10 Schritte zum Schreiben eines großartigen Dokuments zum Arbeitsumfang

Unternehmenskulturen unterscheiden sich immer voneinander.

Sie mögen einige Arbeitsprozesse gemeinsam haben, aber die Art und Weise, wie sie verschiedene Projekte angehen und ihre Entwicklungsstrategien umsetzen, ist eine andere Geschichte.

Wenn das der Fall ist, wissen die Leute manchmal nicht, was sie innerhalb und von dem Entwicklungsprozess erwarten können. Wenn wir es auf die nächste Ebene bringen, wo Remote-Mitarbeiter in Frage kommen, wird es ein wenig hektisch, ihnen den gesamten Workflow-Prozess zu veranschaulichen.

Ebenso sind Stakeholder und Kunden eine ganz andere Rasse. Damit sie sich zuversichtlich und optimistisch fühlen, muss der Umfang des Arbeitsdokuments festgelegt werden. Es skizziert Ihren Entwicklungsprozess gegenüber internen und externen Parteien.

Wenn Sie als Projektmanager in der Industrie gerade erst Fuß fassen, sollten Sie sich vorab über SoW Doc informieren .

Was ist das Dokument zum Arbeitsumfang?

Der Umfang des Arbeitsdokuments sind die Cliff Notes über den Entwicklungsprozess eines Projekts.

Diese Dokumente enthalten alles, was mit dem Projekt zu tun hat, z. B. Lieferpläne, die Geschäftsbedingungen des Projekts, alle verschiedenen Arbeitsdetails im Zusammenhang mit dem Projekt und alle verschiedenen Leistungen, die von dem Projekt erwartet werden.

Sie müssen sich das Arbeitsumfangsdokument als eine Karte vorstellen, die Sie durch die verschiedenen Projektentwicklungsschritte und alle anderen projektbezogenen Elemente führt, um sicherzustellen, dass Sie ein vollständiges Verständnis der Projektvariablen und des Entwicklungsprozesses haben.

Wenn Sie als Projektmanager in Ihrem Unternehmen arbeiten, müssen Sie ein detailliertes SOW-Dokument entwickeln oder entwickelt haben, um sicherzustellen, dass jedes Teammitglied, jedes Mitglied des Unternehmens und die mit dem Projekt verbundenen Stakeholder die Erwartungen kennen aus dem Projekt.

Dieses Dokument hilft Ihnen auch dabei, sicherzustellen, dass jeder weiß, was er zu tun hat und was er über den Entwicklungsprozess entwickeln muss.

Im Folgenden sind die verschiedenen Abschnitte aufgeführt, die in einem SOW-Dokument enthalten sein müssen. Werfen wir einen Blick auf sie.

1. Allgemeine Geschäftsbedingungen

Dieser Abschnitt enthält alle unterschiedlichen Anforderungen, Bedingungen und Bedingungen, die den mit dem Projekt verbundenen Stakeholdern nicht klar gemacht wurden.

2. Budgetinformationen

In diesem Abschnitt werden die finanziellen Informationen über das Projekt für die Stakeholder beschrieben. Jeder einzelne Cent, der in den Entwicklungsprozess investiert wird, und alle verschiedenen Elemente, die mit dem Projekt verbunden sind, werden in diesem Abschnitt des SOW-Dokuments beschrieben.

3. Individuelle Aufgaben

Hier werden all die verschiedenen Aufgaben besprochen, die jedes einzelne Mitglied des Entwicklungsteams betreffen. In diesem Abschnitt werden die Ergebnisse besprochen, unabhängig davon, ob sie in einem Sprint oder während des gesamten Entwicklungsprozesses bearbeitet werden.

4. Projektziele

Dies ist eines der wichtigsten Elemente des SOW-Dokuments.

Jede einzelne Brainstorming-Sitzung, Problemstellung und jeder Gedanke im Zusammenhang mit dem Projekt wird in dieser Sitzung besprochen, um sicherzustellen, dass jeder über das Problem Bescheid weiß, mit dem das Unternehmen konfrontiert ist, und wie dieses Projekt das Problem lösen wird.

5. Erwartete Ergebnisse

In diesem Abschnitt werden all die verschiedenen Ziele und Ergebnisse besprochen. Dazu gehören alle Problemstellungen, die mit dem Projekt verbunden sind, wie die Umsatzsteigerung, unterschiedliche Konversionsmetriken und die erwartete Zunahme des Gesamtverkehrs.

Alle unterschiedlichen Ziele, die das Unternehmen zur Entwicklung des Projekts veranlassen, werden in diesem Abschnitt erörtert.

6. Leistungen

In diesem Abschnitt tauchen wir in die detaillierte Analyse jedes kleinen Elements und Ziels ein, das mit dem Projekt verbunden ist. Möchte der Kunde ein funktionsfähiges Mockup der Website, die Sie entwickeln, oder ein tatsächliches fertiges Produkt? Sachen wie diese.

7. Meilensteine

Meilensteine ​​sind die konkreten Termine und Ereignisse, die die verschiedenen Fertigstellungsstadien der im Entwicklungsprozess enthaltenen Prozesse markieren. In diesem Abschnitt werden die Meilensteine ​​und die terminorientierten Leistungen besprochen.

Wir alle wissen, dass ein Projektvorschlag notwendig ist, wenn wir von den internen oder vertrauten Stakeholdern grünes Licht für einige Projekte erhalten möchten, die wir zu entwickeln versuchen. Aber wenn es um die Zusammenarbeit mit externen Stellen geht, ist das Dokument zum Arbeitsumfang erforderlich, das sie über alles informiert.

Lassen Sie uns nicht die 10 besten Schritte diskutieren, um ein perfektes SOW-Dokument zu erstellen.

10 Schritte zum Schreiben eines perfekten Dokuments zum Arbeitsumfang

Im Folgenden sind die Schritte aufgeführt, die unternommen werden, um ein effektives SOW-Dokument zu erstellen.

• Einführung
• Projektübersicht
• Projektziele
• SAU
• Liste der Aufgaben
• Projektplan
• Leistungen
• Adoptionsverfahren
• Projektmanagement
• Abschlusskriterien und Abnahme

Lassen Sie uns diese Schritte im Detail besprechen.

1. Einleitung

Ganz zu Beginn des Projekts werden die Ideen und Brainstorming-Sitzungen zum Projekt transkribiert und alle Details zum Projekt oder zur erbrachten Dienstleistung ausgebügelt.

Diese können all die verschiedenen Details über die Arbeit beinhalten, die vom Produkt geleistet wird, und die verschiedenen Parteien, die am Entwicklungsprozess des Projekts beteiligt sein werden.

Dieser Abschnitt enthält auch die formalen Vereinbarungen und Details, die zu Beginn des Projekts geklärt werden müssen.

• In dieser Phase werden Verträge besprochen, bei denen es sich um die gegenseitig vereinbarten Bedingungen zwischen den vielen verschiedenen mit dem Projekt verbundenen Einheiten handelt
• Das Ansehensangebot zum Erwerb der Ressourcen, die das Unternehmen möglicherweise zum Abschluss des Entwicklungsprozesses benötigt, wird ebenfalls in diesem Abschnitt erörtert

2. Projektübersicht

In diesem Abschnitt finden Sie die Einzelheiten darüber, warum dieses Projekt durchgeführt wird und wie der endgültige Entwicklungsverlauf aussehen wird. Diese kleinen Details werden überprüft und sichergestellt, dass alles in erster Linie dem Zweck des zu entwickelnden Projekts entspricht.

Stellen Sie einfach sicher, dass die Formulierungen, die Sie in diesem Abschnitt verwenden, leicht verständlich sind, da dies der erste Schritt ist, um externen Verbindungen klar zu machen, worum es uns geht und was wir mit dem Produkt/der Dienstleistung beabsichtigen.

Als hochrangiger Salesforce-Mitarbeiter teilt:

„Wenn ein Mitarbeiter oder Familienmitglied nicht erklären kann, was der Umfang ist und wie Erfolg aussieht, muss dieser grundlegende Abschnitt aktualisiert werden, bis er glasklar ist.“

3. Projektziele

In diesem Abschnitt besprechen wir all die verschiedenen Ziele, die das Unternehmen durch das Projekt erreichen möchte.

Ob sie ein organisatorisches Paradigma-Problem lösen wollen, das noch nicht gelöst wurde, oder ob sie versuchen, eine Lösung für ein Problem zu finden, das zuvor betrachtet wurde, aber die Lösung nicht mit der allgemeinen Bevölkerung des professionellen Paradigmas übereinstimmte.

Sieh dir das an:

Wie schreibe ich Unternehmens-OKRs für eine effektive Zielsetzung?

4. Umfang der Arbeit

Der nächste Punkt auf der Liste ist der SOW, der alle Arbeitsaktivitäten beschreibt, die getan werden müssen, um das Projekt zu einem definitiven Erfolg zu machen.

Wenn Sie diesen Abschnitt des Dokuments entwerfen, stellen Sie einfach sicher, dass der Abschnitt nicht in Einzelheiten eintaucht, da die Details im nächsten Abschnitt besprochen werden. Versuchen Sie, diesen Abschnitt entweder als einfache Erklärung zu gestalten, die einen Überblick über die gesamte Arbeit gibt, oder Sie können dies als Aufzählungsliste gestalten.

Die meisten Abschnitte zum Arbeitsumfang der Projekte, die normalerweise entwickelt werden, sind einfache Erklärungen von Dingen, aber es gibt Zeiten, in denen das Projekt erfordert, dass der SOW-Abschnitt des Dokuments technische Details über die Software und Hardware enthalten muss, die verwendet werden sollen der Entwicklungsprozess.

5. Aufgabenliste

Der nächste Abschnitt ist, wie der Name schon sagt, eine aufgemotzte Liste aller verschiedenen Aufgaben, Aktivitäten und Prozesse, an denen gearbeitet werden muss, um sicherzustellen, dass der Prozess ein definitiver Erfolg ist und nichts ungeschehen bleibt.

Eine Sache, die Sie in diesem Abschnitt tun können, ist sicherzustellen, dass alle verschiedenen Punkte, die in diesem Abschnitt aufgeführt sind, leicht lesbar und verständlich sind. Dadurch wird sichergestellt, dass der Leser all die verschiedenen Dinge versteht, die Sie in diesem Abschnitt aufgelistet haben, und sich so schnell wie möglich an die Arbeit macht.

Sie müssen bedenken, dass diese Aufgaben nicht die mit dem Projekt verbundenen Ergebnisse sind. Dies sind die Aktionen, die Sie ausführen werden, um alle Ergebnisse rechtzeitig zu entwickeln und den Projektentwicklungsprozess zu einem Erfolg zu machen.

6. Projektzeitplan

Der Zeitplan jedes Projekts in Ihrem Dienstplan ist sehr wichtig, da jeder über die Start- und Enddaten der zu entwickelnden Ergebnisse zum erforderlichen Zeitpunkt informiert sein sollte. Aber wenn Sie diesen Abschnitt des Dokuments zum Arbeitsumfang entwickeln, gehen Sie noch einen Schritt weiter.

Dieser Abschnitt des Dokuments enthält alle Details zu den Daten und den zugehörigen Aufgaben, die an diesen Daten abgeschlossen werden.

Sie werden auch alle verschiedenen Einheiten erwähnen, die mit dem Entwicklungsprozess verbunden sind, damit jeder weiß, wer wann woran arbeiten wird.

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7. Leistungen

Endlich kommen wir zur Sache. Projektergebnisse sind genau die Ergebnisse, die das Unternehmen vom Entwicklungsteam verlangt.

Im Abschnitt „Ergebnisse“ des Umfangs des Projektdokuments müssen Sie alle unterschiedlichen Ergebnisse auflisten, die Sie von Ihrem Entwicklungsteam am Ende eines bestimmten Sprints oder nach dem gesamten Entwicklungsprozess benötigen.

Zu den Leistungen können Dinge gehören wie:

• Ein voll funktionsfähiger Prototyp des Projekts oder der Website, die Ihr Team entwickelt
• Tracking-Metriken aller verschiedenen Einheiten im Zusammenhang mit dem Projekt
• Seitenvorlagen aller verschiedenen Websites, die Sie zu entwickeln versuchen

8. Adoptionsprozess

Adoptionsprozesse sind im Allgemeinen nicht in den meisten SOW-Dokumenten enthalten, die für die Projekte entwickelt werden, aber es ist ein wirklich wichtiger Abschnitt, der jedem SOW-Dokument hinzugefügt werden sollte.

Was der Adoptionsprozess beschreibt, sind die Änderungen, die aufgrund der Entwicklung des betreffenden Projekts zwangsläufig eintreten werden.

Diese Änderungen können die Layoutänderungen einer Website sein, die das Unternehmen zu überarbeiten versucht, oder sie können die neuen Funktionen sein, die in eine bereits vorhandene Anwendung eingebracht werden, und wie diese Funktionen entstanden sind.

9. Projektmanagement

Der nächste Schritt ist die Anwendung der Projektmanagementprinzipien auf das Ganze. Da die meisten Details im Zusammenhang mit dem Projekt mit ihren jeweiligen Elementen verbunden sind, fehlen Ihnen nur die Managementprinzipien, die diese Show auf die Straße bringen.

Die wichtigsten Prinzipien des Projektmanagements, die im Dokument zum Arbeitsumfang enthalten sind, lauten wie folgt:

ich). Berichterstattung

In diesem Abschnitt werden verschiedene Teammitglieder mit den Aufgaben verbunden, die sie im Projektentwicklungsprozess zu entwickeln haben. Sie als Projektmanager müssen diese Aufgaben zuweisen und die Coaching-Aufgaben übernehmen, die erforderlich sind, um Ihr Team in die richtige Richtung zu lenken.

ii). Zahlung

In diesem Abschnitt werden verschiedene Finanzentscheidungen hervorgehoben. In diesem Zusammenhang werden auch verschiedene Ausgaben im Zusammenhang mit dem Projekt als Ganzes oder die Kosten für jedes Ergebnis, das im Projektentwicklungsprozess entwickelt wird, hervorgehoben und im Detail besprochen.

10. Abschlusskriterien und Abnahme(n)

Last but not least werden die Abschlusskriterien des Projektentwicklungsprozesses und des Freigabeprozesses für alle sichtbar beschrieben, damit alle am Projekt beteiligten Stellen wissen, wann das Projekt enden soll, und ihr Wissen festigen des gesamten Projektentwicklungsprozesses Zeitachse.

Tipps zum Schreiben einer SOW

Hier sind einige der Tipps, die Sie verstehen müssen, bevor Sie mit einem Dokument zum Arbeitsumfang beginnen.

1. Seien Sie visueller

Sie müssen verstehen, dass Lesen viel schwieriger ist, als etwas anzusehen. Man kann in einem einzigen Bild eine Million verschiedene Dinge erzählen, als man in einem 20-seitigen Dokument schreiben kann.

Aus diesem Grund müssen Sie beim Erstellen eines Dokuments zum Arbeitsumfang sicherstellen, dass Sie verschiedene Grafiken und visuelle Darstellungen verwenden, um Ihre Arbeit zu unterstützen.

Es wird die Dinge für den Rest des Teams viel einfacher zu verstehen machen.

2. Seien Sie in Ihrer Sprache sehr spezifisch

Die Sprache, die Sie in Ihrem Dokument zum Arbeitsumfang verwenden, muss sehr präzise sein. Sie müssen sicherstellen, dass alle verschiedenen Wörter und Entitäten, die Sie in Ihrem Dokument erwähnen, von allen verstanden werden. Ansonsten, was soll das.

3. Holen Sie sich die richtigen Sign-offs

Als Projektmanager müssen Sie alle mit Ihrem Plan an Bord holen. Dazu gehören Ihre Teammitglieder und alle Stakeholder, die mit dem Projekt verbunden sind.

Dadurch werden künftige Komplikationen und Konflikte, die zwischen dem Manager und den Stakeholdern über den Projektmanagementprozess entstehen können, reduziert.