Wdrażanie zarządzania integracją projektów

Złożone projekty długoterminowe zwykle obejmują różne warianty części, które ostatecznie muszą zostać dopasowane.

Jeśli ten proces obejmuje pracę różnych zespołów lub działów, wszystko staje się o wiele bardziej skomplikowane.

Zarządzanie integracją projektów ma ogromne znaczenie, ponieważ jest to proces, który umożliwia tak złożonemu procesowi dostosowanie i stworzenie harmonii potrzebnej do osiągnięcia pomyślnego wyniku projektu.

Ale czym jest zarządzanie integracją projektów? Dlaczego zarządzanie integracją projektów jest ważne? Jakie to daje korzyści? A jak w ogóle zaimplementujesz to w swoim następnym projekcie?

Oto Twój przewodnik po wszystkim, co musisz wiedzieć o wdrażaniu zarządzania integracją projektów.

Co to jest zarządzanie integracją projektów?

Zintegrowane zarządzanie projektami to proces koordynowania wszystkich ruchomych części i elementów projektu przez cały cykl życia projektu.

Zintegrowane zarządzanie projektami zostało zidentyfikowane przez PMBOK (Księga Wiedzy o Zarządzaniu Projektami) jako jeden z dziesięciu kluczowych obszarów wiedzy.

Ten proces uwzględnia, w jaki sposób różne elementy projektu łączą się, a także w jaki sposób inne działy w organizacji odnoszą się do projektu. Jest to proces zapewniający, że projekt nie jest zarządzany w odosobnieniu.

Koordynacja elementów obejmuje koordynację interesariuszy, zasobów, zadań itp.

Znaczenie zarządzania integracją projektów

Pytanie „Dlaczego zarządzanie integracją projektów jest ważne?” ma znaczenie dla Twojej firmy.

Potrafiliśmy zrozumieć poziom znaczenia Zarządzania Integracją Projektów z każdym sukcesem projektu i łatwością, jaką tworzy dla kierowników projektów.

Proces ten zapewnia stabilność całego projektu we wszystkich jego różnych obszarach. To zawiera:

• Zakres projektu
• Harmonogram projektu
• Koszt projektu
• Zasoby
• Komunikacja
• Zarządzanie potencjalnym ryzykiem
• Interesariusze

Wdrożenie zintegrowanego zarządzania projektami pozwala Tobie i Twojemu zespołowi wdrożyć skuteczniejszą strategię projektową od samego początku każdego projektu.

Jakie są zalety zarządzania integracją projektów?

Podkreśliliśmy, dlaczego zarządzanie integracją projektów jest ważne i jak wdrożenie zintegrowanego zarządzania projektami jest kluczowym elementem udanej realizacji projektu. Oto jednak kilka innych korzyści, które możesz uzyskać dzięki wdrożeniu zintegrowanego zarządzania projektami.

Istnieje wiele korzyści, które można uzyskać z wdrożenia zintegrowanego zarządzania projektami, oto trzy najważniejsze rzeczy, które są w nim dla Ciebie:

Możliwość zaoszczędzenia cennego czasu

Dzięki zintegrowanemu zarządzaniu projektami starasz się dzielić zasoby, a także aktywnie radzić sobie z nakładającymi się harmonogramami.

Bycie proaktywnym w tym podejściu i maksymalne wykorzystanie dostępnych zasobów pozwala Tobie i Twojemu zespołowi pracować tak wydajnie, jak to możliwe.

Zapewnia to również, że nie ma przeciążonych zasobów ani zasobów, które nie mają pracy, dlatego drastycznie skracasz czas bezczynności.

Poprawia to produktywność i tworzy metodę oszczędzającą czas dla wszystkich zaangażowanych.

Popraw koordynację

Sposób, w jaki działa zintegrowane zarządzanie projektami, pozwala nadać projektowi kierunek, a także poprawia koordynację między zespołami.

Podział ról i odpowiedzialności poszczególnych osób i zespołów, tworzenie listy wszystkich procesów i zadań projektowych, monitorowanie wyników projektu i inne elementy zintegrowanego zarządzania projektami – wszystko to przyczynia się do nadania projektowi zdefiniowanego celu i poprawy koordynacji między organizacją.

Ulepszona odpowiedzialność

Aby zintegrowane zarządzanie projektami działało wydajnie, odpowiednie osoby uczestniczące w projekcie muszą utrzymywać spójną komunikację.

Obejmuje to kierownika projektu, zespół pracujący nad projektem, a nawet odpowiednich interesariuszy lub klientów.

Ta ciągła komunikacja zapewnia, że ​​wszyscy są na bieżąco z postępami projektu i zapewnia właściwe zarządzanie oczekiwaniami. To z kolei pozwala na wytworzenie poczucia odpowiedzialności wśród zaangażowanych stron i poprawia produktywność.

Jak wdrożyć zarządzanie integracją projektów?

Teraz, gdy już wiesz, czym jest zintegrowane zarządzanie projektami, dlaczego jest ważne i co z tego wynika, jeśli miałbyś wdrożyć zintegrowane zarządzanie projektami, w jaki sposób możesz wdrożyć je w swoim następnym projekcie?

Oto przewodnik po etapach wdrażania zintegrowanego zarządzania projektami w kolejnym projekcie:

Krok 1: Opracuj Kartę Projektu

Karta projektu jest jednym z pierwszych tworzonych dokumentów i jednym z pierwszych kroków w integracji projektu.

Karta projektu to formalny dokument, który w całości opisuje projekt, ale zazwyczaj jest zwięzły i na temat.

Dokument jest używany przez cały czas trwania projektu i zawiera informacje, takie jak: dlaczego projekt jest realizowany, jakie są cele projektu, kim są interesariusze, jakie są potencjalne zagrożenia i korzyści, które można osiągnąć, oraz krótki przegląd budżetu projektu.

Aby przeczytać więcej o tworzeniu karty projektu, zapoznaj się z tym wpisem na blogu o tym, jak napisać skuteczną kartę projektu.

Karta projektu to pierwszy krok i najłatwiejszy sposób na zaangażowanie wszystkich na tej samej stronie od samego początku. Dlatego jest to świetny krok, który pomoże zintegrować wszystkie istotne osoby z tym, co ma obejmować projekt.

Krok 2: Opracowanie planu zarządzania projektem

Dobrze dobrany plan zarządzania projektem zapewnia wszystkim różnym działom i osobom pracującym nad projektem wiedzę, czego się spodziewać, jakich terminów należy przestrzegać oraz jak współpracować i koordynować ze sobą.

Plan zarządzania projektem oferuje podstawę dla projektu, w tym zakres projektu, harmonogram projektu, budżetowanie projektu i inne informacje dotyczące realizacji projektu.

Plan zarządzania projektem określa metodę, jaką przyjmie zespół, dzięki czemu wszyscy mogą być na tej samej stronie i skutecznie się integrować.

Aby uzyskać więcej informacji na temat tworzenia skutecznego planu zarządzania projektami, zapoznaj się z tym przewodnikiem.

Krok 3: Zarządzaj wykonywaniem projektów i procesami pracy nad projektem

Gdy dokumenty są już gotowe, nadszedł czas na wykonanie planu. Kierownicy projektu powinni zintegrować wszystkie przydzielone zadania poszczególnym członkom zespołu w zdefiniowane cele projektu.

Upewnij się, że każdy dział i zespół pracujący nad projektem są wyposażone w narzędzia i zasoby do realizacji planu projektu, aby umożliwić skuteczną integrację i dostosowanie projektu.

Śledź procesy projektowe wraz ze spotkaniami, takimi jak spotkania dotyczące statusu i spotkania interesariuszy, oraz inne elementy projektu, aby zapewnić integrację w celu pomyślnej realizacji projektu.

Krok 4: Monitorowanie postępów i prac nad projektem

Ważne jest, aby wszystko było pod kontrolą i zgodnie z kartą projektu przez cały czas trwania projektu.

Zapewni to, że projekt pozostanie na dobrej drodze i może odnieść sukces.

Rozważ upewnienie się, że zakres projektu jest pod kontrolą, a także utrzymanie ustalonego harmonogramu projektu, jakości pracy i zaangażowania interesariuszy.

Ten krok obejmuje również rozważenie, w jaki sposób wszyscy ze sobą współpracują i czy różne działy zaangażowane w Twój projekt koordynują i są zjednoczone tak, jak chciałeś.

Krok 5: Wykonaj zintegrowaną kontrolę zmian

Nieoczekiwane zmiany lub niewiadome są nieodłączną częścią każdego projektu, niezależnie od tego, czy jest on duży, czy mały i bez względu na to, ile zostało wykonane planowanie.

I chociaż są to normalne i powszechne zjawiska, pewne zmiany mogą potencjalnie wykoleić cały projekt.

Dlatego ważne jest, aby nadać takim zmianom wagę i uwagę, na jaką zasługują. Chcesz zastosować system lub proces w swojej strategii zarządzania integracją, aby uwzględnić takie zmiany.

Potrzebujesz zintegrowanego procesu kontroli zmian. W ten sposób, nawet przy zmianach, możesz zapewnić, że Twoje procesy są nadal ujednolicone i że wszyscy są nadal na tej samej stronie i pracują nad tym samym celem końcowym.

Krok 6: Zamknięcie projektu

Kiedy już dotrzesz do swojego projektu, nadszedł czas, aby sprawdzić, w jaki sposób projekt został dostarczony.

Chcesz zastanowić się, gdzie Ty i Twój zespół uważacie, że projekt się powiódł, a także jakie problemy zostały napotkane, aby móc uczyć się od nich do następnego projektu.

Ujednolicona informacja zwrotna może pomóc w usprawnieniu procesów zarządzania integracją projektów w kolejnym projekcie.

Używanie nTask do zarządzania integracją projektów

Tak jak w przypadku każdego procesu lub elementu projektu, wdrożenie zintegrowanego zarządzania projektami może być trudne, ale trzymanie się odpowiedniego rodzaju narzędzi może pomóc w ogromnej różnicy…

Tutaj do gry wkracza nTask . Dzięki szerokiej gamie złożonych, ale łatwych w użyciu funkcji, to narzędzie do zarządzania projektami może uprościć wszystkie elementy zarządzania projektami, w tym zintegrowane zarządzanie projektami.

nTask oferuje funkcje zarządzania zadaniami i narzędzia planowania, których można użyć do rozplanowania wszystkich zadań projektowych i przypisania ich do członków zespołu. Można to następnie wyświetlić na interaktywnym wykresie Gantta lub tablicy Kanban, aby umożliwić organizacji pracę w linii i harmonijną pracę.

Wykresy Gantta i tablice Kanban pozwalają członkom zespołu, kierownikom projektów i innym interesariuszom uzyskać przejrzystość, co pozwala na bardziej wydajny sposób pracy dla całej organizacji.

Inne funkcje obejmują narzędzia do zarządzania spotkaniami, funkcje zarządzania ryzykiem i problemami, moduły grafików, narzędzia do komunikacji i współpracy oraz wiele innych.

Sprawdź wszystkie funkcje, które nTask ma do zaoferowania i jak możesz z nich korzystać, aby wesprzeć zintegrowane zarządzanie projektami w swoim następnym projekcie na stronie funkcji produktu nTask lub zarezerwuj demo z jednym z naszych przedstawicieli.

Więcej zasobów:

• 57 najlepszych (i bezpłatnych) programów do zarządzania projektami w 2022 r
• Technika Pomodoro + 11 najlepszych aplikacji i timerów Pomodoro do pracy
• 10 najlepszych programów do zarządzania projektami korporacyjnymi na rok 2022
• 18 najlepszych programów do ewidencji czasu pracy do śledzenia czasu pracy pracowników w 2022 r.
• 16 najlepszych narzędzi pracy zdalnej dla kierowników projektów

• Najlepsze narzędzia do zarządzania produktami dostępne w 2022 r.