10 pași pentru scrierea unui document de lucru minunat

Culturile companiei diferă întotdeauna una de alta.

Ei pot avea unele procese de lucru în comun, dar modul în care abordează diverse proiecte și modul în care își realizează strategiile de dezvoltare este o poveste diferită.

Când acesta este cazul, oamenii uneori nu știu la ce să se aștepte în cadrul și de la procesul de dezvoltare. Dacă o ducem la următorul nivel în care lucrătorii la distanță sunt în discuție, devine puțin agitat să le ilustrăm întregul proces de flux de lucru.

De asemenea, părțile interesate și clienții sunt o rasă complet diferită. Pentru a-i face să se simtă încrezători și optimiști, domeniul de aplicare al documentului de lucru trebuie să fie stabilit. Acesta prezintă procesul de dezvoltare pentru părți interne și externe.

Dacă sunteți doar să vă udați picioarele ca manager de proiect în industrie, iată ce trebuie să știți despre SoW Doc în prealabil.

Care este domeniul de aplicare al documentului de lucru?

Scopul documentului de lucru este notele faleze despre procesul de dezvoltare a unui proiect.

Aceste documente conțin tot ceea ce are legătură cu proiectul, de exemplu, Programele de livrare, termenii și condițiile proiectului, toate detaliile de lucru diferite legate de proiect și toate livrabilele diferite care sunt așteptate de la proiect.

Trebuie să vă gândiți la sfera documentului de lucru ca pe o hartă care să vă ghideze prin diferiții pași de dezvoltare a proiectului și toate celelalte elemente legate de proiect, pentru a vă asigura că aveți o înțelegere completă a variabilelor proiectului și a procesului de dezvoltare.

Dacă lucrați ca manager de proiect în compania dvs., trebuie să dezvoltați sau să fi dezvoltat un document SOW detaliat pentru a vă asigura că fiecare membru al echipei, fiecare membru al companiei și părțile interesate conectate la proiect știu despre așteptări. din proiect.

Acest document vă va ajuta, de asemenea, să vă asigurați că toată lumea știe ce trebuie să facă și ce trebuie să dezvolte prin procesul de dezvoltare.

Următoarele sunt diferitele secțiuni care trebuie incluse într-un document SOW. Să aruncăm o privire la ele.

1. Termeni și condiții

Această secțiune conține toate cerințele, condițiile și termenii diferite care nu au fost clarificate părților interesate conectate la proiect.

2. Informații bugetare

În această secțiune, informațiile financiare despre proiect sunt descrise pentru părțile interesate. Fiecare ban care va fi cheltuit în procesul de dezvoltare și toate elementele diferite legate de proiect sunt descrise în această secțiune a documentului SOW.

3. Sarcini individuale

Aici sunt discutate toate sarcinile diferite legate de fiecare membru al echipei de dezvoltare. Rezultatele, indiferent dacă se lucrează la ele într-un sprint sau pe parcursul procesului de dezvoltare, sunt discutate în această secțiune.

4. Obiectivele proiectului

Acesta este unul dintre cele mai importante elemente ale documentului SOW.

Fiecare sesiune de brainstorming, declararea problemei și gândurile asociate cu proiectul sunt discutate în această sesiune pentru a vă asigura că toată lumea știe despre problema cu care se confruntă compania și cum va rezolva acest proiect problema.

5. Rezultate așteptate

În această secțiune, sunt discutate toate obiectivele și livrabile diferite. Acestea includ toate declarațiile de problemă care sunt legate de proiect, cum ar fi creșterea vânzărilor, diferite valori de conversie și creșterea așteptată a traficului general.

Toate obiectivele diferite care determină compania să dezvolte proiectul sunt discutate în această secțiune.

6. Produse livrate

În această secțiune, ne aruncăm în analiza detaliată a fiecărui mic element și obiectiv asociat proiectului. Dorește clientul o machetă funcțională a site-ului web pe care îl dezvoltați sau un produs finit real? Lucruri de genul acela.

7. Repere

Etapele de referință sunt datele și evenimentele definite care marchează diferitele etape de finalizare a proceselor incluse în procesul de dezvoltare. În această secțiune, sunt discutate reperele și livrabilele orientate spre termen.

Știm cu toții că o propunere de proiect este necesară atunci când dorim aprobarea din partea părților interesate interne sau familiare cu privire la unele proiecte pe care încercăm să le dezvoltăm. Dar atunci când vine vorba de lucrul cu entități externe, este necesar sfera documentului de lucru care le informează despre toate.

Să nu discutăm cei mai buni 10 pași pentru a crea un document SOW perfect.

10 pași pentru a scrie un document de lucru cu scopul perfect

Următorii sunt pașii care sunt luați pentru a crea un document SOW eficient.

• Introducere
• rezumatul proiectului
• Obiectivele proiectului
• SCROAFĂ
• Lista sarcinilor
• Programul proiectului
• Produse livrate
• Procesul de adopție
• Management de proiect
• Criterii de finalizare și semnare

Să discutăm acești pași în detaliu.

1. Introducere

Chiar la începutul proiectului, ideile și sesiunile de brainstorming despre proiect sunt transcrise, iar toate detaliile despre proiect sau serviciul prestat sunt rezolvate.

Acestea pot include toate detaliile diferite despre munca care este realizată de produs și diferitele părți care vor fi implicate în procesul de dezvoltare a proiectului.

Această secțiune conține, de asemenea, acordurile oficiale și detaliile care trebuie rezolvate la începutul proiectului.

• Contractele sunt discutate în această etapă, care este termenii conveniți de comun acord între numeroasele entități diferite legate de proiect
• Oferta de clasament pentru a dobândi resursele de care compania ar putea avea nevoie pentru finalizarea procesului de dezvoltare sunt, de asemenea, discutate în această secțiune

2. Prezentare generală a proiectului

În această secțiune, detalii despre motivul pentru care se realizează acest proiect și care va fi cursul final de dezvoltare. Aceste mici detalii sunt revizuite și asigurate că totul corespunde scopului proiectului care urmează să fie dezvoltat în primul rând.

Doar asigurați-vă că formularea pe care o utilizați în această secțiune este ușor de înțeles, deoarece este primul pas pentru ca conexiunile externe să realizeze despre ce ne aflăm și ce intenționăm să facem cu produsul/serviciul.

Ca un angajat Salesforce de rang înalt împărtășește:

„Dacă un coleg de muncă sau un membru al familiei nu poate explica care este scopul și cum arată succesul, atunci această secțiune fundamentală trebuie actualizată până când este clară.”

3. Obiectivele proiectului

În această secțiune, discutăm toate obiectivele diferite pe care compania dorește să le atingă prin proiect.

Fie că vor să rezolve o problemă de paradigmă organizațională care nu a fost încă rezolvată sau că încearcă să găsească o soluție pentru o problemă care a fost analizată anterior, dar soluția nu a fost de acord cu populația generală a paradigmei profesionale.

Verificați asta:

Cum să scrieți OKR-urile companiei pentru stabilirea eficientă a obiectivelor?

4. Domeniul de activitate

Următorul articol de pe listă este SOW care descrie toate activitățile de lucru care trebuie făcute pentru ca proiectul să devină un succes cert.

Când proiectați această secțiune a documentului, asigurați-vă că secțiunea nu se scufundă în detalii, deoarece detaliile vor fi discutate în secțiunea următoare. Încercați să proiectați această secțiune fie ca o explicație simplă care oferă o privire de ansamblu asupra întregii lucrări, fie o puteți proiecta ca o listă cu marcatori.

Majoritatea secțiunilor de lucru ale proiectelor care sunt dezvoltate în mod normal este o simplă explicație a lucrurilor, dar există momente când proiectul necesită ca secțiunea SOW a documentului să conțină detalii tehnice despre software-ul și hardware-ul care urmează să fie utilizat în procesul de dezvoltare.

5. Lista sarcinilor

Următoarea secțiune este așa cum o descrie și numele, o listă completată a tuturor sarcinilor, activităților și proceselor diferite la care trebuie lucrate, pentru a vă asigura că procesul este un succes cert și că nimic nu este lăsat nerealizat.

Un lucru pe care îl puteți face în această secțiune este să vă asigurați că toate elementele diferite enumerate în această secțiune sunt ușor de citit și de înțeles. Acest lucru va asigura că cititorul înțelege toate lucrurile diferite pe care le-ați enumerat în secțiune și se va pune la lucru cât mai curând posibil.

Trebuie să rețineți că aceste sarcini nu sunt livrabile asociate proiectului. Acestea sunt acțiunile pe care urmează să le efectuați, pentru a dezvolta toate livrabilele la timp și pentru a face ca procesul de dezvoltare a proiectului să fie un succes.

6. Programul proiectului

Programul oricărui proiect din lista dvs. este foarte important, deoarece toată lumea ar trebui să fie informată cu privire la datele de început și de sfârșit ale livrabilelor care trebuie dezvoltate la momentul necesar. Dar atunci când dezvoltați această secțiune a domeniului de aplicare a documentului de lucru, faceți eforturi suplimentare.

Această secțiune a documentului include toate detaliile despre date și sarcinile aferente care vor fi finalizate la acele date.

De asemenea, veți menționa toate entitățile diferite care sunt asociate cu procesul de dezvoltare, astfel încât toată lumea să știe cine va lucra la ce și când.

Legate de:

Diagrame Gantt Planificare și programare pentru managerii de proiect profesioniști

7. Produse livrate

În sfârșit, trecem la treabă. Livrabilele proiectului sunt rezultatele exacte pe care compania le cere de la echipa de dezvoltare.

Secțiunea de livrabile din domeniul de aplicare a documentului de proiect este locul în care trebuie să enumerați toate rezultatele diferite de care aveți nevoie de la echipa de dezvoltare la sfârșitul unui anumit sprint sau după întregul proces de dezvoltare.

Livrabilele pot include lucruri precum:

• Un prototip complet operațional al proiectului sau al site-ului web pe care echipa dumneavoastră îl dezvoltă
• Urmărirea valorilor tuturor diferitelor entități legate de proiect
• Șabloane de pagină ale tuturor site-urilor web pe care încercați să le dezvoltați

8. Procesul de adopție

Procesele de adoptare nu sunt, în general, incluse în majoritatea documentelor SOW care sunt dezvoltate pentru proiecte, dar este o secțiune cu adevărat importantă care ar trebui să fie adăugată la fiecare document SOW.

Ceea ce procesul de adoptare descrie schimbările care trebuie să se producă ca urmare a dezvoltării proiectului în cauză.

Aceste modificări pot fi modificările de aspect ale unui site web pe care compania încearcă să îl reînnoiască sau pot fi noile caracteristici care sunt aduse într-o aplicație deja existentă și cum au apărut aceste caracteristici.

9. Management de proiect

Următorul pas este aplicarea principiilor managementului de proiect pe întregul shebang. Cu cele mai multe detalii legate de proiect legate de elementele lor respective, doar îți lipsesc principiile de management care vor scoate acel spectacol pe drum.

Principiile majore de management de proiect care sunt incluse în domeniul de aplicare al documentului de lucru sunt următoarele:

i). Raportare

În această secțiune, diferiți membri ai echipei sunt conectați la sarcinile pe care trebuie să le dezvolte în procesul de dezvoltare a proiectului. În calitate de manager de proiect, trebuie să vă atribuiți aceste sarcini și să vă ocupați de sarcinile de coaching care sunt necesare pentru a vă ghida echipa în direcția corectă.

ii). Plată

În această secțiune sunt evidențiate diferite decizii financiare. În această notă, sunt evidențiate, de asemenea, în detaliu diferite cheltuieli legate de proiect în ansamblu sau costul fiecărui livrabil dezvoltat în procesul de dezvoltare a proiectului.

10. Criterii de finalizare și aprobare(e)

Nu în ultimul rând, criteriile de finalizare a procesului de dezvoltare a proiectului și procesul de semnare sunt descrise pentru ca toată lumea să le vadă, astfel încât toate entitățile legate de proiect să știe când proiectul ar trebui să se încheie și să-și cimenteze cunoștințele. a întregului calendar al procesului de dezvoltare a proiectului.

Sfaturi pentru a scrie un SOW

Iată câteva dintre sfaturile pe care trebuie să le înțelegeți înainte de a începe cu un document de lucru.

1. Fii mai vizual

Trebuie să înțelegi că a citi este mult mai greu decât a viziona ceva. Poți spune un milion de lucruri diferite într-o singură imagine decât poți scrie într-un document de 20 de pagini.

De aceea, atunci când creați un document de lucru, trebuie să vă asigurați că utilizați diferite grafice și reprezentări vizuale pentru a vă ajuta munca.

Va face lucrurile mult mai ușor de înțeles pentru restul echipei.

2. Fii foarte specific în limba ta

Limbajul pe care îl utilizați în documentul dvs. de lucru trebuie să fie foarte precis. Trebuie să vă asigurați că toate cuvintele și entitățile diferite pe care le menționați în documentul dvs. sunt înțelese de toți. Altfel, ce rost are.

3. Obțineți aprobări adecvate

Ca manager de proiect, trebuie să-i aduci pe toți la bord cu planul tău. Aceasta include membrii echipei și toate părțile interesate care sunt conectate la proiect.

Acest lucru va reduce orice complicații în viitor și, de asemenea, va reduce orice conflicte care pot apărea între manager și părțile interesate cu privire la procesul de management al proiectului.