10 passaggi per scrivere un fantastico documento sull'ambito del lavoro

Le culture aziendali sono sempre diverse l'una dall'altra.

Possono avere alcuni processi di lavoro in comune, ma il modo in cui affrontano i vari progetti e il modo in cui realizzano le loro strategie di sviluppo è una storia diversa.

Quando è così, le persone a volte non sanno cosa aspettarsi all'interno e dal processo di sviluppo. Se lo portiamo al livello successivo in cui sono in questione i lavoratori remoti, diventa un po' frenetico illustrare loro l'intero processo del flusso di lavoro.

Allo stesso modo, stakeholder e clienti sono una razza completamente diversa. Per farli sentire fiduciosi e ottimisti, è necessario definire lo scopo del documento di lavoro. Delinea il tuo processo di sviluppo a parti interne ed esterne.

Se stai solo per bagnarti i piedi come project manager nel settore, ecco cosa devi sapere in anticipo su SoW Doc .

Qual è lo scopo del documento di lavoro?

L'ambito del documento di lavoro è il cliff notes sul processo di sviluppo di un progetto.

Questi documenti contengono tutto ciò che riguarda il progetto, ad esempio, i tempi di consegna, i termini e le condizioni del progetto, tutti i diversi dettagli di lavoro relativi al progetto e tutti i diversi risultati attesi dal progetto.

Devi considerare lo scopo del documento di lavoro come una mappa che ti guida attraverso le diverse fasi di sviluppo del progetto e tutti gli altri elementi relativi al progetto, per assicurarti di avere una comprensione completa delle variabili del progetto e del processo di sviluppo.

Se lavori come project manager nella tua azienda, devi sviluppare o aver sviluppato un documento SOW dettagliato per assicurarti che ogni membro del team, ogni membro dell'azienda e le parti interessate collegate al progetto conoscano le aspettative dal progetto.

Questo documento ti aiuterà anche ad assicurarti che tutti sappiano cosa devono fare e cosa devono sviluppare attraverso il processo di sviluppo.

Di seguito sono elencate le diverse sezioni che devono essere incluse in un documento SOW. Diamo un'occhiata a loro.

1. Termini e condizioni

Questa sezione contiene tutti i diversi requisiti, condizioni e termini che non sono stati chiariti alle parti interessate collegate al progetto.

2. Informazioni sul budget

In questa sezione vengono descritte le informazioni finanziarie relative al progetto per le parti interessate. Ogni singolo centesimo che verrà speso nel processo di sviluppo e tutti i diversi elementi connessi al progetto sono descritti in questa sezione del documento SOW.

3. Compiti individuali

È qui che vengono discusse tutte le diverse attività relative a ogni singolo membro del team di sviluppo. In questa sezione vengono discussi i risultati, indipendentemente dal fatto che vengano elaborati in uno sprint o durante tutto il processo di sviluppo.

4. Obiettivi del progetto

Questo è uno degli elementi più importanti del documento SOW.

Ogni singola sessione di brainstorming, affermazione del problema e pensiero associato al progetto viene discussa in questa sessione per assicurarsi che tutti sappiano del problema che l'azienda sta affrontando e di come questo progetto risolverà il problema.

5. Risultati attesi

In questa sezione vengono discussi tutti i diversi obiettivi e risultati. Questi includono tutte le affermazioni dei problemi che sono collegate al progetto come l'aumento delle vendite, le diverse metriche di conversione e l'aumento previsto del traffico complessivo.

Tutti i diversi obiettivi che stanno spingendo l'azienda a sviluppare il progetto sono discussi in questa sezione.

6. Prodotti da consegnare

In questa sezione, ci addentriamo nell'analisi dettagliata di ogni piccolo elemento e obiettivo associato al progetto. Il cliente desidera un modello praticabile del sito Web che stai sviluppando o un prodotto finito reale? Cose del genere.

7. Traguardi

Le pietre miliari sono le date e gli eventi definiti che segnano le diverse fasi di completamento dei processi inclusi nel processo di sviluppo. In questa sezione vengono discusse le pietre miliari e i risultati orientati alle scadenze.

Sappiamo tutti che una proposta di progetto è necessaria quando vogliamo il via libera degli stakeholder interni o familiari su alcuni progetti che stiamo cercando di sviluppare. Ma quando si tratta di lavorare con entità esterne, è necessario l'ambito del documento di lavoro che li informi su tutto.

Non discutiamo i 10 migliori passaggi per creare un documento SOW perfetto.

10 passaggi per scrivere un documento di ambito di lavoro perfetto

Di seguito sono riportati i passaggi che vengono eseguiti per creare un documento SOW efficace.

• introduzione
• Panoramica del progetto
• Obiettivi di progetto
• SEMINARE
• Elenco delle attività
• Programma del progetto
• Prodotti finali
• Processo di adozione
• Gestione di progetto
• Criteri di completamento e approvazione

Discutiamo questi passaggi in dettaglio.

1. Introduzione

All'inizio del progetto, le idee e le sessioni di brainstorming sul progetto vengono trascritte e tutti i dettagli sul progetto o sul servizio erogato vengono appianati.

Questi possono includere tutti i diversi dettagli sul lavoro svolto dal prodotto e le diverse parti che saranno coinvolte nel processo di sviluppo del progetto.

Questa sezione contiene anche gli accordi formali ei dettagli che devono essere appianati all'inizio del progetto.

• I contratti vengono discussi in questa fase, che è i termini concordati reciprocamente tra le molte diverse entità legate al progetto
• In questa sezione vengono discusse anche le offerte in classifica per acquisire le risorse di cui l'azienda potrebbe aver bisogno per completare il processo di sviluppo

2. Panoramica del progetto

In questa sezione, i dettagli sul motivo per cui questo progetto viene portato a termine e quale sarà l'ultimo corso di sviluppo. Questi piccoli dettagli vengono esaminati e assicurati che tutto corrisponda allo scopo del progetto da sviluppare in primo luogo.

Assicurati solo che la formulazione che usi in questa sezione sia facile da capire perché è il primo passo per fare in modo che le connessioni esterne si rendano conto di cosa stiamo parlando e cosa intendiamo fare con il prodotto/servizio.

Poiché un dipendente di Salesforce di alto rango condivide:

"Se un collega o un membro della famiglia non è in grado di spiegare qual è l'ambito e che aspetto ha il successo, allora questa sezione fondamentale deve essere aggiornata fino a quando non è cristallina".

3. Obiettivi del progetto

In questa sezione, discutiamo tutti i diversi obiettivi che l'azienda vuole raggiungere attraverso il progetto.

Se vogliono risolvere un problema di paradigma organizzativo che non è stato ancora risolto o stanno cercando di trovare una soluzione per un problema che è stato esaminato in precedenza, ma la soluzione non è d'accordo con la popolazione generale del paradigma professionale.

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Come scrivere OKR aziendali per una definizione efficace degli obiettivi?

4. Ambito di lavoro

L'elemento successivo nell'elenco è il SOW che descrive tutte le attività lavorative necessarie per rendere il progetto un successo definitivo.

Quando progetti questa sezione del documento, assicurati solo che la sezione non si tuffi nei dettagli poiché i dettagli verranno discussi nella sezione successiva. Prova a progettare questa sezione come una semplice spiegazione che fornisce una panoramica di tutto il lavoro oppure puoi progettarla come un elenco puntato.

La maggior parte delle sezioni dell'ambito di lavoro dei progetti che vengono sviluppati normalmente è una semplice spiegazione delle cose, ma ci sono momenti in cui il progetto richiede che la sezione SOW del documento contenga dettagli tecnici sul software e l'hardware da utilizzare in il processo di sviluppo.

5. Elenco delle attività

La sezione successiva è come lo descrive il nome, un elenco truccato di tutti i diversi compiti, attività e processi su cui è necessario lavorare, per assicurarsi che il processo abbia un successo definitivo e che nulla venga lasciato in sospeso.

Una cosa che puoi fare in questa sezione è assicurarti che tutti i diversi elementi elencati in questa sezione siano facilmente leggibili e comprensibili. Ciò assicurerà che il lettore comprenda tutte le diverse cose che hai elencato nella sezione e si metta al lavoro il prima possibile.

È necessario ricordare che queste attività non sono i risultati finali associati al progetto. Queste sono le azioni che eseguirai, per sviluppare tutti i risultati in tempo e rendere il processo di sviluppo del progetto un successo.

6. Programma del progetto

La pianificazione di qualsiasi progetto nel tuo elenco è molto importante, poiché tutti dovrebbero essere informati delle date di inizio e fine dei risultati finali che devono essere sviluppati al momento richiesto. Ma quando sviluppi questa sezione dell'ambito del documento di lavoro, fai il possibile.

Questa sezione del documento include tutti i dettagli sulle date e le attività correlate che verranno completate in quelle date.

Menzionerai anche tutte le diverse entità associate al processo di sviluppo in modo che tutti sappiano chi lavorerà su cosa e quando.

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7. Prodotti da consegnare

Finalmente ci mettiamo al lavoro. I risultati del progetto sono i risultati esatti che l'azienda richiede al team di sviluppo.

La sezione dei risultati finali dell'ambito del documento di progetto è dove devi elencare tutti i diversi risultati di cui hai bisogno dal tuo team di sviluppo alla fine di un particolare sprint o dopo l'intero processo di sviluppo.

I risultati finali possono includere cose come:

• Un prototipo completamente operativo del progetto o del sito web che il tuo team sta sviluppando
• Monitoraggio delle metriche di tutte le diverse entità relative al progetto
• Modelli di pagina di tutti i diversi siti Web che stai cercando di sviluppare

8. Processo di adozione

I processi di adozione generalmente non sono inclusi nella maggior parte dei documenti SOW che vengono sviluppati per i progetti, ma è una sezione davvero importante che dovrebbe essere aggiunta a ogni documento SOW.

Che cosa il processo di adozione descrive i cambiamenti che sono destinati ad avvenire a causa dello sviluppo del progetto in questione.

Queste modifiche possono essere le modifiche al layout di un sito Web che l'azienda sta cercando di rinnovare, oppure possono essere le nuove funzionalità che vengono introdotte in un'applicazione già esistente e il modo in cui queste funzionalità sono nate.

9. Gestione del progetto

Il passo successivo è l'applicazione dei principi di gestione del progetto all'intero shebang. Con la maggior parte dei dettagli relativi al progetto collegati ai rispettivi elementi, ti mancano solo i principi di gestione che porteranno quello spettacolo sulla strada.

I principali principi di gestione del progetto inclusi nell'ambito del documento di lavoro sono i seguenti:

io). Segnalazione

In questa sezione, i diversi membri del team sono collegati ai compiti che devono sviluppare nel processo di sviluppo del progetto. Come project manager, devi assegnare questi compiti e gestire i compiti di coaching necessari per guidare il tuo team nella giusta direzione.

ii). Pagamento

In questa sezione vengono evidenziate diverse decisioni finanziarie. In tale nota, vengono anche discusse in dettaglio le diverse spese relative al progetto nel suo insieme, o il costo di ciascun deliverable sviluppato nel processo di sviluppo del progetto.

10. Criteri di completamento e approvazione/i

Ultimo ma non meno importante, i criteri di completamento del processo di sviluppo del progetto e il processo di approvazione sono descritti affinché tutti possano vederli in modo che tutte le entità correlate al progetto sappiano quando il progetto dovrebbe concludersi e cementino le loro conoscenze dell'intera sequenza temporale del processo di sviluppo del progetto.

Suggerimenti per scrivere un SOW

Ecco alcuni dei suggerimenti che è necessario comprendere prima di iniziare con uno scopo del documento di lavoro.

1. Sii più visivo

Devi capire che leggere è molto più difficile che guardare qualcosa. Puoi dire un milione di cose diverse in una singola immagine rispetto a quelle che puoi scrivere in un documento di 20 pagine.

Ecco perché, quando crei un documento di ambito di lavoro, devi assicurarti di utilizzare grafica e rappresentazioni visive diverse per facilitare il tuo lavoro.

Renderà le cose molto più facili da capire per il resto della squadra.

2. Sii molto specifico nella tua lingua

Il linguaggio che usi nel tuo documento di ambito di lavoro deve essere molto preciso. Devi assicurarti che tutte le diverse parole ed entità che menzioni nel tuo documento siano comprese da tutti. Altrimenti, che senso ha.

3. Ottieni firme adeguate

In qualità di project manager, devi coinvolgere tutti nel tuo piano. Ciò include i membri del tuo team e tutte le parti interessate che sono collegate al progetto.

In questo modo si ridurranno le complicazioni future e si ridurranno anche i conflitti che potrebbero sorgere tra il manager e le parti interessate in merito al processo di gestione del progetto.