Quali sono gli strumenti di Project Management utilizzati per un'efficace pianificazione del progetto?

Se ti sei imbattuto in questa pagina, probabilmente ti starai chiedendo "Che diavolo sono gli strumenti di Project Management?" Cominciamo dall'inizio e passiamo attraverso alcune idee sbagliate comuni sugli strumenti di gestione dei progetti nel 2020.

Strumenti di gestione del progetto

Bene, gli strumenti di gestione dei progetti sono le munizioni di cui i project manager hanno bisogno per aiutare un team o un individuo a organizzare il proprio lavoro. Viene utilizzato per gestire i loro progetti e compiti in modo tale da raggiungere il successo.

Una panoramica minore degli strumenti di gestione dei progetti

Nonostante il nome, questi strumenti sono utili per qualsiasi stakeholder nello sviluppo del progetto e non solo per i project manager. Sono strumenti dinamici che possono essere completamente modificati per facilitare le esigenze di squadre con dimensioni e obiettivi diversi.

Quali sono alcune delle funzionalità di base offerte da uno strumento di gestione dei progetti?

Se utilizzi un'applicazione di gestione dei progetti come nTask, puoi usufruire delle seguenti funzionalità.

• Pianificazione o pianificazione : la funzionalità più costruttiva che puoi utilizzare durante l'utilizzo degli strumenti di Project Management è pianificare o programmare le attività e le attività. È necessario per il successo del tuo progetto. Puoi pianificare e delegare il lavoro a tutti i membri del team in un'unica posizione con cartelle, calendari, flussi di lavoro, modelli, attività e attività secondarie.
• Collaborazione : le e-mail non sono più l'unica forma di comunicazione quando si tratta di trasferire informazioni tra i membri del team. Gli strumenti di Project Management possono essere utilizzati in modo efficace per aggiungere commenti su attività, organizzare dashboard, assegnare attività e anche per approvazioni e prove.
• Documentazione : quando il team o i project manager stanno lavorando su più progetti, è inevitabile che si verifichino alcuni errori in cui alcuni file possono andare persi e non c'è modo di recuperarli. Per evitare questi errori, gli strumenti di gestione dei progetti offrono funzionalità come l'archiviazione di file, il controllo delle versioni e anche la modifica, che ti salveranno da eventuali incidenti.
• Valutazione : questi strumenti forniscono anche funzionalità come il reporting e la gestione delle risorse che aiutano i project manager a valutare e monitorare la crescita e la produttività.

Quali sono gli strumenti di Project Management utilizzati per un'efficace pianificazione del progetto?

Come sappiamo, il Project Management non è una scienza semplice. È un complesso amalgama di un'ampia varietà di concetti che coprono la strategia per la gestione delle persone, le comunicazioni IT per la gestione dei numeri.

In questo pezzo, impareremo gli strumenti più importanti che i manager hanno nel loro arsenale. Vengono utilizzati quando devono pianificare o programmare le attività per i loro progetti, identificare i percorsi critici, monitorare lo stato di avanzamento e tutte le altre attività importanti necessarie per un ciclo di progetto senza interruzioni. Cominciamo.

1. Diagrammi di rete

Questi diagrammi sono uno degli strumenti più importanti nella gestione dei progetti che possono essere utilizzati nel processo di pianificazione del progetto.

Conosciuto anche come diagramma "Freccia", perché il diagramma è costituito da diverse frecce che possono essere utilizzate per collegare diverse attività e anche per visualizzare la precedenza. Usando queste frecce puoi anche mostrare le interdipendenze tra le diverse attività di un progetto.

Nel processo di formazione del diagramma di rete, ci sono sempre alcune ipotesi da fare. Il primo presupposto da immaginare è che tutte le attività in sospeso o in corso siano state completate prima di iniziarne di nuove.

La seconda ipotesi da fare è che tutte le frecce utilizzate nel diagramma di rete indichino una priorità logica. Ciò significa che la direzione della freccia mostra la sequenza univoca che deve essere seguita per la corretta esecuzione delle attività.

L'ultimo ma non meno importante presupposto è che i diagrammi di rete non hanno altra scelta che iniziare con un singolo evento e terminare con un singolo evento perché non c'è posto per il doppio inizio e gli endpoint.

Se il project manager vuole calcolare la durata totale di un progetto specifico, deve definire un totale di quattro date per ogni attività specifica.

Le prime due sono le date di inizio. La prima data in questi due è Early Start, che è la prima data in cui l'attività può essere avviata.

La seconda data in quelli o Inizio ritardato è la data in cui l'attività deve assolutamente iniziare se non l'ha già fatto.

Questa stessa logica vale per le ultime due delle quattro date sopra menzionate. Queste sono le date di fine.

Un altro elemento importante nel diagramma di rete è il tempo Slack. Questo è il tempo consentito per ritardare l'attività, ma non di più. Come mai? Perché alla fine, causerà un ritardo nella sequenza temporale generale.

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2. Metodo del percorso critico

Il CPM è uno strumento essenziale che viene utilizzato a fondo dai project manager. Questo perché questo strumento può monitorare e valutare lo stato di avanzamento del progetto in tempo reale. È per garantire che tutti i progetti in corso eseguiti dal team finiscano in tempo.

Il Percorso Critico del progetto è la sequenza più lunga di attività eseguite sul diagramma di rete. È inoltre caratterizzato dal fatto che non ha tempo libero per tutte le attività coinvolte in una particolare sequenza.

Pertanto, se si verifica il minimo ritardo in qualsiasi attività, si verificherà un ritardo nella distribuzione complessiva del progetto.

Zero Slack time è cattivo ma anche buono in qualche modo. Bene perché i project manager rimarranno più vigili quando sapranno che il minimo errore può ostacolare l'avanzamento del progetto.

Inoltre, i project manager possono deviare le risorse da un progetto specifico a un altro progetto, se necessario. Ciò assicura che le risorse appropriate vengano utilizzate in un luogo importante e che il progetto non subisca ritardi.

Ma mentre lo fa, il project manager deve assicurarsi che l'attività in questione non diventi un'attività di percorso critico a causa della riduzione del numero di risorse.

3. Diagrammi di Gantt

Un diagramma di Gantt è una rappresentazione visiva di tutte le attività relative agli straordinari programmati del tuo progetto. Sono usati per pianificare progetti di tutte le dimensioni e forme.

Come mai? Perché sono uno strumento incredibile per mostrare il lavoro che è programmato per essere svolto su un progetto in un giorno specifico. Mostrano anche l'intero mandato di un particolare progetto in una semplice visualizzazione.

Ecco alcune delle caratteristiche di un progetto che puoi monitorare su un diagramma di Gantt.

• Le date di inizio e fine di un progetto
• Quali sono i compiti del progetto
• Chi sono i membri del team coinvolti in ogni progetto
• Chi sta lavorando su ogni singolo compito
• Qual è la durata di ogni singola attività
• Come tutte le attività sono collegate o dipendono l'una dall'altra

Ancora non capisci l'importanza di questi grafici? Beh, non molto tempo fa, le persone pianificavano su carta o mostravano tutte le proiezioni con blocchi colorati perché non c'era alcuna soluzione digitale disponibile. I diagrammi di Gantt hanno cambiato tutto questo.

Puoi anche visitare mostre in cui celebrano l'evoluzione di questo straordinario strumento nel tempo.

4. Tecnica di valutazione e revisione del progetto

La tecnica di valutazione e revisione del progetto, più comunemente nota come PERT, è una forma di strumento PM diagramma di rete che viene utilizzato anche per capire il percorso critico del progetto. Questa tecnica semplifica la pianificazione di progetti complessi creando stime realistiche della durata di ogni singola attività.

È una forma di diagramma di rete ma è diverso in quanto utilizza tre tipi di stime anziché solo una. La prima stima, nota anche come TO, presuppone che l'attività non vacillerà mai e che tutti i fattori correlati all'attività saranno a suo favore.

La seconda stima, nota anche come "molto probabile", presuppone che l'attività incontrerà eventualmente alcuni problemi durante la fase di esecuzione. Fornirà anche alcuni buffer di emergenza per risolvere i problemi.

La stima finale è nota come stima pessimistica che presuppone che qualunque fattore che può eventualmente andare storto e rovinare l'attività è destinato ad accadere, qualunque cosa accada.

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5. Struttura di ripartizione del lavoro

WBS è uno strumento straordinario nel paradigma della gestione dei progetti. Mostra una ripartizione gerarchica delle attività lavorative utilizzate per definire l'ambito del progetto. Viene anche utilizzato per identificare tutti i risultati richiesti che sono necessari nello sviluppo del progetto.

Avere tutti questi dettagli sparsi allo scoperto consente non solo ai project manager ma anche a tutte le altre parti interessate di comprendere l'ambito del progetto. Inoltre, aiuta i team a capire esattamente cosa deve essere sviluppato.

Il bello di WBS è che divide i risultati del progetto e il lavoro richiesto in componenti molto piccoli che sono facilmente gestibili. Gli elementi di livello più basso noti anche come pacchetti di lavoro possono essere monitorati, valutati, controllati e facilmente stimati.

6. Documentazione del progetto

Infine, la documentazione del progetto conclude tutto il lavoro di cui abbiamo discusso in precedenza in un unico documento. Questi documenti forniscono tutti i dettagli sul progetto e tutto ciò che contiene. Vengono creati per eliminare ogni confusione sul progetto e anche prevenire qualsiasi conflitto tra le parti interessate sullo stato del progetto.

Conclusione

Se vuoi diventare un project manager efficace per rendere i tuoi progetti un successo, allora dovresti sfruttare gli strumenti di gestione dei progetti sopra menzionati e renderli parte della tua pratica quotidiana. Tuttavia, dipende dalla natura del progetto e dall'importanza che dai a ciascuno degli strumenti di gestione del progetto. La cosa migliore è usarli per ottenere i risultati ottimali del progetto.