用於有效項目計劃的項目管理工具有哪些？

如果您偶然發現了此頁面，那麼您可能想知道“項目管理工具到底是什麼？” 讓我們從頭開始，梳理一下 2020 年對項目管理工具的一些常見誤解。

項目管理工具

嗯，項目管理工具是項目經理幫助團隊或個人組織工作所需的彈藥。 它用於以他們取得成功的方式管理他們的項目和任務。

項目管理工具的小概述

儘管名稱如此，但這些工具對項目開發中的任何利益相關者都很有用，而不僅僅是項目經理。 它們是動態工具，可以完全改變，以滿足不同規模和目標的團隊的需求。

項目管理工具提供哪些基本功能？

如果您使用像 nTask 這樣的項目管理應用程序，那麼您可以享受以下功能。

• 計劃或計劃：在使用項目管理工具時，您可以使用的最具建設性的功能是計劃或計劃活動和任務。 它是您項目成功所必需的。 您可以使用文件夾、日曆、工作流、模板、任務和子任務在一個地方計劃和委派所有團隊成員的工作。
• 協作：在團隊成員之間傳輸信息時，電子郵件不再是單一的通信形式。 項目管理工具可以有效地用於添加對任務的評論、組織儀表板、分配任務以及批准和校對。
• 文檔：當團隊或項目經理在處理多個項目時，肯定會出現一些錯誤，其中一些文件可能會丟失並且無法恢復。 為了避免這些錯誤，項目管理工具提供了存儲文件、版本控制和編輯它們等功能，這將使您免於任何不幸。
• 評估：這些工具還提供報告和資源管理等功能，幫助項目經理評估和跟踪增長和生產力。

項目管理中用於有效項目計劃的工具有哪些？

眾所周知，項目管理不是一門簡單的科學。 它是各種概念的複雜組合，涵蓋戰略到人員管理、IT 通信到數字處理。

在這篇文章中，我們將了解經理們在他們的武器庫中擁有的最重要的工具。 當他們需要為項目計劃或安排任務、確定關鍵路徑、監控進度以及無縫項目週期所需的所有其他重要任務時，就會使用它們。 讓我們開始。

1. 網絡圖

這些圖表是項目管理中最重要的工具之一，可用於項目規劃過程。

也稱為“箭頭”圖，因為該圖由不同的箭頭組成，可用於連接不同的活動並顯示優先級。 通過使用這些箭頭，您還可以顯示項目不同活動之間的相互依賴關係。

在形成網絡圖的過程中，總是需要做出一些假設。 第一個要設想的假設是，所有未決或正在進行的活動在開始新活動之前都已完成。

必須做出的第二個假設是網絡圖中使用的所有箭頭都表示邏輯優先級。 這意味著箭頭的方向顯示了正確執行活動所需遵循的唯一順序。

最後但並非最不重要的假設是網絡圖別無選擇，只能以單個事件開始並以單個事件結束，因為沒有雙起點和終點的地方。

如果項目經理想要計算特定項目的總工期，他們需要為每個特定任務定義總共四個日期。

前兩個是開始日期。 這兩個中的第一個日期是 Early Start，這是可以開始任務的最早日期。

那些或延遲開始中的第二個日期是任務絕對必須開始的日期，如果它還沒有開始的話。

同樣的邏輯也適用於上述四個日期中的後兩個日期。 這些是結束日期。

網絡圖中的另一個重要元素是 Slack 時間。 這是允許延遲任務的時間，但不能超過此時間。 為什麼？ 因為最終，它會導致整個時間線的延遲。

看一下這個：

2022 年 25 款最佳（免費）項目管理軟件

2. 關鍵路徑法

CPM 是項目經理徹底使用的重要工具。 這是因為該工具可以實時監控和評估項目的進度。 這是為了確保團隊執行的所有正在進行的項目都能按時完成。

項目的關鍵路徑是在網絡圖上執行的最長的活動序列。 它的特徵還在於對於特定序列中涉及的所有活動具有零鬆弛時間。

因此，如果任何活動出現最輕微的延遲，都會導致整個項目部署的延遲。

零鬆弛時間很糟糕，但在某些方面也很好。 很好，因為當項目經理知道最輕微的錯誤會阻礙項目的進展時，他們會更加警惕。

此外，如果需要，項目經理可以將資源從特定項目轉移到其他項目。 這可以確保在重要的地方使用適當的資源並且項目不會延遲。

但是在這樣做的同時，項目經理必須確保所討論的活動不會由於資源數量的減少而成為關鍵路徑活動。

3.甘特圖

甘特圖是與您的項目計劃加班相關的所有任務的直觀表示。 它們用於規劃各種規模和形狀的項目。

為什麼？ 因為它們是一個令人難以置信的工具，可以顯示計劃在特定日期在項目上完成的工作。 它們還以一個簡單的視圖顯示特定項目的整個任期。

以下是您可以在甘特圖上監控的項目的一些功能。

• 項目的開始和結束日期
• 項目任務有哪些
• 誰是參與每個項目的團隊成員
• 誰在處理每個單獨的任務
• 每個單獨任務的持續時間是多少
• 所有任務如何鏈接或它們是否相互依賴

還是不明白這些圖表的重要性？ 不久前，人們過去常常在紙上計劃或用彩色塊顯示所有的投影，因為沒有任何可用的數字解決方案。 甘特圖改變了這一切。

您還可以參觀展覽，慶祝這個令人驚嘆的工具隨著時間的推移而演變。

四、項目評審技術

項目評估和審查技術，通常稱為 PERT 是網絡圖 PM 工具的一種形式，也用於確定項目的關鍵路徑。 這種技術可以更輕鬆地安排複雜的項目，同時創建每個單獨活動的持續時間的現實估計。

它是網絡圖的一種形式，但不同之處在於它使用三種估計，而不僅僅是一種。 第一個估計，也稱為 TO，假設活動永遠不會動搖，並且與活動相關的所有因素都將有利於它。

第二個估計，也稱為“最有可能”假設活動最終會在執行階段遇到一些問題。 它還將提供一些應急緩衝來解決問題。

最終估計被稱為悲觀估計，它假設任何可能出錯並破壞活動的因素無論如何都一定會發生。

另請閱讀：

Scrum 項目管理新手指南 101

五、工作分解結構

WBS 是項目管理範式中的一個了不起的工具。 它顯示了用於定義項目範圍的工作活動的分層分解。 它還用於確定項目開發中所需的所有可交付成果。

公開所有這些細節不僅可以使項目經理而且所有其他利益相關者都可以了解項目範圍。 此外，它還可以幫助團隊準確了解需要開發的內容。

WBS 的美妙之處在於它將項目可交付成果和所需的工作劃分為易於管理的非常小的組件。 最低級別的項目也稱為工作包，可以監控、評估、控制和輕鬆估算成本。

6. 項目文件

最後，項目文檔是在一個文檔中總結我們上面討論的所有工作。 這些文檔提供了有關項目的所有詳細信息以及其中的所有內容。 創建它是為了消除對項目的任何混淆，並防止利益相關者之間就項目狀態產生任何衝突。

結論

如果您想成為一名有效的項目經理以使您的項目取得成功，那麼您應該利用上述項目管理工具並將它們作為您日常實踐的一部分。 但是，您對每個項目管理工具的重視程度取決於項目的性質。 最好的辦法是使用它們來獲得最佳的項目結果。