Quels sont les outils de gestion de projet utilisés pour une planification de projet efficace ?

Si vous êtes tombé sur cette page, vous vous demandez probablement "Qu'est-ce que c'est que les outils de gestion de projet ?" Commençons par le tout début et passons en revue certaines idées fausses courantes sur les outils de gestion de projet en 2020.

Outils de gestion de projet

Eh bien, les outils de gestion de projet sont les munitions dont les chefs de projet ont besoin pour aider une équipe ou un individu à organiser son travail. Il est utilisé pour gérer leurs projets et leurs tâches de manière à ce qu'ils réussissent.

Un aperçu mineur des outils de gestion de projet

Malgré leur nom, ces outils sont utiles à tout intervenant dans le développement du projet et pas seulement aux chefs de projet. Ce sont des outils dynamiques qui peuvent être complètement modifiés pour répondre aux besoins d'équipes de tailles et d'objectifs différents.

Quelles sont certaines des fonctionnalités de base offertes par un outil de gestion de projet ?

Si vous utilisez une application de gestion de projet telle que nTask, vous pouvez profiter des fonctionnalités suivantes.

• Planification ou ordonnancement : la fonctionnalité la plus constructive que vous pouvez utiliser lors de l'utilisation des outils de gestion de projet consiste à planifier ou à planifier les activités et les tâches. Elle est nécessaire à la réussite de votre projet. Vous pouvez planifier et déléguer le travail à tous les membres de l'équipe en un seul endroit avec des dossiers, des calendriers, des flux de travail, des modèles, des tâches et des sous-tâches.
• Collaboration : les e-mails ne sont plus la seule forme de communication lorsqu'il s'agit de transférer des informations entre les membres de l'équipe. Les outils de gestion de projet peuvent être utilisés efficacement pour ajouter des commentaires sur les tâches, organiser des tableaux de bord, attribuer des tâches et également pour les approbations et les vérifications.
• Documentation : Lorsque l'équipe ou les chefs de projet travaillent sur plusieurs projets, il y a forcément des maladresses où certains fichiers peuvent se perdre et il n'y a aucun moyen de les récupérer. Pour éviter ces erreurs, les outils de gestion de projet offrent des fonctionnalités telles que le stockage des fichiers, leur versionnage et également leur édition, ce qui vous évitera tout incident.
• Évaluation : Ces outils fournissent également des fonctionnalités telles que le reporting et la gestion des ressources qui aident les chefs de projet à évaluer et à suivre la croissance et la productivité.

Quels sont les outils de gestion de projet qui sont utilisés pour une planification de projet efficace ?

Comme nous le savons, la gestion de projet n'est pas une science simple. Il s'agit d'un amalgame complexe d'une grande variété de concepts allant de la stratégie à la gestion des personnes, des communications informatiques à la gestion des chiffres.

Dans cet article, nous découvrirons les outils les plus importants dont disposent les managers dans leur arsenal. Ils sont utilisés lorsqu'ils ont besoin de planifier ou de programmer leurs tâches pour leurs projets, d'identifier les chemins critiques, de surveiller les progrès et toutes les autres tâches importantes qui sont nécessaires pour un cycle de projet transparent. Commençons.

1. Diagrammes de réseau

Ces diagrammes sont l'un des outils les plus importants de la gestion de projet qui peut être utilisé dans le processus de planification de projet.

Également connu sous le nom de diagramme "Flèche", car le diagramme se compose de différentes flèches qui peuvent être utilisées pour connecter différentes activités et également pour afficher la priorité. En utilisant ces flèches, vous pouvez également montrer les interdépendances entre les différentes activités d'un projet.

Dans le processus de formation du diagramme de réseau, il y a toujours des hypothèses à faire. La première hypothèse à imaginer est que toutes les activités en attente ou en cours ont été achevées avant d'en commencer de nouvelles.

La deuxième hypothèse qui doit être faite est que toutes les flèches utilisées dans le diagramme de réseau indiquent une priorité logique. Cela signifie que la direction de la flèche affiche la séquence unique qui doit être suivie pour la bonne exécution des activités.

La dernière hypothèse, mais non la moindre, est que les diagrammes de réseau n'ont pas d'autre choix que de commencer par un seul événement et de se terminer par un seul événement car il n'y a pas de place pour les points de départ et d'arrivée doubles.

Si le chef de projet souhaite calculer la durée totale d'un projet spécifique, il doit définir un total de quatre dates pour chaque tâche spécifique.

Les deux premiers sont les dates de début. La première date dans ces deux est Early Start qui est la première date à laquelle la tâche peut être démarrée.

La deuxième date de ceux ou Late Start est la date à laquelle la tâche doit absolument commencer si ce n'est pas déjà fait.

Cette même logique vaut pour les deux dernières des quatre dates mentionnées ci-dessus. Ce sont les dates de fin.

Un autre élément important dans le diagramme de réseau est le temps de Slack. Il s'agit du temps autorisé pour que la tâche soit retardée, mais pas plus que cela. Pourquoi? Parce qu'à terme, cela entraînera un retard dans la chronologie globale.

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2. Méthode du chemin critique

Le CPM est un outil essentiel qui est largement utilisé par les chefs de projet. En effet, cet outil peut suivre et évaluer l'avancement du projet en temps réel. Il s'agit de s'assurer que tous les projets en cours exécutés par l'équipe se termineront à temps.

Le chemin critique du projet est la plus longue séquence d'activités exécutées sur le diagramme de réseau. Il se caractérise également par le fait qu'il n'y a aucun temps mort pour toutes les activités impliquées dans une séquence particulière.

Ainsi, s'il y a le moindre retard dans une activité, cela entraînera un retard dans le déploiement global du projet.

Le temps Zero Slack est mauvais mais aussi bon à certains égards. Tant mieux car les chefs de projet resteront plus vigilants lorsqu'ils sauront que la moindre erreur peut entraver l'avancement du projet.

En outre, les chefs de projet peuvent détourner des ressources d'un projet spécifique vers un autre projet s'ils en ont besoin. Cela garantit que les ressources appropriées sont utilisées à un endroit important et que le projet n'est pas retardé.

Mais ce faisant, le chef de projet doit s'assurer que l'activité en question ne devienne pas une activité de chemin critique en raison de la réduction du nombre de ressources.

3. Diagrammes de Gantt

Un diagramme de Gantt est une représentation visuelle de toutes les tâches liées aux heures supplémentaires prévues de votre projet. Ils sont utilisés pour planifier des projets de toutes tailles et formes.

Pourquoi? Parce qu'ils sont un outil incroyable pour montrer le travail qui doit être fait sur un projet un jour précis. Ils montrent également l'ensemble du mandat d'un projet particulier dans une vue simple.

Voici quelques-unes des fonctionnalités d'un projet que vous pouvez suivre sur un diagramme de Gantt.

• Les dates de début et de fin d'un projet
• Quelles sont les tâches du projet
• Qui sont les membres de l'équipe impliqués dans chaque projet
• Qui travaille sur chaque tâche individuelle
• Quelle est la durée de chaque tâche individuelle
• Comment toutes les tâches sont liées ou dépendent-elles les unes des autres

Vous ne comprenez toujours pas l'importance de ces graphiques ? Il n'y a pas si longtemps, les gens planifiaient sur papier ou montraient toutes les projections avec des blocs de couleur car il n'y avait pas de solution numérique disponible. Les diagrammes de Gantt ont changé tout cela.

Vous pouvez également visiter des expositions où ils célèbrent l'évolution de cet outil étonnant au fil du temps.

4. Technique d'évaluation et d'examen du projet

La technique d'évaluation et d'examen de projet, plus connue sous le nom de PERT, est une forme d'outil de diagramme de réseau PM qui est également utilisé pour déterminer le chemin critique du projet. Cette technique facilite la planification de projets complexes tout en créant des estimations réalistes de la durée de chaque activité individuelle.

C'est une forme de diagramme de réseau, mais il est différent en ce qu'il utilise trois types d'estimations plutôt qu'une seule. La première estimation, également appelée TO, suppose que l'activité ne faiblira jamais et que tous les facteurs liés à l'activité vont lui être favorables.

La deuxième estimation, également connue sous le nom de « la plus probable », suppose que l'activité rencontrera éventuellement des problèmes pendant la phase d'exécution. Il fournira également des tampons d'urgence pour résoudre les problèmes.

L'estimation finale est connue sous le nom d'estimation pessimiste qui suppose que tout facteur susceptible de mal tourner et de ruiner l'activité doit se produire quoi qu'il arrive.

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5. Structure de répartition du travail

WBS est un outil incroyable dans le paradigme de la gestion de projet. Il montre une répartition hiérarchique des activités de travail utilisées pour définir la portée du projet. Il est également utilisé pour identifier tous les livrables requis qui sont nécessaires au développement du projet.

Le fait de disposer de tous ces détails au grand jour permet non seulement aux chefs de projet, mais également à toutes les autres parties prenantes, de comprendre la portée du projet. De plus, cela aide les équipes à comprendre exactement ce qui doit être développé.

La beauté de WBS est qu'il divise les livrables du projet et le travail requis en très petits composants facilement gérables. Les éléments de niveau le plus bas, également connus sous le nom de lots de travaux, peuvent être surveillés, évalués, contrôlés et facilement estimés.

6. Documentation du projet

Enfin, la documentation du projet consiste à conclure tous les travaux dont nous avons discuté ci-dessus dans un seul document. Ces documents fournissent tous les détails sur le projet et tout ce qu'il contient. Ils sont créés pour éliminer toute confusion sur le projet et également prévenir tout conflit entre les parties prenantes sur l'état du projet.

Conclusion

Si vous souhaitez devenir un chef de projet efficace pour faire de vos projets un succès, vous devez tirer parti des outils de gestion de projet mentionnés ci-dessus et les intégrer à votre pratique quotidienne. Cependant, cela dépend de la nature du projet que de l'importance que vous accordez à chacun des outils de gestion de projet. La meilleure chose est de les utiliser pour obtenir les résultats optimaux du projet.