10 шагов к написанию отличного рабочего документа

Культуры компаний всегда отличаются друг от друга.

У них могут быть некоторые общие рабочие процессы, но то, как они подходят к различным проектам и как они реализуют свои стратегии развития, — это отдельная история.

В этом случае люди иногда не знают, чего ожидать в процессе разработки и от него. Если мы перейдем на следующий уровень, где речь идет об удаленных работниках, становится немного беспокойно показывать им весь рабочий процесс.

Точно так же заинтересованные стороны и клиенты представляют собой совершенно другую породу. Чтобы они чувствовали себя уверенно и оптимистично, необходимо установить объем рабочего документа. Он описывает процесс разработки для внутренних и внешних сторон.

Если вы только собираетесь стать менеджером проектов в отрасли, вот что вам нужно знать о SoW Doc заранее.

Что такое рабочий документ?

Объем рабочего документа — это заметки о процессе разработки проекта.

Эти документы содержат все, что связано с проектом, например, графики поставки, сроки и условия проекта, все различные рабочие детали, связанные с проектом, и все различные результаты, которые ожидаются от проекта.

Вы должны думать о рабочем документе как о карте, которая проведет вас через различные этапы разработки проекта и все другие элементы, связанные с проектом, чтобы убедиться, что у вас есть полное понимание переменных проекта и процесса разработки.

Если вы работаете менеджером проекта в своей компании, вы должны разработать или разработали подробный документ SOW, чтобы убедиться, что каждый член команды, каждый член компании и заинтересованные стороны, связанные с проектом, знают об ожиданиях. из проекта.

Этот документ также поможет вам убедиться, что все знают, что им нужно делать и что им нужно развивать в процессе разработки.

Ниже приведены различные разделы, которые должны быть включены в документ SOW. Давайте посмотрим на них.

1. Условия

Этот раздел содержит все различные требования, условия и условия, которые не были разъяснены заинтересованным сторонам, связанным с проектом.

2. Информация о бюджете

В этом разделе представлена ​​финансовая информация о проекте для заинтересованных сторон. Каждая копейка, которая будет потрачена в процессе разработки, и все различные элементы, связанные с проектом, описаны в этом разделе документа SOW.

3. Индивидуальные задания

Здесь обсуждаются все различные задачи, связанные с каждым отдельным членом команды разработчиков. В этом разделе обсуждаются конечные результаты, над которыми работают в спринте или на протяжении всего процесса разработки.

4. Цели проекта

Это один из самых важных элементов документа SOW.

Каждый сеанс мозгового штурма, постановка проблемы и мысли, связанные с проектом, обсуждаются на этом сеансе, чтобы убедиться, что все знают о проблеме, с которой сталкивается компания, и о том, как этот проект собирается решить эту проблему.

5. Ожидаемые результаты

В этом разделе обсуждаются все различные цели и результаты. К ним относятся все формулировки проблем, связанные с проектом, такие как увеличение продаж, различные показатели конверсии и ожидаемое увеличение общего трафика.

В этом разделе обсуждаются все различные цели, которые побуждают компанию разрабатывать проект.

6. Результаты

В этом разделе мы углубимся в подробный анализ каждого маленького элемента и цели, связанных с проектом. Клиенту нужен работающий макет веб-сайта, который вы разрабатываете, или реальный готовый продукт? Такие вещи.

7. Вехи

Вехи — это определенные даты и события, которые отмечают различные этапы завершения процессов, включенных в процесс разработки. В этом разделе обсуждаются вехи и результаты, ориентированные на сроки.

Мы все знаем, что проектное предложение необходимо, когда мы хотим получить добро от внутренних или знакомых заинтересованных сторон в отношении некоторых проектов, которые мы пытаемся разработать. Но когда дело доходит до работы с внешними субъектами, необходим рабочий документ, который информирует их обо всем.

Давайте не будем обсуждать 10 лучших шагов для создания идеального документа SOW.

10 шагов для написания идеального рабочего документа

Ниже приведены шаги, которые предпринимаются для создания эффективного документа SOW.

• Введение
• Обзор проекта
• Цели проекта
• СЕЯТЬ
• Список задач
• Расписание проекта
• Практические результаты
• Процесс принятия
• Управление проектом
• Критерии завершения и подписание

Давайте подробно обсудим эти шаги.

1. Введение

В самом начале проекта идеи и сеансы мозгового штурма по проекту расшифровываются, и все детали о проекте или предоставляемой услуге уточняются.

Они могут включать в себя все различные детали работы, выполняемой продуктом, и различные стороны, которые будут вовлечены в процесс разработки проекта.

В этом разделе также содержатся официальные соглашения и детали, которые необходимо согласовать в начале проекта.

• На этом этапе обсуждаются контракты, которые являются взаимно согласованными условиями между многими различными организациями, связанными с проектом.
• В этом разделе также обсуждаются предложения о приобретении ресурсов, которые могут понадобиться компании для завершения процесса разработки.

2. Обзор проекта

В этом разделе подробно рассказывается о том, почему этот проект делается и каким будет окончательный курс развития. Эти мелкие детали проверяются и убеждаются, что все соответствует цели проекта, который будет разработан в первую очередь.

Просто убедитесь, что формулировка, которую вы используете в этом разделе, проста для понимания, потому что это первый шаг к тому, чтобы внешние связи поняли, о чем мы говорим и что мы намерены делать с продуктом/услугой.

Как высокопоставленный сотрудник Salesforce делится:

«Если коллега или член семьи не может объяснить, в чем заключается масштаб и как выглядит успех, то этот базовый раздел необходимо обновить, пока он не станет кристально ясным».

3. Цели проекта

В этом разделе мы обсудим все различные цели, которые компания хочет достичь с помощью проекта.

Хотят ли они решить проблему организационной парадигмы, которая еще не решена, или они пытаются найти решение проблемы, которая рассматривалась ранее, но решение не согласовывалось с общей популяцией профессиональной парадигмы.

Проверь это:

Как написать OKR компании для эффективной постановки целей?

4. Объем работ

Следующим пунктом в списке является ТЗ, описывающее все рабочие действия, которые необходимо выполнить, чтобы обеспечить определенный успех проекта.

Когда вы разрабатываете этот раздел документа, просто убедитесь, что этот раздел не погружается в подробности, поскольку подробности будут обсуждаться в следующем разделе. Попробуйте оформить этот раздел либо как простое объяснение, дающее обзор всей работы, либо как маркированный список.

Большая часть рабочих разделов проектов, которые обычно разрабатываются, представляет собой простое объяснение вещей, но бывают случаи, когда проект требует, чтобы раздел документа SOW содержал технические подробности о программном и аппаратном обеспечении, которое должно использоваться в процесс разработки.

5. Список задач

Следующий раздел, как следует из названия, представляет собой расширенный список всех различных задач, действий и процессов, над которыми необходимо поработать, чтобы убедиться, что процесс проходит успешно и ничего не осталось незавершенным.

Одна вещь, которую вы можете сделать в этом разделе, — убедиться, что все различные элементы, перечисленные в этом разделе, легко читаются и понятны. Это гарантирует, что читатель поймет все, что вы перечислили в этом разделе, и приступит к работе как можно скорее.

Вы должны помнить, что эти задачи не являются результатами, связанными с проектом. Это действия, которые вы собираетесь выполнить, чтобы вовремя разработать все результаты и сделать процесс разработки проекта успешным.

6. График проекта

График любого проекта в вашем списке очень важен, так как все должны быть проинформированы о датах начала и окончания результатов, которые необходимо разработать в требуемое время. Но когда вы разрабатываете этот раздел документа объема работ, вы делаете все возможное.

Этот раздел документа включает все подробности о датах и ​​связанных с ними задачах, которые будут завершены в эти даты.

Вы также собираетесь упомянуть все различные объекты, связанные с процессом разработки, чтобы все знали, кто, над чем и когда будет работать.

Связанный:

Диаграммы Ганта Планирование и планирование для профессиональных менеджеров проектов

7. Результаты

Наконец, мы приступаем к делу. Результаты проекта — это точные результаты, которые компания требует от команды разработчиков.

В разделе «Конечные результаты» документа проекта вы должны перечислить все различные результаты, которые вам требуются от вашей команды разработчиков в конце определенного спринта или после всего процесса разработки.

Результаты могут включать в себя такие вещи, как:

• Полностью рабочий прототип проекта или сайта, который разрабатывает ваша команда
• Отслеживание показателей всех различных объектов, связанных с проектом
• Шаблоны страниц всех различных веб-сайтов, которые вы пытаетесь разработать

8. Процесс принятия

Процессы принятия, как правило, не включены в большинство документов ТЗ, которые разрабатываются для проектов, но это действительно важный раздел, который должен быть добавлен в каждый документ ТЗ.

Процесс принятия описывает изменения, которые должны произойти в связи с развитием рассматриваемого проекта.

Эти изменения могут быть изменениями макета веб-сайта, который компания пытается обновить, или они могут быть новыми функциями, которые вносятся в уже существующее приложение, и тем, как эти функции появились.

9. Управление проектами

Следующим шагом является применение принципов управления проектами ко всему. Поскольку большинство деталей, связанных с проектом, связаны с их соответствующими элементами, вы просто упускаете из виду принципы управления, которые позволят этому шоу выйти на гастроли.

Основные принципы управления проектами, включенные в объем рабочего документа, следующие:

я). Составление отчетов

В этом разделе разные члены команды подключаются к задачам, которые им предстоит разработать в процессе разработки проекта. Вы, как менеджер проекта, должны распределить эти обязанности и взять на себя обязанности коучинга, необходимые для направления вашей команды в правильном направлении.

ii). Оплата

В этом разделе выделены различные финансовые решения. В этой заметке также подробно обсуждаются различные расходы, связанные с проектом в целом, или стоимость каждого результата, разрабатываемого в процессе разработки проекта.

10. Критерии завершения и подписание(-я)

И последнее, но не менее важное: критерии завершения процесса разработки проекта и процесса утверждения описаны для всеобщего обозрения, чтобы все лица, связанные с проектом, узнали, когда проект должен завершиться, и закрепили свои знания. график всего процесса разработки проекта.

Советы по написанию SOW

Вот несколько советов, которые вам необходимо понять перед тем, как начать работу с документом о содержании работ.

1. Будьте более визуальными

Вы должны понимать, что читать намного сложнее, чем что-то смотреть. На одной картинке можно сказать миллион разных вещей, чем написать в 20-страничном документе.

Вот почему, когда вы создаете документ объема работ, вам нужно убедиться, что вы используете различные графические и визуальные представления, чтобы облегчить вашу работу.

Остальным членам команды это будет намного проще понять.

2. Будьте очень конкретны в своем языке

Язык, который вы используете в своем рабочем документе, должен быть очень точным. Вы должны убедиться, что все различные слова и сущности, которые вы упоминаете в своем документе, понятны всем. Иначе какой в ​​этом смысл.

3. Получите надлежащие подписи

Как руководитель проекта, вы должны вовлечь всех в свой план. Сюда входят члены вашей команды и все заинтересованные стороны, связанные с проектом.

Это уменьшит любые осложнения в будущем, а также уменьшит любые конфликты, которые могут возникнуть между менеджером и заинтересованными сторонами по поводу процесса управления проектом.