خطة إدارة المشروع: الغرض والأمثلة

بدون خطة لإدارة المشروع ، أنت ملزم بتعريض الكثير من الأشياء للخطر. في بعض الأحيان ، يمر المشروع بمرحلة تخطيط إدارة المشروع بالكامل ولكنه يعاني بسبب سوء التنفيذ.

تعمل الخطة الملموسة كأساس لأي مشروع ، بغض النظر عن حجمه.

لقد قمنا برعاية هذا الدليل لشرح كيفية إنشاء وتصميم خطة إدارة مشروع فعالة.

ما هي خطة إدارة المشروع؟

تسلط خطة إدارة المشروع الضوء على كيفية تنفيذ المشروع ومراقبته والتحكم فيه ، بدءًا من مرحلة البدء ، والانتقال إلى المنتج النهائي.

ضع في اعتبارك أن خطة مشروعك تهدف إلى تحديد الطريقة التي سيستخدمها فريقك لتنفيذ التسليمات المنظمة في الوقت المحدد.

ولتحقيق هذه الغاية ، يجب أن تتضمن خطة إدارة المشروع أيضًا بشكل مثالي عملية لقياس تحليل الأداء الأساسي. إن القيام بذلك لا يساعد فقط في تحديد المناطق الضعيفة خلال عمر المشروع ، ولكنه يضمن أيضًا نجاحًا طويل المدى فيما يتعلق بالمشاريع المستقبلية.

الفرق بين خطة إدارة المشروع وخطة المشروع

الفرق بين خطة إدارة المشروع وخطة المشروع ليس واضحًا كما قد تأمل.

قد يعتمد الاختلاف بين الاثنين كليًا على المنظمة التي تعمل معها.

وقد لوحظ أن العديد من الشركات تستخدم المصطلحين بالتبادل للإشارة إلى نفس الخطة.

من ناحية أخرى ، تصنف بعض الشركات هاتين الخطتين على أنهما خطتان مختلفتان تمامًا.

إذا نظرت إلى الخطتين ، فإليك بعض الاختلافات التي قد تلاحظها:

• تصف خطة المشروع "ماذا" في مشروعك بينما تصف خطة إدارة المشروع "كيف"
• غالبًا ما تكون خطة المشروع وثيقة عامة بينما تتعامل خطة الإدارة مع مزيد من التفاصيل المتعلقة بالمشروع.
• تصف خطة المشروع الرؤية لإكمال المشروع بينما تشرح خطة الإدارة الطريقة والنظام لتتمكن من الوصول إلى نجاح المشروع.
• غالبًا ما يكون هناك فجوة بين الاثنين للمشاريع الأكبر ولكن دمج المصطلحات للمشاريع الأصغر.

الغرض من خطة إدارة المشروع

نظرًا لأنك ستقضي قدرًا لا بأس به من الوقت والجهد في إنشاء خطة الإدارة الخاصة بك ، فمن الضروري فهم بعض الأساسيات.

هناك أغراض مختلفة لإنشاء خطة إدارة. بعضها مُلحق أدناه. الق نظرة!

1. التخطيط

الغرض الأول من إنشاء خطة إدارة واضح إلى حد ما ، وهو التخطيط لمشروعك. بصفتك مدير مشروع ، قبل الشروع في تنفيذ المشروع ، من المهم تخطيط وفهم المشروع بالكامل وكيف سيتقدم خلال دورة حياته.

2. توفير المعلومات لراعي المشروع

إنها أيضًا ميزة لإنشاء خطة إدارة يمكنك من خلالها توفير المعلومات وتنوير راعي مشروعك حول كيفية التخطيط لإدارة المشروع.

على الرغم من ذلك ، تجدر الإشارة إلى أنه في بعض الأحيان يكون راعي المشروع في منظمة أخرى غير تلك التي تعمل في المشروع ، وبالتالي فإن بعض المعلومات في خطة الإدارة الخاصة بك لا تنطبق عليهم دائمًا.

3. العمل كدليل للقرارات التي يتعين عليك اتخاذها كمدير للمشروع

غالبًا ما تُستخدم خطط الإدارة كدليل للحصول على المساعدة عند ظهور المشكلات أو المشكلات. عندما تنشأ مشكلة في تقدم المشروع ، يجب عليك كمدير للمشروع استشارة خطة الإدارة الخاصة بك.

في الأساس ، كان يجب عليك تضمين أي مشكلة من هذا القبيل في خطة الإدارة الخاصة بك ومناقشة كيفية معالجة المشكلة إذا ظهرت.

ومع ذلك ، إذا لم يكن الأمر كذلك ولم تسلط خطة الإدارة الضوء على المشكلة المحددة التي تواجهها ، فيجب عليك تدوين ملاحظة والتأكد من تضمينها في أي خطة إدارة مستقبلية تقوم بإنشائها.

المكونات الأساسية لخطة إدارة المشروع

تشمل جميع خطط الإدارة جميع العناصر التي تحدد إدارة مشروعهم.

ومع ذلك ، فإن بعض المكونات تكون قياسية جدًا لكل خطة من هذا القبيل.

سنناقش كل عنصر من هذه العناصر بدوره.

1. بيان النطاق

لقد قمنا بإدراج بيان النطاق كعنصر أول في قائمة مكونات خطة الإدارة الخاصة بك لسبب مهم للغاية.

من المسؤوليات الأساسية لمدير المشروع فهم نطاق المشروع والتأكد من بقاء المشروع ضمن حدود هذا النطاق.

أحد الأسباب الأكثر شيوعًا لتأخيرات المشروع وزيادة ميزانيات المشاريع هو زحف النطاق.

يمكنك استخدام نهج SMART لتحديد النطاق للتأكد من أن النطاق الذي تحدده لمشروعك فعال ومناسب.

يرمز SMART إلى S خاص ، و M سهل ، و قابل للتسجيل ، و R ealistic ، و T على الفور.

• محدد - كلما كان النطاق أكثر تحديدًا ، قلت فرصة زحف النطاق
• قابل للقياس - يتيح لك النطاق الذي يمكن قياسه أن تكون قادرًا على معرفة ما إذا كنت قد حققت ذلك أم لا.
• يمكن تحقيقه - من المهم التأكد من أن النطاق الذي تحاول تحقيقه يمكن تحقيقه لك ولفريقك فيما يتعلق بالخبرة والمعرفة والموارد.
• واقعي - تأكد من أن النطاق يضيف قيمة لأهداف عميلك وأنه واقعي من حيث إمكانية تحقيقه.
• في الوقت المناسب - يجب أن يكون بيان النطاق محدودًا بالوقت مما يسمح لك بتعيين جدول زمني ، ويساعد أيضًا في إنشاء ميزانية.

2. هيكل تنظيم العمل

يحدد هيكل تقسيم العمل "ماهية" المشروع.

يسلط هيكل تقسيم العمل الضوء على جميع العناصر التي يجب أن يحققها المشروع ليتم اعتباره ناجحًا وعادة ما يتم ذلك من خلال عرض رسومي منظم بمستويات متعددة.

3. عامل النجاح الحاسم

عوامل النجاح الحاسمة هي تلك المكونات في مشروعك التي يجب تحقيقها لاعتبار مشروعك مكتملاً وناجحًا.

عادة ما يحدد مديرو وفرق المشروع عوامل النجاح الحاسمة الخاصة بهم.

توصل البحث الذي تم إجراؤه حول العوامل التي تؤثر بشكل كبير على نجاح المشروع إلى النتائج التالية:

• من بين الذين شملهم الاستطلاع ، اعتقد الناس أن إنشاء مدير مشروع رسميًا كان له تأثير بنسبة 93 ٪ على نجاح المشروع.
• أهداف المشروع التي تم تحديدها بشكل قابل للقياس وحصلت على 90٪
• كفاءات مدير المشروع 88٪
• حصلت السلطة العليا لمدير المشروع على 85٪

تشمل العوامل الأخرى التي غالبًا ما يتم اعتبارها عوامل نجاح حاسمة ما يلي:

• المتبقية في حدود الميزانية
• استكمال المشروع في الوقت المحدد
• معايير الجودة للمشروع المنجز
• معدل رفض المنتج الأدنى
• فوائد المنتج للمستخدم النهائي
• رضاء الفريق والموظفين في نهاية المشروع

4. خطة الموارد البشرية

مع أي مشروع ، فإن المورد الأكثر قيمة هو الأشخاص المشاركون في المشروع ، وأولئك الذين يشكلون فريق المشروع ، وهذا هو السبب في أن تخطيط الموارد في إدارة المشروع ضروري أيضًا.

تعد خطة الموارد البشرية مهمة بغض النظر عما إذا كنت تخطط لتوظيف موظفين جدد أو العمل مع أشخاص قمت بذلك من قبل.

أثناء إنشاء خطة الإدارة الخاصة بك ، تأكد من أن جزء الموارد البشرية يتضمن ما يلي:

• متطلبات الموارد لمشروعك
• كيف تخطط لاكتساب فريق المشروع
• كم من الوقت سيخصص كل مورد للمشروع
• من أين سيأتي فريق المشروع
• أي تدريب وتطوير سيحتاجه فريق المشروع ليكون قادرًا على إكمال المشروع
• أي متطلبات إدارة لفريق المشروع الخاص بك.

متعلق ب:

5 أفضل شهادات إدارة الموارد البشرية في عام 2022

5. خطة اتصالات إدارة المشروع

الاتصال ضروري للتعاون والتعاون هو الأساس لنجاح تسليم المشروع.

اعتمادًا على المشروع الذي تديره ، والمشاركين فيه ، قد تختلف خطة اتصالات إدارة المشروع.

في كثير من الأحيان ، يمكن أن يؤدي ضعف الاتصال إلى عدم الالتزام بالمواعيد النهائية ، والميزانيات الممتدة ، والزحف المخيف الذي نواصل ذكره.

لا يتم توجيه خطة الاتصال إلى أعضاء فريقك فحسب ، بل يجب أن تتضمن أيضًا عدد المرات التي يجب أن تتحدث فيها مع العميل وأصحاب المصلحة ، وطريقة الاتصال التي تخطط لاستخدامها وعدد المرات التي تخطط للتواصل فيها.

6. المخرجات

من أكثر المسؤوليات إلحاحًا لمدير المشروع إدارة نواتج المشروع ، وبالتالي فإن تضمينها في خطة الإدارة الخاصة بك أمر بالغ الأهمية أيضًا.

تسليمات المشروع هي تلك السلع أو الخدمات التي تم إنتاجها كنتيجة لمشروعك ، والتي تنوي تسليمها إلى عميلك أو عميلك.

غالبًا ما يكون تحديد الناتج ببساطة غير كافٍ ، وبالتالي يجب أن تحاول تضمين تفاصيل حول مخرجاتك بما في ذلك:

• بحجم
• طول
• جودة
• معايير أخرى

7. قائمة أصحاب المصلحة

يجب إنشاء قائمة أصحاب المصلحة وتطويرها لخطة الإدارة ليس فقط لتتبع من هم أصحاب المصلحة الخاصين بك وتطوير القائمة إذا تغيروا ، ولكنها تتيح لك أيضًا تتبع خطة الاتصال الخاصة بك.

8. الميزانية

لا يُمنح أي مشروع حرية استخدام الموارد النقدية ، وبالتالي فإن إنشاء ميزانية وإدراجها في خطة الإدارة أمر ضروري.

تعد الميزانية أيضًا أحد عوامل النجاح الحاسمة التي يعتبرها العديد من مديري المشاريع لتسليط الضوء على نجاح مشروع معين.

يتم تخصيص ميزانية لمشاريع معينة من البداية ومن وظيفتك إظهار كيفية تخصيص هذا المورد ، وفي أحيان أخرى يتعين عليك تقديم خطة ميزانية للعملاء أو أصحاب المصلحة وسيحددون ما إذا كانوا سيقدمون الميزانية التي لديك موجز.

اعتمادًا على مشروعك وخطتك ، يمكنك أيضًا تضمين خطة ميزانيتك في هيكل تقسيم العمل الخاص بك.

9. الجدول الزمني

مثل الميزانية ، لا يُمنح أي مشروع وقتًا غير محدود لتسليمه. هذا هو السبب في أن جدولة مشروعك أمر ضروري للغاية.

غالبًا ما يكون أصحاب المصلحة الخارجيون هم من يحددون مواعيد تسليم المشروع.

من الشائع جدًا أن تكون هناك تغييرات في الجدول الزمني للمشروع أثناء دورة الحياة بسبب عوامل معينة ، ولهذا السبب يتطلب الجدول الزمني إدارة نشطة.

تحقق من هذا:

أفضل 6 برامج لجدولة الموظفين لاستخدامها في عام 2022

10. خطة المشتريات

من الشائع أنه عند بدء مشروع ما ، ستجد أنك ستحتاج إلى مقاولين من الباطن واستشاريين وموردين.

لذلك ، يجب عليك التأكد من أن خطة الإدارة الخاصة بك توضح ما يلي:

• ما هي الخدمات أو المنتجات التي سيحتاجها مشروعك؟
• كيف ستحصل على هذه الخدمات أو المنتجات؟
• كيف تنوي مراقبة جودة هذه المنتجات أو الخدمات وكيف ستراقب تقدمها؟

تصبح إدارة المقاولين الخارجيين مهمة مهمة لأنهم لا ينتمون إلى مؤسستك بشكل مباشر ، وبالتالي ليس لديهم نفس الدافع أو حتى فهم التقدم أو الجدول الزمني لمشروعك.

11. سجل المخاطر

سجلات المخاطر هي تلك المستندات التي تحدد المخاطر ، وتشمل تحليل المخاطر ، وكذلك خطط الاستجابة للمخاطر.

يعد سجل المخاطر مهمًا ليس فقط أثناء مرحلة التخطيط ، ولكن يتم استخدام المستند طوال دورة حياة المشروع لرصد المخاطر والتحكم فيها.

لذلك ، تذكر أن تجعل خطة إدارة مخاطر المشروع الخاصة بك سهلة الفهم ، ولديك القدرة على التكيف عند الحاجة ، والإشارة إليها خلال عملية المشروع.

حدد أهمية أي مخاطر محتملة حول الاحتمالية والتأثير على مشروعك.

تتبع معظم المنظمات عملية بسيطة لتسليط الضوء على المخاطر وتحديدها ثم عمل سجل للمخاطر.

يتم تمييز المعايير التالية في سجلات المخاطر:

• وصف للمخاطر
• تم تحديد احتمال وجود خطر
• التأثير المحتمل لمخاطر معينة على المشروع
• الأحداث التي قد تؤدي إلى حدوث مخاطر
• أولوية المخاطرة
• خطة استجابة للمخاطر التي تم تحديدها حتى يعرف فريقك كيفية التعامل مع المخاطر التي تحققت.

تعرف على برنامج إدارة المخاطر الأعلى:

أفضل 17 برنامج لإدارة المخاطر لعام 2022

كيفية إنشاء خطة إدارة المشروع؟

يتم إنشاء خطة إدارة المشروع تدريجيًا ، وكما أوضحنا ، تتكون الخطة من خطط مكونات منفصلة وبالتالي لا يمكن إنشاؤها حتى يتم عمل كل عنصر من العناصر الفردية.

يتم إنشاء معظم مكونات خطة الإدارة خلال عمليات مميزة وبالتالي يتم دمجها بشكل مختلف.

إذا نظرنا إليها وفقًا لدليل PMBOK ، فإن خطة الإدارة هي نتاج عملية خطة إدارة المشروع.

استخدم ما لديك بالفعل لدمج جميع المعلومات والمواد الخاصة بك في خطة الإدارة الخاصة بك.

لذلك ، على سبيل المثال ، أثناء مرحلة بدء دورة حياة المشروع ، يجب أن تكون قد توصلت بالفعل إلى ملخص للنطاق وخطة ميزانية مختصرة وجدول أهدافك.

لذلك ، عندما تبدأ في تطوير خطة الإدارة ، يمكنك استخدام هذه العبارات ومراجعة المكونات بشكل أكبر لإنشاء فهم أكثر تفصيلاً للمشروع.

يمكنك استخدام nTask في عملية التخطيط لمشروعك | إليك الطريقة

nTask هي أداة لإدارة المشاريع للفرق الذكية ، ولكنها لا تساعدك فقط طوال دورة حياة المشروع ، ولكن يمكنك استخدام nTask لمساعدتك في إنشاء خطة الإدارة الخاصة بك.

توفر لك طريقة عرض تقويم nTask مكانًا للتخطيط والجدولة وإدارة الموارد.

تتيح لك ميزة التعقب تعيين تاريخ بدء وانتهاء مخططين لمهمة قبل بدء العمليات ومقارنتها بالجدول المخطط.

تتيح لك ميزات التخطيط تحديد المواعيد النهائية للمشروع وتتبع كل شيء.

يمكنك استخدام ميزات اجتماعات nTask لترحيل خطة الإدارة الخاصة بك إلى أعضاء الفريق أو العملاء أو أصحاب المصلحة. يمكنهم بعد ذلك تدوين محاضر الاجتماعات الرئيسية ، أو إنشاء إجراءات وقرارات متابعة.

يوفر nTask أيضًا إمكانية تتبع الأخطاء والمشكلات ، مما يتيح لك تتبع أي مشكلات تتعلق ببرنامج إدارة المشكلات وتعيينها وتحديد أولوياتها وإصلاحها.

يمكن استخدام مخططات جانت كأداة مرئية لمعرفة التقدم المحرز في إدارة مشروعك ويمكن استخدامها لتوضيح هيكل تنظيم العمل الخاص بك.

أيضًا ، سيتم طرح nTask قريبًا بميزة لتخطيط الميزانية والتي ستساعدك على إنشاء خططك والاطلاع عليها.

هذه مجرد قمة الجبل ، تحقق من القائمة الكاملة للميزات المتوفرة على موقع nTask لترى كيف سيصبح تخطيطك سهلاً.

استنتاج!

ها أنت ذا! هذا حرفياً جوهر الأشياء التي تحتاج إلى معرفتها حول البدء في خطة الإدارة الخاصة بك. هذه العملية قابلة للتطبيق أيضًا على منهجيات البرامج ومديري البرامج.

لا تنسى أن تراقب تحديثات هذا المنشور. سنستمر في إعطائك نظرة ثاقبة تفصيلية حول جميع متطلبات تخطيط إدارة المشروع من البداية إلى النهاية.