Menerapkan Manajemen Integrasi Proyek

Proyek jangka panjang yang kompleks biasanya melibatkan variasi bagian yang berbeda yang pada akhirnya perlu diselaraskan.

Jika proses ini melibatkan kerja tim atau departemen yang berbeda, semuanya menjadi jauh lebih rumit.

Ada sangat pentingnya manajemen integrasi Proyek karena merupakan proses yang memungkinkan proses yang kompleks untuk menyelaraskan dan menciptakan harmoni yang dibutuhkan untuk memberikan hasil proyek yang sukses.

Tapi apa itu manajemen integrasi proyek? Mengapa manajemen integrasi proyek penting? Bagaimana itu menguntungkan Anda? Dan bagaimana Anda menerapkannya ke dalam proyek Anda berikutnya?

Berikut adalah panduan Anda tentang semua yang perlu Anda ketahui tentang menerapkan manajemen integrasi proyek.

Apa itu Manajemen Integrasi Proyek?

Manajemen Proyek Terpadu adalah proses mengoordinasikan semua bagian dan elemen yang bergerak dari suatu proyek sepanjang siklus hidup proyek.

Manajemen proyek terpadu telah diidentifikasi oleh PMBOK (Buku Pengetahuan Manajemen Proyek) sebagai salah satu dari sepuluh bidang pengetahuan utama.

Proses ini mempertimbangkan bagaimana elemen yang berbeda dari proyek Anda saling berhubungan serta bagaimana departemen lain dalam organisasi Anda berhubungan dengan proyek tersebut. Ini adalah proses untuk memastikan bahwa sebuah proyek tidak dikelola secara terpisah.

Koordinasi elemen meliputi koordinasi pemangku kepentingan, sumber daya, tugas, dll.

Pentingnya Manajemen Integrasi Proyek

Pertanyaan, 'Mengapa manajemen integrasi proyek penting?' memiliki arti penting bagi bisnis Anda.

Kami dapat memahami tingkat pentingnya Manajemen Integrasi Proyek dengan setiap keberhasilan proyek dan kemudahan yang diciptakannya untuk manajer proyek.

Proses ini memastikan stabilitas di seluruh proyek di semua area yang berbeda. Ini termasuk:

• Ruang lingkup proyek
• Jadwal proyek
• Biaya proyek
• Sumber daya
• Komunikasi
• Manajemen Risiko Potensial
• Pemangku Kepentingan

Menerapkan manajemen proyek terintegrasi memungkinkan Anda dan tim Anda untuk menerapkan strategi proyek yang lebih sukses sejak awal proyek apa pun.

Apa Manfaat Manajemen Integrasi Proyek?

Kami telah menyoroti mengapa manajemen integrasi proyek penting dan bagaimana menerapkan manajemen proyek terintegrasi adalah bagian penting untuk mencapai pengiriman proyek yang sukses. Namun, berikut adalah beberapa manfaat lain yang dapat Anda peroleh dari penerapan manajemen proyek terintegrasi.

Ada banyak manfaat yang bisa diperoleh dari penerapan manajemen proyek terintegrasi, berikut adalah tiga hal teratas yang ada di dalamnya untuk Anda:

Kemampuan untuk Menghemat Waktu yang Berharga

Dengan manajemen proyek terintegrasi, Anda membuat upaya untuk berbagi sumber daya serta secara proaktif menangani jadwal yang tumpang tindih.

Menjadi proaktif dalam pendekatan ini dan memanfaatkan sumber daya yang tersedia memungkinkan Anda dan tim Anda bekerja seefisien mungkin.

Hal ini juga memastikan bahwa tidak ada sumber daya yang terbebani atau sumber daya yang tidak memiliki pekerjaan karena itu Anda secara drastis mengurangi jumlah waktu idle.

Ini meningkatkan produktivitas dan menciptakan metode hemat waktu untuk semua yang terlibat.

Tingkatkan Koordinasi

Cara kerja manajemen proyek terintegrasi menyediakan sarana bagi proyek Anda untuk mendapatkan arahan serta meningkatkan koordinasi antar tim Anda.

Membagi peran dan tanggung jawab individu dan tim, membuat daftar semua proses dan tugas proyek, memantau kinerja proyek, dan elemen lain dari manajemen proyek terintegrasi semuanya menambah tujuan yang ditetapkan proyek dan meningkatkan koordinasi di antara organisasi Anda.

Peningkatan Akuntabilitas

Agar manajemen proyek terintegrasi dapat bekerja secara efisien, individu yang relevan yang merupakan bagian dari proyek perlu menjaga komunikasi yang konsisten.

Ini termasuk manajer proyek, tim yang mengerjakan proyek, dan bahkan pemangku kepentingan atau klien yang relevan.

Komunikasi berkelanjutan ini memastikan bahwa setiap orang mengetahui perkembangan proyek dan memastikan bahwa harapan dikelola dengan baik. Pada gilirannya, hal ini memungkinkan terciptanya rasa akuntabilitas di antara pihak-pihak yang terlibat dan meningkatkan produktivitas.

Bagaimana Menerapkan Manajemen Integrasi Proyek?

Sekarang setelah Anda mengetahui apa itu manajemen proyek terintegrasi, mengapa itu penting, dan apa untungnya bagi Anda jika Anda menerapkan manajemen proyek terintegrasi, bagaimana Anda bisa menerapkannya ke dalam proyek Anda berikutnya?

Berikut adalah panduan tentang langkah-langkah untuk menerapkan manajemen proyek terintegrasi dalam proyek Anda berikutnya:

Langkah 1: Kembangkan Piagam Proyek

Piagam proyek adalah salah satu dokumen pertama yang Anda buat dan salah satu langkah pertama dalam integrasi proyek.

Sebuah piagam proyek adalah dokumen formal yang menggambarkan proyek secara keseluruhan, namun biasanya singkat dan to the point.

Dokumen tersebut digunakan sepanjang umur proyek dan mencakup informasi seperti mengapa proyek dilakukan, apa tujuan proyek, siapa pemangku kepentingan, potensi risiko serta manfaat yang akan diperoleh, dan gambaran singkat tentang anggaran proyek.

Untuk membaca lebih lanjut tentang membuat piagam proyek, lihat posting blog ini tentang cara menulis piagam proyek yang efektif.

Piagam proyek adalah langkah pertama dan cara termudah untuk melibatkan semua orang di halaman yang sama sejak awal. Oleh karena itu, ini adalah langkah yang bagus untuk membantu mengintegrasikan semua individu yang relevan ke dalam apa yang akan disertakan dalam proyek.

Langkah 2: Mengembangkan Rencana Manajemen Proyek

Rencana manajemen proyek yang dikuratori dengan baik memberikan semua departemen dan individu yang berbeda yang bekerja pada proyek untuk mengetahui apa yang diharapkan, tenggat waktu apa yang harus diikuti, dan bagaimana bekerja sama dan berkoordinasi satu sama lain.

Rencana manajemen proyek menawarkan dasar untuk proyek termasuk ruang lingkup proyek, jadwal proyek, penganggaran untuk proyek, dan informasi lain tentang pelaksanaan proyek.

Rencana manajemen proyek menentukan metode yang akan diadopsi oleh tim sehingga memungkinkan semua orang berada di halaman yang sama dan berintegrasi secara efisien.

Untuk informasi lebih lanjut tentang membuat rencana manajemen proyek yang efektif, lihat panduan ini.

Langkah 3: Kelola Pelaksanaan Proyek dan Proses Kerja Proyek

Setelah dokumen siap, sekarang saatnya untuk menjalankan rencana. Manajer proyek proyek harus mengintegrasikan semua tugas yang diberikan dari anggota tim individu ke dalam tujuan proyek yang ditetapkan.

Pastikan bahwa setiap departemen dan tim yang mengerjakan proyek dilengkapi dengan alat dan sumber daya untuk mengimplementasikan rencana proyek untuk memungkinkan integrasi dan penyelarasan proyek yang efektif.

Melacak proses proyek bersama dengan pertemuan seperti pertemuan status dan pertemuan pemangku kepentingan, dan elemen proyek lainnya untuk memastikan integrasi satu sama lain untuk pengiriman proyek yang sukses.

Langkah 4: Memantau Kemajuan dan Pekerjaan Proyek

Penting untuk menjaga semuanya tetap terkendali dan selaras dengan piagam proyek di seluruh proyek.

Ini akan memastikan bahwa proyek tetap pada jalurnya dan bisa sukses.

Pertimbangkan untuk memastikan ruang lingkup proyek terkendali serta mempertahankan jadwal proyek yang telah ditentukan, kualitas pekerjaan, dan keterlibatan pemangku kepentingan.

Langkah ini juga melibatkan pertimbangan bagaimana setiap orang bekerja sama dan apakah berbagai departemen yang terlibat dalam proyek Anda berkoordinasi dan bersatu seperti yang Anda inginkan.

Langkah 5: Lakukan Kontrol Perubahan Terintegrasi

Perubahan tak terduga atau tidak diketahui adalah bagian tak terpisahkan dari setiap proyek apakah itu besar atau kecil dan tidak peduli berapa banyak perencanaan yang telah dilakukan.

Dan sementara ini adalah kejadian normal dan umum, perubahan tertentu berpotensi menggagalkan keseluruhan proyek.

Oleh karena itu, penting untuk memberikan perubahan seperti itu pentingnya dan perhatian yang layak mereka dapatkan. Anda ingin menerapkan sistem atau proses dalam strategi manajemen integrasi Anda untuk mengatasi perubahan tersebut.

Anda menginginkan proses kontrol perubahan yang terintegrasi. Dengan cara ini, bahkan dengan perubahan, Anda dapat memastikan bahwa proses Anda masih terpadu dan semua orang masih berada di halaman yang sama dan bekerja menuju tujuan akhir yang sama.

Langkah 6: Proyek Tutup

Setelah Anda mencapai penutupan proyek, inilah saatnya untuk meninjau bagaimana proyek itu disampaikan.

Anda ingin mempertimbangkan di mana Anda dan tim Anda menganggap proyek tersebut berhasil serta masalah apa yang dihadapi sehingga Anda dapat belajar darinya untuk proyek Anda berikutnya.

Umpan balik terpadu dapat membantu meningkatkan proses manajemen integrasi proyek Anda untuk proyek berikutnya.

Menggunakan nTask untuk Manajemen Integrasi Proyek

Seperti halnya proses, atau elemen apa pun dalam sebuah proyek, menerapkan manajemen proyek terpadu bisa jadi sulit, tetapi tetap berpegang pada jenis alat yang tepat dapat membantu membuat perbedaan besar…

Di sinilah nTask berperan. Dengan rangkaian fitur yang kompleks namun mudah digunakan, alat manajemen proyek ini dapat menyederhanakan semua elemen manajemen proyek Anda termasuk manajemen proyek terintegrasi.

nTask menawarkan fitur manajemen tugas dan alat perencanaan yang dapat Anda gunakan untuk menyusun semua tugas proyek dan menetapkannya ke anggota tim. Ini kemudian dapat dilihat pada bagan Gantt interaktif atau papan Kanban untuk memungkinkan organisasi sejalan dan bekerja secara harmonis.

Bagan Gantt dan papan Kanban memungkinkan anggota tim, manajer proyek, dan pemangku kepentingan lainnya untuk mendapatkan transparansi yang memungkinkan cara kerja yang lebih efisien untuk seluruh organisasi.

Fitur lain termasuk alat manajemen rapat, risiko, dan fitur manajemen masalah, modul lembar waktu, alat komunikasi, dan kolaborasi, dan banyak lagi.

Lihat semua fitur yang ditawarkan nTask dan bagaimana Anda dapat menggunakannya untuk membantu menerapkan manajemen proyek terintegrasi ke dalam proyek Anda berikutnya di halaman fitur produk nTask atau pesan demo dengan salah satu perwakilan kami.

Lebih Banyak Sumber Daya:

• 57 Perangkat Lunak Manajemen Proyek Terbaik (& Gratis) tahun 2022
• Teknik Pomodoro + 11 Aplikasi & Timer Pomodoro Terbaik untuk Bekerja
• 10 Perangkat Lunak Manajemen Proyek Perusahaan Terbaik Untuk 2022
• 18 Perangkat Lunak Timesheet Terbaik untuk Pelacakan Waktu Karyawan di 2022
• 16 Alat Kerja Jarak Jauh Terbaik untuk Manajer Proyek

• Alat Manajemen Produk Terbaik Tersedia di 2022