10 خطوات لكتابة نطاق رائع لوثيقة العمل

تختلف ثقافات الشركة دائمًا عن بعضها البعض.

قد يكون لديهم بعض إجراءات العمل المشتركة ، ولكن الطريقة التي يتعاملون بها مع مختلف المشاريع والطريقة التي يؤدون بها استراتيجيات التنمية الخاصة بهم هي قصة مختلفة.

عندما يكون الأمر كذلك ، لا يعرف الناس أحيانًا ما يمكن توقعه داخل ومن عملية التطوير. إذا أخذناها إلى المستوى التالي حيث يكون العمال عن بعد موضع تساؤل ، فسيصبح الأمر محمومًا بعض الشيء لتوضيح عملية سير العمل بأكملها لهم.

وبالمثل ، فإن أصحاب المصلحة والعملاء هم سلالة مختلفة تمامًا. لجعلهم يشعرون بالثقة والتفاؤل ، يجب تحديد نطاق وثيقة العمل. إنها تحدد عملية التطوير الخاصة بك لأطراف داخلية وخارجية.

إذا كنت على وشك أن تبتل قدميك كمدير مشروع في الصناعة ، فإليك ما تحتاج إلى معرفته مسبقًا حول SoW Doc .

ما هو نطاق وثيقة العمل؟

نطاق وثيقة العمل هو الملاحظات الهائلة حول عملية تطوير المشروع.

تحتوي هذه المستندات على كل ما يتعلق بالمشروع ، على سبيل المثال ، جداول التسليم ، وشروط وأحكام المشروع ، وجميع تفاصيل العمل المختلفة المتعلقة بالمشروع ، وجميع التسليمات المختلفة المتوقعة من المشروع.

يجب أن تفكر في نطاق وثيقة العمل كخريطة لإرشادك خلال خطوات تطوير المشروع المختلفة وجميع العناصر الأخرى المتعلقة بالمشروع ، للتأكد من أن لديك فهمًا كاملاً لمتغيرات المشروع وعملية التطوير.

إذا كنت تعمل كمدير مشروع في شركتك ، فيجب عليك تطوير أو تطوير مستند SOW مفصل للتأكد من أن كل عضو في الفريق ، وكل عضو في الشركة ، وأصحاب المصلحة المرتبطين بالمشروع يعرفون التوقعات. من المشروع.

سيساعدك هذا المستند أيضًا في التأكد من أن الجميع يعرف ما يتعين عليهم القيام به وما يجب عليهم تطويره من خلال عملية التطوير.

فيما يلي الأقسام المختلفة التي يجب تضمينها في مستند SOW. دعونا نلقي نظرة عليهم.

1. الشروط والأحكام

يحتوي هذا القسم على جميع المتطلبات والشروط والأحكام المختلفة التي لم يتم توضيحها لأصحاب المصلحة المرتبطين بالمشروع.

2. معلومات الميزانية

في هذا القسم ، يتم وصف المعلومات المالية الخاصة بالمشروع لأصحاب المصلحة. كل سنت واحد سيتم إنفاقه في عملية التطوير وجميع العناصر المختلفة المتصلة بالمشروع موصوفة في هذا القسم من وثيقة SOW.

3. المهام الفردية

هذا هو المكان الذي تتم فيه مناقشة جميع المهام المختلفة المتعلقة بكل عضو في فريق التطوير. تتم مناقشة المخرجات سواء تم العمل عليها في سباق سريع أو خلال عملية التطوير في هذا القسم.

4. أهداف المشروع

هذا هو أحد أهم عناصر وثيقة SOW.

تتم مناقشة كل جلسة عصف ذهني وبيان مشكلة وفكر مرتبط بالمشروع في هذه الجلسة للتأكد من أن الجميع يعرف المشكلة التي تواجهها الشركة وكيف سيحل هذا المشروع المشكلة.

5. النتائج المتوقعة

في هذا القسم ، تتم مناقشة جميع الأهداف والمخرجات المختلفة. يتضمن ذلك جميع بيانات المشكلة المرتبطة بالمشروع مثل الزيادة في المبيعات ومقاييس التحويل المختلفة والزيادة المتوقعة في إجمالي حركة المرور.

تتم مناقشة جميع الأهداف المختلفة التي تدفع الشركة إلى تطوير المشروع في هذا القسم.

6. المخرجات

في هذا القسم ، نتعمق في التحليل التفصيلي لكل عنصر وهدف صغير مرتبط بالمشروع. هل يرغب العميل في الحصول على نموذج بالحجم الطبيعي عمليًا لموقع الويب الذي تقوم بتطويره أو منتجًا نهائيًا فعليًا؟ أشياء من هذا القبيل.

7. معالم

المعالم الرئيسية هي التواريخ والأحداث المحددة التي تحدد مراحل الإنجاز المختلفة للعمليات المدرجة في عملية التطوير. في هذا القسم ، تتم مناقشة المعالم الرئيسية والتسليمات الموجهة نحو المواعيد النهائية.

نعلم جميعًا أن اقتراح المشروع ضروري عندما نريد الضوء الأخضر من أصحاب المصلحة الداخليين أو المألوفين حول بعض المشاريع التي نحاول تطويرها. ولكن عندما يتعلق الأمر بالعمل مع الكيانات الخارجية ، فإن نطاق وثيقة العمل ضروري لإعلامهم بكل شيء.

دعنا لا نناقش أفضل 10 خطوات لإنشاء مستند SOW مثالي.

10 خطوات لكتابة وثيقة نطاق عمل مثالي

فيما يلي الخطوات التي يتم اتخاذها لإنشاء مستند SOW فعال.

• مقدمة
• ملخص المشروع
• أهداف المشروع
• خنزيرة
• قائمة المهام
• الجدول الزمنى للمشروع
• الإنجازات
• عملية التبني
• ادارة مشروع
• معايير الإنجاز والتسجيل

دعونا نناقش هذه الخطوات بالتفصيل.

1 المقدمة

في بداية المشروع ، يتم تدوين الأفكار وجلسات العصف الذهني حول المشروع ، وتسوية جميع التفاصيل المتعلقة بالمشروع أو الخدمة المقدمة.

يمكن أن تشمل هذه جميع التفاصيل المختلفة حول العمل الذي يقوم به المنتج والأطراف المختلفة التي ستشارك في عملية تطوير المشروع.

يحتوي هذا القسم أيضًا على الاتفاقيات الرسمية والتفاصيل التي يجب تسويتها في بداية المشروع.

• تتم مناقشة العقود في هذه المرحلة وهي الشروط المتفق عليها بشكل متبادل بين العديد من الكيانات المختلفة ذات الصلة بالمشروع
• كما تمت مناقشة عرض الترتيب للحصول على الموارد التي قد تحتاجها الشركة لإكمال عملية التطوير في هذا القسم

2. نظرة عامة على المشروع

في هذا القسم ، تفاصيل حول سبب تنفيذ هذا المشروع وما هو المسار النهائي للتطوير. تتم مراجعة هذه التفاصيل الصغيرة والتأكد من أن كل شيء يتوافق مع الغرض من المشروع الذي سيتم تطويره في المقام الأول.

فقط تأكد من أن الصياغة التي تستخدمها في هذا القسم سهلة الفهم لأنها الخطوة الأولى لجعل الاتصالات الخارجية تدرك ما نحن بصدده وما الذي ننوي فعله بالمنتج / الخدمة.

بصفتها أحد موظفي Salesforce ذوي التصنيف العالي:

"إذا لم يتمكن زميل في العمل أو أحد أفراد الأسرة من شرح ماهية النطاق وما يبدو عليه النجاح ، فيجب تحديث هذا القسم التأسيسي حتى يصبح واضحًا تمامًا."

3. أهداف المشروع

في هذا القسم ، نناقش جميع الأهداف المختلفة التي تريد الشركة تحقيقها من خلال المشروع.

سواء كانوا يريدون حل مشكلة النموذج التنظيمي التي لم يتم حلها بعد أم أنهم يحاولون إيجاد حل لمشكلة تم النظر فيها من قبل ، لكن الحل لا يتفق مع عامة السكان في النموذج المهني.

تحقق من هذا:

كيف تكتب OKRs للشركة من أجل تحديد الأهداف بشكل فعال؟

4. نطاق العمل

العنصر التالي في القائمة هو بيان العمل الذي يصف جميع أنشطة العمل التي يجب القيام بها لجعل المشروع ناجحًا بشكل واضح.

عند تصميم هذا القسم من المستند ، تأكد فقط من أن القسم لا يتعمق في التفاصيل حيث ستتم مناقشة التفاصيل في القسم التالي. حاول تصميم هذا القسم إما كتفسير بسيط يقدم نظرة عامة على كل العمل أو يمكنك تصميمه كقائمة نقطية.

معظم أقسام نطاق العمل للمشاريع التي يتم تطويرها بشكل طبيعي عبارة عن شرح بسيط للأشياء ولكن هناك أوقات يتطلب فيها المشروع أن يحتوي قسم SOW في المستند على تفاصيل فنية حول البرامج والأجهزة التي سيتم استخدامها في عملية التطوير.

5. قائمة المهام

القسم التالي كما يصفه الاسم ، وهو عبارة عن قائمة محسنة لجميع المهام والأنشطة والعمليات المختلفة التي يجب العمل عليها ، للتأكد من أن العملية ناجحة بشكل واضح ، ولم يتم ترك أي شيء دون تغيير.

شيء واحد يمكنك القيام به في هذا القسم هو التأكد من أن جميع العناصر المختلفة المدرجة في هذا القسم يمكن قراءتها وفهمها بسهولة. سيضمن ذلك أن يفهم القارئ جميع الأشياء المختلفة التي ذكرتها في القسم وسيبدأ العمل في أقرب وقت ممكن.

عليك أن تتذكر أن هذه المهام ليست التسليمات المرتبطة بالمشروع. هذه هي الإجراءات التي ستقوم بتنفيذها ، لتطوير جميع المخرجات في الوقت المحدد ، وإنجاح عملية تطوير المشروع.

6. الجدول الزمني للمشروع

يعد الجدول الزمني لأي مشروع في قائمتك مهمًا للغاية ، حيث يجب إبلاغ الجميع بموعد بدء وانتهاء التسليمات التي يجب تطويرها في الوقت المطلوب. ولكن عندما تقوم بتطوير هذا القسم من وثيقة نطاق العمل ، فإنك تذهب إلى أبعد من ذلك.

يتضمن هذا القسم من المستند جميع التفاصيل حول التواريخ والمهام ذات الصلة التي سيتم الانتهاء منها في تلك التواريخ.

ستذكر أيضًا جميع الكيانات المختلفة المرتبطة بعملية التطوير حتى يعرف الجميع من سيعمل على ماذا ومتى.

متعلق ب:

مخططات جانت التخطيط والجدولة لمديري المشاريع المحترفين

7. النواتج

أخيرًا ، نحن نبدأ العمل. مخرجات المشروع هي النتائج الدقيقة التي تطلبها الشركة من فريق التطوير.

قسم التسليمات في نطاق وثيقة المشروع هو المكان الذي يجب عليك فيه سرد جميع النتائج المختلفة التي تطلبها من فريق التطوير الخاص بك في نهاية سباق معين أو بعد عملية التطوير بأكملها.

يمكن أن تشمل المخرجات أشياء مثل:

• نموذج أولي كامل التشغيل للمشروع أو موقع الويب الذي يعمل فريقك على تطويره
• مقاييس التتبع لجميع الكيانات المختلفة ذات الصلة بالمشروع
• قوالب الصفحات لجميع مواقع الويب المختلفة التي تحاول تطويرها

8. عملية التبني

لا يتم تضمين عمليات الاعتماد بشكل عام في معظم مستندات SOW التي يتم تطويرها للمشاريع ، ولكنها قسم مهم حقًا من المفترض إضافته إلى كل مستند SOW.

ما تصف عملية التبني التغييرات التي لا بد أن تحدث بسبب تطوير المشروع المعني.

يمكن أن تكون هذه التغييرات عبارة عن تغييرات تخطيط موقع ويب تحاول الشركة تجديده ، أو يمكن أن تكون الميزات الجديدة التي يتم إدخالها في تطبيق موجود بالفعل وكيف ظهرت هذه الميزات.

9. إدارة المشروع

والخطوة التالية هي تطبيق مبادئ إدارة المشروع على الشركة بأكملها. نظرًا لأن معظم التفاصيل المتعلقة بالمشروع مرتبطة بالعناصر الخاصة بكل منها ، فأنت تفتقد للتو مبادئ الإدارة التي ستظهر هذا العرض على الطريق.

المبادئ الرئيسية لإدارة المشروع التي تم تضمينها في وثيقة نطاق العمل هي كما يلي:

أنا). الإبلاغ

في هذا القسم ، يرتبط أعضاء الفريق المختلفون بالمهام التي يتعين عليهم تطويرها في عملية تطوير المشروع. أنت كمدير مشروع ، تحتاج إلى تعيين هذه الواجبات والتعامل مع واجبات التدريب المطلوبة لتوجيه فريقك في الاتجاه الصحيح.

ب). دفع

في هذا القسم ، يتم تسليط الضوء على القرارات المالية المختلفة. في هذه الملاحظة ، تم أيضًا مناقشة النفقات المختلفة المتعلقة بالمشروع ككل ، أو تكلفة كل منتج يتم تطويره في عملية تطوير المشروع بالتفصيل.

10. معايير الإنجاز وتسجيل الخروج

أخيرًا وليس آخرًا ، يتم وصف معايير الإنجاز لعملية تطوير المشروع وعملية تسجيل الخروج ليراها الجميع حتى تتعرف جميع الكيانات ذات الصلة بالمشروع على موعد انتهاء المشروع وترسيخ معرفتهم من الجدول الزمني لعملية تطوير المشروع بأكملها.

نصائح لكتابة تقرير

فيما يلي بعض النصائح الضرورية لكي تفهمها قبل البدء بنطاق وثيقة العمل.

1. كن أكثر بصرية

عليك أن تفهم أن القراءة أصعب بكثير من مشاهدة شيء ما. يمكنك أن تخبر ملايين الأشياء المختلفة في صورة واحدة مما يمكنك كتابته في مستند من 20 صفحة.

لهذا السبب ، عندما تقوم بإنشاء نطاق من مستند العمل ، فأنت بحاجة إلى التأكد من استخدام رسومات مختلفة وتمثيلات مرئية للمساعدة في عملك.

ستجعل الأمور أسهل كثيرًا على باقي أعضاء الفريق للفهم.

2. كن محددًا جدًا في لغتك

يجب أن تكون اللغة التي تستخدمها في وثيقة نطاق عملك دقيقة للغاية. تحتاج إلى التأكد من أن جميع الكلمات والكيانات المختلفة التي ذكرتها في المستند يفهمها الجميع. خلاف ذلك ، ما هو الهدف منه.

3. احصل على موافقات صحيحة

بصفتك مدير مشروع ، فأنت بحاجة إلى إشراك الجميع في خطتك. يتضمن هذا أعضاء فريقك وجميع أصحاب المصلحة المرتبطين بالمشروع.

سيؤدي القيام بذلك إلى تقليل أي تعقيدات في المستقبل ، وكذلك تقليل أي تعارض قد ينشأ بين المدير وأصحاب المصلحة حول عملية إدارة المشروع.