Plan de gestion de projet : objectif et exemples

Sans plan de gestion de projet, vous êtes tenu de mettre beaucoup de choses en danger. Parfois, un projet passe par toute la phase de planification de la gestion de projet mais souffre d'une mauvaise exécution.

Un plan concret sert de base à tout projet, quelle que soit son ampleur.

Nous avons organisé ce guide pour expliquer comment créer et concevoir un plan de gestion de projet efficace.

Qu'est-ce qu'un plan de gestion de projet ?

Un plan de gestion de projet met en évidence la manière dont le projet sera exécuté, surveillé et contrôlé, depuis la phase de lancement jusqu'au produit final.

Gardez à l'esprit que votre plan de projet vise à définir la méthode que votre équipe utilisera pour exécuter les livrables structurés à temps.

À cette fin, le plan de gestion de projet devrait également idéalement inclure un processus pour mesurer l'analyse de la performance de base. Cela permet non seulement d'identifier les points faibles pendant la durée de vie d'un projet, mais également d'assurer le succès à long terme des projets futurs.

Différence entre un plan de gestion de projet et un plan de projet

La différence entre un plan de gestion de projet et un plan de projet n'est pas aussi claire que vous pourriez l'espérer.

La différence entre les deux peut dépendre entièrement de l'organisation avec laquelle vous travaillez.

On a vu de nombreuses entreprises utiliser les deux termes de manière interchangeable pour désigner le même plan.

D'un autre côté, certaines entreprises classent ces deux plans comme des plans complètement différents.

Si vous regardez les deux plans, voici certaines différences que vous remarquerez peut-être :

• Le plan de projet décrit le « quoi » de votre projet tandis que le plan de gestion de projet décrit le « comment »
• Souvent, le plan de projet est un document général tandis que le plan de gestion traite de plus de détails liés au projet.
• Le plan de projet décrit la vision pour mener à bien le projet tandis que le plan de gestion explique la méthode et le système pour pouvoir atteindre le succès du projet.
• Il y a souvent un fossé entre les deux pour les grands projets, mais une fusion des termes pour les petits projets.

Le but d'un plan de gestion de projet

Étant donné que vous allez consacrer beaucoup de temps et d'efforts à la création de votre plan de gestion, il est impératif de comprendre quelques notions de base.

Il existe différents objectifs pour la création d'un plan de gestion. Certains d'entre eux sont annexés ci-dessous. Regarde!

1. Planification

Le premier objectif de la création d'un plan de gestion est assez évident, et c'est de planifier votre projet. En tant que chef de projet, avant de vous lancer dans l'exécution d'un projet, il est important de planifier et de comprendre le projet dans son intégralité et comment il progressera tout au long de son cycle de vie.

2. Fournir des informations au porteur de projet

C'est également un avantage de créer un plan de gestion que vous pouvez fournir des informations et éclairer votre sponsor de projet sur la façon dont vous envisagez de gérer le projet.

Cependant, il convient de noter que parfois le promoteur du projet est dans une autre organisation que celle qui travaille sur le projet, et donc certaines informations dans votre plan de gestion ne sont pas toujours applicables pour eux.

3. Agir comme guide pour les décisions que vous devez prendre en tant que chef de projet

Les plans de gestion sont également souvent utilisés comme guide pour obtenir de l'aide lorsque des problèmes ou des problèmes surviennent. Chaque fois qu'un problème survient dans l'avancement du projet, vous, en tant que chef de projet, devriez consulter votre plan de gestion.

Essentiellement, vous auriez dû inclure un tel problème dans votre plan de gestion et discuter de la manière d'aborder le problème s'il devait survenir.

Si, toutefois, ce n'est pas le cas et que le plan de gestion ne met pas en évidence le problème particulier auquel vous êtes confronté, vous devez en prendre note et vous assurer de l'inclure dans tout futur plan de gestion que vous créerez.

Éléments de base d'un plan de gestion de projet

Tous les plans de gestion comprennent tous les éléments qui définissent la gestion de leur projet.

Cependant, certains composants sont assez standard pour chaque plan de ce type.

Nous aborderons tour à tour chacun de ces éléments.

1. Énoncé de portée

Nous avons répertorié l'énoncé de portée comme premier élément de la liste des composantes de votre plan de gestion pour une raison très importante.

C'est l'une des principales responsabilités d'un chef de projet de comprendre la portée du projet et de s'assurer que le projet reste dans les limites de cette portée.

L'une des raisons les plus courantes des retards de projet et de l'augmentation des budgets des projets est la dérive de la portée.

Vous pouvez utiliser l'approche SMART pour définir la portée afin de vous assurer que la portée que vous définissez pour votre projet est à la fois efficace et appropriée.

SMART signifie S pecific, M easurable , A ttainable , Realistic et Timely.

• Spécifique - plus la portée est spécifique, moins il y a de risque de dérive de la portée
• Mesurable - une portée qui peut être mesurée vous permet de savoir si vous l'avez atteint.
• Atteignable - il est important de s'assurer que la portée que vous essayez d'atteindre est réalisable pour vous et votre équipe en ce qui concerne l'expertise, les connaissances et les ressources.
• Réaliste - assurez-vous que la portée ajoute de la valeur aux objectifs de votre client et qu'elle est réaliste en termes d'atteinte.
• En temps opportun - un énoncé de portée doit être limité dans le temps, ce qui vous permet de définir un calendrier et aide également à créer un budget.

2. Structure de répartition du travail

Une structure de répartition du travail définit l'aspect « quoi » d'un projet.

La structure de répartition du travail met en évidence tous les éléments qu'un projet doit accomplir pour être considéré comme un succès et se fait généralement par le biais d'un affichage graphique organisé à plusieurs niveaux.

3. Facteur critique de succès

Les facteurs critiques de succès sont les éléments de votre projet qui doivent être atteints pour que votre projet soit considéré comme terminé et réussi.

Les chefs de projet et les équipes définissent généralement leurs propres facteurs critiques de succès.

Les recherches menées sur les facteurs considérés comme ayant une influence significative sur le succès d'un projet ont abouti aux conclusions suivantes :

• Parmi les personnes interrogées, les personnes interrogées pensaient que l'établissement formel d'un chef de projet avait une influence de 93 % sur le succès d'un projet.
• Les objectifs du projet ont été définis de manière mesurable et avaient 90 %
• Les compétences d'un chef de projet avaient 88%
• La haute autorité du chef de projet avait 85%

D'autres facteurs qui sont souvent assimilés à des facteurs critiques de succès comprennent :

• Respect du budget
• Terminer le projet à temps
• Normes de qualité du projet achevé
• Un taux de rejet de produit minimal
• Les avantages du produit pour l'utilisateur final
• Satisfaction de l'équipe et des employés à la fin du projet

4. Plan des ressources humaines

Dans tout projet, la ressource la plus précieuse est les personnes impliquées dans le projet et celles qui composent votre équipe de projet, et c'est pourquoi la planification des ressources dans la gestion de projet est également essentielle.

Le plan des ressources humaines est important, que vous envisagiez d'embaucher de nouveaux employés ou de travailler avec des personnes que vous avez déjà embauchées.

Lors de la création de votre plan de gestion, assurez-vous que la partie des ressources humaines comprend les éléments suivants :

• Besoins en ressources pour votre projet
• Comment vous envisagez d'acquérir l'équipe de projet
• Combien de temps chaque ressource consacrera au projet
• D'où viendra l'équipe du projet
• Toute formation et développement dont l'équipe de projet aura besoin pour être en mesure de mener à bien le projet
• Toutes les exigences de gestion pour votre équipe de projet.

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5. Plan de communication de la gestion du projet

La communication est essentielle à la collaboration et la collaboration est le fondement de la réussite de la réalisation d'un projet.

Selon le projet que vous exécutez et les personnes qui y sont impliquées, votre plan de communication de gestion de projet peut varier.

Souvent, une mauvaise communication peut entraîner des délais non respectés, des budgets prolongés et la redoutable dérive de la portée que nous ne cessons de mentionner.

Un plan de communication ne s'adresse pas simplement aux membres de votre équipe, mais doit également inclure la fréquence à laquelle vous devez parler à votre client et aux parties prenantes, le mode de communication que vous prévoyez d'utiliser et la fréquence à laquelle vous prévoyez de communiquer.

6. Livrables

L'une des responsabilités les plus impératives d'un chef de projet est de gérer les livrables du projet. Par conséquent, les inclure dans votre plan de gestion est tout aussi crucial.

Les livrables du projet sont les biens ou services produits à la suite de votre projet, que vous avez l'intention de livrer à votre client ou client.

Le simple fait de décrire le livrable est souvent insuffisant et vous devez donc essayer d'inclure des détails sur vos livrables, notamment :

• Taille
• Longueur
• Qualité
• Autres normes

7. Liste des parties prenantes

Une liste des parties prenantes doit être créée et développée pour le plan de gestion, non seulement pour garder une trace de vos parties prenantes et développer la liste si elles changent, mais cela vous permet également de suivre votre plan de communication.

8.Budget

Aucun projet n'est libre de ressources monétaires et il est donc essentiel de créer un budget et de l'inclure dans le plan de gestion.

Le budget est également l'un des facteurs de succès critiques que de nombreux chefs de projet considèrent pour mettre en évidence le succès d'un projet particulier.

Certains projets se voient allouer un budget dès le départ et c'est votre travail de montrer comment vous allez allouer cette ressource, d'autres fois vous devez fournir un plan budgétaire aux clients ou aux parties prenantes et ils détermineront s'ils vont fournir le budget que vous avez souligné.

Selon votre projet et votre plan, vous pouvez également inclure votre plan budgétaire dans votre structure de répartition du travail.

9. Horaire

Comme le budget, aucun projet ne se voit attribuer un délai illimité pour être livré. C'est pourquoi la planification de votre projet est essentielle.

Souvent, ce sont les parties prenantes externes qui déterminent les dates de livraison du projet.

Il est assez fréquent qu'il y ait des changements dans l'échéancier d'un projet au cours du cycle de vie à cause de certains facteurs, c'est pourquoi l'échéancier nécessite une gestion active.

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10. Plan de passation des marchés

Il est courant que lorsque vous lancez un projet, vous constatiez que vous aurez besoin de sous-traitants, de consultants et de fournisseurs.

Par conséquent, vous devez vous assurer que votre plan de gestion décrit ces éléments :

• Quels sont les services ou produits que votre projet nécessitera ?
• Comment allez-vous vous procurer ces services ou produits ?
• Comment comptez-vous contrôler la qualité de ces produits ou services et comment contrôlerez-vous leur évolution ?

La gestion des sous-traitants externes devient une tâche importante car ils ne sont pas directement affiliés à votre organisation et n'ont donc pas le même dynamisme ni même la compréhension de l'avancement ou du calendrier de votre projet.

11. Registre des risques

Les registres des risques sont les documents qui identifient les risques, incluent l'analyse des risques, ainsi que les plans de réponse aux risques.

Le registre des risques est important non seulement pendant la phase de planification, mais le document est utilisé tout au long du cycle de vie du projet pour surveiller et contrôler les risques.

Par conséquent, n'oubliez pas de rendre votre plan de gestion des risques de projet facile à comprendre, capable d'être adapté en cas de besoin et référencé tout au long du processus de projet.

Définissez l'importance de tout risque potentiel concernant la probabilité et l'impact sur votre projet.

La plupart des organisations suivent un processus simple pour mettre en évidence et identifier les risques, puis dresser un registre des risques.

Les critères suivants sont mis en évidence dans les registres des risques :

• Une description du risque
• La probabilité d'un risque identifié
• L'impact qu'un certain risque pourrait avoir sur le projet
• Les événements qui peuvent déclencher un risque se produisent
• La priorité du risque
• Un plan de réponse aux risques identifiés pour que votre équipe sache comment réagir face à un risque qui s'est matérialisé.

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Comment créer un plan de gestion de projet ?

Le plan de gestion de projet est créé progressivement et, comme nous l'avons souligné, le plan se compose de plans de composants distincts et ne peut donc pas être créé tant que chacun des éléments individuels n'est pas créé.

La plupart des composantes du plan de gestion sont créées au cours de processus distincts et sont donc incorporées différemment.

Si nous le regardons selon le Guide PMBOK, le plan de gestion est un produit du processus de plan de gestion de projet.

Utilisez ce que vous avez déjà pour intégrer toutes vos informations et votre matériel dans votre plan de gestion.

Ainsi, par exemple, pendant la phase de lancement du cycle de vie d'un projet, vous devriez déjà avoir établi un résumé de la portée, un bref plan budgétaire et votre calendrier d'objectifs.

Par conséquent, lorsque vous commencez à développer le plan de gestion, vous pouvez utiliser ces déclarations et réviser davantage les composants pour créer une compréhension plus détaillée du projet.

vous pouvez utiliser nTask pour votre processus de planification de projet | Voici comment

nTask est un outil de gestion de projet pour les équipes intelligentes, mais non seulement la plateforme vous aide tout au long du cycle de vie du projet, mais vous pouvez également utiliser nTask pour vous aider à créer votre plan de gestion.

La vue du calendrier de nTask vous offre un endroit pour la planification et la planification et la gestion des ressources.

La fonction de suivi vous permet de définir une date de début et de fin planifiée d'une tâche avant de lancer les opérations et de les comparer avec le calendrier prévu.

Les fonctionnalités de planification vous permettent de planifier les échéances du projet et de tout suivre.

Vous pouvez utiliser les fonctionnalités de réunion de nTask pour transmettre votre plan de gestion aux membres de l'équipe, aux clients ou aux parties prenantes. Ils peuvent ensuite noter les procès-verbaux des réunions clés ou créer des actions et des décisions de suivi.

nTask fournit également une capacité de suivi des bogues et des problèmes, qui vous permet de suivre, d'attribuer, de hiérarchiser et de résoudre tous les problèmes avec le logiciel de gestion des problèmes.

Les diagrammes de Gantt peuvent être utilisés comme un outil visuel pour voir l'avancement de votre gestion de projet et peuvent être utilisés pour élaborer votre structure de répartition du travail.

De plus, nTask sortira bientôt une fonctionnalité de planification budgétaire qui vous aidera à créer vos plans et à les mener à bien.

Ce n'est que la pointe de la montagne, consultez la liste complète des fonctionnalités disponibles sur le site Web nTask, pour voir à quel point votre planification se fera sans effort.

Conclusion!

Voilà! C'est littéralement l'essentiel des choses que vous devez savoir pour commencer votre plan de gestion. Le processus est également applicable aux programmes et aux méthodologies des gestionnaires de programme.

N'oubliez pas de surveiller les mises à jour de ce message. Nous continuerons à vous donner un aperçu détaillé de toutes vos exigences en matière de planification de la gestion de projet, du début à la fin.