項目管理計劃：目的和例子

如果沒有項目管理計劃，您必然會面臨很多風險。 有時，一個項目確實經歷了整個項目管理計劃階段，但由於執行不力而遭受損失。

一個具體的計劃是任何項目的基礎，無論其規模如何。

我們整理了本指南，以解釋如何創建和設計有效的項目管理計劃。

什麼是項目管理計劃？

項目管理計劃強調項目將如何執行、監控和控制，從啟動階段開始，一直到最終產品。

請記住，您的項目計劃旨在定義您的團隊將用於按時執行結構化可交付成果的方法。

為此，理想情況下，項目管理計劃還應包括衡量基線績效分析的過程。 這樣做不僅有助於識別項目生命週期中的薄弱環節，而且還有助於確保與未來項目相關的長期成功。

項目管理計劃和項目計劃之間的區別

項目管理計劃和項目計劃之間的區別並不像您希望的那樣明確。

兩者之間的差異可能完全取決於您所在的組織。

已經看到許多公司交替使用這兩個術語來指代同一個計劃。

另一方面，某些公司將這兩個完全歸類為不同的計劃。

如果您查看這兩個計劃，您可能會注意到以下某些差異：

• 項目計劃描述了項目的“內容”，而項目管理計劃描述了“如何”
• 通常，項目計劃是一個廣泛的文件，而管理計劃處理與項目相關的更多細節。
• 項目計劃描述了完成項目的願景，而管理計劃則解釋了能夠實現項目成功的方法和系統。
• 對於較大的項目，兩者之間通常存在分歧，但對於較小的項目，術語會合併。

項目管理計劃的目的

由於您將花費大量時間和精力來製定管理計劃，因此必須了解一些基礎知識。

創建管理計劃有不同的目的。 其中一些附在下面。 看一看！

1. 規劃

創建管理計劃的第一個目的是相當明顯的，那就是計劃你的項目。 作為項目經理，在您開始執行項目之前，重要的是要全面規劃和了解項目以及項目在其生命週期中的進展情況。

2. 向項目發起人提供信息

創建管理計劃也是一個好處，您可以提供信息並啟發您的項目發起人您計劃如何管理項目。

雖然，應該注意的是，有時項目發起人在另一個組織中，而不是從事項目的組織，因此您的管理計劃中的某些信息並不總是適用於他們。

3. 作為項目經理必須做出的決定的指南

管理計劃也經常被用作在出現問題或問題時尋求幫助的指南。 每當項目進展中出現問題時，作為項目經理的您應該諮詢您的管理計劃。

本質上，您應該將任何此類問題納入您的管理計劃，並討論如果出現該問題如何解決。

但是，如果情況並非如此，並且管理計劃沒有突出您面臨的特定問題，您應該做一個記錄並確保將其包含在您創建的任何未來管理計劃中。

項目管理計劃的核心組成部分

所有管理計劃都包括定義項目管理的所有要素。

但是，某些組件對於每個此類計劃都是相當標準的。

我們將依次討論這些元素中的每一個。

1. 範圍聲明

出於一個非常重要的原因，我們將範圍說明列為您的管理計劃的組成部分列表的第一個元素。

了解項目範圍並確保項目保持在該範圍的範圍內是項目經理的核心職責之一。

項目延遲和項目預算增加的最常見原因之一是范圍蔓延。

您可以使用 SMART 方法來定義範圍，以確保您為項目定義的範圍既有效又合適。

SMART代表特定的、可衡量的、可實現的、現實的和及時的。

• 具體——範圍越具體，範圍蔓延的可能性就越小
• 可衡量的——一個可以衡量的範圍讓你能夠知道你是否達到了目標。
• 可達到 - 確保您和您的團隊在專業知識、知識和資源方面可以達到的範圍很重要。
• 現實- 確保範圍為您的客戶的目標增加價值，並且在可實現方面是現實的。
• 及時- 範圍說明應受時間限制，允許您設置時間表，並有助於創建預算。

2.工作分解結構

工作分解結構定義了項目的“內容”方面。

工作分解結構突出了項目需要完成才能被視為成功的所有元素，通常通過以多個級別組織的圖形顯示來完成。

3. 關鍵成功因素

關鍵成功因素是您的項目必須實現的那些組件，才能認為您的項目已完成並取得成功。

項目經理和團隊通常定義自己的關鍵成功因素。

對哪些因素被認為會顯著影響項目成功進行的研究有以下發現：

• 在接受調查的人中，人們認為正式設立項目經理對項目的成功有93%的影響。
• 可衡量的項目目標並有90%
• 項目經理的勝任力為88%
• 項目經理的高權限有85%

其他通常被視為關鍵成功因素的因素包括：

• 保持在預算範圍內
• 按時完成項目
• 竣工工程質量標準
• 最低的產品廢品率
• 產品的最終用戶利益
• 項目結束時的團隊和員工滿意度

4. 人力資源計劃

對於任何項目，最有價值的資源是參與項目的人員，以及組成項目團隊的人員，這就是為什麼項目管理中的資源規劃也是必不可少的。

無論您是計劃僱用新員工還是與以前做過的人一起工作，人力資源計劃都很重要。

在創建管理計劃時，請確保人力資源部分包括以下內容：

• 項目的資源需求
• 您計劃如何獲得項目團隊
• 每個資源將為項目投入多少時間
• 項目團隊來自哪裡
• 項目團隊完成項目所需的任何培訓和發展
• 您的項目團隊的任何管理要求。

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5. 項目管理溝通計劃

溝通對於協作至關重要，而協作是成功交付項目的基礎。

根據您正在運行的項目以及參與其中的人員，您的項目管理溝通計劃可能會有所不同。

通常，溝通不暢會導致錯過最後期限、預算延長和我們一直提到的可怕的範圍蔓延。

溝通計劃不僅僅針對您的團隊成員，還應包括您與客戶和利益相關者交談的頻率、計劃使用的溝通方式以及計劃溝通的頻率。

6. 可交付成果

項目經理最重要的職責之一是管理項目可交付成果，因此將它們包含在您的管理計劃中也同樣重要。

項目可交付成果是您的項目所產生的那些商品或服務，您打算交付給您的客戶或客戶。

簡單地概述可交付成果通常是不夠的，因此您應該嘗試包含有關可交付成果的詳細信息，包括：

• 尺寸
• 長度
• 質量
• 其他標準

7. 利益相關者名單

應該為管理計劃創建和開發利益相關者列表，不僅可以跟踪您的利益相關者是誰並在他們發生變化時制定列表，而且它還允許您跟踪您的溝通計劃。

8. 預算

沒有一個項目可以自由支配貨幣資源，因此制定預算並將其納入管理計劃至關重要。

預算也是許多項目經理考慮突出特定項目成功的關鍵成功因素之一。

某些項目從一開始就分配了預算，您的工作是展示您將如何分配該資源，其他時候您必須向客戶或利益相關者提供預算計劃，他們將確定他們是否將提供您擁有的預算概述。

根據您的項目和計劃，您還可以將預算計劃包含在工作分解結構中。

9. 時間表

像預算一樣，沒有項目被賦予無限的交付時間。 這就是為什麼安排您的項目非常重要的原因。

通常，決定項目交付日期的是外部利益相關者。

由於某些因素，項目在生命週期中的進度發生變化是很常見的，這就是進度需要積極管理的原因。

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10. 採購計劃

通常，當您啟動一個項目時，您會發現您需要分包商、顧問和供應商。

因此，您應該確保您的管理計劃概述了以下內容：

• 您的項目需要哪些服務或產品？
• 您將如何採購這些服務或產品？
• 您打算如何監控這些產品或服務的質量以及您將如何監控它們的進展？

外部承包商的管理成為一項重要任務，因為他們不直接隸屬於您的組織，因此沒有相同的動力，甚至不了解您的項目進度或時間表。

11. 風險登記冊

風險登記冊是識別風險的文件，包括風險分析以及風險應對計劃。

風險登記冊不僅在規劃階段很重要，而且在整個項目生命週期中都使用該文件來監控和控制風險。

因此，請記住使您的項目風險管理計劃易於理解，能夠在需要時進行調整，並在整個項目過程中被引用。

定義有關概率和對項目影響的任何潛在風險的重要性。

大多數組織遵循一個簡單的過程來突出和識別風險，然後進行風險登記。

風險登記冊中突出顯示了以下標準：

• 風險描述
• 已識別風險的概率
• 某種風險可能對項目產生的影響
• 可能觸發風險發生的事件
• 風險優先級
• 對已識別風險的響應計劃，以便您的團隊知道如何對已發生的風險做出反應。

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如何制定項目管理計劃？

項目管理計劃是逐步創建的，正如我們所概述的，該計劃由單獨的組件計劃組成，因此在製定每個單獨的元素之前無法創建。

管理計劃的大部分組成部分都是在不同的過程中創建的，因此採用不同的方式進行整合。

如果我們按照 PMBOK 指南來看，管理計劃是項目管理計劃過程的產物。

使用您已經擁有的將所有信息和材料納入您的管理計劃。

因此，例如，在項目生命週期的啟動階段，您應該已經提出範圍摘要、簡要預算計劃和目標時間表。

因此，當您開始製定管理計劃時，您可以使用這些陳述並進一步修改組件以更詳細地了解項目。

您可以在項目規劃過程中使用 nTask | 就是這樣

nTask 是智能團隊的項目管理工具，不僅平台在整個項目生命週期中為您提供幫助，您還可以使用 nTask 幫助您創建管理計劃。

nTask 的日曆視圖為您提供了規劃和調度以及資源管理的場所。

跟踪功能允許您在開始操作之前設置任務的計劃開始和結束日期，並將它們與計劃的時間表進行比較。

計劃功能允許您規劃項目截止日期並跟踪所有內容。

您可以使用 nTask 的會議功能將您的管理計劃傳達給團隊成員、客戶或利益相關者。 然後，他們可以記下關鍵的會議紀要，或製定後續行動和決定。

nTask 還提供錯誤和問題跟踪功能，允許您跟踪、分配、確定優先級並修復問題管理軟件的任何問題。

甘特圖可用作查看項目管理進度的可視化工具，並可用於詳細說明您的工作分解結構。

此外，nTask 即將推出預算計劃功能，可幫助您創建計劃並完成計劃。

這只是山的一角，查看 nTask 網站上可用功能的完整列表，看看您的計劃將變得多麼輕鬆。

結論！

你有它！ 這實際上是您開始製定管理計劃時需要了解的關鍵問題。 該過程也適用於方案和方案管理人員的方法。

不要忘記留意這篇文章的更新。 我們將繼續為您提供從開始到結束的所有項目管理規劃要求的詳細見解。