Implementación de la gestión de integración de proyectos

Los proyectos complejos a largo plazo generalmente involucran diferentes variaciones de partes que eventualmente deben alinearse.

Si este proceso involucra el trabajo de diferentes equipos o departamentos, todo se vuelve mucho más complicado.

La gestión de integración de proyectos tiene una gran importancia, ya que es un proceso que permite que un proceso tan complejo se alinee y cree la armonía necesaria para entregar un resultado exitoso del proyecto.

Pero, ¿qué es la gestión de integración de proyectos? ¿Por qué es importante la gestión de integración de proyectos? ¿Cómo te beneficia? ¿Y cómo haces para implementarlo en tu próximo proyecto?

Aquí está su guía sobre todo lo que necesita saber sobre la implementación de la gestión de integración de proyectos.

¿Qué es la Gestión de Integración de Proyectos?

La Gestión Integrada de Proyectos es el proceso de coordinar todas las partes y elementos móviles de un proyecto a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

La gestión integrada de proyectos ha sido identificada por PMBOK (Project Management Book of Knowledge) como una de las diez áreas clave de conocimiento.

Este proceso considera cómo se interconectan los diferentes elementos de su proyecto, así como también cómo otros departamentos de su organización se relacionan con el proyecto. Es el proceso de garantizar que un proyecto no se gestione de forma aislada.

La coordinación de elementos incluye la coordinación de partes interesadas, recursos, tareas, etc.

La importancia de la gestión de integración de proyectos

La pregunta, '¿Por qué es importante la gestión de integración de proyectos?' tiene importancia para su negocio.

Podríamos entender el nivel de importancia de la Gestión de Integración de Proyectos con el éxito de cada proyecto y la facilidad que crea para los gerentes de proyectos.

Este proceso asegura la estabilidad a lo largo del proyecto en todas sus diferentes áreas. Esto incluye:

• Alcance del proyecto
• Cronograma del proyecto
• Costo del proyecto
• Recursos
• Comunicación
• Gestión de riesgos potenciales
• Partes interesadas

La implementación de la gestión integrada de proyectos le permite a usted y a su equipo implementar una estrategia de proyecto más exitosa desde el comienzo de cualquier proyecto.

¿Cuáles son los beneficios de la gestión de integración de proyectos?

Hemos destacado por qué es importante la gestión de integración de proyectos y cómo la implementación de la gestión integrada de proyectos es una parte crucial para lograr una entrega exitosa del proyecto. Sin embargo, aquí hay algunos otros beneficios que puede obtener al implementar la gestión integrada de proyectos.

Hay muchos beneficios que se pueden obtener de la implementación de la gestión integrada de proyectos, aquí están las tres cosas principales para usted:

Capacidad para ahorrar tiempo valioso

Con la gestión integrada de proyectos, se está esforzando por compartir recursos y por gestionar proactivamente la superposición de cronogramas.

Ser proactivo en este enfoque y aprovechar al máximo los recursos disponibles le permite a usted y a su equipo trabajar de la manera más eficiente posible.

Esto también asegura que no haya recursos que estén sobrecargados ni recursos que no tengan trabajo, por lo tanto, reduce drásticamente la cantidad de tiempo de inactividad.

Esto mejora la productividad y crea un método de ahorro de tiempo para todos los involucrados.

Mejorar la Coordinación

La forma en que funciona la gestión integrada de proyectos proporciona un medio para que su proyecto obtenga dirección y mejora la coordinación entre sus equipos.

La división de funciones y responsabilidades de personas y equipos, la creación de una lista de todos los procesos y tareas del proyecto, el seguimiento del rendimiento del proyecto y otros elementos de la gestión integrada de proyectos se suman para dar al proyecto un propósito definido y mejorar la coordinación entre su organización.

Rendición de cuentas mejorada

Para que la gestión integrada de proyectos funcione de manera eficiente, las personas relevantes que forman parte del proyecto deben mantener una comunicación constante.

Esto incluye al director del proyecto, el equipo que trabaja en el proyecto e incluso cualquier parte interesada o cliente relevante.

Esta comunicación continua asegura que todos estén actualizados sobre el progreso del proyecto y asegura que las expectativas se gestionen adecuadamente. A su vez, esto permite crear un sentido de responsabilidad entre las partes involucradas y mejora la productividad.

¿Cómo implementar la gestión de integración de proyectos?

Ahora que sabe qué es la gestión integrada de proyectos, por qué es importante y en qué se beneficia si tuviera que implementar la gestión integrada de proyectos, ¿cómo podría implementarla en su próximo proyecto?

Aquí hay una guía sobre los pasos para implementar la gestión integrada de proyectos en su próximo proyecto:

Paso 1: Desarrollar una Carta del Proyecto

Un acta de constitución del proyecto es uno de los primeros documentos que crea y uno de los primeros pasos en la integración del proyecto.

Un acta de constitución del proyecto es un documento formal que describe el proyecto en su totalidad, aunque suele ser breve y directo.

El documento se utiliza a lo largo de la vida del proyecto e incluye información como por qué se lleva a cabo el proyecto, cuáles son los objetivos del proyecto, quiénes son las partes interesadas, cuáles son los riesgos potenciales, así como los beneficios que se obtendrán y una breve resumen del presupuesto del proyecto.

Para obtener más información sobre cómo crear un acta de constitución del proyecto, consulte esta publicación de blog sobre cómo redactar una acta de constitución del proyecto efectiva.

El acta de constitución del proyecto es el primer paso y la forma más fácil de involucrar a todos en la misma página desde el principio. Por lo tanto, este es un gran paso para ayudar a integrar a todas las personas relevantes en lo que incluirá el proyecto.

Paso 2: Desarrollo de un Plan de Gestión del Proyecto

Un plan de gestión de proyectos bien elaborado proporciona a todos los diferentes departamentos e individuos que trabajan en el proyecto saber qué esperar, qué plazos seguir y cómo trabajar juntos y coordinarse entre sí.

Un plan de gestión de proyectos ofrece la línea de base para el proyecto, incluido el alcance del proyecto, el cronograma del proyecto, el presupuesto del proyecto y otra información sobre la ejecución del proyecto.

El plan de gestión del proyecto define el método que adoptará el equipo, lo que permitirá que todos estén en sintonía y se integren de manera eficiente.

Para obtener más información sobre cómo crear un plan de gestión de proyectos efectivo, consulte esta guía.

Paso 3: Gestionar la ejecución del proyecto y los procesos de trabajo del proyecto

Una vez que los documentos están en su lugar, es hora de ejecutar el plan. Los directores de proyecto del proyecto deben integrar todas las tareas asignadas de los miembros individuales del equipo en los objetivos definidos del proyecto.

Asegúrese de que todos los departamentos y equipos que trabajan en el proyecto estén equipados con las herramientas y los recursos para implementar el plan del proyecto a fin de permitir una integración y una alineación efectivas del proyecto.

Realice un seguimiento de los procesos del proyecto junto con reuniones, como reuniones de estado y reuniones de partes interesadas, y otros elementos del proyecto para garantizar la integración entre sí para la entrega exitosa del proyecto.

Paso 4: Supervisar el progreso y el trabajo del proyecto

Es importante mantener todo bajo control y alineado con el estatuto del proyecto durante todo el proyecto.

Esto asegurará que el proyecto se mantenga encaminado y pueda ser un éxito.

Considere asegurarse de que el alcance del proyecto esté bajo control, así como mantener el cronograma decidido del proyecto, la calidad del trabajo y la participación de las partes interesadas.

Este paso también implica considerar cómo todos trabajan juntos y si los diferentes departamentos involucrados en su proyecto se coordinan y están unificados como usted desea.

Paso 5: Realice el control de cambios integrado

Los cambios inesperados o las incógnitas son parte integral de cualquier proyecto, ya sea grande o pequeño, sin importar cuánta planificación se haya realizado.

Y si bien estos son sucesos normales y comunes, ciertos cambios tienen el potencial de descarrilar un proyecto completo.

Por lo tanto, es importante dar a estos cambios la importancia y la atención que merecen. Desea aplicar un sistema o proceso en su estrategia de gestión de integración para abordar dichos cambios.

Quiere un proceso de control de cambios integrado. De esta manera, incluso con los cambios, puede asegurarse de que sus procesos aún estén unificados y que todos sigan en la misma página y trabajando hacia el mismo objetivo final.

Paso 6: Cierre del proyecto

Una vez que llegue al cierre de su proyecto, es hora de revisar cómo se entregó el proyecto.

Desea considerar dónde usted y su equipo consideran que el proyecto tuvo éxito, así como qué problemas se enfrentaron para que pueda aprender de ellos para su próximo proyecto.

La retroalimentación unificada puede ayudarlo a mejorar sus procesos de gestión de integración de proyectos para su próximo proyecto.

Uso de nTask para la gestión de integración de proyectos

Como ocurre con cualquier proceso o elemento de un proyecto, implementar la gestión integrada de proyectos puede ser difícil, pero apegarse a las herramientas adecuadas puede ayudar a marcar una gran diferencia...

Aquí es donde entra en juego nTask . Con su gama de características complejas pero fáciles de usar, esta herramienta de gestión de proyectos puede simplificar todos los elementos de su gestión de proyectos, incluida la gestión integrada de proyectos.

nTask ofrece funciones de administración de tareas y herramientas de planificación que puede usar para diseñar todas las tareas del proyecto y asignarlas a los miembros del equipo. Luego, esto se puede ver en el diagrama de Gantt interactivo o en el tablero Kanban para permitir que la organización esté en línea y trabaje en armonía.

Los diagramas de Gantt y los tableros Kanban permiten a los miembros del equipo, gerentes de proyectos y otras partes interesadas obtener transparencia, lo que permite una forma más eficiente de trabajar para toda la organización.

Otras funciones incluyen herramientas de gestión de reuniones, funciones de gestión de riesgos y problemas, módulos de partes de horas, herramientas de comunicación y colaboración, y mucho más.

Vea todas las características que nTask tiene para ofrecer y cómo puede usarlas para ayudar a implementar la gestión integrada de proyectos en su próximo proyecto en la página de características del producto de nTask o reserve una demostración con uno de nuestros representantes.

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