณต้องทำในฐานะผู้จัดการโครงการ

แผนการจัดการมักใช้เป็นแนวทางในการช่วยเหลือเมื่อเกิดปัญหาหรือปัญหาขึ้น เมื่อใดก็ตามที่มีปัญหาเกิดขึ้นในความคืบหน้าของโครงการ คุณในฐานะผู้จัดการโครงการควรปรึกษาแผนการจัดการของคุณ

โดยพื้นฐานแล้วคุณควรรวมปัญหาดังกล่าวไว้ในแผนการจัดการของคุณและหารือถึงวิธีการแก้ไขปัญหาหากเกิดขึ้น

อย่างไรก็ตาม หากไม่ใช่กรณีนี้และแผนการจัดการไม่เน้นถึงปัญหาเฉพาะที่คุณกำลังเผชิญ คุณควรจดบันทึกและตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมไว้ในแผนการจัดการในอนาคตที่คุณสร้างขึ้น

องค์ประกอบหลักของแผนการจัดการโครงการ

แผนการจัดการทั้งหมดประกอบด้วยองค์ประกอบทั้งหมดที่กำหนดการจัดการโครงการของตน

อย่างไรก็ตาม ส่วนประกอบบางอย่างนั้นค่อนข้างมาตรฐานสำหรับทุกแผนดังกล่าว

เราจะพูดถึงแต่ละองค์ประกอบเหล่านี้ในทางกลับกัน

1. คำชี้แจงขอบเขต

เราได้ระบุคำชี้แจงขอบเขตเป็นองค์ประกอบแรกของรายการส่วนประกอบสำหรับแผนการจัดการของคุณด้วยเหตุผลที่สำคัญมาก

เป็นหนึ่งในความรับผิดชอบหลักของผู้จัดการโครงการในการทำความเข้าใจขอบเขตของโครงการและให้แน่ใจว่าโครงการอยู่ภายในขอบเขตของขอบเขตนั้น

สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดประการหนึ่งของความล่าช้าของโครงการและการเพิ่มงบประมาณของโครงการ เป็นเพราะขอบเขตที่คืบคลาน

คุณสามารถใช้แนวทาง SMART เพื่อกำหนดขอบเขตเพื่อให้แน่ใจว่าขอบเขตที่คุณกำหนดสำหรับโครงการของคุณนั้นทั้งมีประสิทธิภาพและเหมาะสม

SMART ย่อมาจาก S pecific, M easurable, A ttainable, R ealistic และ T imely

• เฉพาะเจาะจง – ยิ่งขอบเขตเฉพาะเจาะจงมากเท่าใดโอกาสที่ขอบเขตจะคืบคลานน้อยลง
• วัดได้ -ขอบเขตที่สามารถวัดได้ช่วยให้คุณทราบว่าคุณทำสำเร็จหรือไม่
• บรรลุ ได้ - สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าขอบเขตที่คุณพยายามบรรลุนั้นสามารถบรรลุได้สำหรับคุณและทีมของคุณในด้านความเชี่ยวชาญ ความรู้ และทรัพยากร
• สมจริง -ตรวจสอบให้แน่ใจว่าขอบเขตเพิ่มมูลค่าให้กับเป้าหมายของลูกค้าของคุณและเป็นจริงในแง่ของการบรรลุผล
• ทันเวลา -คำสั่งขอบเขตควรถูกจำกัดโดยเวลาที่ช่วยให้คุณสามารถกำหนดตารางเวลา และยังช่วยในการสร้างงบประมาณ

2. โครงสร้างการแบ่งงาน

โครงสร้างการแบ่งงานกำหนดลักษณะ "อะไร" ของโครงการ

โครงสร้างการแบ่งงานเน้นองค์ประกอบทั้งหมดที่โครงการจำเป็นต้องทำให้สำเร็จจึงจะถือว่าประสบความสำเร็จ และมักจะทำผ่านการแสดงผลแบบกราฟิกที่จัดไว้หลายระดับ

3. ปัจจัยความสำเร็จที่สำคัญ

ปัจจัยความสำเร็จที่สำคัญคือองค์ประกอบเหล่านั้นของโครงการของคุณที่ต้องทำเพื่อให้โครงการของคุณเสร็จสมบูรณ์และประสบความสำเร็จ

ผู้จัดการโครงการและทีมมักจะกำหนดปัจจัยความสำเร็จที่สำคัญของตนเอง

การวิจัยที่ดำเนินการเกี่ยวกับปัจจัยที่ถือว่ามีอิทธิพลอย่างมากต่อความสำเร็จของโครงการมีข้อค้นพบดังต่อไปนี้:

• จากการสำรวจเหล่านั้น ผู้คนเชื่อว่าการจัดตั้งผู้จัดการโครงการอย่างเป็นทางการมีอิทธิพล 93% ต่อความสำเร็จของโครงการ
• เป้าหมายโครงการที่ตั้งวัดได้และมี 90%
• ความสามารถของผู้จัดการโครงการมี 88%
• อำนาจหน้าที่ระดับสูงของผู้จัดการโครงการมี 85%

ปัจจัยอื่นๆ ที่มักถูกจัดว่าเป็นปัจจัยความสำเร็จที่สำคัญ ได้แก่:

• เหลืออยู่ในงบประมาณ
• เสร็จสิ้นโครงการตรงเวลา
• มาตรฐานคุณภาพของโครงการที่เสร็จสมบูรณ์
• อัตราการปฏิเสธผลิตภัณฑ์ขั้นต่ำ
• ประโยชน์ของผลิตภัณฑ์สำหรับผู้ใช้ปลายทาง
• ความพึงพอใจของทีมและพนักงานเมื่อสิ้นสุดโครงการ

4. แผนทรัพยากรบุคคล

สำหรับโครงการใดๆ ก็ตาม ทรัพยากรที่มีค่าที่สุดคือผู้คนที่เกี่ยวข้องกับโครงการ และคนที่ประกอบกันเป็นทีมโครงการของคุณ และนั่นคือเหตุผลที่การวางแผนทรัพยากรในการจัดการโครงการจึงมีความสำคัญเช่นกัน

แผนทรัพยากรบุคคลมีความสำคัญ ไม่ว่าคุณจะกำลังวางแผนที่จะจ้างพนักงานใหม่หรือทำงานกับคนที่คุณเคยทำมาก่อน

ในขณะที่สร้างแผนการจัดการของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าส่วนทรัพยากรบุคคลมีดังต่อไปนี้:

• ข้อกำหนดด้านทรัพยากรสำหรับโครงการของคุณ
• คุณวางแผนที่จะรับทีมโครงการอย่างไร
• ทรัพยากรแต่ละอย่างจะทุ่มเทให้กับโครงการนานเท่าใด
• ทีมงานโครงการจะมาจากไหน
• การฝึกอบรมและการพัฒนาใด ๆ ที่ทีมงานโครงการจะต้องสามารถดำเนินการโครงการได้
• ข้อกำหนดด้านการจัดการสำหรับทีมโครงการของคุณ

ที่เกี่ยวข้อง:

5 ใบรับรองการจัดการทรัพยากรมนุษย์ที่ดีที่สุดในปี 2565

5. แผนการสื่อสารการบริหารโครงการ

การสื่อสารเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการทำงานร่วมกันและการทำงานร่วมกันเป็นรากฐานสำหรับการส่งมอบโครงการที่ประสบความสำเร็จ

แผนการสื่อสารการจัดการโครงการของคุณอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับโครงการที่คุณกำลังดำเนินการและผู้ที่เกี่ยวข้อง

บ่อยครั้ง การสื่อสารที่ไม่ดีสามารถนำไปสู่กำหนดเวลาที่ไม่ได้รับ การขยายงบประมาณ และขอบเขตที่น่าสะพรึงกลัวที่เราพูดถึงอยู่เสมอ

แผนการสื่อสารไม่ได้มุ่งเป้าไปที่สมาชิกในทีมของคุณเท่านั้น แต่ควรรวมความถี่ที่คุณควรพูดคุยกับลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ โหมดการสื่อสารที่คุณวางแผนจะใช้ และความถี่ที่คุณวางแผนจะสื่อสารด้วย

6. สินค้าพร้อมส่ง

ความรับผิดชอบที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งของผู้จัดการโครงการคือการจัดการงานที่ส่งมอบได้ ดังนั้นการรวมไว้ในแผนการจัดการของคุณก็มีความสำคัญเช่นกัน

ผลงานที่ส่งมอบของโครงการคือสินค้าหรือบริการที่ผลิตขึ้นจากโครงการของคุณ ซึ่งคุณตั้งใจจะส่งมอบให้กับลูกค้าหรือลูกค้าของคุณ

การสรุปสิ่งที่ส่งมอบมักจะไม่เพียงพอ ดังนั้น คุณควรพยายามใส่รายละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่ส่งมอบ ได้แก่:

• ขนาด
• ความยาว
• คุณภาพ
• มาตรฐานอื่นๆ

7. รายชื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ควรมีการสร้างและพัฒนารายชื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสำหรับแผนการจัดการ ไม่เพียงแต่เพื่อติดตามว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณเป็นใคร และพัฒนารายชื่อหากพวกเขาเปลี่ยนแปลง แต่ยังช่วยให้คุณติดตามแผนการสื่อสารของคุณได้อีกด้วย

8. งบประมาณ

ไม่มีโครงการใดที่ได้รับทรัพยากรทางการเงินฟรี ดังนั้น การสร้างงบประมาณและการรวมไว้ในแผนการจัดการจึงเป็นสิ่งจำเป็น

งบประมาณยังเป็นหนึ่งในปัจจัยความสำเร็จที่สำคัญที่ผู้จัดการโครงการหลายคนพิจารณาเพื่อเน้นความสำเร็จของโครงการหนึ่งๆ

บางโครงการได้รับการจัดสรรงบประมาณตั้งแต่เริ่มต้นและเป็นหน้าที่ของคุณที่จะแสดงให้เห็นว่าคุณจะจัดสรรทรัพยากรนี้อย่างไร บางครั้งคุณต้องจัดทำแผนงบประมาณให้กับลูกค้าหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และพวกเขาจะเป็นผู้กำหนดว่าพวกเขาจะให้งบประมาณที่คุณมีหรือไม่ ร่าง.

คุณอาจรวมแผนงบประมาณไว้ในโครงสร้างการแบ่งงาน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับโครงการและแผนของคุณ

9. กำหนดการ

เช่นเดียวกับงบประมาณ ไม่มีโครงการใดที่กำหนดเวลาส่งมอบได้ไม่จำกัด นั่นคือเหตุผลที่การจัดกำหนดการโครงการของคุณเป็นสิ่งสำคัญมาก

บ่อยครั้งที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอกเป็นผู้กำหนดวันที่ส่งมอบสำหรับโครงการ

เป็นเรื่องปกติที่จะมีการเปลี่ยนแปลงกำหนดการของโครงการในระหว่างวงจรชีวิตเนื่องจากปัจจัยบางอย่าง นี่คือสาเหตุที่กำหนดการต้องมีการจัดการที่ใช้งานอยู่

ลองดู:

6 ซอฟต์แวร์จัดตารางเวลาพนักงานที่ดีที่สุดที่จะใช้ในปี 2565

10. แผนการจัดซื้อ

เป็นเรื่องปกติที่เมื่อคุณเริ่มโครงการ คุณจะพบว่าคุณจะต้องมีผู้รับเหมาช่วง ที่ปรึกษา และซัพพลายเออร์

ดังนั้น คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผนการจัดการของคุณสรุปสิ่งเหล่านี้:

• บริการหรือผลิตภัณฑ์ใดที่โครงการของคุณต้องการ?
• คุณจะจัดหาบริการหรือผลิตภัณฑ์เหล่านี้อย่างไร
• คุณตั้งใจที่จะตรวจสอบคุณภาพของผลิตภัณฑ์หรือบริการเหล่านี้อย่างไร และคุณจะติดตามความคืบหน้าอย่างไร

การจัดการผู้รับเหมาภายนอกกลายเป็นงานที่สำคัญเนื่องจากพวกเขาไม่ได้มีส่วนเกี่ยวข้องกับองค์กรของคุณโดยตรง ดังนั้นจึงไม่มีแรงผลักดันแบบเดียวกันหรือแม้แต่ความเข้าใจในความคืบหน้าหรือกำหนดการของโครงการของคุณ

11. ทะเบียนความเสี่ยง

ทะเบียนความเสี่ยงคือเอกสารที่ระบุความเสี่ยง รวมถึงการวิเคราะห์ความเสี่ยง ตลอดจนแผนรับมือความเสี่ยง

การลงทะเบียนความเสี่ยงมีความสำคัญไม่เพียงแค่ในระหว่างขั้นตอนการวางแผน แต่เอกสารจะถูกใช้ตลอดวงจรชีวิตของโครงการเพื่อตรวจสอบและควบคุมความเสี่ยง

ดังนั้น อย่าลืมทำให้แผนการจัดการความเสี่ยงของโครงการของคุณเข้าใจง่าย มีความสามารถในการปรับเปลี่ยนเมื่อจำเป็น และอ้างอิงตลอดกระบวนการโครงการ

กำหนดความสำคัญของความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นเกี่ยวกับความน่าจะเป็นและผลกระทบต่อโครงการของคุณ

องค์กรส่วนใหญ่ปฏิบัติตามขั้นตอนง่ายๆ เพื่อเน้นย้ำและระบุความเสี่ยง จากนั้นจึงทำการลงทะเบียนความเสี่ยง

เกณฑ์ต่อไปนี้เน้นในการลงทะเบียนความเสี่ยง:

• คำอธิบายของความเสี่ยง
• ความน่าจะเป็นของความเสี่ยงที่ระบุ
• ผลกระทบที่อาจมีความเสี่ยงต่อโครงการ
• เหตุการณ์ที่อาจก่อให้เกิดความเสี่ยงขึ้นได้
• ลำดับความสำคัญของความเสี่ยง
• แผนตอบสนองต่อความเสี่ยงที่ระบุเพื่อให้ทีมของคุณทราบวิธีตอบสนองต่อความเสี่ยงที่เกิดขึ้นจริง

เรียนรู้เกี่ยวกับซอฟต์แวร์การจัดการความเสี่ยงชั้นนำ:

ซอฟต์แวร์การจัดการความเสี่ยงที่ดีที่สุด 17 อันดับในปี 2565

จะสร้างแผนการจัดการโครงการได้อย่างไร?

แผนการจัดการโครงการจะค่อยๆ สร้างขึ้น และตามที่เราได้สรุปไว้ แผนประกอบด้วยแผนส่วนประกอบที่แยกจากกัน ดังนั้นจึงไม่สามารถสร้างได้จนกว่าจะสร้างองค์ประกอบแต่ละรายการ

ส่วนประกอบส่วนใหญ่ของแผนการจัดการถูกสร้างขึ้นในระหว่างกระบวนการที่แตกต่างออกไป ดังนั้นจึงถูกรวมเข้าไว้ในรูปแบบที่แตกต่างกัน

หากเราพิจารณาตาม PMBOK Guide แผนการจัดการเป็นผลจากกระบวนการแผนการจัดการโครงการ

ใช้สิ่งที่คุณมีอยู่แล้วเพื่อรวมข้อมูลและเนื้อหาทั้งหมดของคุณไว้ในแผนการจัดการของคุณ

ตัวอย่างเช่น ในระหว่างขั้นตอนการเริ่มต้นของวงจรชีวิตโครงการ คุณควรมีสรุปขอบเขต แผนงบประมาณโดยย่อ และกำหนดการเป้าหมายของคุณแล้ว

ดังนั้น เมื่อคุณเริ่มพัฒนาแผนการจัดการ คุณสามารถใช้ข้อความเหล่านี้และแก้ไขส่วนประกอบเพิ่มเติมเพื่อสร้างความเข้าใจในรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับโครงการได้

คุณสามารถใช้ nTask สำหรับกระบวนการวางแผนโครงการของคุณ | นี่คือวิธี

nTask เป็นเครื่องมือจัดการโครงการสำหรับทีมอัจฉริยะ แต่แพลตฟอร์มนี้ไม่เพียงช่วยคุณตลอดวงจรของโครงการเท่านั้น แต่คุณยังสามารถใช้ nTask เพื่อช่วยคุณสร้างแผนการจัดการได้

มุมมองปฏิทิน ของ nTask ทำให้คุณมีพื้นที่สำหรับการวางแผนและการจัดกำหนดการและการจัดการทรัพยากร

คุณลักษณะ การติดตาม ช่วยให้คุณสามารถกำหนดวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดที่วางแผนไว้ของงานก่อนที่จะเริ่มดำเนินการ และเปรียบเทียบกับกำหนดการที่วางแผนไว้

คุณสมบัติการวางแผนช่วยให้คุณกำหนดเส้นตายของโครงการและติดตามทุกอย่างได้

คุณสามารถใช้ฟีเจอร์การประชุมของ nTask เพื่อส่งต่อแผนการจัดการของคุณไปยังสมาชิกในทีม ลูกค้า หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย จากนั้นพวกเขาสามารถจดบันทึกการประชุมที่สำคัญ หรือสร้างการดำเนินการและการตัดสินใจติดตามผล

nTask ยังมีความสามารถในการติดตามจุดบกพร่องและปัญหา ซึ่งช่วยให้คุณติดตาม กำหนด จัดลำดับความสำคัญ และแก้ไขปัญหาใดๆ กับซอฟต์แวร์การจัดการปัญหา

แผนภูมิแกนต์สามารถใช้เป็นเครื่องมือแสดงภาพเพื่อดูความคืบหน้าของการจัดการโครงการของคุณ และสามารถใช้เพื่ออธิบายโครงสร้างการแบ่งงานของคุณอย่างละเอียด

อีกไม่นาน nTask จะออกมาพร้อมกับฟีเจอร์สำหรับการวางแผนงบประมาณ ซึ่งจะช่วยให้คุณสร้างแผนของคุณและมองผ่านมันไปได้

นี่เป็นเพียงส่วนเล็กสุดของภูเขา ตรวจสอบรายการคุณสมบัติทั้งหมดที่มีอยู่ในเว็บไซต์ nTask เพื่อดูว่าการวางแผนของคุณจะง่ายดายเพียงใด

บทสรุป!

ที่นั่นคุณมีมัน! นั่นคือประเด็นสำคัญที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับการเริ่มต้นแผนการจัดการของคุณ กระบวนการนี้ยังใช้ได้กับโปรแกรมและวิธีการของผู้จัดการโปรแกรมอีกด้วย

อย่าลืมคอยติดตามการอัปเดตในโพสต์นี้ เราจะให้ข้อมูลเชิงลึกโดยละเอียดเกี่ยวกับข้อกำหนดการวางแผนการจัดการโครงการทั้งหมดของคุณตั้งแต่ต้นจนจบ