編寫出色的工作範圍文檔的 10 個步驟

公司文化總是彼此不同。

他們可能有一些共同的工作流程，但他們處理各種項目的方式和他們執行發展戰略的方式是另一回事。

在這種情況下，人們有時不知道在開發過程中會發生什麼。 如果我們將其提升到對遠程工作人員有疑問的下一個級別，那麼向他們說明整個工作流程會有點忙。

同樣，利益相關者和客戶是完全不同的品種。 為了讓他們感到自信和樂觀，需要製定工作範圍。 它向內部和外部各方概述了您的開發過程。

如果您只是想在行業中擔任項目經理，那麼您需要事先了解SoW Doc 。

什麼是工作範圍文件？

工作文件的範圍是關於項目開發過程的懸崖筆記。

這些文檔包含與項目相關的所有內容，例如，交付計劃、項目的條款和條件、與項目相關的所有不同工作細節以及項目預期的所有不同可交付成果。

您必須將工作範圍文件視為一張地圖，以指導您完成不同的項目開發步驟以及與項目相關的所有其他元素，以確保您對項目變量和開發過程有完整的了解。

如果您在公司擔任項目經理，則必須制定或已經制定詳細的 SOW 文件，以確保團隊的每個成員、公司的每個成員以及與項目相關的利益相關者都了解期望從項目。

本文檔還將幫助您確保每個人都知道他們必須做什麼以及他們必須通過開發過程開發什麼。

以下是必須包含在 SOW 文檔中的不同部分。 讓我們來看看它們。

1. 條款和條件

本節包含尚未向與項目相關的利益相關者明確的所有不同要求、條件和條款。

2. 預算信息

在本節中，為利益相關者描述了有關項目的財務信息。 SOW 文檔的這一部分描述了將在開發過程中花費的每一分錢以及與項目相關的所有不同元素。

3. 個人任務

這是討論與開發團隊的每個成員相關的所有不同任務的地方。 本節將討論可交付成果，無論它們是在 sprint 中還是在整個開發過程中進行。

4. 項目目標

這是 SOW 文檔中最重要的元素之一。

本次會議討論了與項目相關的每一次頭腦風暴會議、問題陳述和想法，以確保每個人都了解公司面臨的問題以及該項目將如何解決問題。

5. 預期結果

在本節中，將討論所有不同的目標和可交付成果。 其中包括與項目相關的所有問題陳述，例如銷售額的增加、不同的轉化指標以及總體流量的預期增加。

本節討論了促使公司開發項目的所有不同目標。

6. 可交付成果

在本節中，我們將深入分析與項目相關的每個小元素和目標。 客戶是否想要您正在開發的網站的可行模型或實際成品？ 像這樣的東西。

7. 里程碑

里程碑是確定的日期和事件，它們標誌著開發過程中包含的過程的不同完成階段。 在本節中，將討論里程碑和麵向截止日期的可交付成果。

我們都知道，當我們希望內部或熟悉的利益相關者對我們正在嘗試開發的一些項目進行批准時，項目提案是必要的。 但是當涉及到與外部實體合作時，工作文件的範圍是必要的，它會告知他們一切。

讓我們不要討論創建完美 SOW 文檔的 10 個最佳步驟。

編寫完美工作範圍文檔的 10 個步驟

以下是創建有效 SOW 文檔所採取的步驟。

• 介紹
• 項目概況
• 項目目標
• 母豬
• 任務列表
• 項目進度
• 可交付成果
• 採用過程
• 項目管理
• 完成標準和簽核

讓我們詳細討論這些步驟。

一、簡介

在項目的一開始，關於項目的想法和頭腦風暴會議被轉錄，關於項目或正在交付的服務的所有細節都被解決。

這些可以包括有關產品正在完成的工作的所有不同細節以及將參與項目開發過程的不同方。

本節還包含在項目開始時必須解決的正式協議和細節。

• 在此階段討論合同，這是與項目相關的許多不同實體之間共同商定的條款
• 本節還討論了獲得公司在完成開發過程中可能需要的資源的排名提議

二、項目概況

在本節中，詳細說明了為什麼要完成這個項目以及最終的開發過程是什麼。 這些小細節都經過審查，並確保一切都符合首先要開發的項目的目的。

只需確保您在本節中使用的措辭易於理解，因為這是讓外部聯繫了解我們在做什麼以及我們打算對產品/服務做什麼的第一步。

作為高級 Salesforce 員工的股份：

“如果同事或家庭成員無法解釋範圍是什麼以及成功的樣子，那麼這個基礎部分需要更新，直到它非常清楚。”

3. 項目目標

在本節中，我們將討論公司希望通過該項目實現的所有不同目標。

他們是否想解決尚未解決的組織範式問題，或者他們是否試圖為以前已經研究過的問題找到解決方案，但該解決方案與專業範式的一般人群不一致。

看一下這個：

如何為有效的目標設定編寫公司 OKR？

四、工作範圍

清單上的下一項是 SOW，它描述了使項目取得一定成功所需完成的所有工作活動。

當您設計文檔的這一部分時，請確保該部分不深入細節，因為細節將在下一部分中討論。 嘗試將此部分設計為一個簡單的解釋，概述所有工作，或者您可以將其設計為項目符號列表。

正常開發的項目的大部分工作範圍部分都是對事物的簡單解釋，但有時項目要求文檔的 SOW 部分必須包含有關將在其中使用的軟件和硬件的技術細節發展過程。

5. 任務清單

下一節正如其名稱所描述的那樣，列出了需要處理的所有不同任務、活動和流程，以確保該流程絕對成功，並且沒有任何遺漏。

您可以在本節中做的一件事是確保本節中列出的所有不同項目都易於閱讀和理解。 這將確保讀者理解您在本節中列出的所有不同內容並儘快開始工作。

您需要記住，這些任務不是與項目相關的可交付成果。 這些是您將要執行的操作，以按時開發所有可交付成果，並使項目開發過程取得成功。

6. 項目進度

您名冊中任何項目的時間表都非常重要，因為每個人都應該被告知需要在要求的時間開發的可交付成果的開始和結束日期。 但是，當您制定工作範圍文檔的這一部分時，您會加倍努力。

文檔的這一部分包括有關日期的所有詳細信息以及將在這些日期完成的相關任務。

您還將提及與開發過程相關的所有不同實體，以便每個人都知道誰將在何時何地工作。

有關的：

專業項目經理的甘特圖規劃和排程

7. 可交付成果

最後，我們開始談正事。 項目可交付成果是公司要求開發團隊提供的確切結果。

項目文檔範圍的可交付成果部分是您必須在特定 sprint 結束或整個開發過程之後列出開發團隊所需的所有不同結果的地方。

可交付成果可以包括以下內容：

• 您的團隊正在開發的項目或網站的完全可操作原型
• 跟踪與項目相關的所有不同實體的指標
• 您嘗試開發的所有不同網站的頁面模板

8. 採用過程

採用過程通常不包含在為項目開發的大多數 SOW 文檔中，但它是一個非常重要的部分，應該添加到每個 SOW 文檔中。

採用過程描述了由於相關項目的開發而必然發生的變化。

這些更改可以是公司正在嘗試改造的網站的佈局更改，也可以是已引入現有應用程序的新功能以及這些功能是如何形成的。

9. 項目管理

下一步是將項目管理原則應用於整個社幫。 由於與項目相關的大部分細節都與它們各自的元素相關聯，因此您只是缺少將在道路上展示的管理原則。

工作範圍文件中包含的主要項目管理原則如下：

一世）。 報告

在本節中，不同的團隊成員與他們在項目開發過程中必須開發的任務相關聯。 作為項目經理，您需要分配這些職責並處理指導團隊正確方向所需的指導職責。

ii)。 支付

在本節中，重點介紹了不同的財務決策。 在這一點上，還詳細討論了與整個項目相關的不同支出，或在項目開發過程中開發的每個可交付成果的成本。

10. 完成標準和簽字

最後但並非最不重要的一點是，項目開發過程的完成標準和簽署過程被描述給每個人看，以便與項目相關的所有實體都知道項目應該何時結束並鞏固他們的知識整個項目開發過程的時間線。

編寫 SOW 的提示

以下是您在開始使用工作範圍文檔之前必須了解的一些提示。

1.更直觀

你需要明白，閱讀比看東西要難得多。 你可以在一張圖片中說出一百萬種不同的東西，而不是你在 20 頁的文檔中可以寫出的東西。

這就是為什麼在創建工作範圍文檔時，您需要確保使用不同的圖形和視覺表示來幫助您的工作。

這將使團隊的其他成員更容易理解。

2. 非常具體地使用您的語言

您在工作文件範圍內使用的語言必須非常準確。 您需要確保所有人都理解您在文檔中提到的所有不同的單詞和實體。 否則，這有什麼意義。

3. 獲得適當的簽字

作為項目經理，您需要讓每個人都參與您的計劃。 這包括您的團隊成員和與項目相關的所有利益相關者。

這樣做將減少未來的任何復雜性，並減少經理和利益相關者之間可能出現的關於項目管理過程的任何衝突。