Che cos'è la tabella di marcia del progetto? – La guida definitiva alla creazione di una roadmap di progetto di successo

Mentre guidi il tuo team come project manager, devi anche tenere aggiornati gli stakeholder. Una tabella di marcia del progetto è lo strumento giusto di cui hai bisogno per tenere tutti al corrente. Il mezzo visivo permette di comunicare gli elementi principali di un progetto.

Una tabella di marcia è la pietra angolare del tuo progetto, un documento generale che mette tutto in prospettiva, aiutandoti a vedere il quadro generale. Si restringe l'origine del tuo progetto e il modo in cui le cose si svilupperanno durante il processo.

In questo articolo, ti guideremo sulle basi di un progetto, la sua importanza, i vantaggi e come crearne uno per la tua attività.

Che cos'è una tabella di marcia del progetto?

Una tabella di marcia del progetto è una panoramica strategica del progetto. Evidenzia le caratteristiche principali del progetto senza entrare nei dettagli di ogni passaggio.

Una tabella di marcia del progetto non solo trasmette gli scopi e gli obiettivi di un progetto, ma aiuta anche a mantenere le parti interessate nel cerchio. Spiega tutti i perché del processo.

Prima di passare ai dettagli più specifici del progetto, come un piano o una pianificazione del progetto, devi creare una tabella di marcia per assicurarti che le cose siano comprensibili sin dall'inizio.

I PM utilizzano la roadmap del progetto come strumento di comunicazione per dare il via al progetto. Una buona mappa del progetto comprende quanto segue:

• Scopi e obiettivi: gli scopi e gli obiettivi che si desidera raggiungere entro la fine del progetto.
• Risultati finali : il prodotto finale del progetto, ad esempio software, un prodotto fisico reale, ecc.
• Timeline: vista a volo d'uccello del programma che evidenzia le attività chiave del progetto.
• Rischi potenziali: i rischi coinvolti nel processo che possono ostacolare l'avanzamento del progetto.
• Traguardi: i traguardi indicano un cambiamento nel ciclo di sviluppo.

Inoltre, può anche includere un elenco di risorse chiave che lavoreranno al progetto, il ragionamento alla base di determinate attività, fatti e cifre, ecc. che supportano il tuo approccio.

Che tipo di progetti richiede una tabella di marcia del progetto?

Una tabella di marcia può aiutare qualsiasi progetto o programma che abbia obiettivi strategici, un budget, un calendario e diverse parti interessate.

Una tabella di marcia, ad esempio, potrebbe essere utilizzata da un project manager in un impianto di produzione per supervisionare le linee di produzione o le nuove attrezzature.

Una tabella di marcia può aiutare un analista aziendale a prevedere l'installazione di una nuova tecnologia di business intelligence.

Una tabella di marcia può aiutare un gestore di eventi a immaginare la strategia dell'evento e i preparativi per l'anno futuro. Naturalmente, il focus di qualsiasi roadmap sarà determinato dai dettagli di ciò che stai gestendo.

Costruire la roadmap corretta per il tuo progetto richiede l'identificazione chiara dell'ambito del progetto, dei criteri di successo, dei requisiti e delle parti interessate interne ed esterne.

Tipi di roadmap del progetto

Le forme più frequenti di roadmap sono:

• Mercato e strategia,
• Visionario,
• Tecnologia,
• Piattaforma, e
• Prodotto (interno ed esterno).

Ogni tipo è utile per un determinato scopo e puoi combinarli per raccontare una storia più ampia.

1. Strategia e mercato

Le roadmap di mercato e di strategia descrivono i mercati che intendi perseguire e come intendi sviluppare i prodotti per ciascun segmento.

2. Visionario

Roadmap visionarie forniscono una visione completa delle tendenze aziendali e sociali. Visualizzando i modelli, puoi quindi dimostrare come i tuoi prodotti si inseriscono nel quadro più ampio e come stai sfruttando lo slancio del mercato.

3. Tecnologia

La gestione del progetto della roadmap tecnologica mostra quali tendenze tecnologiche si stanno verificando nel mercato più ampio e ti consente di abbinare i prodotti e le versioni della tua azienda ad essi. Sono un metodo meraviglioso per dimostrare come la tua organizzazione stia sfruttando le nuove opportunità emergenti generate dalla tecnologia.

4. Piattaforma

Le roadmap della piattaforma vengono utilizzate dalle aziende che dispongono di una strategia di piattaforma globale che si basa su partner che lavorano a stretto contatto con loro. Gli esempi includono Windows, Google, macOS e molti altri sistemi.

Una roadmap della piattaforma descrive cosa accadrà al software della piattaforma principale, nonché ciò che il business della piattaforma fornirà in termini di prodotti propri e strumenti di sviluppo di cui i partner avranno bisogno per supportare la piattaforma.

5. Prodotto (interno ed esterno)

Le roadmap dei prodotti indicano quando saranno disponibili le nuove versioni dei prodotti, quale sarà il tema principale o le funzionalità importanti e quali saranno le funzionalità secondarie incluse.

• Le tabelle di marcia interne del progetto possono essere utilizzate per guidare gli obiettivi di sviluppo, connettersi con l'alta dirigenza e altri dipartimenti e aiutare l'azienda a ottenere finanziamenti.
• Le roadmap esterne vengono utilizzate per comunicare con clienti, partner, media e analisti. Le tabelle di marcia esterne dovrebbero essere basate su tabelle di marcia interne, ma dovrebbero essere molto più ampie.

Prima di procedere con i dettagli, vorremmo chiarire la differenza tra una tabella di marcia del progetto e un piano di progetto poiché entrambi sono spesso confusi come la stessa cosa.

Qual è la differenza tra la tabella di marcia del progetto e il piano del progetto?

Un progetto è un riepilogo dettagliato di tutti i dettagli del progetto. Delinea le specifiche molto tra cui:

• La divisione dei compiti
• L'assegnazione dei compiti alle risorse
• Scadenze proposte per ogni attività ecc.

Un piano di progetto consente ai PM di definire una strategia per l'intero processo e di tenere d'occhio l'andamento del processo.

Una tabella di marcia del progetto, al contrario, è una panoramica molto più ampia del progetto. Non dettaglia i pezzi del progetto. Offre uno schema a livello di superficie del progetto. Inoltre, le roadmap aiutano il team a dare un'idea generale del progetto a colpo d'occhio.

In genere, i PM creano prima una tabella di marcia e poi la utilizzano per ritagliarsi un piano dettagliato.

Perché le tabelle di marcia sono importanti?

Bene, potresti chiederti cosa rende le tabelle di marcia così importanti. Perché vi invitiamo a crearne uno? Cosa fa per la tua attività? eccetera.

Siamo qui per rispondere a queste domande per te. Poiché le tabelle di marcia si rivolgono principalmente alle parti interessate e ai membri del team, la loro importanza può essere misurata dai seguenti punti:

• Avviare un progetto: a volte è difficile portare avanti un progetto a causa delle incertezze coinvolte. Una tabella di marcia del progetto può mettere le cose in prospettiva per te in modo che tu possa restringere il tuo focus e lavorare e dare il via al progetto.
• Risparmio di tempo: il tempo è denaro. Non vuoi sprecare il tempo dei tuoi stakeholder o di chiunque altro per quella materia. In questi casi, le roadmap possono aiutarti a riassumere i punti chiave in modo da poter trasmettere la tua idea in modo efficiente in termini di tempo.
• Importanza contestuale: con una tabella di marcia, puoi evidenziare l'importanza del progetto e convincere le parti interessate aiutandole a comprendere il contesto del progetto.
• Comunicazione di squadra: poiché devi lavorare con una squadra, una tabella di marcia può aiutarti a comunicare gli obiettivi e gli obiettivi del progetto ai membri del team. Inoltre, con la tabella di marcia in vista, tu e il tuo team potete costruire sulla tabella di marcia e definire una strategia di conseguenza un piano di progetto.
• Identifica le attività prioritarie: le tabelle di marcia possono aiutarti a identificare le parti più importanti di un progetto. Può anche aiutarti a misurare il lavoro richiesto per il completamento efficiente delle attività.
• Comunicazione senza interruzioni con le parti interessate: la mancanza di comunicazione con le parti interessate spesso provoca insoddisfazione per il lavoro. Una tabella di marcia può aiutarti a evitare tali situazioni assicurandoti che tutti, parti interessate e membri del team, siano sulla stessa pagina.
• Semplifica la comunicazione : gli stakeholder spesso non sono disposti a passare ore e ore a leggere o ascoltare i dettagli di un progetto, preferiscono una panoramica generale dello stato di avanzamento. Le tabelle di marcia, in questi casi, riassumono adeguatamente i progressi senza approfondire i dettagli.
• Chiarisce scopi e obiettivi : una tabella di marcia aiuta a chiarire gli scopi e gli obiettivi del progetto prima di passare a una riunione iniziale o alla pianificazione del progetto.
• Istantanea del tuo progetto : le roadmap fungono da istantanee condivisibili del tuo progetto. Puoi aggiornare la tua roadmap con lo stato di avanzamento del progetto in modo da poterla mostrare a chiunque, in qualsiasi momento.
• Creare una barriera tra le parti interessate e i membri del team : le parti interessate svolgono un ruolo importante nelle aziende e il loro coinvolgimento è inevitabile, a volte il loro coinvolgimento può essere scomodo per i membri del team. In questi casi, le roadmap possono aiutarti a proteggere i membri del team dalla microgestione delle parti interessate.
• Un trampolino di lancio per un piano di progetto: come accennato in precedenza, le tabelle di marcia lasciano il posto ai piani di progetto. Una volta ottenuta l'approvazione delle parti interessate sulla tabella di marcia, puoi trasformarla in un piano di progetto.

Come creare una buona tabella di marcia del progetto?

Per creare una buona tabella di marcia del progetto, è necessario considerare quanto segue:

1. Tenere una riunione iniziale:

Prima di iniziare a creare la tua tabella di marcia, dovresti tenere un incontro di avvio con le parti interessate e i membri del team.

Il kick-off meeting servirà come un modo per portare tutti sulla stessa linea, comprendere le aspettative degli stakeholder, chiarire eventuali domande, ecc.

2. Raccogli informazioni di base:

Poiché la roadmap del progetto fornirà una panoramica strategica del progetto, deve rispondere a tutti i perché del progetto. E, per questo, devi avere tutte le relative informazioni, fatti, cifre, ecc. a portata di mano.

La portata delle informazioni dipende dai requisiti del progetto, ma potrebbe includere ricerche di mercato, analisi delle tendenze di mercato, ecc. Le informazioni ti aiuteranno a convalidare le tue idee di fronte alle parti interessate.

3. Includere le informazioni necessarie:

La tabella di marcia alla fine si trasformerà in un piano di progetto e sarà la stella guida del tuo progetto, in quanto tale, devi includere tutte le informazioni necessarie in essa. Le informazioni in questione possono includere:

• Scopi e obiettivi
• Risultati del progetto
• Cronologia del progetto
• Potenziali rischi coinvolti
• Pietre miliari

4. Crea la tabella di marcia:

L'ultimo passaggio è il più importante di tutti, ovvero creare effettivamente la tabella di marcia. Puoi utilizzare un modello per accelerare il ritmo delle cose o personalizzare la tua tabella di marcia.

Puoi anche utilizzare uno strumento di gestione del progetto per ritagliare la roadmap del tuo progetto.

5. Passaggi successivi

Poiché la tua tabella di marcia rappresenta il quadro generale, dovresti includere i passaggi di follow-up o cosa succede quando il progetto viene completato con successo.

Suggerimenti e trucchi che potrebbero tornare utili

Ora che hai creato la tua roadmap del progetto, ti suggeriremo alcuni suggerimenti e trucchi che potrebbero tornare utili.

• Crea la tua tabella di marcia prima del piano del progetto: prima di suddividere il tuo progetto in parti più piccole e di immergerti nei dettagli, una tabella di marcia ti aiuterà a tenere sotto controllo le cose importanti in modo da non perderti nelle fasi successive.
• Usa la roadmap nella riunione di avvio: dovresti visualizzare la tua roadmap nella riunione di avvio. Ti aiuterà a chiarire molti dettagli e giocherà un ruolo importante nello sviluppo successivo delle strategie.
• Aggiorna regolarmente la tua tabella di marcia: mantieni la tua tabella di marcia sempre aggiornata e assicurati che sia accessibile a tutti i membri del team. In modo che ogni volta che uno stakeholder visualizza la tabella di marcia, può vedere i progressi a colpo d'occhio.
• Usa il software di roadmapping: la creazione manuale di una roadmap di progetto da zero può essere un lavoro faticoso. Invece di sprecare il tuo cervello, usa un software di roadmapping che può aiutarti a creare una roadmap efficiente. Questi strumenti offrono funzionalità uniche, modelli, ecc. e sono relativamente facili da usare.
• Collaborare con le parti interessate: questo aiuta a garantire che le parti interessate non solo siano coinvolte nel progetto, ma siano anche soddisfatte della sua evoluzione.
• Spiega i rischi connessi: niente è perfetto, il tuo progetto può anche essere vittima di incertezze. Mantenere le parti interessate nel circuito aiuta a garantire che siano consapevoli dei potenziali rischi e che non ci siano sorprese dell'ultimo minuto.

Domande frequenti sulla tabella di marcia del progetto:

1. Che cos'è una tabella di marcia del progetto?

Una tabella di marcia è uno strumento strategico che può aiutare a dimostrare graficamente strategie sia a lungo che a breve termine. In poche parole, indica dove ti trovi e dove intendi andare nei prossimi anni.

2. Quali sono le diverse fasi della gestione del progetto della roadmap?

Tradizionalmente, il processo di mappatura stradale è suddiviso in tre fasi:

• Attività preliminare
• Sviluppo
• Seguito

3. Qual è la funzione di una tabella di marcia?

Funziona come uno strumento di comunicazione, un documento di alto livello che aiuta nell'espressione del pensiero strategico - il perché - dietro sia l'obiettivo che il piano per raggiungerlo.

4. Cosa dovrebbe contenere una tabella di marcia del progetto?

Una tabella di marcia è un piano strategico che descrive un obiettivo o un risultato previsto e le azioni essenziali o le tappe fondamentali necessarie per raggiungerlo. Funge anche da strumento di comunicazione, un documento di alto livello che aiuta nell'espressione del pensiero strategico - il perché - dietro sia l'obiettivo che la strategia per raggiungerlo.

È un involucro!

Prima di salutarci, vorremmo aggiungere che oltre a uno specifico strumento di roadmapping, puoi utilizzare il tuo strumento di gestione dei progetti esistente per creare la roadmap.

Gli strumenti di gestione dei progetti Agile, come nTask , sono caricati con tutte le funzionalità necessarie per creare una roadmap di progetto. Quindi, dai il via al tuo progetto con una roadmap progettata con l'aiuto di uno strumento specializzato.

Questo è tutto dalla nostra parte. Abbiamo spiegato tutti gli elementi essenziali di una tabella di marcia del progetto e come costruirne una da soli. Puoi contattarci nella sezione commenti in caso di domande e risponderemo prontamente alle tue domande.

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