프로젝트 관리 계획: 목적 및 예

프로젝트 관리 계획이 없으면 많은 것을 위험에 빠뜨릴 수 있습니다. 때로는 프로젝트가 전체 프로젝트 관리 계획 단계를 거치지만 제대로 실행되지 않아 어려움을 겪습니다.

구체적인 계획은 규모에 관계없이 프로젝트의 기초 역할을 합니다.

효과적인 프로젝트 관리 계획 을 만들고 설계하는 방법을 설명하기 위해 이 가이드를 선별했습니다.

프로젝트 관리 계획이란 무엇입니까?

프로젝트 관리 계획은 시작 단계에서 시작하여 최종 제품에 이르기까지 프로젝트를 수행, 모니터링 및 제어하는 ​​방법을 강조합니다.

프로젝트 계획은 팀이 정시에 구조화된 결과물을 실행하는 데 사용할 방법을 정의하는 것을 목표로 합니다.

이를 위해 프로젝트 관리 계획에는 기준 성능 분석을 측정하는 프로세스도 이상적으로 포함되어야 합니다. 이렇게 하면 프로젝트 수명 동안 취약한 영역을 식별하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 향후 프로젝트와 관련된 장기적인 성공을 보장할 수 있습니다.

프로젝트 관리 계획과 프로젝트 계획의 차이점 - 2020 - 다른 사람

프로젝트 관리 계획과 프로젝트 계획의 차이점은 예상만큼 명확하지 않습니다.

둘의 차이는 작업 중인 조직에 따라 완전히 다를 수 있습니다.

많은 회사에서 동일한 계획을 참조하기 위해 두 용어를 서로 바꿔서 사용하는 것으로 나타났습니다.

반면에 일부 회사는이 두 가지를 완전히 다른 계획으로 분류합니다.

두 계획을 살펴보면 다음과 같은 몇 가지 차이점을 확인할 수 있습니다.

• 프로젝트 계획은 프로젝트의 "무엇"을 설명하는 반면 프로젝트 관리 계획은 "방법"을 설명합니다.
• 종종 프로젝트 계획은 광범위한 문서인 반면 관리 계획은 프로젝트와 관련된 더 자세한 내용을 다룹니다.
• 프로젝트 계획은 프로젝트를 완료하기 위한 비전을 설명하고 관리 계획은 프로젝트 성공에 도달할 수 있는 방법과 시스템을 설명합니다.
• 더 큰 프로젝트의 경우 두 단어가 나뉘지만 더 작은 프로젝트의 경우 용어가 병합되는 경우가 많습니다.

프로젝트 관리 계획의 목적

관리 계획을 작성하는 데 상당한 시간과 노력을 들일 것이기 때문에 몇 가지 기본 사항을 이해하는 것이 필수적입니다.

관리 계획을 작성하는 목적은 다양합니다. 그 중 일부를 아래에 첨부합니다. 봐!

1. 기획

관리 계획을 수립하는 첫 번째 목적은 매우 분명하며, 그것은 프로젝트를 계획하는 것입니다. 프로젝트 관리자는 프로젝트를 실행하기 전에 프로젝트 전체를 계획하고 이해하고 프로젝트가 수명 주기 동안 어떻게 진행될 것인지를 이해하는 것이 중요합니다.

2. 프로젝트 후원자에 대한 정보 제공

또한 프로젝트 관리 계획에 대해 정보를 제공하고 프로젝트 후원자를 계몽할 수 있는 관리 계획을 작성하는 이점도 있습니다.

그러나 때때로 프로젝트 후원자가 프로젝트를 수행하는 조직과 다른 조직에 있으므로 관리 계획의 특정 정보가 항상 해당 조직에 적용되는 것은 아닙니다.

3. 프로젝트 관리자로서 내려야 할 결정에 대한 지침 역할을 합니다.

관리 계획은 또한 문제나 문제가 발생할 때 도움을 받기 위한 지침으로 자주 사용됩니다. 프로젝트 진행 중에 문제가 발생할 때마다 프로젝트 관리자는 관리 계획을 참조해야 합니다.

기본적으로 관리 계획에 그러한 문제를 포함하고 문제가 발생할 경우 문제를 해결하는 방법을 논의해야 합니다.

그러나 그렇지 않고 관리 계획이 귀하가 직면한 특정 문제를 강조하지 않는 경우 메모를 작성하고 작성하는 모든 향후 관리 계획에 포함해야 합니다.

프로젝트 관리 계획의 핵심 구성 요소

모든 관리 계획에는 프로젝트 관리를 정의하는 모든 요소가 포함됩니다.

그러나 특정 구성 요소는 이러한 모든 계획에 대해 상당히 표준적입니다.

우리는 이러한 각 요소에 대해 차례로 논의할 것입니다.

1. 범위 설명

매우 중요한 이유로 범위 설명을 관리 계획에 대한 구성 요소 목록의 첫 번째 요소로 나열했습니다.

프로젝트의 범위를 이해하고 프로젝트가 해당 범위의 경계 내에 있도록 하는 것은 프로젝트 관리자의 핵심 책임 중 하나입니다.

프로젝트 지연 및 프로젝트 예산 증가의 가장 일반적인 이유 중 하나는 범위 확대 때문입니다.

SMART 접근 방식을 사용하여 프로젝트에 대해 정의한 범위가 효과적이고 적합하도록 범위를 정의할 수 있습니다.

SMART 는 구체적 이고 , 측정 가능하고, 달성 가능하고, 현실적 이며, 시 의 적절함을 나타 냅니다.

• Specific – 범위가 더 구체적일수록 범위 크리프 가능성이 줄어듭니다.
• 측정 가능 - 측정 가능한 범위를 통해 달성 여부를 알 수 있습니다.
• 달성 가능 - 달성하려는 범위가 전문성, 지식 및 자원과 관련하여 귀하와 귀하의 팀이 달성할 수 있는지 확인하는 것이 중요합니다.
• 현실적 - 범위가 클라이언트의 목표에 가치를 추가하고 달성 가능한 측면에서 현실적인지 확인하십시오.
• 적시 - 범위 설명은 일정을 설정할 수 있도록 시간에 따라 제한되어야 하며 예산 작성에도 도움이 됩니다.

2. 작업분류체계

작업 분류 구조는 프로젝트의 "무엇" 측면을 정의합니다.

작업 분류 구조는 프로젝트가 성공으로 간주되기 위해 달성해야 하는 모든 요소를 ​​강조 표시하며 일반적으로 여러 수준으로 구성된 그래픽 디스플레이를 통해 수행됩니다.

3. 중요한 성공 요인

중요한 성공 요인은 프로젝트가 완료되고 성공했다고 간주하기 위해 달성해야 하는 프로젝트의 구성 요소입니다.

프로젝트 관리자와 팀은 일반적으로 자신의 중요한 성공 요인을 정의합니다.

프로젝트의 성공에 중대한 영향을 미치는 요인에 대해 조사한 결과 다음과 같은 결과가 나타났습니다.

• 설문에 응한 사람들 중 사람들은 공식적으로 프로젝트 관리자를 설립하는 것이 프로젝트 성공에 93% 의 영향을 미쳤다고 믿었습니다.
• 측정 가능하게 설정하고 90% 달성한 프로젝트 목표
• 프로젝트 관리자의 역량은 88% 였습니다.
• 프로젝트 관리자의 높은 권한은 85%

종종 중요한 성공 요인으로 간주되는 다른 요인은 다음과 같습니다.

• 예산 내에서 남음
• 시간에 프로젝트 완료
• 완성된 프로젝트의 품질 기준
• 최소한의 제품 거부율
• 제품의 최종 사용자 이점
• 프로젝트 종료 시 팀 및 직원 만족도

4. 인적 자원 계획

모든 프로젝트에서 가장 소중한 자원은 프로젝트에 참여하는 사람들과 프로젝트 팀을 구성하는 사람들입니다. 그렇기 때문에 프로젝트 관리에서 자원 계획도 필수적입니다.

인적 자원 계획은 새로운 직원을 고용할 계획이든 이전에 한 사람과 함께 일할 계획이든 상관없이 중요합니다.

관리 계획을 작성하는 동안 인적 자원 부분에 다음이 포함되는지 확인하십시오.

• 프로젝트에 대한 리소스 요구 사항
• 프로젝트 팀을 확보할 계획
• 각 리소스가 프로젝트에 할애하는 시간
• 프로젝트 팀의 출신지
• 모든 교육 및 개발 프로젝트 팀은 프로젝트를 완료할 수 있어야 합니다.
• 프로젝트 팀에 대한 모든 관리 요구 사항.

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5. 프로젝트 관리 커뮤니케이션 계획

커뮤니케이션은 협업에 필수적이며 협업은 성공적인 프로젝트 전달을 위한 기반입니다.

실행 중인 프로젝트와 관련된 프로젝트에 따라 프로젝트 관리 커뮤니케이션 계획이 다를 수 있습니다.

종종 의사 소통이 원활하지 않으면 마감 기한을 놓치고 예산이 연장되며 계속해서 언급하는 무서운 범위가 늘어날 수 있습니다.

커뮤니케이션 계획은 단순히 팀 구성원을 대상으로 하는 것이 아니라 고객 및 이해 관계자와 얼마나 자주 이야기해야 하는지, 어떤 커뮤니케이션 모드를 사용할 계획인지, 얼마나 자주 커뮤니케이션할 계획인지도 포함해야 합니다.

6. 결과물

프로젝트 관리자의 가장 중요한 책임 중 하나는 프로젝트 인도물을 관리하는 것이므로 관리 계획에 포함시키는 것 또한 중요합니다.

프로젝트 인도물은 프로젝트의 결과로 생성되어 고객이나 고객에게 전달하려는 상품이나 서비스입니다.

단순히 결과물을 요약하는 것만으로는 충분하지 않은 경우가 많으므로 다음을 포함하여 결과물에 대한 세부 정보를 포함해야 합니다.

• 크기
• 길이
• 품질
• 기타 표준

7. 이해관계자 목록

이해 관계자 목록은 관리 계획에 대해 생성 및 개발되어 이해 관계자가 누구인지 추적하고 변경되는 경우 목록을 개발할 뿐만 아니라 커뮤니케이션 계획을 추적할 수 있도록 해야 합니다.

8. 예산

어떠한 프로젝트도 금전적 자원을 자유롭게 제어할 수 없으므로 예산을 편성하고 이를 관리 계획에 포함시키는 것이 필수적입니다.

예산은 또한 많은 프로젝트 관리자가 특정 프로젝트의 성공을 강조하기 위해 고려하는 중요한 성공 요인 중 하나입니다.

특정 프로젝트에는 처음부터 예산이 할당되며 이 자원을 어떻게 할당할지 보여주는 것이 귀하의 임무입니다. 다른 경우에는 고객이나 이해 관계자에게 예산 계획을 제공해야 하며 그들이 귀하가 보유한 예산을 제공할지 여부를 결정할 것입니다. 개요.

프로젝트와 계획에 따라 예산 계획을 작업 분류 구조에 포함할 수도 있습니다.

9. 일정

예산과 마찬가지로 어떤 프로젝트에도 무제한으로 제공되는 시간이 주어지지 않습니다. 그렇기 때문에 프로젝트 일정을 잡는 것이 매우 중요합니다.

종종 프로젝트의 인도 날짜를 결정하는 것은 외부 이해 관계자입니다.

특정 요인으로 인해 수명 주기 동안 프로젝트 일정이 변경되는 것은 매우 일반적이므로 일정에 적극적인 관리가 필요합니다.

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10. 조달 계획

프로젝트를 시작할 때 하청업체, 컨설턴트 및 공급업체가 필요하다는 것을 알게 되는 것이 일반적입니다.

따라서 관리 계획에 다음 사항이 요약되어 있는지 확인해야 합니다.

• 프로젝트에 필요한 서비스 또는 제품은 무엇입니까?
• 이러한 서비스나 제품을 어떻게 조달할 것인가?
• 이러한 제품이나 서비스의 품질을 어떻게 모니터링할 계획이며 진행 상황을 어떻게 모니터링할 예정입니까?

외부 계약자의 관리는 조직과 직접 관련이 없기 때문에 프로젝트의 진행 상황이나 일정에 대한 동일한 추진력이나 이해도가 없기 때문에 중요한 작업이 됩니다.

11. 위험 등록

위험 레지스터는 위험을 식별하고 위험 분석 및 위험 대응 계획을 포함하는 문서입니다.

위험 등록부는 계획 단계뿐만 아니라 프로젝트 수명 주기 전반에 걸쳐 위험을 모니터링하고 제어하는 ​​데 사용됩니다.

따라서 프로젝트 위험 관리 계획을 이해하기 쉽게 만들고 필요할 때 조정할 수 있으며 프로젝트 프로세스 전체에서 참조할 수 있어야 합니다.

프로젝트에 대한 확률 및 영향에 대한 잠재적 위험의 중요성을 정의합니다.

대부분의 조직은 간단한 프로세스를 따라 위험을 강조 표시하고 식별한 다음 위험 등록을 만듭니다.

위험 등록부에는 다음 기준이 강조 표시됩니다.

• 위험에 대한 설명
• 식별된 위험의 확률
• 특정 위험이 프로젝트에 미칠 수 있는 영향
• 발생 위험을 유발할 수 있는 이벤트
• 위험의 우선 순위
• 귀하의 팀이 구체화된 위험에 대응하는 방법을 알 수 있도록 식별된 위험에 대한 대응 계획입니다.

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프로젝트 관리 계획을 만드는 방법?

프로젝트 관리 계획은 점진적으로 작성되며, 앞에서 설명한 대로 계획은 별도의 구성 요소 계획으로 구성되므로 개별 요소가 만들어질 때까지 만들 수 없습니다.

관리 계획의 대부분의 구성 요소는 고유한 프로세스 동안 생성되므로 다르게 통합됩니다.

PMBOK 가이드에 따라 살펴보면 관리 계획은 프로젝트 관리 계획 프로세스의 산물입니다.

이미 가지고 있는 것을 사용하여 모든 정보와 자료를 관리 계획에 통합하십시오.

따라서 예를 들어 프로젝트 수명 주기의 시작 단계에서 범위 요약, 간단한 예산 계획 및 목표 일정을 이미 생각해 냈어야 합니다.

따라서 관리 계획 개발을 시작할 때 이러한 진술을 사용하고 구성 요소를 추가로 수정하여 프로젝트에 대한 보다 자세한 이해를 생성할 수 있습니다.

프로젝트 계획 프로세스에 nTask를 사용할 수 있습니다 | 방법은 다음과 같습니다.

nTask는 스마트 팀을 위한 프로젝트 관리 도구이지만 플랫폼은 프로젝트 수명 주기 전반에 걸쳐 도움이 될 뿐만 아니라 nTask를 사용하여 관리 계획을 수립하는 데 도움을 줄 수 있습니다.

nTask의 달력 보기 는 계획, 일정 및 자원 관리를 위한 장소를 제공합니다.

추적 기능을 사용하면 작업을 시작하기 전에 작업의 계획된 시작 및 종료 날짜를 설정하고 계획된 일정과 비교할 수 있습니다.

계획 기능을 사용하면 프로젝트 마감일을 계획하고 모든 것을 추적할 수 있습니다.

nTask의 회의 기능을 사용하여 관리 계획을 팀 구성원, 고객 또는 이해 관계자에게 전달할 수 있습니다. 그런 다음 주요 회의록을 기록하거나 후속 조치 및 결정을 작성할 수 있습니다.

nTask는 또한 버그 및 문제 추적 기능을 제공하므로 문제 관리 소프트웨어의 문제를 추적, 할당, 우선 순위 지정 및 수정할 수 있습니다.

Gantt 차트는 프로젝트 관리의 진행 상황을 보기 위한 시각적 도구로 사용할 수 있으며 작업 분류 구조를 정교하게 만드는 데 사용할 수 있습니다.

또한, nTask는 곧 계획을 만들고 실행하는 데 도움이 되는 예산 계획 기능을 제공할 예정입니다.

이것은 산의 일각에 불과합니다. nTask 웹사이트에서 사용 가능한 전체 기능 목록을 확인하여 계획이 얼마나 수월해졌는지 확인하십시오.

결론!

당신은 그것을 가지고 있습니다! 이것이 말 그대로 관리 계획을 시작하는 데 대해 알아야 할 핵심 사항입니다. 이 프로세스는 프로그램 및 프로그램 관리자의 방법론에도 적용할 수 있습니다.

이 게시물에 대한 업데이트를 확인하는 것을 잊지 마십시오. 우리는 처음부터 끝까지 모든 프로젝트 관리 계획 요구 사항에 대한 자세한 통찰력을 계속 제공할 것입니다.