项目管理计划：目的和例子

如果没有项目管理计划，您必然会面临很多风险。 有时，一个项目确实经历了整个项目管理计划阶段，但由于执行不力而遭受损失。

一个具体的计划是任何项目的基础，无论其规模如何。

我们整理了本指南，以解释如何创建和设计有效的项目管理计划。

什么是项目管理计划？

项目管理计划强调项目将如何执行、监控和控制，从启动阶段开始，一直到最终产品。

请记住，您的项目计划旨在定义您的团队将用于按时执行结构化可交付成果的方法。

为此，理想情况下，项目管理计划还应包括衡量基线绩效分析的过程。 这样做不仅有助于识别项目生命周期中的薄弱环节，而且还有助于确保与未来项目相关的长期成功。

项目管理计划和项目计划之间的区别

项目管理计划和项目计划之间的区别并不像您希望的那样明确。

两者之间的差异可能完全取决于您所在的组织。

已经看到许多公司交替使用这两个术语来指代同一个计划。

另一方面，某些公司将这两个完全归类为不同的计划。

如果您查看这两个计划，您可能会注意到以下某些差异：

• 项目计划描述了项目的“内容”，而项目管理计划描述了“如何”
• 通常，项目计划是一个广泛的文件，而管理计划处理与项目相关的更多细节。
• 项目计划描述了完成项目的愿景，而管理计划则解释了能够实现项目成功的方法和系统。
• 对于较大的项目，两者之间通常存在分歧，但对于较小的项目，术语会合并。

项目管理计划的目的

由于您将花费大量时间和精力来制定管理计划，因此必须了解一些基础知识。

创建管理计划有不同的目的。 其中一些附在下面。 看一看！

1. 规划

创建管理计划的第一个目的是相当明显的，那就是计划你的项目。 作为项目经理，在您开始执行项目之前，重要的是要全面规划和了解项目以及项目在其生命周期中的进展情况。

2. 向项目发起人提供信息

创建管理计划也是一个好处，您可以提供信息并启发您的项目发起人您计划如何管理项目。

虽然，应该注意的是，有时项目发起人在另一个组织中，而不是从事项目的组织，因此您的管理计划中的某些信息并不总是适用于他们。

3. 作为项目经理必须做出的决定的指南

管理计划也经常被用作在出现问题或问题时寻求帮助的指南。 每当项目进展中出现问题时，作为项目经理的您应该咨询您的管理计划。

本质上，您应该将任何此类问题纳入您的管理计划，并讨论如果出现该问题如何解决。

但是，如果情况并非如此，并且管理计划没有突出您面临的特定问题，您应该做一个记录并确保将其包含在您创建的任何未来管理计划中。

项目管理计划的核心组成部分

所有管理计划都包括定义项目管理的所有要素。

但是，某些组件对于每个此类计划都是相当标准的。

我们将依次讨论这些元素中的每一个。

1. 范围声明

出于一个非常重要的原因，我们将范围说明列为您的管理计划的组成部分列表的第一个元素。

了解项目范围并确保项目保持在该范围的范围内是项目经理的核心职责之一。

项目延迟和项目预算增加的最常见原因之一是范围蔓延。

您可以使用 SMART 方法来定义范围，以确保您为项目定义的范围既有效又合适。

SMART代表特定的、可衡量的、可实现的、现实的和及时的。

• 具体——范围越具体，范围蔓延的可能性就越小
• 可衡量的——一个可以衡量的范围让你能够知道你是否达到了目标。
• 可达到 - 确保您和您的团队在专业知识、知识和资源方面可以达到的范围很重要。
• 现实- 确保范围为您的客户的目标增加价值，并且在可实现方面是现实的。
• 及时- 范围说明应受时间限制，允许您设置时间表，并有助于创建预算。

2.工作分解结构

工作分解结构定义了项目的“内容”方面。

工作分解结构突出了项目需要完成才能被视为成功的所有元素，通常通过以多个级别组织的图形显示来完成。

3. 关键成功因素

关键成功因素是您的项目必须实现的那些组件，才能认为您的项目已完成并取得成功。

项目经理和团队通常定义自己的关键成功因素。

对哪些因素被认为会显着影响项目成功进行的研究有以下发现：

• 在接受调查的人中，人们认为正式设立项目经理对项目的成功有93%的影响。
• 可衡量的项目目标并有90%
• 项目经理的胜任力为88%
• 项目经理的高权限有85%

其他通常被视为关键成功因素的因素包括：

• 保持在预算范围内
• 按时完成项目
• 竣工工程质量标准
• 最低的产品废品率
• 产品的最终用户利益
• 项目结束时的团队和员工满意度

4. 人力资源计划

对于任何项目，最有价值的资源是参与项目的人员，以及组成项目团队的人员，这就是为什么项目管理中的资源规划也是必不可少的。

无论您是计划雇用新员工还是与以前做过的人一起工作，人力资源计划都很重要。

在创建管理计划时，请确保人力资源部分包括以下内容：

• 项目的资源需求
• 您计划如何获得项目团队
• 每个资源将为项目投入多少时间
• 项目团队来自哪里
• 项目团队完成项目所需的任何培训和发展
• 您的项目团队的任何管理要求。

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5. 项目管理沟通计划

沟通对于协作至关重要，而协作是成功交付项目的基础。

根据您正在运行的项目以及参与其中的人员，您的项目管理沟通计划可能会有所不同。

通常，沟通不畅会导致错过最后期限、预算延长和我们一直提到的可怕的范围蔓延。

沟通计划不仅仅针对您的团队成员，还应包括您与客户和利益相关者交谈的频率、计划使用的沟通方式以及计划沟通的频率。

6. 可交付成果

项目经理最重要的职责之一是管理项目可交付成果，因此将它们包含在您的管理计划中也同样重要。

项目可交付成果是您的项目所产生的那些商品或服务，您打算交付给您的客户或客户。

简单地概述可交付成果通常是不够的，因此您应该尝试包含有关可交付成果的详细信息，包括：

• 尺寸
• 长度
• 质量
• 其他标准

7. 利益相关者名单

应该为管理计划创建和开发利益相关者列表，不仅可以跟踪您的利益相关者是谁并在他们发生变化时制定列表，而且它还允许您跟踪您的沟通计划。

8. 预算

没有一个项目可以自由支配货币资源，因此制定预算并将其纳入管理计划至关重要。

预算也是许多项目经理考虑突出特定项目成功的关键成功因素之一。

某些项目从一开始就分配了预算，您的工作是展示您将如何分配该资源，其他时候您必须向客户或利益相关者提供预算计划，他们将确定他们是否将提供您拥有的预算概述。

根据您的项目和计划，您还可以将预算计划包含在工作分解结构中。

9. 时间表

像预算一样，没有项目被赋予无限的交付时间。 这就是为什么安排您的项目非常重要的原因。

通常，决定项目交付日期的是外部利益相关者。

由于某些因素，项目在生命周期中的进度发生变化是很常见的，这就是进度需要积极管理的原因。

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10. 采购计划

通常，当您启动一个项目时，您会发现您需要分包商、顾问和供应商。

因此，您应该确保您的管理计划概述了以下内容：

• 您的项目需要哪些服务或产品？
• 您将如何采购这些服务或产品？
• 您打算如何监控这些产品或服务的质量以及您将如何监控它们的进展？

外部承包商的管理成为一项重要任务，因为他们不直接隶属于您的组织，因此没有相同的动力，甚至不了解您的项目进度或时间表。

11. 风险登记册

风险登记册是识别风险的文件，包括风险分析以及风险应对计划。

风险登记册不仅在规划阶段很重要，而且在整个项目生命周期中都使用该文件来监控和控制风险。

因此，请记住使您的项目风险管理计划易于理解，能够在需要时进行调整，并在整个项目过程中被引用。

定义有关概率和对项目影响的任何潜在风险的重要性。

大多数组织遵循一个简单的过程来突出和识别风险，然后进行风险登记。

风险登记册中突出显示了以下标准：

• 风险描述
• 已识别风险的概率
• 某种风险可能对项目产生的影响
• 可能触发风险发生的事件
• 风险优先级
• 对已识别风险的响应计划，以便您的团队知道如何对已发生的风险做出反应。

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如何制定项目管理计划？

项目管理计划是逐步创建的，正如我们所概述的，该计划由单独的组件计划组成，因此在制定每个单独的元素之前无法创建。

管理计划的大部分组成部分都是在不同的过程中创建的，因此采用不同的方式进行整合。

如果我们按照 PMBOK 指南来看，管理计划是项目管理计划过程的产物。

使用您已经拥有的将所有信息和材料纳入您的管理计划。

因此，例如，在项目生命周期的启动阶段，您应该已经提出范围摘要、简要预算计划和目标时间表。

因此，当您开始制定管理计划时，您可以使用这些陈述并进一步修改组件以更详细地了解项目。

您可以在项目规划过程中使用 nTask | 就是这样

nTask 是智能团队的项目管理工具，不仅平台在整个项目生命周期中为您提供帮助，您还可以使用 nTask 帮助您创建管理计划。

nTask 的日历视图为您提供了规划和调度以及资源管理的场所。

跟踪功能允许您在开始操作之前设置任务的计划开始和结束日期，并将它们与计划的时间表进行比较。

计划功能允许您规划项目截止日期并跟踪所有内容。

您可以使用 nTask 的会议功能将您的管理计划传达给团队成员、客户或利益相关者。 然后，他们可以记下关键的会议纪要，或制定后续行动和决定。

nTask 还提供错误和问题跟踪功能，允许您跟踪、分配、确定优先级并修复问题管理软件的任何问题。

甘特图可用作查看项目管理进度的可视化工具，并可用于详细说明您的工作分解结构。

此外，nTask 即将推出预算计划功能，可帮助您创建计划并完成计划。

这只是山的一角，查看 nTask 网站上可用功能的完整列表，看看您的计划将变得多么轻松。

结论！

你有它！ 这实际上是您开始制定管理计划时需要了解的关键问题。 该过程也适用于方案和方案管理人员的方法。

不要忘记留意这篇文章的更新。 我们将继续为您提供从开始到结束的所有项目管理规划要求的详细见解。