Plan de Gestión del Proyecto: Propósito y Ejemplos

Sin un plan de gestión de proyectos, está obligado a poner en riesgo muchas cosas. A veces, un proyecto pasa por toda la fase de planificación de la gestión del proyecto, pero sufre debido a una ejecución deficiente.

Un plan concreto actúa como base para cualquier proyecto, independientemente de su escala.

Hemos seleccionado esta guía para explicar cómo crear y diseñar un plan de gestión de proyectos efectivo.

¿Qué es un Plan de Gestión de Proyectos?

Un plan de gestión de proyectos destaca cómo se realizará, monitoreará y controlará el proyecto, comenzando desde la fase de inicio y llegando hasta el producto final.

Tenga en cuenta que su plan de proyecto tiene como objetivo definir el método que utilizará su equipo para ejecutar los entregables estructurados a tiempo.

Con ese fin, el plan para la dirección del proyecto idealmente también debería incluir un proceso para medir el análisis de desempeño de la línea de base. Hacerlo ayuda no solo a identificar las áreas débiles durante la vida útil de un proyecto, sino que también garantiza el éxito a largo plazo relacionado con proyectos futuros.

Diferencia entre un plan de gestión de proyectos y un plan de proyecto

La diferencia entre un Plan de Gestión del Proyecto y un Plan de Proyecto no es tan clara como cabría esperar.

La diferencia entre los dos puede depender completamente de la organización con la que esté trabajando.

Se ha visto que muchas empresas usan los dos términos indistintamente para referirse al mismo plan.

Por otro lado, ciertas empresas clasifican estos dos como planes completamente diferentes.

Si observa los dos planes, aquí hay ciertas diferencias que puede notar:

• El plan del proyecto describe el "qué" de su proyecto, mientras que el plan para la dirección del proyecto describe el "cómo".
• A menudo, el plan del proyecto es un documento amplio, mientras que el plan de gestión se ocupa de más detalles relacionados con el proyecto.
• El plan del proyecto describe la visión para completar el proyecto, mientras que el plan de gestión explica el método y el sistema para poder alcanzar el éxito del proyecto.
• A menudo hay una división entre los dos para proyectos más grandes, pero una fusión de términos para proyectos más pequeños.

El propósito de un plan de gestión de proyectos

Dado que va a dedicar una buena cantidad de tiempo y esfuerzo a crear su plan de gestión, es imperativo comprender algunos conceptos básicos.

Hay diferentes propósitos para crear un plan de manejo. Algunos de ellos se adjuntan a continuación. ¡Echar un vistazo!

1. Planificación

El primer propósito de crear un plan de gestión es bastante obvio y es planificar su proyecto. Como gerente de proyecto, antes de iniciar la ejecución de un proyecto, es importante planificar y comprender el proyecto en su totalidad y cómo progresará a lo largo de su ciclo de vida.

2. Proporcionar información al patrocinador del proyecto

También es una ventaja crear un plan de gestión en el que pueda proporcionar información e ilustrar al patrocinador de su proyecto sobre cómo planea gestionar el proyecto.

Sin embargo, debe tenerse en cuenta que, a veces, el patrocinador del proyecto se encuentra en una organización diferente a la que trabaja en el proyecto y, por lo tanto, cierta información en su plan de gestión no siempre es aplicable para ellos.

3. Actúa como guía para las decisiones que tienes que tomar como gerente de proyecto

Los planes de gestión también se utilizan a menudo como una guía para obtener ayuda cuando surgen problemas. Siempre que surja un problema en el progreso del proyecto, usted, como gerente de proyecto, debe consultar su plan de gestión.

Esencialmente, debería haber incluido cualquier problema de este tipo en su plan de gestión y discutido cómo abordar el problema si surgiera.

Sin embargo, si ese no es el caso y el plan de manejo no destaca el problema particular que enfrenta, debe tomar nota y asegurarse de incluirlo en cualquier plan de manejo futuro que cree.

Componentes centrales de un plan de gestión de proyectos

Todos los planes de gestión incluyen todos los elementos que definen la gestión de su proyecto.

Sin embargo, ciertos componentes son bastante estándar para cada plan de este tipo.

Discutiremos cada uno de estos elementos a su vez.

1. Declaración de Alcance

Hemos incluido la declaración del alcance como el primer elemento de la lista de componentes de su plan de gestión por una razón muy importante.

Una de las responsabilidades principales de un gerente de proyecto es comprender el alcance del proyecto y asegurarse de que el proyecto se mantenga dentro de los límites de ese alcance.

Una de las razones más comunes de los retrasos en los proyectos y el aumento de los presupuestos de los proyectos se debe al aumento del alcance.

Puede utilizar el enfoque SMART para definir el alcance y asegurarse de que el alcance que defina para su proyecto sea eficaz y adecuado.

SMART significa Específico, M edible , Alcanzable , Realista y Oportuno .

• Específico : cuanto más específico sea el alcance, menor será la posibilidad de que el alcance se arrastre.
• Medible : un alcance que se puede medir le permite saber si lo ha logrado.
• Alcanzable : es importante asegurarse de que el alcance que está tratando de lograr sea alcanzable para usted y su equipo con respecto a la experiencia, el conocimiento y los recursos.
• Realista : asegúrese de que el alcance agregue valor a los objetivos de su cliente y sea realista en términos de ser alcanzable.
• Oportuno: una declaración de alcance debe estar limitada por el tiempo, lo que le permite establecer un cronograma y también ayuda a crear un presupuesto.

2. Estructura de desglose del trabajo

Una estructura de desglose del trabajo define el aspecto "qué" de un proyecto.

La estructura de desglose del trabajo destaca todos los elementos que un proyecto debe cumplir para que se considere un éxito y, por lo general, se realiza a través de una visualización gráfica organizada en varios niveles.

3. Factor crítico de éxito

Los factores críticos de éxito son aquellos componentes de su proyecto que deben lograrse para considerar que su proyecto se completó y fue un éxito.

Los jefes de proyecto y los equipos suelen definir sus propios factores críticos de éxito.

La investigación realizada sobre qué factores se considera que influyen significativamente en el éxito de un proyecto tuvo los siguientes hallazgos:

• De los encuestados, las personas creían que establecer formalmente un gerente de proyecto tenía una influencia del 93% en el éxito de un proyecto.
• Objetivos del proyecto que se establecieron de manera medible y tenían un 90%
• Las competencias de un gerente de proyecto tenían 88%
• La alta autoridad del director del proyecto tenía el 85%

Otros factores que a menudo se equiparan como factores críticos de éxito incluyen:

• Permanecer dentro del presupuesto
• Terminar el proyecto a tiempo
• Estándares de calidad del proyecto terminado.
• Una tasa mínima de rechazo de productos
• Los beneficios del producto para el usuario final
• Satisfacción del equipo y de los empleados al final del proyecto

4. Plan de Recursos Humanos

Con cualquier proyecto, el recurso más valioso son las personas involucradas en el proyecto y las que componen su equipo de proyecto, y es por eso que la planificación de recursos en la gestión de proyectos también es esencial.

El plan de recursos humanos es importante sin importar si planea contratar nuevos empleados o trabajar con personas con las que ya lo ha hecho antes.

Al crear su plan de gestión, asegúrese de que la parte de recursos humanos incluya lo siguiente:

• Requerimientos de recursos para su proyecto
• Cómo planea adquirir el equipo del proyecto
• Cuánto tiempo dedicará cada recurso al proyecto
• De dónde vendrá el equipo del proyecto
• Cualquier capacitación y desarrollo que el equipo del proyecto requiera para poder completar el proyecto.
• Cualquier requisito de gestión para su equipo de proyecto.

Relacionado:

Las 5 mejores certificaciones de gestión de recursos humanos en 2022

5. Plan de comunicación de gestión de proyectos

La comunicación es esencial para la colaboración y la colaboración es la base para la entrega exitosa de proyectos.

Según el proyecto que esté ejecutando y las personas involucradas en él, su plan de comunicación de gestión de proyectos puede variar.

A menudo, una comunicación deficiente puede dar lugar a plazos incumplidos, presupuestos ampliados y el temido aumento del alcance que seguimos mencionando.

Un plan de comunicación no está dirigido simplemente a los miembros de su equipo, sino que también debe incorporar la frecuencia con la que debe hablar con su cliente y las partes interesadas, qué modo de comunicación planea usar y con qué frecuencia planea comunicarse.

6. Entregables

Una de las responsabilidades más imperativas de un gerente de proyecto es administrar los entregables del proyecto y, por lo tanto, incluirlos en su plan de gestión también es crucial.

Los entregables del proyecto son aquellos bienes o servicios producidos como resultado de su proyecto, que pretende entregar a su cliente o cliente.

La simple descripción del entregable a menudo es insuficiente y, por lo tanto, debe tratar de incluir detalles sobre sus entregables, incluidos:

• Tamaño
• Longitud
• Calidad
• Otros estándares

7. Lista de partes interesadas

Se debe crear y desarrollar una lista de partes interesadas para el plan de gestión no solo para realizar un seguimiento de quiénes son sus partes interesadas y desarrollar la lista si cambian, sino que también le permite realizar un seguimiento de su plan de comunicación.

8. Presupuesto

A ningún proyecto se le da rienda suelta a los recursos monetarios, por lo que es fundamental crear un presupuesto e incluirlo en el plan de gestión.

El presupuesto también es uno de los factores críticos de éxito que muchos gerentes de proyectos consideran para resaltar el éxito de un proyecto en particular.

A ciertos proyectos se les asigna un presupuesto desde el principio y es su trabajo mostrar cómo asignará este recurso, otras veces debe proporcionar un plan de presupuesto a los clientes o partes interesadas y ellos determinarán si van a proporcionar el presupuesto que tiene. esbozado.

Según su proyecto y su plan, también puede incluir su plan presupuestario en la estructura de desglose del trabajo.

9. Horario

Al igual que el presupuesto, ningún proyecto tiene un tiempo ilimitado para ser entregado. Es por eso que la programación de su proyecto es muy esencial.

A menudo, son las partes interesadas externas las que determinan las fechas de entrega del proyecto.

Es bastante común que haya cambios en el cronograma de un proyecto durante el ciclo de vida debido a ciertos factores, es por eso que el cronograma requiere una gestión activa.

Mira esto:

Los 6 mejores software de programación de empleados para usar en 2022

10. Plan de Adquisiciones

Es común que cuando inicia un proyecto encuentre que necesitará subcontratistas, consultores y proveedores.

Por lo tanto, debe asegurarse de que su plan de gestión describa lo siguiente:

• ¿Cuáles son los servicios o productos que requerirá su proyecto?
• ¿Cómo adquirirá estos servicios o productos?
• ¿Cómo piensa monitorear la calidad de estos productos o servicios y cómo monitoreará su progreso?

La gestión de contratistas externos se convierte en una tarea importante ya que no están afiliados directamente a su organización y, por lo tanto, no tienen el mismo impulso o ni siquiera la misma comprensión del progreso o cronograma de su proyecto.

11. Registro de Riesgos

Los registros de riesgos son aquellos documentos que identifican los riesgos, incluyen el análisis de riesgos, así como los planes de respuesta a los riesgos.

El registro de riesgos es importante no solo durante la fase de planificación, sino que el documento se utiliza a lo largo del ciclo de vida del proyecto para monitorear y controlar los riesgos.

Por lo tanto, recuerde hacer que su plan de gestión de riesgos del proyecto sea fácil de entender, tenga la capacidad de adaptarse cuando sea necesario y se haga referencia a lo largo del proceso del proyecto.

Defina la importancia de cualquier riesgo potencial sobre la probabilidad y el impacto en su proyecto.

La mayoría de las organizaciones siguen un proceso simple para resaltar e identificar los riesgos y luego hacer un registro de riesgos.

En los registros de riesgos se destacan los siguientes criterios:

• Una descripción del riesgo.
• La probabilidad de un riesgo identificado
• El impacto que un determinado riesgo podría tener en el proyecto.
• Los eventos que pueden desencadenar la ocurrencia de un riesgo
• La prioridad del riesgo
• Un plan de respuesta a los riesgos que se identifiquen para que su equipo sepa cómo reaccionar ante un riesgo que se ha materializado.

Conozca el mejor software de gestión de riesgos:

Los 17 mejores software de gestión de riesgos de 2022

¿Cómo crear un plan de gestión de proyectos?

El plan para la dirección del proyecto se crea gradualmente y, como hemos descrito, el plan consta de planes de componentes separados y, por lo tanto, no se puede crear hasta que se elabore cada uno de los elementos individuales.

La mayoría de los componentes del plan de manejo se crean durante procesos distintivos y, por lo tanto, se incorporan de manera diferente.

Si lo miramos de acuerdo con la Guía del PMBOK, el plan de gestión es un producto del proceso del plan de gestión del proyecto.

Utiliza lo que ya tienes para incorporar toda tu información y material a tu plan de gestión.

Entonces, por ejemplo, durante la fase de inicio del ciclo de vida de un proyecto, ya debería haber elaborado un resumen del alcance, un breve plan presupuestario y su cronograma de metas.

Por lo tanto, cuando comience a desarrollar el plan de manejo, puede usar estas declaraciones y revisar más los componentes para crear una comprensión más detallada del proyecto.

puede usar nTask para su proceso de planificación de proyectos | Así es cómo

nTask es una herramienta de gestión de proyectos para equipos inteligentes, pero la plataforma no solo lo ayuda a lo largo del ciclo de vida del proyecto, sino que también puede usar nTask para ayudarlo a crear su plan de gestión.

La vista de calendario de nTask le brinda un lugar para planificar, programar y administrar recursos.

La función de seguimiento le permite establecer una fecha planificada de inicio y finalización de una tarea antes de iniciar las operaciones y compararlas con el cronograma planificado.

Las funciones de planificación le permiten trazar plazos de proyectos y realizar un seguimiento de todo.

Puede utilizar las funciones de reunión de nTask para transmitir su plan de gestión a los miembros del equipo, clientes o partes interesadas. Luego pueden anotar las actas clave de las reuniones o crear acciones y decisiones de seguimiento.

nTask también proporciona la capacidad de seguimiento de errores y problemas, que le permite rastrear, asignar, priorizar y solucionar cualquier problema con el software de gestión de problemas.

Los diagramas de Gantt se pueden usar como una herramienta visual para ver el progreso de la gestión de su proyecto y se pueden usar para elaborar la estructura de desglose del trabajo.

Además, nTask pronto lanzará una función para la planificación presupuestaria que lo ayudará a crear sus planes y llevarlos a cabo.

Esto es solo la punta de la montaña, consulte la lista completa de funciones disponibles en el sitio web de nTask para ver qué tan fácil será su planificación.

¡Conclusión!

¡Ahí tienes! Ese es literalmente el quid de las cosas que necesita saber para comenzar con su plan de gestión. El proceso también es aplicable a los programas y las metodologías de los administradores de programas.

No olvides estar atento a las actualizaciones de esta publicación. Continuaremos brindándole una visión detallada de todos sus requisitos de planificación de gestión de proyectos de principio a fin.