تنفيذ إدارة تكامل المشروع

عادةً ما تتضمن المشاريع المعقدة طويلة الأجل أشكالًا مختلفة من الأجزاء التي تحتاج في النهاية إلى التنسيق.

إذا تضمنت هذه العملية عمل فرق أو أقسام مختلفة ، يصبح كل شيء أكثر تعقيدًا.

هناك أهمية كبيرة لإدارة تكامل المشروع لأنها عملية تسمح لمثل هذه العملية المعقدة بمحاذاة وخلق الانسجام المطلوب لتقديم نتيجة ناجحة للمشروع.

ولكن ما هي إدارة تكامل المشروع؟ لماذا تعتبر إدارة تكامل المشروع مهمة؟ كيف تفيدك؟ وكيف يمكنك حتى تنفيذ ذلك في مشروعك القادم؟

إليك دليلك لكل ما تحتاج لمعرفته حول تنفيذ إدارة تكامل المشروع.

ما هي إدارة تكامل المشروع؟

إدارة المشروع المتكاملة هي عملية تنسيق جميع الأجزاء المتحركة وعناصر المشروع طوال دورة حياة المشروع.

تم تحديد الإدارة المتكاملة للمشروع بواسطة PMBOK (كتاب إدارة المشاريع للمعرفة) كأحد مجالات المعرفة العشرة الرئيسية.

تأخذ هذه العملية في الاعتبار كيفية ترابط العناصر المختلفة لمشروعك وكذلك كيفية ارتباط الأقسام الأخرى في مؤسستك بالمشروع. إنها عملية ضمان عدم إدارة المشروع بمعزل عن غيره.

يشمل تنسيق العناصر تنسيق أصحاب المصلحة والموارد والمهام وما إلى ذلك.

أهمية إدارة تكامل المشروع

السؤال ، "لماذا تعتبر إدارة تكامل المشروع مهمة؟" يحمل أهمية لعملك.

يمكننا أن نفهم مستوى أهمية إدارة تكامل المشروع مع نجاح كل مشروع والسهولة التي تخلقها لمديري المشاريع.

تضمن هذه العملية الاستقرار في جميع أنحاء المشروع في جميع مناطقه المختلفة. هذا يشمل:

• نطاق المشروع
• الجدول الزمنى للمشروع
• تكلفة المشروع
• موارد
• الاتصالات
• إدارة المخاطر المحتملة
• ألأطراف الفاعلة

يتيح لك تنفيذ إدارة المشاريع المتكاملة لك ولفريقك تنفيذ استراتيجية مشروع أكثر نجاحًا منذ بداية أي مشروع.

ما هي فوائد إدارة تكامل المشروع؟

لقد أبرزنا سبب أهمية إدارة تكامل المشروع وكيف أن تنفيذ إدارة المشاريع المتكاملة هو جزء حاسم لتحقيق تسليم مشروع ناجح. ومع ذلك ، إليك بعض الفوائد الأخرى التي يمكنك الاستفادة منها من تنفيذ إدارة المشاريع المتكاملة.

هناك العديد من الفوائد التي يمكن جنيها من تنفيذ إدارة المشاريع المتكاملة ، وإليك أهم ثلاثة أشياء يمكنك الاستفادة منها:

القدرة على توفير الوقت الثمين

باستخدام إدارة المشاريع المتكاملة ، فإنك تبذل جهدًا لمشاركة الموارد وكذلك التعامل بشكل استباقي مع الجداول الزمنية المتداخلة.

كونك استباقيًا في هذا النهج والاستفادة إلى أقصى حد من الموارد المتاحة يتيح لك ولفريقك العمل بأكبر قدر ممكن من الكفاءة.

يضمن هذا أيضًا عدم وجود موارد مثقلة بالأعباء أو موارد ليس لها عمل ، وبالتالي فإنك تقلل بشكل كبير من مقدار الوقت الضائع.

هذا يحسن الإنتاجية ويخلق طريقة لتوفير الوقت لجميع المعنيين.

تحسين التنسيق

الطريقة التي تعمل بها إدارة المشاريع المتكاملة توفر وسيلة لمشروعك للحصول على التوجيه وكذلك تحسين التنسيق بين فرقك.

يؤدي تقسيم الأدوار والمسؤوليات للأفراد والفرق ، وإنشاء قائمة بجميع العمليات ومهام المشروع ، ومراقبة أداء المشروع ، والعناصر الأخرى لإدارة المشروع المتكاملة ، إلى إعطاء المشروع غرضًا محددًا وتحسين التنسيق بين مؤسستك.

تحسين المساءلة

لكي تعمل إدارة المشروع المتكاملة بكفاءة ، يحتاج الأفراد ذوو الصلة الذين يشكلون جزءًا من المشروع إلى الحفاظ على اتصال ثابت.

وهذا يشمل مدير المشروع ، والفريق العامل في المشروع ، وحتى أي أصحاب مصلحة أو عملاء ذوي صلة.

يضمن هذا الاتصال المستمر أن يكون الجميع على اطلاع دائم بتقدم المشروع ويضمن إدارة التوقعات بشكل صحيح. وهذا بدوره يسمح بخلق شعور بالمساءلة بين الأطراف المعنية ويحسن الإنتاجية.

كيف يتم تنفيذ إدارة تكامل المشروع؟

الآن بعد أن عرفت ما هي إدارة المشروع المتكاملة ، ولماذا هي مهمة ، وما الذي يجنيها لك إذا كنت ستنفذ إدارة مشروع متكاملة ، كيف يمكنك حتى تنفيذها في مشروعك التالي؟

فيما يلي دليل حول خطوات تنفيذ إدارة المشاريع المتكاملة في مشروعك التالي:

الخطوة الأولى: تطوير ميثاق المشروع

ميثاق المشروع هو أحد المستندات الأولى التي تقوم بإنشائها وإحدى الخطوات الأولى في تكامل المشروع.

ميثاق المشروع هو وثيقة رسمية تصف المشروع بأكمله ، لكنها عادة ما تكون مختصرة وفي صلب الموضوع.

تُستخدم الوثيقة طوال عمر المشروع وتتضمن معلومات مثل سبب تنفيذ المشروع ، وما هي أهداف المشروع ، ومن هم أصحاب المصلحة ، وما هي المخاطر المحتملة ، وكذلك الفوائد التي سيتم اكتسابها ، و لمحة موجزة عن ميزانية المشروع.

لقراءة المزيد حول إنشاء ميثاق مشروع ، راجع منشور المدونة هذا حول كيفية كتابة ميثاق مشروع فعال.

ميثاق المشروع هو الخطوة الأولى والأسهل لإشراك الجميع في نفس الصفحة من البداية. لذلك ، فهذه خطوة رائعة للمساعدة في دمج جميع الأفراد ذوي الصلة في ما سيشمله المشروع.

الخطوة الثانية: تطوير خطة إدارة المشروع

توفر خطة إدارة المشروع المنسقة جيدًا لجميع الإدارات والأفراد المختلفين الذين يعملون في المشروع معرفة ما يمكن توقعه والمواعيد النهائية التي يجب اتباعها وكيفية العمل معًا والتنسيق مع بعضهم البعض.

تقدم خطة إدارة المشروع خط الأساس للمشروع بما في ذلك نطاق المشروع ، والجدول الزمني للمشروع ، والميزانية الخاصة بالمشروع ، وغيرها من المعلومات حول تنفيذ المشروع.

تحدد خطة إدارة المشروع الطريقة التي سيتبناها الفريق مما يسمح للجميع بالتواجد في نفس الصفحة والاندماج بكفاءة.

لمزيد من المعلومات حول إنشاء خطة إدارة مشروع فعالة ، راجع هذا الدليل.

الخطوة 3: إدارة تنفيذ المشروع وعمليات عمل المشروع

بمجرد وضع المستندات في مكانها ، حان الوقت لتنفيذ الخطة. يجب على مديري المشروع دمج جميع المهام المعينة لأعضاء الفريق الفرديين في أهداف المشروع المحددة.

تأكد من أن كل قسم وفريق يعمل في المشروع مجهز بالأدوات والموارد اللازمة لتنفيذ خطة المشروع للسماح بالتكامل والمواءمة الفعالة للمشروع.

تتبع عمليات المشروع جنبًا إلى جنب مع الاجتماعات مثل اجتماعات الحالة واجتماعات أصحاب المصلحة وعناصر المشروع الأخرى لضمان التكامل مع بعضها البعض لتسليم المشروع بنجاح.

الخطوة 4: مراقبة تقدم المشروع والعمل

من المهم إبقاء كل شيء تحت الفحص ومواءمة مع ميثاق المشروع طوال فترة المشروع.

سيضمن ذلك بقاء المشروع على المسار الصحيح ويمكن أن يكون ناجحًا.

ضع في اعتبارك التأكد من أن نطاق المشروع قيد الفحص وكذلك الحفاظ على الجدول الزمني المحدد للمشروع ، وجودة العمل ، ومشاركة أصحاب المصلحة.

تتضمن هذه الخطوة أيضًا النظر في كيفية عمل الجميع معًا وما إذا كانت الأقسام المختلفة المشاركة في مشروعك تنسق وموحدة كما تريد.

الخطوة 5: قم بإجراء التحكم المتكامل في التغيير

التغييرات غير المتوقعة أو غير المعروفة هي جزء لا يتجزأ من أي مشروع سواء كان كبيرًا أو صغيرًا وبغض النظر عن مقدار التخطيط الذي تم إنجازه.

وعلى الرغم من أن هذه أحداث عادية وشائعة ، إلا أن بعض التغييرات لديها القدرة على إخراج مشروع بأكمله عن مساره.

لذلك ، من المهم إعطاء هذه التغييرات الأهمية والاهتمام الذي تستحقه. تريد تطبيق نظام أو عملية في استراتيجية إدارة التكامل الخاصة بك لمعالجة هذه التغييرات.

تريد عملية تحكم متكاملة في التغيير. بهذه الطريقة ، حتى مع التغييرات ، يمكنك التأكد من أن عملياتك لا تزال موحدة وأن الجميع لا يزالون على نفس الصفحة ويعملون لتحقيق نفس الهدف النهائي.

الخطوة السادسة: إغلاق المشروع

بمجرد أن تصل إلى إغلاق مشروعك ، فقد حان الوقت لمراجعة كيفية تسليم المشروع.

تريد أن تفكر في المكان الذي تعتبر فيه أنت وفريقك أن المشروع قد نجح وكذلك المشكلات التي تمت مواجهتها حتى تتمكن من التعلم منها لمشروعك التالي.

يمكن أن تساعد الملاحظات الموحدة في تحسين عمليات إدارة تكامل المشروع لمشروعك التالي.

استخدام nTask لإدارة تكامل المشروع

كما هو الحال مع أي عملية أو عنصر في المشروع ، قد يكون تنفيذ إدارة المشروع المتكاملة أمرًا صعبًا ، لكن الالتزام بالنوع الصحيح من الأدوات يمكن أن يساعد في إحداث فرق كبير ...

هنا يأتي دور nTask . بفضل مجموعة الميزات المعقدة ولكن سهلة الاستخدام ، يمكن لأداة إدارة المشروع هذه تبسيط جميع عناصر إدارة مشروعك بما في ذلك إدارة المشروع المتكاملة.

يوفر nTask ميزات إدارة المهام وأدوات التخطيط التي يمكنك استخدامها لتخطيط جميع مهام المشروع وتعيينها لأعضاء الفريق. يمكن بعد ذلك عرض ذلك على مخطط جانت التفاعلي أو لوحة كانبان للسماح للمؤسسة بالعمل في تناغم.

تسمح مخططات Gantt ولوحات Kanban لأعضاء الفريق ومديري المشاريع وأصحاب المصلحة الآخرين باكتساب الشفافية مما يتيح طريقة أكثر كفاءة للعمل في المؤسسة بأكملها.

تشمل الميزات الأخرى أدوات إدارة الاجتماعات ، والمخاطر ، وميزات إدارة المشكلات ، ووحدات الجداول الزمنية ، وأدوات الاتصال والتعاون ، وغير ذلك الكثير.

تحقق من جميع الميزات التي يجب أن يقدمها nTask وكيف يمكنك استخدامها للمساعدة في تنفيذ إدارة المشروع المتكاملة في مشروعك التالي على صفحة ميزات منتج nTask أو احجز عرضًا توضيحيًا مع أحد ممثلينا.

المزيد من الموارد:

• أفضل 57 برنامج إدارة مشروع (ومجاني) لعام 2022
• تقنية بومودورو + أفضل 11 تطبيقًا لمؤقتات بومودورو للعمل
• أفضل 10 برامج لإدارة المشاريع المؤسسية لعام 2022
• أفضل 18 برنامج سجل الدوام لتتبع وقت الموظف في عام 2022
• 16 أفضل أدوات العمل عن بعد لمديري المشاريع

• أفضل أدوات إدارة المنتجات المتوفرة في عام 2022