10 Langkah untuk Menulis Dokumen Lingkup Pekerjaan yang Luar Biasa

Budaya perusahaan selalu berbeda satu sama lain.

Mereka mungkin memiliki beberapa proses kerja yang sama, tetapi cara mereka mendekati berbagai proyek dan cara mereka melakukan strategi pengembangan mereka adalah cerita yang berbeda.

Ketika itu terjadi, orang terkadang tidak tahu apa yang diharapkan di dalam dan dari proses pembangunan. Jika kita membawanya ke tingkat berikutnya di mana pekerja jarak jauh dipertanyakan, akan sedikit sibuk untuk menggambarkan seluruh proses alur kerja kepada mereka.

Demikian juga, pemangku kepentingan dan pelanggan adalah jenis yang sama sekali berbeda. Untuk membuat mereka merasa percaya diri dan optimis, ruang lingkup dokumen kerja perlu ditetapkan. Ini menguraikan proses pengembangan Anda ke pihak internal dan eksternal.

Jika Anda baru saja menjadi manajer proyek di industri ini, inilah yang perlu Anda ketahui tentang SoW Doc sebelumnya.

Apa Ruang Lingkup Dokumen Kerja?

Lingkup dokumen kerja adalah catatan tebing tentang proses pengembangan proyek.

Dokumen-dokumen ini berisi segala sesuatu yang terkait dengan proyek, misalnya, Jadwal pengiriman, syarat dan ketentuan proyek, semua detail pekerjaan berbeda yang terkait dengan proyek, dan semua hasil berbeda yang diharapkan dari proyek.

Anda harus memikirkan ruang lingkup dokumen kerja sebagai peta untuk memandu Anda melalui langkah-langkah pengembangan proyek yang berbeda dan semua elemen lain yang terkait dengan proyek, untuk memastikan bahwa Anda memiliki pemahaman yang lengkap tentang variabel proyek dan proses pengembangan.

Jika Anda bekerja sebagai manajer proyek di perusahaan Anda, Anda harus mengembangkan atau telah mengembangkan dokumen SOW terperinci untuk memastikan bahwa setiap anggota tim, setiap anggota perusahaan, dan pemangku kepentingan yang terkait dengan proyek mengetahui tentang harapan tersebut. dari proyek.

Dokumen ini juga akan membantu Anda dalam memastikan bahwa semua orang tahu apa yang harus mereka lakukan dan apa yang harus mereka kembangkan melalui proses pengembangan.

Berikut ini adalah bagian berbeda yang harus disertakan dalam dokumen SOW. Mari kita lihat mereka.

1. Syarat dan Ketentuan

Bagian ini berisi semua persyaratan, ketentuan, dan persyaratan berbeda yang belum dijelaskan kepada pemangku kepentingan yang terkait dengan proyek.

2. Informasi Anggaran

Pada bagian ini, informasi keuangan tentang proyek dijelaskan untuk para pemangku kepentingan. Setiap sen yang akan dihabiskan dalam proses pengembangan dan semua elemen berbeda yang terhubung ke proyek dijelaskan di bagian dokumen SOW ini.

3. Tugas Individu

Di sinilah semua tugas berbeda yang terkait dengan setiap anggota tim pengembangan dibahas. Hasil kerja apakah sedang dikerjakan dalam sprint atau selama proses pengembangan, dibahas di bagian ini.

4. Tujuan Proyek

Ini adalah salah satu elemen terpenting dari dokumen SOW.

Setiap sesi brainstorming, pernyataan masalah, dan pemikiran yang terkait dengan proyek dibahas dalam sesi ini untuk memastikan bahwa semua orang tahu tentang masalah yang dihadapi perusahaan dan bagaimana proyek ini akan memecahkan masalah.

5. Hasil yang Diharapkan

Di bagian ini, semua tujuan dan hasil yang berbeda dibahas. Ini mencakup semua pernyataan masalah yang terkait dengan proyek seperti peningkatan penjualan, metrik konversi yang berbeda, dan peningkatan lalu lintas yang diharapkan secara keseluruhan.

Semua tujuan berbeda yang mendorong perusahaan untuk mengembangkan proyek dibahas di bagian ini.

6. Hasil Kerja

Di bagian ini, kami menyelami analisis terperinci dari setiap elemen dan tujuan kecil yang terkait dengan proyek. Apakah klien menginginkan mockup yang bisa diterapkan dari situs web yang Anda kembangkan atau produk jadi yang sebenarnya? Hal-hal seperti itu.

7. Tonggak sejarah

Milestones adalah tanggal dan peristiwa tertentu yang menandai tahapan penyelesaian yang berbeda dari proses yang termasuk dalam proses pengembangan. Pada bagian ini, tonggak dan hasil berorientasi tenggat waktu dibahas.

Kita semua tahu bahwa proposal proyek diperlukan ketika kita menginginkan persetujuan dari pemangku kepentingan internal atau yang sudah dikenal tentang beberapa proyek yang sedang kita coba kembangkan. Tetapi ketika bekerja dengan entitas eksternal, ruang lingkup dokumen kerja diperlukan yang memberi tahu mereka tentang segala hal.

Mari kita tidak membahas 10 langkah terbaik untuk membuat dokumen SOW yang sempurna.

10 Langkah Menulis Dokumen Lingkup Pekerjaan yang Sempurna

Berikut ini adalah langkah-langkah yang dilakukan untuk membuat Dokumen SOW yang efektif.

• pengantar
• Ulasan Proyek
• Tujuan proyek
• MENABUR
• Daftar Tugas
• Jadwal proyek
• Kiriman
• Proses Adopsi
• Manajemen proyek
• Kriteria Penyelesaian dan Sign-off

Mari kita bahas langkah-langkah ini secara rinci.

1. Perkenalan

Pada awal proyek, ide dan sesi brainstorming tentang proyek ditranskripsi, dan semua detail tentang proyek atau layanan yang diberikan disetrika.

Ini dapat mencakup semua detail berbeda tentang pekerjaan yang sedang dilakukan oleh produk dan berbagai pihak yang akan terlibat dalam proses pengembangan proyek.

Bagian ini juga berisi perjanjian formal dan rincian yang harus diselesaikan pada awal proyek.

• Kontrak dibahas dalam tahap ini yang merupakan persyaratan yang disepakati bersama antara banyak entitas berbeda yang terkait dengan proyek
• Klasemen menawarkan untuk memperoleh sumber daya yang mungkin dibutuhkan perusahaan dalam menyelesaikan proses pengembangan juga dibahas di bagian ini

2. Ikhtisar Proyek

Di bagian ini, rincian tentang mengapa proyek ini dilakukan dan apa tujuan akhir pengembangannya. Detail kecil ini ditinjau dan memastikan bahwa semuanya sesuai dengan tujuan proyek yang akan dikembangkan sejak awal.

Pastikan bahwa kata-kata yang Anda gunakan di bagian ini mudah dimengerti karena ini adalah langkah pertama untuk membuat koneksi eksternal menyadari apa yang sedang kita bicarakan dan apa yang ingin kita lakukan dengan produk/layanan tersebut.

Sebagai karyawan Salesforce peringkat tinggi berbagi:

“Jika rekan kerja atau anggota keluarga tidak dapat menjelaskan apa cakupannya dan seperti apa keberhasilannya, maka bagian dasar ini perlu diperbarui hingga menjadi sangat jelas.”

3. Tujuan Proyek

Di bagian ini, kita membahas semua tujuan berbeda yang ingin dicapai perusahaan melalui proyek.

Apakah mereka ingin memecahkan masalah paradigma organisasi yang belum terpecahkan atau mereka mencoba mencari solusi untuk masalah yang telah dilihat sebelumnya, tetapi solusinya tidak sesuai dengan populasi umum dari paradigma profesional.

Lihat ini:

Bagaimana Menulis OKR Perusahaan untuk Penetapan Tujuan yang Efektif?

4. Lingkup Pekerjaan

Item berikutnya dalam daftar adalah SOW yang menjelaskan semua aktivitas kerja yang perlu dilakukan untuk membuat proyek sukses.

Saat Anda mendesain bagian dokumen ini, pastikan bagian tersebut tidak membahas secara spesifik karena detailnya akan dibahas di bagian berikutnya. Cobalah untuk merancang bagian ini baik sebagai penjelasan sederhana yang memberikan gambaran umum dari semua pekerjaan atau Anda dapat merancang ini sebagai daftar peluru.

Sebagian besar ruang lingkup bagian pekerjaan proyek yang dikembangkan biasanya adalah penjelasan sederhana tentang hal-hal tetapi ada kalanya proyek mengharuskan bagian SOW dari dokumen harus berisi rincian teknis tentang perangkat lunak dan perangkat keras yang akan digunakan dalam proses pembangunan.

5. Daftar Tugas

Bagian berikutnya adalah seperti yang dijelaskan oleh namanya, daftar lengkap dari semua tugas, aktivitas, dan proses berbeda yang perlu dikerjakan, untuk memastikan bahwa prosesnya benar-benar sukses, dan tidak ada yang terlewatkan.

Satu hal yang dapat Anda lakukan di bagian ini adalah memastikan bahwa semua item berbeda yang tercantum di bagian ini mudah dibaca dan dimengerti. Ini akan memastikan bahwa pembaca memahami semua hal berbeda yang telah Anda daftarkan di bagian ini dan mulai bekerja sesegera mungkin.

Anda harus ingat bahwa tugas-tugas ini bukanlah kiriman yang terkait dengan proyek. Ini adalah tindakan yang akan Anda lakukan, untuk mengembangkan semua hasil tepat waktu, dan membuat proses pengembangan proyek sukses.

6. Jadwal Proyek

Jadwal proyek apa pun dalam daftar Anda sangat penting, karena setiap orang harus diberi tahu tentang tanggal mulai dan berakhirnya kiriman yang perlu dikembangkan pada waktu yang diperlukan. Tetapi ketika Anda mengembangkan bagian lingkup dokumen kerja ini, Anda bekerja lebih keras.

Bagian dokumen ini mencakup semua detail tentang tanggal dan tugas terkait yang akan diselesaikan pada tanggal tersebut.

Anda juga akan menyebutkan semua entitas berbeda yang terkait dengan proses pengembangan sehingga semua orang akan tahu siapa yang akan mengerjakan apa dan kapan.

Terkait:

Gantt Charts Perencanaan dan Penjadwalan untuk Manajer Proyek Profesional

7. Hasil Kerja

Akhirnya, kita turun ke bisnis. Hasil proyek adalah hasil tepat yang dibutuhkan perusahaan dari tim pengembangan.

Bagian kiriman dari ruang lingkup dokumen proyek adalah di mana Anda harus membuat daftar semua hasil berbeda yang Anda butuhkan dari tim pengembangan Anda di akhir sprint tertentu atau setelah seluruh proses pengembangan.

Hasil kerja dapat mencakup hal-hal seperti:

• Prototipe operasional penuh dari proyek atau situs web yang sedang dikembangkan oleh tim Anda
• Melacak metrik dari semua entitas berbeda yang terkait dengan proyek
• Templat halaman dari semua situs web berbeda yang Anda coba kembangkan

8. Proses Adopsi

Proses adopsi umumnya tidak termasuk dalam sebagian besar dokumen SOW yang sedang dikembangkan untuk proyek, tetapi ini adalah bagian yang sangat penting yang seharusnya ditambahkan ke setiap dokumen SOW.

Proses adopsi apa yang menggambarkan perubahan yang pasti terjadi karena pengembangan proyek yang bersangkutan.

Perubahan ini dapat berupa perubahan tata letak situs web yang coba diubah oleh perusahaan, atau dapat berupa fitur baru yang dibawa ke dalam aplikasi yang sudah ada dan bagaimana fitur ini muncul.

9. Manajemen Proyek

Langkah selanjutnya adalah penerapan prinsip-prinsip manajemen proyek di seluruh shebang. Dengan sebagian besar detail yang terkait dengan proyek yang terhubung ke elemen masing-masing, Anda kehilangan prinsip-prinsip manajemen yang akan membuat pertunjukan itu di jalan.

Prinsip-prinsip utama manajemen proyek yang termasuk dalam ruang lingkup dokumen kerja adalah sebagai berikut:

saya). Pelaporan

Di bagian ini, anggota tim yang berbeda terhubung ke tugas yang harus mereka kembangkan dalam proses pengembangan proyek. Anda sebagai manajer proyek, perlu menetapkan tugas ini dan menangani tugas pembinaan yang diperlukan untuk membimbing tim Anda ke arah yang benar.

ii). Pembayaran

Di bagian ini, keputusan keuangan yang berbeda disorot. Pada catatan itu, pengeluaran yang berbeda terkait dengan proyek secara keseluruhan, atau biaya setiap hasil yang dikembangkan dalam proses pengembangan proyek disorot juga dibahas secara rinci.

10. Kriteria Penyelesaian dan Sign-off

Last but not least, kriteria penyelesaian proses pengembangan proyek dan proses penandatanganan dijelaskan untuk dilihat semua orang sehingga semua entitas yang terkait dengan proyek mengetahui kapan proyek seharusnya berakhir dan memperkuat pengetahuan mereka. dari keseluruhan waktu proses pengembangan proyek.

Kiat untuk Menulis SOW

Berikut adalah beberapa tips yang perlu Anda pahami sebelum memulai dengan ruang lingkup dokumen kerja.

1. Jadilah Lebih Visual

Anda perlu memahami bahwa membaca jauh lebih sulit daripada menonton sesuatu. Anda dapat memberi tahu sejuta hal berbeda dalam satu gambar daripada yang dapat Anda tulis dalam dokumen 20 halaman.

Itu sebabnya, ketika Anda membuat ruang lingkup dokumen kerja, Anda perlu memastikan bahwa Anda menggunakan grafik dan representasi visual yang berbeda untuk membantu pekerjaan Anda.

Ini akan membuat segalanya lebih mudah dipahami oleh anggota tim lainnya.

2. Jadilah Sangat Spesifik dalam Bahasa Anda

Bahasa yang Anda gunakan dalam lingkup dokumen kerja Anda harus sangat tepat. Anda perlu memastikan bahwa semua kata dan entitas berbeda yang Anda sebutkan dalam dokumen Anda dipahami oleh semua orang. Jika tidak, apa gunanya itu.

3. Dapatkan Sign-off yang Tepat

Sebagai manajer proyek, Anda perlu membuat semua orang bergabung dengan rencana Anda. Ini termasuk anggota tim Anda dan semua pemangku kepentingan yang terhubung ke proyek.

Melakukan hal itu akan mengurangi komplikasi di masa depan, dan juga mengurangi konflik yang mungkin timbul antara manajer dan pemangku kepentingan tentang proses manajemen proyek.