10 étapes pour rédiger un document de portée de travail impressionnant

Les cultures d'entreprise diffèrent toujours les unes des autres.

Ils peuvent avoir des processus de travail en commun, mais la façon dont ils abordent divers projets et la façon dont ils exécutent leurs stratégies de développement est une autre histoire.

Lorsque c'est le cas, les gens ne savent parfois pas à quoi s'attendre dans et du processus de développement. Si nous passons au niveau supérieur où les travailleurs à distance sont en question, il devient un peu mouvementé de leur illustrer l'ensemble du processus de flux de travail.

De même, les parties prenantes et les clients sont une race entièrement différente. Pour qu'ils se sentent confiants et optimistes, le document d'étendue du travail doit être mis en place. Il décrit votre processus de développement aux parties internes et externes.

Si vous êtes sur le point de vous mouiller les pieds en tant que chef de projet dans l'industrie, voici ce que vous devez savoir au préalable sur SoW Doc .

Qu'est-ce que le document d'étendue des travaux ?

La portée du document de travail est la falaise des notes sur le processus de développement d'un projet.

Ces documents contiennent tout ce qui concerne le projet, par exemple, les calendriers de livraison, les termes et conditions du projet, tous les différents détails de travail liés au projet et tous les différents livrables attendus du projet.

Vous devez penser à la portée du document de travail comme une carte pour vous guider à travers les différentes étapes de développement du projet et tous les autres éléments liés au projet, pour vous assurer que vous avez une compréhension complète des variables du projet et du processus de développement.

Si vous travaillez en tant que chef de projet dans votre entreprise, vous devez développer ou faire développer un document SOW détaillé pour vous assurer que chaque membre de l'équipe, chaque membre de l'entreprise et les parties prenantes liées au projet connaissent les attentes. du projet.

Ce document vous aidera également à vous assurer que chacun sait ce qu'il a à faire et ce qu'il doit développer via le processus de développement.

Voici les différentes sections qui doivent être incluses dans un document SOW. Jetons un coup d'œil à eux.

1. Termes et Conditions

Cette section contient toutes les différentes exigences, conditions et termes qui n'ont pas été clairement expliqués aux parties prenantes liées au projet.

2. Informations budgétaires

Dans cette section, les informations financières sur le projet sont décrites pour les parties prenantes. Chaque centime qui va être dépensé dans le processus de développement et tous les différents éléments liés au projet sont décrits dans cette section du document SOW.

3. Tâches individuelles

C'est là que toutes les différentes tâches liées à chaque membre de l'équipe de développement sont discutées. Les livrables, qu'ils soient travaillés dans un sprint ou tout au long du processus de développement, sont abordés dans cette section.

4. Objectifs du projet

C'est l'un des éléments les plus importants du document SOW.

Chaque session de brainstorming, chaque énoncé de problème et chaque pensée associée au projet sont discutés dans cette session pour s'assurer que tout le monde connaît le problème auquel l'entreprise est confrontée et comment ce projet va résoudre le problème.

5. Résultats attendus

Dans cette section, tous les différents objectifs et livrables sont discutés. Ceux-ci incluent tous les énoncés de problèmes liés au projet, tels que l'augmentation des ventes, les différentes mesures de conversion et l'augmentation attendue du trafic global.

Tous les différents objectifs qui poussent l'entreprise à développer le projet sont abordés dans cette section.

6. Livrables

Dans cette section, nous plongeons dans l'analyse détaillée de chaque petit élément et objectif associé au projet. Le client souhaite-t-il une maquette fonctionnelle du site Web que vous développez ou un produit fini réel ? Des choses comme ça.

7. Jalons

Les jalons sont les dates et les événements précis qui marquent les différentes étapes d'achèvement des processus inclus dans le processus de développement. Dans cette section, les jalons et les livrables axés sur les délais sont abordés.

Nous savons tous qu'une proposition de projet est nécessaire lorsque nous voulons le feu vert des parties prenantes internes ou familières sur certains projets que nous essayons de développer. Mais lorsqu'il s'agit de travailler avec des entités externes, le document d'étendue du travail est nécessaire, ce qui les informe sur tout.

Ne discutons pas des 10 meilleures étapes pour créer un document SOW parfait.

10 étapes pour rédiger un document de portée de travail parfait

Voici les étapes à suivre pour créer un document SOW efficace.

• Introduction
• Aperçu du projet
• Objectifs du projet
• TRUIE
• Liste des tâches
• Calendrier du projet
• Livrables
• Processus d'adoption
• Gestion de projet
• Critères d'achèvement et approbation

Discutons de ces étapes en détail.

1. Introduction

Au tout début du projet, les idées et les séances de remue-méninges sur le projet sont transcrites, et tous les détails sur le projet ou le service rendu sont affinés.

Ceux-ci peuvent inclure tous les différents détails sur le travail effectué par le produit et les différentes parties qui seront impliquées dans le processus de développement du projet.

Cette section contient également les accords formels et les détails qui doivent être réglés au début du projet.

• Les contrats sont discutés à cette étape qui est les conditions mutuellement convenues entre les nombreuses entités différentes liées au projet
• Les offres permanentes pour acquérir les ressources dont l'entreprise pourrait avoir besoin pour mener à bien le processus de développement sont également abordées dans cette section.

2. Aperçu du projet

Dans cette section, les détails sur la raison pour laquelle ce projet est en cours et sur le cours ultime du développement. Ces petits détails sont revus et s'assurent que tout correspond à l'objectif du projet à développer en premier lieu.

Assurez-vous simplement que la formulation que vous utilisez dans cette section est facile à comprendre, car c'est la première étape pour faire en sorte que les connexions externes réalisent ce dont nous parlons et ce que nous avons l'intention de faire avec le produit/service.

En tant qu'employé haut placé de Salesforce, partage :

"Si un collègue ou un membre de la famille ne peut pas expliquer quelle est la portée et à quoi ressemble le succès, cette section fondamentale doit être mise à jour jusqu'à ce qu'elle soit limpide."

3. Objectifs du projet

Dans cette section, nous discutons de tous les différents objectifs que l'entreprise souhaite atteindre à travers le projet.

Qu'ils veuillent résoudre un problème de paradigme organisationnel qui n'a pas encore été résolu ou qu'ils essaient de trouver une solution à un problème qui a déjà été examiné, mais la solution n'était pas d'accord avec la population générale du paradigme professionnel.

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4. Portée des travaux

L'élément suivant sur la liste est le cahier des charges qui décrit toutes les activités de travail qui doivent être effectuées pour faire du projet un succès certain.

Lorsque vous concevez cette section du document, assurez-vous simplement que la section ne plonge pas dans les détails, car les détails seront abordés dans la section suivante. Essayez de concevoir cette section soit comme une explication simple qui donne un aperçu de tout le travail, soit comme une liste à puces.

La plupart des sections de la portée des travaux des projets qui sont développés normalement sont une simple explication des choses, mais il y a des moments où le projet exige que la section SOW du document contienne des détails techniques sur le logiciel et le matériel qui doivent être utilisés dans le processus de développement.

5. Liste des tâches

La section suivante est, comme son nom l'indique, une liste gonflée de toutes les différentes tâches, activités et processus sur lesquels il faut travailler, pour s'assurer que le processus est un succès certain et que rien n'est laissé de côté.

Une chose que vous pouvez faire dans cette section est de vous assurer que tous les différents éléments répertoriés dans cette section sont facilement lisibles et compréhensibles. Cela garantira que le lecteur comprend toutes les différentes choses que vous avez énumérées dans la section et se met au travail dès que possible.

Vous devez vous rappeler que ces tâches ne sont pas les livrables associés au projet. Ce sont les actions que vous allez effectuer, pour développer tous les livrables à temps, et faire du processus de développement du projet un succès.

6. Calendrier du projet

Le calendrier de tout projet de votre liste est très important, car tout le monde doit être informé des dates de début et de fin des livrables qui doivent être développés au moment requis. Mais lorsque vous développez cette section du document sur la portée des travaux, vous faites un effort supplémentaire.

Cette section du document comprend tous les détails sur les dates et les tâches connexes qui seront terminées à ces dates.

Vous allez également mentionner toutes les différentes entités qui sont associées au processus de développement afin que chacun sache qui va travailler sur quoi et quand.

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7. Livrables

Enfin, nous nous mettons au travail. Les livrables du projet sont les résultats exacts que l'entreprise exige de l'équipe de développement.

La section des livrables de la portée du document de projet est l'endroit où vous devez répertorier tous les différents résultats que vous attendez de votre équipe de développement à la fin d'un sprint particulier ou après l'ensemble du processus de développement.

Les livrables peuvent inclure des éléments tels que :

• Un prototype entièrement opérationnel du projet ou du site Web que votre équipe développe
• Suivi des métriques de toutes les différentes entités liées au projet
• Modèles de page de tous les différents sites Web que vous essayez de développer

8. Processus d'adoption

Les processus d'adoption ne sont généralement pas inclus dans la plupart des documents SOW en cours d'élaboration pour les projets, mais c'est une section très importante qui est censée être ajoutée à chaque document SOW.

Ce que le processus d'adoption décrit les changements qui sont inévitables en raison du développement du projet en question.

Ces changements peuvent être les changements de mise en page d'un site Web que l'entreprise essaie de réorganiser, ou ils peuvent être les nouvelles fonctionnalités qui sont introduites dans une application déjà existante et comment ces fonctionnalités sont apparues.

9. Gestion de projet

La prochaine étape est l'application des principes de gestion de projet sur l'ensemble du shebang. Avec la plupart des détails liés au projet liés à leurs éléments respectifs, il vous manque juste les principes de gestion qui mettront ce spectacle sur la route.

Les principaux principes de gestion de projet qui sont inclus dans le document sur la portée des travaux sont les suivants :

je). Rapports

Dans cette section, différents membres de l'équipe sont connectés aux tâches qu'ils doivent développer dans le processus de développement de projet. En tant que chef de projet, vous devez attribuer ces tâches et gérer les tâches de coaching nécessaires pour guider votre équipe dans la bonne direction.

ii). Paiement

Dans cette section, différentes décisions financières sont mises en évidence. Sur cette note, différentes dépenses liées au projet dans son ensemble, ou le coût de chaque produit livrable en cours de développement dans le processus de développement de projet sont mis en évidence et sont également discutés en détail.

10. Critères d'achèvement et approbation(s)

Enfin et surtout, les critères d'achèvement du processus de développement de projet et du processus de signature sont décrits pour que tout le monde puisse les voir afin que toutes les entités liées au projet sachent quand le projet est censé se terminer et cimentent leurs connaissances. de l'ensemble du calendrier du processus de développement du projet.

Conseils pour rédiger un SOW

Voici quelques-uns des conseils que vous devez comprendre avant de commencer avec un document d'étendue des travaux.

1. Soyez plus visuel

Vous devez comprendre que la lecture est beaucoup plus difficile que de regarder quelque chose. Vous pouvez dire un million de choses différentes dans une seule image que vous ne pouvez écrire dans un document de 20 pages.

C'est pourquoi, lorsque vous créez un document d'étendue des travaux, vous devez vous assurer que vous utilisez différents graphiques et représentations visuelles pour faciliter votre travail.

Cela rendra les choses beaucoup plus faciles à comprendre pour le reste de l'équipe.

2. Soyez très précis dans votre langue

Le langage que vous utilisez dans votre document de portée de travail doit être très précis. Vous devez vous assurer que tous les différents mots et entités que vous mentionnez dans votre document sont compris de tous. Sinon, à quoi ça sert.

3. Obtenez les approbations appropriées

En tant que chef de projet, vous devez impliquer tout le monde dans votre plan. Cela inclut les membres de votre équipe et toutes les parties prenantes qui sont connectées au projet.

Cela réduira les complications à l'avenir et réduira également les conflits pouvant survenir entre le gestionnaire et les parties prenantes au sujet du processus de gestion de projet.