การนำ Project Integration Management ไปใช้

โครงการระยะยาวที่ซับซ้อนมักจะเกี่ยวข้องกับส่วนต่าง ๆ ที่จำเป็นต้องปรับให้สอดคล้องกันในที่สุด

หากกระบวนการนี้เกี่ยวข้องกับงานของทีมหรือแผนกต่างๆ ทุกอย่างก็จะกลายเป็นเรื่องที่ซับซ้อนมากขึ้น

การจัดการการรวมโครงการมีความสำคัญอย่างมาก เนื่องจากเป็นกระบวนการที่ช่วยให้กระบวนการที่ซับซ้อนดังกล่าวสามารถจัดตำแหน่งและสร้างความสามัคคีที่จำเป็นในการให้ผลลัพธ์ของโครงการที่ประสบความสำเร็จ

แต่การจัดการการรวมโครงการคืออะไร? เหตุใดการจัดการการรวมโครงการจึงมีความสำคัญ มีประโยชน์กับคุณอย่างไร? และคุณจะนำไปใช้ในโครงการต่อไปของคุณได้อย่างไร?

นี่คือคำแนะนำของคุณเกี่ยวกับทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการนำการจัดการการรวมโครงการไปใช้

การจัดการการรวมโครงการคืออะไร?

การจัดการโครงการแบบบูรณาการคือกระบวนการประสานงานชิ้นส่วนและองค์ประกอบที่เคลื่อนไหวทั้งหมดของโครงการตลอดวงจรชีวิตโครงการ

การจัดการโครงการแบบบูรณาการได้รับการระบุโดย PMBOK (Project Management Book of Knowledge) ให้เป็นหนึ่งในสิบด้านความรู้ที่สำคัญ

กระบวนการนี้จะพิจารณาว่าองค์ประกอบต่างๆ ของโครงการของคุณเชื่อมโยงถึงกันอย่างไร ตลอดจนความเกี่ยวข้องกับแผนกอื่นๆ ในองค์กรของคุณกับโครงการอย่างไร เป็นกระบวนการสร้างความมั่นใจว่าโครงการจะไม่ได้รับการจัดการแบบแยกส่วน

การประสานงานขององค์ประกอบต่างๆ รวมถึงการประสานงานผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ทรัพยากร งาน ฯลฯ

ความสำคัญของการจัดการการรวมโครงการ

คำถาม 'เหตุใดการจัดการการรวมโครงการจึงมีความสำคัญ' มีความสำคัญต่อธุรกิจของคุณ

เราสามารถเข้าใจระดับความสำคัญของการจัดการการรวมโครงการกับทุกความสำเร็จของโครงการและความสะดวกที่สร้างขึ้นสำหรับผู้จัดการโครงการ

กระบวนการนี้ช่วยให้มั่นใจถึงเสถียรภาพทั่วทั้งโครงการในทุกพื้นที่ ซึ่งรวมถึง:

• ขอบเขตโครงการ
• ตารางโปรเจ็ค
• ต้นทุนโครงการ
• ทรัพยากร
• การสื่อสาร
• การบริหารความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น
• ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

การใช้การจัดการโครงการแบบบูรณาการช่วยให้คุณและทีมของคุณสามารถใช้กลยุทธ์โครงการที่ประสบความสำเร็จมากขึ้นได้ตั้งแต่เริ่มต้นโครงการใดๆ

ประโยชน์ของการจัดการการรวมโครงการคืออะไร

เราได้เน้นว่าเหตุใดการจัดการการรวมโครงการจึงมีความสำคัญ และการนำการจัดการโครงการแบบบูรณาการไปใช้เป็นส่วนสำคัญในการบรรลุการส่งมอบโครงการที่ประสบความสำเร็จได้อย่างไร อย่างไรก็ตาม ต่อไปนี้เป็นประโยชน์อื่นๆ ที่คุณจะได้รับจากการใช้การจัดการโครงการแบบบูรณาการ

มีประโยชน์มากมายที่จะได้รับจากการนำการจัดการโครงการแบบบูรณาการมาใช้ ต่อไปนี้คือสามสิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับคุณ:

ความสามารถในการประหยัดเวลาอันมีค่า

ด้วยการจัดการโครงการแบบบูรณาการ คุณกำลังใช้ความพยายามในการแบ่งปันทรัพยากรรวมทั้งจัดการกับกำหนดการที่ทับซ้อนกันในเชิงรุก

การดำเนินการเชิงรุกในแนวทางนี้และการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด ช่วยให้คุณและทีมของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด

นอกจากนี้ยังช่วยให้แน่ใจว่าไม่มีทรัพยากรที่มีภาระมากเกินไปหรือทรัพยากรที่ไม่มีงาน ดังนั้นคุณจึงลดระยะเวลาว่างลงอย่างมาก

สิ่งนี้ช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและสร้างวิธีการประหยัดเวลาสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง

ปรับปรุงการประสานงาน

วิธีการทำงานของการจัดการโครงการแบบบูรณาการช่วยให้โครงการของคุณได้รับทิศทางและปรับปรุงการประสานงานระหว่างทีมของคุณ

การแบ่งบทบาทและความรับผิดชอบของบุคคลและทีม การสร้างรายการกระบวนการและงานโครงการทั้งหมด การตรวจสอบประสิทธิภาพของโครงการ และองค์ประกอบอื่นๆ ของการจัดการโครงการแบบบูรณาการ ทั้งหมดนี้ทำให้โครงการมีจุดมุ่งหมายที่กำหนดไว้และปรับปรุงการประสานงานระหว่างองค์กรของคุณ

ปรับปรุงความรับผิดชอบ

เพื่อให้การจัดการโครงการแบบบูรณาการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ บุคคลที่เกี่ยวข้องซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของโครงการจำเป็นต้องรักษาการสื่อสารที่สอดคล้องกัน

ซึ่งรวมถึงผู้จัดการโครงการ ทีมงานที่ทำงานในโครงการ และแม้แต่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือลูกค้าที่เกี่ยวข้อง

การสื่อสารอย่างต่อเนื่องนี้ช่วยให้แน่ใจว่าทุกคนได้รับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการและช่วยให้มั่นใจว่ามีการจัดการความคาดหวังอย่างเหมาะสม ในทางกลับกัน สิ่งนี้ทำให้รู้สึกถึงความรับผิดชอบที่สร้างขึ้นระหว่างฝ่ายที่เกี่ยวข้องและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน

วิธีการนำการจัดการการรวมโครงการไปใช้?

ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าการจัดการโครงการแบบบูรณาการคืออะไร เหตุใดจึงสำคัญ และอะไรจะเกิดขึ้นกับคุณหากคุณต้องใช้การจัดการโครงการแบบบูรณาการ คุณจะดำเนินการอย่างไรกับการนำมันไปใช้กับโครงการต่อไปของคุณ

นี่คือคำแนะนำเกี่ยวกับขั้นตอนในการนำการจัดการโครงการแบบบูรณาการไปใช้ในโครงการต่อไปของคุณ:

ขั้นตอนที่ 1: พัฒนากฎบัตรโครงการ

กฎบัตรโครงการเป็นหนึ่งในเอกสารแรกที่คุณสร้างและเป็นหนึ่งในขั้นตอนแรกในการรวมโครงการ

กฎบัตรโครงการเป็นเอกสารอย่างเป็นทางการที่อธิบายโครงการอย่างครบถ้วน แต่โดยทั่วไปแล้วจะสั้นและตรงประเด็น

เอกสารนี้ใช้ตลอดอายุของโครงการและรวมถึงข้อมูลต่างๆ เช่น เหตุใดจึงดำเนินโครงการ วัตถุประสงค์ของโครงการคืออะไร ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคือใคร ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นคืออะไร ตลอดจนผลประโยชน์ที่จะได้รับ และ ภาพรวมโดยย่อของงบประมาณโครงการ

หากต้องการอ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างกฎบัตรโครงการ โปรดอ่านโพสต์บล็อกนี้เกี่ยวกับวิธีเขียนกฎบัตรโครงการที่มีประสิทธิภาพ

กฎบัตรโครงการเป็นขั้นตอนแรกและวิธีที่ง่ายที่สุดในการทำให้ทุกคนมีส่วนร่วมในหน้าเดียวกันตั้งแต่เริ่มต้น ดังนั้น นี่เป็นขั้นตอนที่ดีในการช่วยรวมบุคคลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเข้ากับสิ่งที่โครงการจะรวมไว้

ขั้นตอนที่ 2: การพัฒนาแผนการจัดการโครงการ

แผนการจัดการโครงการที่ได้รับการดูแลจัดการอย่างดีช่วยให้แผนกต่างๆ และบุคคลที่ทำงานในโครงการทราบถึงสิ่งที่คาดหวัง กำหนดเวลาที่ต้องปฏิบัติตาม และวิธีการทำงานร่วมกันและประสานงานซึ่งกันและกัน

แผนการจัดการโครงการนำเสนอพื้นฐานสำหรับโครงการ รวมถึงขอบเขตโครงการ กำหนดการโครงการ งบประมาณสำหรับโครงการ และข้อมูลอื่นๆ ในการดำเนินโครงการ

แผนการจัดการโครงการกำหนดวิธีการที่ทีมจะใช้เพื่อให้ทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกันและรวมเข้าด้วยกันอย่างมีประสิทธิภาพ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างแผนการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพ โปรดดูคู่มือนี้

ขั้นตอนที่ 3: จัดการการดำเนินโครงการและกระบวนการทำงานของโครงการ

เมื่อเอกสารพร้อมแล้วก็ถึงเวลาดำเนินการตามแผน ผู้จัดการโครงการของโครงการควรรวมงานที่ได้รับมอบหมายทั้งหมดของสมาชิกในทีมแต่ละคนเข้าไว้ในวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ของโครงการ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกแผนกและทีมงานที่ทำงานในโครงการมีเครื่องมือและทรัพยากรในการดำเนินการตามแผนโครงการเพื่อให้สามารถรวมและจัดตำแหน่งโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ติดตามกระบวนการของโครงการพร้อมกับการประชุม เช่น การประชุมสถานะและการประชุมผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และองค์ประกอบโครงการอื่น ๆ เพื่อให้มั่นใจว่ามีการบูรณาการซึ่งกันและกันเพื่อการส่งมอบโครงการที่ประสบความสำเร็จ

ขั้นตอนที่ 4: ติดตามความคืบหน้าและการทำงานของโครงการ

สิ่งสำคัญคือต้องทำให้ทุกอย่างอยู่ในการตรวจสอบและสอดคล้องกับกฎบัตรของโครงการตลอดทั้งโครงการ

เพื่อให้แน่ใจว่าโครงการจะดำเนินต่อไปและสามารถประสบความสำเร็จได้

พิจารณาให้มั่นใจว่าขอบเขตของโครงการอยู่ในการตรวจสอบ ตลอดจนรักษากำหนดการของโครงการที่ตัดสินใจ คุณภาพของงาน และการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ขั้นตอนนี้ยังเกี่ยวข้องกับการพิจารณาว่าทุกคนทำงานร่วมกันอย่างไร และแผนกต่างๆ ที่เกี่ยวข้องในโครงการของคุณมีการประสานงานและรวมเป็นหนึ่งเดียวตามที่คุณต้องการหรือไม่

ขั้นตอนที่ 5: ดำเนินการควบคุมการเปลี่ยนแปลงแบบบูรณาการ

การเปลี่ยนแปลงที่ไม่คาดคิดหรือสิ่งที่ไม่รู้คือส่วนหนึ่งและเป็นส่วนหนึ่งของโครงการใด ๆ ไม่ว่าจะใหญ่หรือเล็ก และไม่ว่าจะมีการวางแผนมากน้อยเพียงใด

และในขณะที่สิ่งเหล่านี้เป็นเหตุการณ์ปกติและเกิดขึ้นทั่วไป การเปลี่ยนแปลงบางอย่างมีศักยภาพที่จะทำให้ทั้งโครงการเสียหาย

ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องให้ความสำคัญกับการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวและความสนใจที่พวกเขาสมควรได้รับ คุณต้องการใช้ระบบหรือกระบวนการในกลยุทธ์การจัดการการรวมระบบของคุณเพื่อจัดการกับการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว

คุณต้องการกระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลงแบบบูรณาการ ด้วยวิธีนี้ แม้จะมีการเปลี่ยนแปลง คุณก็สามารถมั่นใจได้ว่ากระบวนการของคุณยังคงเป็นหนึ่งเดียว และทุกคนยังคงอยู่ในหน้าเดียวกันและทำงานไปสู่เป้าหมายเดียวกัน

ขั้นตอนที่ 6: ปิดโครงการ

เมื่อคุณใกล้ถึงการปิดโครงการแล้ว ก็ถึงเวลาตรวจสอบวิธีการจัดส่งโครงการ

คุณต้องการพิจารณาว่าคุณและทีมของคุณพิจารณาว่าโครงการประสบความสำเร็จจากที่ใด รวมถึงปัญหาใดที่กำลังเผชิญอยู่ เพื่อให้คุณสามารถเรียนรู้จากพวกเขาสำหรับโครงการต่อไปของคุณ

คำติชมแบบรวมศูนย์สามารถช่วยปรับปรุงกระบวนการจัดการการรวมโครงการสำหรับโครงการถัดไปของคุณ

การใช้ nTask สำหรับการจัดการการรวมโครงการ

เช่นเดียวกับกระบวนการหรือองค์ประกอบใดๆ ในโครงการ การใช้การจัดการโครงการแบบบูรณาการอาจเป็นเรื่องยาก แต่การใช้เครื่องมือที่เหมาะสมจะช่วยสร้างความแตกต่างได้มาก...

นี่คือที่มา ของ nTask ด้วยคุณสมบัติที่ซับซ้อนแต่ใช้งานง่ายมากมาย เครื่องมือการจัดการโครงการนี้ทำให้องค์ประกอบทั้งหมดของการจัดการโครงการของคุณง่ายขึ้น รวมถึงการจัดการโครงการแบบบูรณาการ

nTask นำเสนอคุณลักษณะการจัดการงานและเครื่องมือการวางแผนที่คุณสามารถใช้เพื่อจัดวางงานโครงการทั้งหมดและมอบหมายให้กับสมาชิกในทีม ซึ่งสามารถดูได้จากแผนภูมิแกนต์แบบโต้ตอบหรือบอร์ด Kanban เพื่อให้องค์กรอยู่ในแนวเดียวกันและทำงานอย่างกลมกลืน

แผนภูมิ Gantt และกระดาน Kanban ช่วยให้สมาชิกในทีม ผู้จัดการโครงการ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ ได้รับความโปร่งใส ซึ่งช่วยให้มีวิธีการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นสำหรับทั้งองค์กร

ฟีเจอร์อื่นๆ ได้แก่ เครื่องมือจัดการการประชุม ฟีเจอร์การจัดการความเสี่ยงและปัญหา โมดูลไทม์ชีท เครื่องมือสื่อสารและการทำงานร่วมกัน และอื่นๆ อีกมากมาย

ตรวจสอบคุณสมบัติทั้งหมดที่ nTask นำเสนอ และวิธีที่คุณสามารถใช้เพื่อช่วยในการปรับใช้การจัดการโครงการแบบบูรณาการในโครงการถัดไปของคุณบนหน้าคุณสมบัติผลิตภัณฑ์ของ nTask หรือจองการสาธิตกับตัวแทนของเรา

แหล่งข้อมูลเพิ่มเติม:

• 57 ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุด (& ฟรี) ปี 2022
• เทคนิค Pomodoro + 11 แอพและตัวจับเวลา Pomodoro ที่ดีที่สุดสำหรับการทำงาน
• 10 ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการระดับองค์กรที่ดีที่สุดสำหรับปี 2565
• 18 ซอฟต์แวร์ Timesheet ที่ดีที่สุดสำหรับการติดตามเวลาของพนักงานในปี 2022
• 16 เครื่องมือทำงานระยะไกลที่ดีที่สุดสำหรับผู้จัดการโครงการ

• เครื่องมือการจัดการผลิตภัณฑ์ที่ดีที่สุดที่มีจำหน่ายในปี 2022