¿Cuáles son las herramientas de gestión de proyectos que se utilizan para una planificación de proyectos eficaz?

Si se ha topado con esta página, probablemente se esté preguntando "¿Qué diablos son las herramientas de gestión de proyectos?" Comencemos desde el principio y analicemos algunos conceptos erróneos comunes sobre las herramientas de gestión de proyectos en 2020.

Herramientas de gestión de proyectos

Bueno, las herramientas de gestión de proyectos son las municiones que los directores de proyectos necesitan para ayudar a un equipo oa una persona a organizar su trabajo. Se utiliza para administrar sus proyectos y tareas de tal manera que logren el éxito.

Una pequeña descripción general de las herramientas de gestión de proyectos

A pesar del nombre, estas herramientas son útiles para cualquier parte interesada en el desarrollo del proyecto y no solo para los gerentes de proyecto. Son herramientas dinámicas que pueden modificarse por completo para facilitar las necesidades de equipos con diferentes tamaños y objetivos.

¿Cuáles son algunas de las funciones básicas que ofrece una herramienta de gestión de proyectos?

Si utiliza una aplicación de gestión de proyectos como nTask, podrá disfrutar de las siguientes funciones.

• Planificación o programación : la característica más constructiva que puede usar al usar las herramientas de gestión de proyectos es planificar o programar las actividades y tareas. Es necesario para el éxito de su proyecto. Puede planificar y delegar trabajo a todos los miembros del equipo en un solo lugar con carpetas, calendarios, flujos de trabajo, plantillas, tareas y subtareas.
• Colaboración : los correos electrónicos ya no son la única forma de comunicación cuando se trata de transferir información entre los miembros del equipo. Las herramientas de gestión de proyectos se pueden usar de manera efectiva para agregar comentarios sobre tareas, organizar tableros, asignar tareas y también para aprobaciones y pruebas.
• Documentación : cuando el equipo o los gerentes de proyecto están trabajando en varios proyectos, es probable que haya algunos errores garrafales en los que algunos archivos se pueden perder y no hay forma de recuperarlos. Para evitar estos errores, las herramientas de gestión de proyectos ofrecen funciones como almacenar archivos, versionarlos y editarlos, lo que lo salvará de cualquier percance.
• Evaluación : estas herramientas también brindan funcionalidades como informes y administración de recursos que ayudan a los gerentes de proyectos a evaluar y rastrear el crecimiento y la productividad.

¿Cuáles son las herramientas en la gestión de proyectos que se utilizan para una planificación de proyectos efectiva?

Como sabemos, la Gestión de Proyectos no es una ciencia simple. Es una amalgama compleja de una amplia variedad de conceptos que abarcan desde la estrategia hasta la gestión de personas, desde las comunicaciones de TI hasta el procesamiento de números.

En este artículo, aprenderemos sobre las herramientas más importantes que los gerentes tienen en su arsenal. Se utilizan cuando necesitan planificar o programar sus tareas para sus proyectos, identificar las rutas críticas, monitorear el progreso y todas las demás tareas importantes que se necesitan para un ciclo de proyecto continuo. Vamos a empezar.

1. Diagramas de red

Estos diagramas son una de las herramientas más importantes en la gestión de proyectos que se pueden utilizar en el proceso de planificación de proyectos.

También conocido como diagrama de "flechas", porque el diagrama consta de diferentes flechas que se pueden usar para conectar diferentes actividades y también para mostrar la precedencia. Al usar estas flechas, también puede mostrar las interdependencias entre las diferentes actividades de un proyecto.

En el proceso de formación del diagrama de red, siempre hay que hacer algunas suposiciones. La primera suposición a soñar es que todas las actividades pendientes o en curso se han completado antes de comenzar otras nuevas.

La segunda suposición que debe hacerse es que todas las flechas utilizadas en el diagrama de red indican una prioridad lógica. Lo que eso significa es que la dirección de la flecha muestra la secuencia única que debe seguirse para la ejecución adecuada de las actividades.

La última suposición, pero no menos importante, es que los diagramas de red no tienen otra opción que comenzar con un solo evento y terminar con un solo evento porque no hay lugar para puntos de inicio y finalización duales.

Si el administrador del proyecto desea calcular la duración total de un proyecto específico, debe definir un total de cuatro fechas para cada tarea específica.

Los dos primeros son las fechas de inicio. La primera fecha en estos dos es Early Start, que es la fecha más temprana en la que se puede iniciar la tarea.

La segunda fecha en esos o Inicio tardío es la fecha en la que la tarea debe comenzar absolutamente si aún no lo ha hecho.

Esta misma lógica se aplica a las últimas dos de las cuatro fechas mencionadas anteriormente. Esas son las fechas de finalización.

Otro elemento importante en el Diagrama de Red es el tiempo de Slack. Este es el tiempo permitido para que la tarea se retrase, pero no más que eso. ¿Por qué? Porque eventualmente, causará un retraso en la línea de tiempo general.

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2. Método de la ruta crítica

CPM es una herramienta esencial que los gerentes de proyecto utilizan a fondo. Esto se debe a que esta herramienta puede monitorear y evaluar el progreso del proyecto en tiempo real. Es para garantizar que todos los proyectos en curso realizados por el equipo terminen a tiempo.

La ruta crítica del proyecto es la secuencia más larga de actividades realizadas en el diagrama de red. También se caracteriza por tener tiempo de holgura cero para todas las actividades que están involucradas en una secuencia particular.

Por lo tanto, si hay el más mínimo retraso en cualquier actividad, provocará un retraso en la implementación general del proyecto.

El tiempo de Zero Slack es malo pero también bueno en algunos aspectos. Bien porque los jefes de proyecto estarán más atentos cuando sabrán que el más mínimo error puede entorpecer el progreso del proyecto.

Además, los gerentes de proyecto pueden desviar recursos de un proyecto específico a otro proyecto si es necesario. Esto asegura que los recursos apropiados se utilicen en algún lugar importante y que el proyecto no se retrase.

Pero mientras hace eso, el gerente del proyecto debe asegurarse de que la actividad en cuestión no se convierta en una actividad de ruta crítica debido a la reducción en la cantidad de recursos.

3. Diagramas de Gantt

Un diagrama de Gantt es una representación visual de todas las tareas relacionadas con el tiempo extra programado de su proyecto. Se utilizan para planificar proyectos de todos los tamaños y formas.

¿Por qué? Porque son una herramienta increíble para mostrar el trabajo que está programado para realizar en un proyecto en un día específico. También muestran la tenencia completa de un proyecto en particular en una sola vista.

Estas son algunas de las características de un proyecto que puede monitorear en un diagrama de Gantt.

• Las fechas de inicio y fin de un proyecto.
• ¿Cuáles son las tareas del proyecto?
• ¿Quiénes son los miembros del equipo involucrados en cada proyecto?
• Quién está trabajando en cada tarea individual
• ¿Cuál es la duración de cada tarea individual?
• Cómo todas las tareas están vinculadas o dependen unas de otras

¿Aún no entiendes la importancia de estos gráficos? Bueno, no hace mucho tiempo, la gente solía planificar en papel o mostrar todas las proyecciones con bloques de colores porque no había ninguna solución digital disponible. Los diagramas de Gantt cambiaron todo eso.

También puedes visitar exposiciones donde celebran la evolución de esta increíble herramienta a lo largo del tiempo.

4. Técnica de Evaluación y Revisión de Proyectos

La técnica de evaluación y revisión de proyectos, más comúnmente conocida como PERT, es una forma de herramienta PM de diagrama de red que también se utiliza para determinar la ruta crítica del proyecto. Esta técnica facilita la programación de proyectos complejos al tiempo que crea estimaciones realistas de la duración de cada actividad individual.

Es una forma de diagrama de red, pero es diferente en el sentido de que utiliza tres tipos de estimaciones en lugar de solo una. La primera estimación, también conocida como TO, asume que la actividad nunca fallará y todos los factores que están relacionados con la actividad van a estar a favor de ella.

La segunda estimación, también conocida como "más probable", asume que la actividad eventualmente encontrará algunos problemas durante la fase de ejecución. También proporcionará algunos amortiguadores de contingencia para solucionar los problemas.

La estimación final se conoce como la estimación pesimista que asume que cualquier factor que pueda salir mal y arruinar la actividad está destinado a suceder sin importar qué.

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5. Estructura de desglose del trabajo

WBS es una herramienta increíble en el paradigma de gestión de proyectos. Muestra un desglose jerárquico de las actividades de trabajo que se utilizan para definir el alcance del proyecto. También se utiliza para identificar todos los entregables requeridos que se necesitan en el desarrollo del proyecto.

Tener todos estos detalles abiertos permite no solo a los gerentes de proyecto, sino también a todas las demás partes interesadas comprender el alcance del proyecto. Además, ayuda a los equipos a comprender exactamente lo que se debe desarrollar.

La belleza de WBS es que divide los entregables del proyecto y el trabajo requerido en componentes muy pequeños que son fácilmente manejables. Los elementos de nivel más bajo, también conocidos como paquetes de trabajo, pueden monitorearse, evaluarse, controlarse y estimarse fácilmente.

6. Documentación del proyecto

Por último, la documentación del proyecto es concluir todo el trabajo que discutimos anteriormente en un documento. Estos documentos proporcionan todos los detalles sobre el proyecto y todo lo que contiene. Se crean para eliminar cualquier confusión sobre el proyecto y también para evitar cualquier conflicto entre las partes interesadas sobre el estado del proyecto.

Conclusión

Si desea convertirse en un administrador de proyectos efectivo para que sus proyectos sean un éxito, debe aprovechar las herramientas de administración de proyectos mencionadas anteriormente y hacerlas parte de su práctica diaria. Sin embargo, depende de la naturaleza del proyecto la importancia que le des a cada una de las herramientas de gestión de proyectos. Lo mejor es usarlos para obtener los resultados óptimos del proyecto.