10 etapas para escrever um documento incrível de escopo de trabalho

As culturas da empresa sempre diferem umas das outras.

Eles podem ter alguns processos de trabalho em comum, mas a forma como abordam vários projetos e a forma como executam suas estratégias de desenvolvimento é outra história.

Quando esse é o caso, as pessoas às vezes não sabem o que esperar dentro e do processo de desenvolvimento. Se levarmos para o próximo nível em que os trabalhadores remotos estão em questão, fica um pouco agitado ilustrar todo o processo de fluxo de trabalho para eles.

Da mesma forma, as partes interessadas e os clientes são uma raça totalmente diferente. Para fazê-los se sentirem confiantes e otimistas, o escopo do documento de trabalho precisa ser definido. Ele descreve seu processo de desenvolvimento para partes internas e externas.

Se você está prestes a começar como gerente de projetos na indústria, aqui está o que você precisa saber sobre o SoW Doc de antemão.

O que é o Escopo do Documento de Trabalho?

O Escopo do documento de trabalho são as notas sobre o processo de desenvolvimento de um projeto.

Esses documentos contêm tudo relacionado ao projeto, por exemplo, cronogramas de entrega, os termos e condições do projeto, todos os diferentes detalhes de trabalho relacionados ao projeto e todas as diferentes entregas esperadas do projeto.

Você deve pensar no escopo do documento de trabalho como um mapa para guiá-lo pelas diferentes etapas de desenvolvimento do projeto e todos os outros elementos relacionados ao projeto, para garantir que você tenha um entendimento completo das variáveis ​​do projeto e do processo de desenvolvimento.

Se você está trabalhando como gerente de projeto em sua empresa, você precisa desenvolver ou desenvolveu um documento SOW detalhado para garantir que todos os membros da equipe, todos os membros da empresa e as partes interessadas conectadas ao projeto conheçam as expectativas do projeto.

Este documento também o ajudará a garantir que todos saibam o que precisam fazer e o que precisam desenvolver por meio do processo de desenvolvimento.

A seguir estão as diferentes seções que devem ser incluídas em um documento SOW. Vamos dar uma olhada neles.

1. Termos e Condições

Esta seção contém todos os diferentes requisitos, condições e termos que não foram esclarecidos para as partes interessadas ligadas ao projeto.

2. Informações do orçamento

Nesta seção, as informações financeiras sobre o projeto são descritas para as partes interessadas. Cada centavo que será gasto no processo de desenvolvimento e todos os diferentes elementos conectados ao projeto são descritos nesta seção do documento SOW.

3. Tarefas Individuais

É aqui que todas as diferentes tarefas relacionadas a cada membro da equipe de desenvolvimento são discutidas. As entregas, quer estejam sendo trabalhadas em um sprint ou ao longo do processo de desenvolvimento, são discutidas nesta seção.

4. Objetivos do Projeto

Este é um dos elementos mais importantes do documento SOW.

Cada sessão de brainstorming, declaração de problema e pensamento associado ao projeto é discutido nesta sessão para garantir que todos saibam sobre o problema que a empresa está enfrentando e como esse projeto vai resolver o problema.

5. Resultados esperados

Nesta seção, todos os diferentes objetivos e entregas são discutidos. Isso inclui todas as declarações de problemas que estão conectadas ao projeto, como o aumento nas vendas, diferentes métricas de conversão e o aumento esperado no tráfego geral.

Todos os diferentes objetivos que estão levando a empresa a desenvolver o projeto são discutidos nesta seção.

6. Entregáveis

Nesta seção, mergulhamos na análise detalhada de cada pequeno elemento e objetivo associado ao projeto. O cliente quer uma maquete viável do site que você está desenvolvendo ou um produto acabado real? Coisas assim.

7. Marcos

Marcos são as datas e eventos definidos que marcam as diferentes etapas de conclusão dos processos incluídos no processo de desenvolvimento. Nesta seção, são discutidos os marcos e as entregas orientadas ao prazo.

Todos sabemos que uma proposta de projeto é necessária quando queremos o aval das partes interessadas internas ou familiares sobre alguns projetos que estamos tentando desenvolver. Mas quando se trata de trabalhar com entidades externas, é necessário o escopo do documento de trabalho que os informa sobre tudo.

Não vamos discutir as 10 melhores etapas para criar um documento SOW perfeito.

10 Passos para Escrever um Escopo Perfeito de Documento de Trabalho

A seguir estão as etapas que são executadas para criar um Documento SOW eficaz.

• Introdução
• Visão Geral do Projeto
• Objetivos do projeto
• SEMEAR
• Lista de Tarefas
• Cronograma do projeto
• Entregáveis
• Processo de Adoção
• Gerenciamento de projetos
• Critérios de Conclusão e Aprovação

Vamos discutir essas etapas em detalhes.

1. Introdução

Logo no início do projeto, as ideias e sessões de brainstorming sobre o projeto são transcritas e todos os detalhes sobre o projeto ou o serviço que está sendo entregue são resolvidos.

Isso pode incluir todos os diferentes detalhes sobre o trabalho que está sendo feito pelo produto e as diferentes partes que estarão envolvidas no processo de desenvolvimento do projeto.

Esta seção também contém os acordos formais e detalhes que devem ser resolvidos no início do projeto.

• Os contratos são discutidos nesta fase, que são os termos mutuamente acordados entre as diversas entidades relacionadas ao projeto
• A oferta de classificação para adquirir os recursos que a empresa pode precisar para concluir o processo de desenvolvimento também é discutida nesta seção

2. Visão geral do projeto

Nesta seção, os detalhes sobre por que este projeto está sendo feito e qual será o curso final do desenvolvimento. Esses pequenos detalhes são revisados ​​e assegurados que tudo esteja de acordo com o propósito do projeto a ser desenvolvido em primeiro lugar.

Apenas certifique-se de que o texto que você usa nesta seção é fácil de entender porque é o primeiro passo para fazer conexões externas perceberem o que estamos falando e o que pretendemos fazer com o produto/serviço.

Como um funcionário de alto nível da Salesforce compartilha:

“Se um colega de trabalho ou membro da família não puder explicar qual é o escopo e como é o sucesso, esta seção fundamental precisa ser atualizada até que fique clara.”

3. Objetivos do Projeto

Nesta seção, discutimos todos os diferentes objetivos que a empresa deseja alcançar por meio do projeto.

Se eles querem resolver um problema de paradigma organizacional que ainda não foi resolvido ou estão tentando encontrar uma solução para um problema que já foi analisado antes, mas a solução não concordou com a população geral do paradigma profissional.

Veja isso:

Como escrever OKRs da empresa para uma definição eficaz de metas?

4. Escopo do Trabalho

O próximo item da lista é o SOW que descreve todas as atividades de trabalho que precisam ser feitas para tornar o projeto um sucesso definitivo.

Ao projetar esta seção do documento, apenas certifique-se de que a seção não se aprofunde em detalhes, pois os detalhes serão discutidos na próxima seção. Tente projetar esta seção como uma explicação simples que fornece uma visão geral de todo o trabalho ou você pode projetar isso como uma lista de marcadores.

A maior parte do escopo das seções de trabalho dos projetos que são desenvolvidos normalmente é uma explicação simples das coisas, mas há momentos em que o projeto exige que a seção SOW do documento contenha detalhes técnicos sobre o software e hardware que será usado em o processo de desenvolvimento.

5. Lista de Tarefas

A próxima seção é como o nome a descreve, uma lista aprimorada de todas as diferentes tarefas, atividades e processos que precisam ser trabalhados, para garantir que o processo seja um sucesso definitivo e nada seja deixado de fazer.

Uma coisa que você pode fazer nesta seção é certificar-se de que todos os diferentes itens listados nesta seção sejam facilmente legíveis e compreensíveis. Isso garantirá que o leitor entenda todas as diferentes coisas que você listou na seção e comece a trabalhar o mais rápido possível.

Você precisa lembrar que essas tarefas não são as entregas associadas ao projeto. Essas são as ações que você vai realizar para desenvolver todas as entregas no prazo e tornar o processo de desenvolvimento do projeto um sucesso.

6. Cronograma do Projeto

O cronograma de qualquer projeto em sua lista é muito importante, pois todos devem ser informados sobre as datas de início e término das entregas que precisam ser desenvolvidas no tempo necessário. Mas quando você desenvolve esta seção do escopo do documento de trabalho, você vai além.

Esta seção do documento inclui todos os detalhes sobre as datas e as tarefas relacionadas que serão concluídas nessas datas.

Você também vai mencionar todas as diferentes entidades que estão associadas ao processo de desenvolvimento para que todos saibam quem vai trabalhar em quê e quando.

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7. Entregáveis

Finalmente, estamos começando a trabalhar. As entregas do projeto são os resultados exatos que a empresa exige da equipe de desenvolvimento.

A seção de entregas do escopo do documento do projeto é onde você deve listar todos os diferentes resultados que você precisa de sua equipe de desenvolvimento no final de um sprint específico ou após todo o processo de desenvolvimento.

Entregáveis ​​podem incluir coisas como:

• Um protótipo totalmente operacional do projeto ou do site que sua equipe está desenvolvendo
• Métricas de acompanhamento de todas as diferentes entidades relacionadas ao projeto
• Modelos de página de todos os diferentes sites que você está tentando desenvolver

8. Processo de Adoção

Os processos de adoção geralmente não são incluídos na maioria dos documentos SOW que estão sendo desenvolvidos para os projetos, mas é uma seção muito importante que deve ser adicionada a cada documento SOW.

O que o processo de adoção descreve as mudanças que estão prestes a acontecer devido ao desenvolvimento do projeto em questão.

Essas alterações podem ser as alterações de layout de um site que a empresa está tentando reformular ou podem ser os novos recursos que são trazidos para um aplicativo já existente e como esses recursos surgiram.

9. Gerenciamento de Projetos

O próximo passo é a aplicação dos princípios de gerenciamento de projetos em todo o negócio. Com a maioria dos detalhes relacionados ao projeto ligados aos seus respectivos elementos, faltam-lhe apenas os princípios de gestão que vão dar aquele show na estrada.

Os principais princípios de gerenciamento de projetos que estão incluídos no escopo do documento de trabalho são os seguintes:

eu). Comunicando

Nesta seção, os diferentes membros da equipe estão conectados às tarefas que precisam desenvolver no processo de desenvolvimento do projeto. Você, como gerente de projeto, precisa atribuir essas funções e lidar com as tarefas de coaching necessárias para orientar sua equipe na direção certa.

ii). Pagamento

Nesta seção, diferentes decisões financeiras são destacadas. Nessa nota, também são discutidos em detalhes os diferentes gastos relacionados ao projeto como um todo, ou o custo de cada entrega sendo desenvolvida no processo de desenvolvimento do projeto.

10. Critérios de Conclusão e Aprovação(ões)

Por último, mas não menos importante, os critérios de conclusão do processo de desenvolvimento do projeto e o processo de aprovação são descritos para que todos vejam para que todas as entidades relacionadas ao projeto saibam quando o projeto deve terminar e cimentam seu conhecimento de todo o cronograma do processo de desenvolvimento do projeto.

Dicas para escrever uma SOW

Aqui estão algumas das dicas que são necessárias para você entender antes de começar com um escopo de documento de trabalho.

1. Seja mais visual

Você precisa entender que ler é muito mais difícil do que assistir algo. Você pode dizer um milhão de coisas diferentes em uma única imagem do que pode escrever em um documento de 20 páginas.

É por isso que, ao criar um escopo de documento de trabalho, você precisa certificar-se de usar diferentes gráficos e representações visuais para auxiliar seu trabalho.

Isso tornará as coisas muito mais fáceis para o resto da equipe entender.

2. Seja muito específico em seu idioma

A linguagem que você usa em seu escopo de documento de trabalho deve ser muito precisa. Você precisa ter certeza de que todas as diferentes palavras e entidades que você menciona em seu documento são compreendidas por todos. Caso contrário, qual é o sentido disso.

3. Obtenha as Aprovações Adequadas

Como gerente de projeto, você precisa ter todos a bordo do seu plano. Isso inclui os membros da sua equipe e todas as partes interessadas que estão conectadas ao projeto.

Isso reduzirá quaisquer complicações no futuro e também reduzirá quaisquer conflitos que possam surgir entre o gerente e as partes interessadas sobre o processo de gerenciamento de projetos.